電算化會計中檔案管理可能出現(xiàn)的問題及對策的論文

電算化會計中檔案管理可能出現(xiàn)的問題及對策的論文 電算化會計中檔案管理可能出現(xiàn)的問題及對策的論文 摘 要 本文從當(dāng)前電算化會計的檔案管理出發(fā)，談到了檔案管理可能出現(xiàn)的問題，提出相應(yīng)的對策。 關(guān)鍵詞 檔案管理 問題 對策 會計電算化工作規(guī)范對電算化會計檔案的定義，是指存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)。電算化會計檔案管理是重要的會計基 礎(chǔ)工作。隨著企事業(yè)單位財務(wù)部門電算化會計工作方式的普及，加強電算化會計檔案的管理已成為一個現(xiàn)實性的重要問題。 目前，關(guān)于電算化會計檔案管理的討論，大多圍繞會計電算化管理辦法等幾個文件對電算化會計檔案的基本要求而談，沒有考慮電算化檔案與手工記賬會計檔案管理的區(qū)別及可能出現(xiàn)的問題，因此，電算化檔案管理將根據(jù)電算化記賬的數(shù)據(jù)存儲性質(zhì)以及保存問題展開討論。 一、存在的問題 1.電算化會計檔案管理制度尚不完善。很多單位認(rèn)為會計電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，對電算化會計檔案的收集 、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統(tǒng)的制度；沒有對會計電算化信息系統(tǒng)檔案保管人員的職責(zé)作出相應(yīng)的規(guī)定；也沒有采取相應(yīng)的保障措施來改善保管會計檔案的環(huán)境等。 2.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不全面。目前很多企業(yè)中的檔案管理人員的素質(zhì)缺少檔案管理應(yīng)有的專業(yè)知識和計算機應(yīng)用知識，造成電算化檔案管理工作整體水平不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利發(fā)展。 3.部分會計人員重視紙質(zhì)檔案，輕視電子檔案。很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份，一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復(fù)原。 wWW.11665.COm 4.計算機系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全隱患。計算機系統(tǒng)盡管功能強大、技術(shù)先進 ,但仍有很多缺陷。首先 ,計算機系統(tǒng)內(nèi)存儲的數(shù)據(jù)輸入易被篡改 ,軟件被修改或破壞 ,安全存取功能也薄弱等。其次 ,在網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通五湖四海的今天 ,網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中信息易被竊取或泄露、非法增刪改等。計算機系統(tǒng)不安全的另一主要方面就 是計算機病毒的危害 ,其破壞性極大。 5.電算化會計檔案載體存在的問題。電算化條件下 ,會計檔案載體本身發(fā)生了巨大變化 ,它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表之外 ,還包括電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及全套文檔資料。由于會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上 ,在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡 ,這種通過計算機技術(shù)手段實施的信息篡改、修改復(fù)制、偽造、銷毀等違法行為具有很強的隱蔽性和社會危害性 ,并且發(fā)現(xiàn)難度非常的大。另外 ,電算化會計檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息的有 效期等條件的影響。 二、采取的對策和建議 1.建立健全法規(guī)和制度是管理好電算化會計檔案的保障。建立切實可行的管理制度，如制定細(xì)化的電算化會計檔案管理辦法、電算化會計檔案崗位責(zé)任制、電算化會計檔案操作管理制度、安全保密制度、計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度等內(nèi)部管理制度，是管理好電算化會計檔案的保障。 2.提高會計部門人員素質(zhì)。由于會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性與嚴(yán)密性的特點，作為一種專門檔案，不能按一般檔案的管理辦法進行管理，而應(yīng)該按照專門檔案進行專業(yè)化 管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要有檔案管理學(xué)知識，還應(yīng)其備會計專業(yè)知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用各種管理軟件。培養(yǎng)和引進一批既掌握各種現(xiàn)代技術(shù)知識和技能、了解檔案管理知識，又精通會計工作業(yè)務(wù)，專門從事會計檔案管理的工作人員，才能適應(yīng)新時期會計檔案管理的要求。 3.定期拷貝整理系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)。在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計年度），把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好并記錄以下內(nèi)容 :檔案形成的時間，會計數(shù)據(jù)的內(nèi)容及備份，以使計算機硬件系統(tǒng)在損壞后，能夠在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。 4.加強網(wǎng)絡(luò)安全管理。建立預(yù)防病毒和黑客的安全措施，加強對計算機病毒的預(yù)防、檢測以及殺毒工作，切實有效地保障計算機硬件與軟件系統(tǒng)的安全。 5.保證存儲介質(zhì)的存放環(huán)境良好。根據(jù)會計電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)注意雙份數(shù)據(jù)的備份，注明形成檔案的時間與操作員姓名，存放在兩個不同的地點。注意防潮、防熱、防塵、防磁，對采用磁性介質(zhì)保存的檔案還應(yīng)定期進行檢查復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。 6.做好電算化會計系統(tǒng)的保密工作。針對電算化會計檔案具有易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點，從計算機程序方面考慮，應(yīng)設(shè)置包括輸入、輸出控制，將源程序與數(shù)據(jù)加密，設(shè)置密碼口令，設(shè)置恢復(fù)功能、各種操作紀(jì)錄等控制 功能，在源頭上防范問題的產(chǎn)生。 加強電算化會計檔案的管理，已成為會計檔案管理工作的一項緊迫、復(fù)雜、長期的任務(wù)，我們應(yīng)該健全電算化會計檔案管理的法律法規(guī)，制定嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度，加強對電算化會計檔案的管理和控制，使電算化會計檔案發(fā)揮出更大的作用。 參考文獻 : 1呂榜珍 杜蘭珍 :電算化會計檔案信息失真的原因及其防范 .蘭臺世