個舊錫都實業(yè)總公司檔案管理辦法.docx

個舊錫都實業(yè)總公司檔案管理辦法個舊錫都實業(yè)總公司2010年6月個舊錫都實業(yè)總公司檔案管理辦法目 錄1、總公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖 22、總公司檔案管理辦法33、檔案借閱審批流程104、密級檔案借閱（復制）流程10 5、個舊錫都實業(yè)總公司公司檔案借閱申請單11 6、檔案借閱登記表127、下屬單位企業(yè)檔案銷毀審批單138、下屬單位企業(yè)檔案銷毀清冊149、企業(yè)移交清單表1510、圖書、報刊、音像資料、軟件管理規(guī)定1611、總公司檔案管理員工作職責1712、下屬單位企業(yè)檔案管理崗位工作職責1713、總公司職能部門兼職檔案管理崗位工作職責18 個舊錫都實業(yè)總公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖主管領(lǐng)導 總經(jīng)理黨政辦公室 姜永亮檔案室 王躍麗組織部 高學寬開發(fā)部 盧聰人力部 財務(wù)部 何波清生產(chǎn)部 王麗波團 委 楊梅工 會 陳飛宣傳部 陶培光服裝廠 周艷防護廠 吳梅乙炔廠 普黎娜錫工藝 黃清五八一 彭文莉個舊錫都實業(yè)總公司檔案管理辦法為加強總公司檔案管理工作，嚴格工作制度、規(guī)范工作秩序、嚴肅工作紀律，提高檔案管理水平，特制定本管理辦法。第一章 總 則第一條 為了加強總公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，為總公司的生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展服務(wù)，進而帶動總公司檔案管理水平上個臺階，根據(jù)中華人民共和國檔案法及其實施辦法，結(jié)合本總公司實際情況，制定本管理辦法。第二條 總公司的檔案是指公司在基本建設(shè)、經(jīng)營發(fā)展、黨政管理、會計工作等各項活動中形成的具有利用、保存價值的各種文字、圖表、圖紙、聲像以及其他不同載體，不同形式的歷史記錄。根據(jù)總公司的實際情況和集團公司檔案目標管理的要求，將檔案統(tǒng)一劃分為十六大類作為檔案管理的范疇。它們分別是：黨群工作類、決策類、監(jiān)督類、行政管理類、經(jīng)營管理類、營銷貿(mào)易類、生產(chǎn)管理類、產(chǎn)品類、科學技術(shù)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類、會計檔案類、員工檔案類、實物檔案類、聲像檔案類及電子檔案類。各下屬單位企業(yè)參照執(zhí)行。第三條 總公司檔案工作的基本任務(wù)是貫徹國家關(guān)于檔案工作的方針、政策和指示精神，遵循檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理的原則，維護總公司檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，為發(fā)展總公司的發(fā)展服務(wù)。第四條 總公司的檔案工作是總公司各項管理工作的重要組成部分，納入總公司工作的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃中，保證檔案管理職能、人員編制和經(jīng)費適應(yīng)整個總公司檔案工作發(fā)展的需求。第二章 管理體制與職責第五條 總公司設(shè)置專兼職人員負責檔案管理工作，下屬單位企業(yè)可參考總公司，根據(jù)自身的情況設(shè)置專兼職人員對檔案進行管理?？偣緳n案工作在主管副總的領(lǐng)導下，實行檔案工作集中統(tǒng)一管理。黨政辦是總公司檔案工作的行政管理部門，對檔案工作實行統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度；同時又是收集、保管總公司檔案和提供利用服務(wù)的職能部門，并對下屬單位部門立卷歸檔工作進行指導和監(jiān)督。下屬單位企業(yè)的檔案工作在單位企業(yè)主管領(lǐng)導的領(lǐng)導下，實行檔案工作集中統(tǒng)一管理。其方法可參考總公司執(zhí)行。第六條 總公司及下屬單位企業(yè)均明確一名領(lǐng)導分管檔案工作，總公司及下屬單位企業(yè)在各部門應(yīng)明確一名部門領(lǐng)導負責本部門檔案工作，并負責本辦法在該部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的貫徹實施；各部門應(yīng)設(shè)立一名兼職檔案員，負責做好本部門檔案工作，并定期將整理好的檔案移交檔案室。第七條 本辦法第二條所列檔案大類，根據(jù)各部門業(yè)務(wù)范圍，其具體負責的各類檔案為：（一）黨政辦負責行政管理類、經(jīng)營管理類中經(jīng)營決策檔案、設(shè)備檔案、實物檔案、聲像檔案及電子檔案的收集、積累、整理和歸類。（二）人力資源部負責人事檔案、勞動人事方面檔案的收集、整理和歸類，人事檔案由人力資源部負責該檔案的保管和利用。（三）財務(wù)部負責監(jiān)督類中審計管理、經(jīng)營管理類中財務(wù)管理及會計檔案的收集、積累、整理和歸類。財務(wù)檔案由財務(wù)部負責該檔案的保管和利用。（四）生產(chǎn)技術(shù)部負責生產(chǎn)技術(shù)管理類中有關(guān)產(chǎn)品、生產(chǎn)、安全、環(huán)保、工程、營銷、等檔案的的收集、積累、整理和歸類。生產(chǎn)技術(shù)檔案由生產(chǎn)技術(shù)部負責該檔案的保管和利用。（五）信息開發(fā)部負責信息化建設(shè)檔和項目決策類、經(jīng)營管理類中項目投資管理檔案的收集、積累、整理和歸類。信息化、項目開發(fā)檔案由信息開發(fā)部負責該檔案的保管和利用。（六）黨群工作部負責黨群工作檔案、企業(yè)保衛(wèi)檔案和法律事務(wù)等檔案的收集、積累、整理和歸類。黨群工作檔案由黨群工作部負責該檔案的保管和利用。總公司下屬單位企業(yè)可參照總公司的責任辦法，制定本單位企業(yè)內(nèi)部的檔案管理職責。第八條 歸檔時間（一）管理類、營銷貿(mào)易類：一般每年三月各部門將上年度工作形成的文件材料收集、整理、立卷歸檔五月底前交檔案室，由檔案專管干部統(tǒng)一編目。（二）科研或產(chǎn)品項目：對于形成周期不長的課題研究或產(chǎn)品研制，可按項目結(jié)束時間歸檔；也可按工作階段歸檔，是指當一項科技、生產(chǎn)活動按其工作程序完成一個階段后，即將該階段形成的科技文件歸檔。（三）設(shè)備檔案：應(yīng)抓住設(shè)備開箱驗收和安裝、調(diào)試完畢兩個環(huán)節(jié)，將隨機文件材料和安裝、調(diào)試過程中形成的文件材料由專人收集，交檔案員歸檔。設(shè)備檔案應(yīng)保證該設(shè)備資料齊全，使用完畢后及時立卷歸檔，設(shè)備維修記錄按年歸檔。（四）基建項目：要分階段收集、整理，并在竣工驗收時完成全部檔案立卷歸檔工作。工程項目驗收結(jié)束后6個月內(nèi)移交檔案室。（五）會計檔案：由公司財會負責收集歸檔，在財會處保存一年后于次年五月底前送公司檔案室統(tǒng)一保管，此外并重視收集相關(guān)法律、法規(guī)、享受優(yōu)惠的政策等。（六）實物檔案：當證書、獎狀、獎杯等實物檔案形成時即進行收集、存檔，或?qū)⑵鋸陀〖鏅n，實物辦理借出手續(xù)后進行張貼或懸掛。（七）聲像檔案：平時將反映公司主要職能活動的照片、錄音帶、錄像帶及時收集、整理、歸類，于每年六月將上一年度的聲像檔案進行歸檔。（八）電子檔案：每年三月將上年度形成的反映本公司主要職能活動、存有重要數(shù)據(jù)信息的磁盤、光盤進行收集、整理、歸類，五月底前交檔案室歸檔。（九）下屬單位企業(yè)當年的文件資料于次年由下屬單位企業(yè)自行歸檔并留本單位提供利用，在后年的第一季度內(nèi)上繳總公司。第九條 為完善總公司檔案管理工作，根據(jù)各自的特點，應(yīng)制定一系列相關(guān)檔案管理制度，做到總公司的檔案管理有法可依、有制度可依。本辦法所規(guī)定的工作制度有：各類檔案的歸檔制度、管理制度、檔案管理人員的崗位責任制、考核獎懲辦法及檔案的分類及編號辦法。下屬單位企業(yè)部門必須認真貫徹執(zhí)行，不得違反。第三章 檔案管理隊伍建設(shè)及培訓第十條 根據(jù)總公司的發(fā)展和檔案目標管理的要求，檔案管理人員在上崗前須經(jīng)過檔案崗位培訓。培訓的內(nèi)容包括宣傳貫徹中華人民共和國檔案法和中華人民共和國檔案法實施辦法、企業(yè)檔案管理辦法等國家、上級頒發(fā)的檔案工作法規(guī)性文件，以及檔案管理及保管等專業(yè)知識的培訓。在培訓結(jié)束時均須參加檔案管理業(yè)務(wù)知識考核，并通過考核，方具備上崗資格。第十一條 總公司及下屬單位企業(yè)檔案管理人員在職稱及福利待遇上享受與其他管理人員同等的待遇。第四章 文件材料的形成與歸檔第十二條 文件材料的形成、運轉(zhuǎn)、積累、整理和歸檔工作納入總公司經(jīng)營管理、基本建設(shè)的計劃和工作程序，實行“四同步”管理：在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，并納入部門領(lǐng)導和有關(guān)人員的崗位職責，作為各部門季度或年度考核的依據(jù)之一。第十三條 為了加強對公司設(shè)備管理，將固定資產(chǎn)中設(shè)備建檔范圍定為單位價值在1萬元以上（含1萬元）的設(shè)備要立卷歸檔。第十四條 凡總公司的員工在經(jīng)營管理、外事、以及黨政管理等各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，在下一年度內(nèi)均應(yīng)向檔案管理部門移交入庫歸檔，上一年度的檔案資料任何人不得私自占有。第十五條 總公司員工在工作變動和離退休時，必須將屬于歸檔范圍（上述第十四條）的文件資料全部移交歸檔，不得據(jù)為己有或私自帶到其他單位。第十六條 文件材料一般歸檔一份，重要的或經(jīng)常使用的可歸檔數(shù)份。第十七條 歸檔要求（一）歸檔文件材料，應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，簽署齊全，確定密級，保管期限（保管期限分永久、長期2550年、短期1015年三種），填寫移交清單，履行交接手續(xù)；（二）歸檔的文件資料須制成材料優(yōu)良、符合規(guī)定、字跡線條和圖像清晰，手稿須用碳素或藍黑墨水書寫，粘貼、裝訂應(yīng)符合檔案保護的要求；（三）歸檔的文件資料應(yīng)是原件（文件里頁允許打印，但封面必須手工簽署完整）。（四）檔案的裝具采用國家標準的科技檔案卷皮、卷夾、卷盒和表式。會計檔案按照會計檔案的憑證、帳冊、報表分類組卷,采用會計憑證、帳冊盒。第五章 檔案的保管及庫房管理第十八條 總公司各類檔案由總公司檔案室?guī)旆考薪y(tǒng)一保管。下屬單位企業(yè)按規(guī)定未到移交期的各類檔案由下屬單位企業(yè)集中統(tǒng)一保管。保持歸檔文件的完整、系統(tǒng)、準確的反映總公司及下屬單位企業(yè)各項經(jīng)營管理活動的面貌，符合統(tǒng)一規(guī)范。第十九條 總公司及下屬單位企業(yè)檔案管理部門應(yīng)加強檔案資料的收集工作，并對接收到的檔案分門別類系統(tǒng)整理、登記和安全保管。第二十條 對案卷保存情況應(yīng)定期檢查，定期更換防蟲藥物,發(fā)現(xiàn)霉變、破損等情況，應(yīng)立即報告領(lǐng)導并及時采取搶救措施。第二十一條 檔案管理人員調(diào)動工作時，嚴格做好移交手續(xù)。第二十二條 為確保檔案的安全和有效提供利用，總公司實行檔案庫房與辦公室分開；檔案庫房須保持適宜的溫、濕度，同時必須具備防火、防盜、防光、防蟲等應(yīng)急安全措施。下屬單位企業(yè)應(yīng)參照總公司的標準，配備相應(yīng)的檔案管理硬件設(shè)施，確保檔案管理工作順利開展。第二十三條 嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙及存放易燃易爆物品。第二十四條 檔案庫房是機要重地，未經(jīng)管理人員許可，不得擅自進入庫房。檔案庫房應(yīng)隨手關(guān)門，妥善保管好庫房鑰匙，下班前要檢查門窗，切斷電源。第六章 檔案的密級設(shè)定與保密第二十五條 總公司的檔案分為內(nèi)部級和保密級二大類；保密級檔案的密級由低到高依次分為：秘密級、機密級、絕密級。按國家有關(guān)規(guī)定，保密期限原則上為15年以內(nèi)。具有一定密級的檔案在超過保密時效后，自動解密密級下調(diào)一個等級。第二十六條 檔案密級的設(shè)定由各歸檔部門領(lǐng)導與檔案管理員協(xié)商決定，并報主管副總審核。第二十七條 密級檔案的查閱、借閱需經(jīng)指定負責人批準后方可辦理查閱、借閱手續(xù)。與利用目的無關(guān)的密級檔案資料不得查閱、借閱。第二十八條 銷毀檔案文件,必須嚴格履行批準手續(xù)。銷毀時要嚴格檢查、嚴格控制銷毀現(xiàn)場，防止失密、泄密。第二十九條 未經(jīng)公司領(lǐng)導批準，不得多制和摘抄密級檔案。第三十條 確定秘密級以上的檔案，必須嚴格保管。第三十一條 密級檔案要經(jīng)常查對，發(fā)現(xiàn)丟失要及時報告有關(guān)部門處理。第三十二條 對故意遺失檔案或故意泄密者，必須依法追究責任。第七章 檔案的借閱與利用第三十三條 總公司內(nèi)部級檔案資料向所有員工開放，提供檔案信息的利用，為公司經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。需要查閱時應(yīng)向黨政辦檔案管理人員辦理查閱手續(xù)，查閱本部門內(nèi)部級檔案填寫檔案借閱登記表；查閱相關(guān)部門內(nèi)部級檔案，還需填寫借閱申請單，詳見檔案借閱審批流程。第三十四條 檔案查閱完畢，須及時歸還，檔案的借閱期限一般為一周，若有特殊原因需延長借閱期限者，應(yīng)向檔案管理人員辦理需借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)及時催繳，以免檔案材料遺失。第三十五條 不得將檔案材料拿給無關(guān)人員閱讀或憑私人關(guān)系隨意借閱。非檔案管理人員不得隨意進入檔案庫房，檔案管理人員不得將檔案帶到室外，不得和外人談?wù)搸靸?nèi)情況。下屬單位企業(yè)內(nèi)部級檔案向所有該公司員工開放，手續(xù)可參照上述辦法執(zhí)行。第三十六條 保密檔案的借閱規(guī)定（一）凡借閱行為應(yīng)在檔案閱覽室進行，任何人未經(jīng)允許不得將保密檔案帶出檔案室外。如有特殊情況需借出檔案庫房，必須在借閱手續(xù)中注明。（二）總公司各部門只能查閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的保密檔案。具體程序為：填寫借閱申請單，經(jīng)本部門領(lǐng)導簽字并報分管領(lǐng)導批準后，向檔案管理人員辦理查閱手續(xù)并查閱。（三）查閱與本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的其他類別的保密檔案除辦理第三十六條第二點的手續(xù)外，還需經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導簽字并報相關(guān)部門的分管領(lǐng)導批準后方可查閱。查閱財務(wù)、投資類的保密檔案以及其他絕密級的檔案必須統(tǒng)一經(jīng)總經(jīng)理批準。（四）摘錄批準查閱的保密檔案或?qū)n案內(nèi)容進行復制，應(yīng)在查閱申請單中復制欄內(nèi)加以說明（批準程序同上），并由檔案管理人員負責操作，在復制件上加蓋“總公司檔案室”的標識章后，方為有效。（五）下屬單位企業(yè)保密檔案的查閱、復制辦法可參照總公司的規(guī)定執(zhí)行。第三十七條 外單位來總公司調(diào)閱檔案，必須持組織介紹信，寫明查閱內(nèi)容，由相關(guān)部門領(lǐng)導簽字并經(jīng)總公司主管副總批準后，方可查閱。第三十八條 黨委檔案只限黨委領(lǐng)導查閱，其他部門不得調(diào)閱。外單位需調(diào)閱須經(jīng)黨委書記批準。第三十九條 借閱人員必須愛護好檔案。（一）查閱檔案的人員，必須愛護檔案材料，維護檔案的完整、清潔并注意摘錄或復制材料的安全和保密。（二）檔案管理人員對調(diào)閱的檔案材料，必須做到手續(xù)清楚，歸還時詳細檢查，如有損壞、拆散、失竊等情況，應(yīng)及時向黨政辦領(lǐng)導匯報追查處理。第四十條 檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守本制度以及其他檔案相關(guān)制度。如有違反，將在本人績效考核中視情節(jié)輕重予以扣分處罰；情節(jié)嚴重的，將賠償經(jīng)濟損失，辭退直至追究法律責任。第四十一條 凡單位或個人贈給總公司的檔案，總公司按有關(guān)規(guī)定給予表彰和獎勵外，該單位或個人還享有該檔案的無償優(yōu)先利用權(quán)。第八章 檔案的統(tǒng)計第四十二條 檔案的統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確、可靠、內(nèi)容齊全。第四十三條 檔案數(shù)量統(tǒng)計：（一）對本公司案卷按檔案的門類分別進行數(shù)量統(tǒng)計；（二）對檔案破損情況進行統(tǒng)計；（三）按類別、保管期限做好銷毀檔案數(shù)量統(tǒng)計。 第四十四條 檔案利用效果統(tǒng)計：（一）檔案借閱人次、卷次統(tǒng)計；（二）檔案利用社會效果、經(jīng)濟效果統(tǒng)計。第九章 檔案的鑒定與銷毀第四十五條 檔案庫房的檔案鑒定、銷毀工作由總公司主管副總組織檔案管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成工作小組實施，鑒定檔案要按照“保存從寬”、“銷毀從嚴”的原則。第四十六條 檔案庫房銷毀的檔案，指己過保管期限案卷，經(jīng)過鑒定確認無保存價值的檔案材料。第四十七條 檔案需銷毀時，應(yīng)由檔案管理人員提出初步書面意見，經(jīng)工作小組提出鑒定銷毀意見，由檔案管理人員負責編制銷毀清單，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后執(zhí)行。第四十八條 對批準銷毀的檔案，只能化為紙漿或焚毀，不能出賣或作其他用途。第四十九條 銷毀檔案時，應(yīng)派兩人監(jiān)銷。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上注明“已銷”字樣和銷毀日期及銷毀方式，并簽名以示負責。 第五十條 銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份交檔案室歸檔，一份交上級主管領(lǐng)導。 第十章 獎 懲第五十一條 對于在檔案的收集、保管、提供利用和檔案編研、管理等方面做出顯著成績的部門或個人，每年年底組織專項評比工作，由檔案管理部門匯總材料報請總公司領(lǐng)導給予表彰和獎勵。 第五十二條 各部門、各下屬單位企業(yè)的檔案工作列入對部門、公司負責人、兼職檔案管理員的績效考核內(nèi)容。 第五十三條 有下列行為之一者，由總公司檔案管理部門、相關(guān)主管部門責令限期整改，并視不同情節(jié)，對直接負責的主管人員或其他直接責任人員報請總公司領(lǐng)導給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，提請司法機關(guān)追究其刑事責任。（一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；（二）涂改、偽造檔案的；（三）擅自出賣或轉(zhuǎn)讓檔案的；（四）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送外國的；（五）將職務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料占為己有，拒不歸檔或不按規(guī)定期限向檔案管理部門移交檔案的；（六）將具有一定密級的公司內(nèi)部檔案文件內(nèi)容對外泄密，甚至造成總公司損失的。第十一章經(jīng) 費 第五十四條 總公司及各公司檔案工作的經(jīng)費，納入總公司財務(wù)管理的年度計劃中，保證檔案工作的正常開展。第五十五條 各門類檔案的歸檔所需經(jīng)費從各相關(guān)業(yè)務(wù)的經(jīng)費中支出。第五十六條 檔案人員培訓經(jīng)費由人力資源部教育經(jīng)費中支出。第十二章驗 收第五十七條 總公司在每年年底對總公司及各下屬單位企業(yè)當年的檔案管理工作進行驗收。驗收主要從以下幾個方面進行： （一）檔案管理工作的領(lǐng)導負責制以及專兼職崗的推行落實情況； （二）根據(jù)制定的檔案管理崗位職責，對總公司和各公司的檔案管理情況進行評定； （三）檢查總公司及各公司檔案管理制度的制定情況，是否達到制度配套、齊全； （四）檔案歸檔的落實情況： 1完整、齊全度： 主要按照相關(guān)檔案及其二、三級類目的歸檔范圍進行檢查，看歸檔文件是否按照歸檔范圍進行歸檔，以及是否有所缺損，并如何解決。2歸檔檔案的質(zhì)量：（1）文件、案卷的裝訂的質(zhì)量： 每份文件是否已去除所有金屬裝訂物，紙張是否折疊整齊，頁面是否清楚、無污等。（2）卷內(nèi)文件目錄的質(zhì)量： 每一卷檔案是否均備有卷內(nèi)文件目錄，目錄編寫是否清楚，有無遺漏卷內(nèi)文件，目錄中檔號是否與文件上的檔號相一致等。（3）卷內(nèi)頁碼的質(zhì)量：每卷檔案是否均編有流水頁碼，每頁的頁碼是否清晰無誤等。（4）檔號的質(zhì)量：每份文件是否均編有相對應(yīng)的獨立且唯一的檔號。檔號的編制是否符合檔號編制規(guī)范的要求，以及檔號的書寫是否清晰可辨等。 一般完整的驗收程序如下： 首先，由總公司及各下屬單位企業(yè)主要檔案管理人員向總公司提交檔案管理年度總結(jié)報告，請求對總公司及各下屬單位企業(yè)的檔案工作進行評審驗收?？偣窘邮軋蟾婧螅M成一個驗收組，由主管檔案工作的領(lǐng)導和在總公司中形成各項檔案的現(xiàn)行工作負責人員組成。隨后，即召開驗收工作會。其驗收過程為：首先驗收組聽主要檔案管理人員對于當年檔案工作的情況小結(jié)，然后，驗收組根據(jù)上述驗收準則進行認真、細致的檢查（檢查可采用抽樣形式）。檔案人員對于在檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行記錄，并于驗收工作結(jié)束后立即實行整改。在驗收組對總公司或各下屬單位企業(yè)的檔案工作進行了較為全面的審查后，由驗收組對該項工作作出最后的評審驗收結(jié)論，并在總公司內(nèi)部以簡報形式向各部門及各下屬單位企業(yè)通報該次檔案工作的驗收情況。至此。歸檔檔案驗收工作告一段落。第十三章附 則 第五十八條 本實施辦法適用于中國高科集團股份有限公司總公司及各下屬單位企業(yè)的檔案工作。第五十九條 各下屬單位企業(yè)可根據(jù)本辦法，結(jié)合公司實際情況，制定相應(yīng)檔案工作制度報該公司總經(jīng)理辦公室備案。第六十條 本實施辦法由總公司黨政辦負責解釋。附件：1檔案借閱審批流程2檔案查閱申請單3檔案借閱登記表附件1檔案借閱審批流程1內(nèi)部級綜合檔案借閱（復制）流程 本部門檔案 檔案管理員 復制 部門領(lǐng)導簽字 申請人 相關(guān)部門 相關(guān)部門領(lǐng)導簽字 檔案 加蓋標識章確認2密級檔案借閱（復制）流程 部門領(lǐng)導簽字 分管副總 本部門 財務(wù)、投資及 檔案 絕密檔案 申請人 總經(jīng)理 檔案管理員 復制 相關(guān)部門 財務(wù)、投資及 檔案 部門領(lǐng)導簽字 分管副總 絕密檔案 相關(guān)部門領(lǐng)導簽字 分管副總 加蓋標識章確認附件2個舊錫都實業(yè)總公司公司檔案借閱申請單借閱部門時間借閱人借閱目的稱文件名級文件密是否出借復制分數(shù)部門意見：分管領(lǐng)導意見：相關(guān)部門意見：相關(guān)部門分管領(lǐng)導意見：總經(jīng)理意見：檔案管理員簽字：備注：注：1借閱本部門密級檔案，需分管領(lǐng)導簽字； 2借閱相關(guān)部門密級檔案，另需經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導及相關(guān)部門的分管領(lǐng)導簽字； 3借閱財務(wù)、投資類密級檔案以及其他類絕密級檔案需總經(jīng)理簽字。附件3檔 案 借 閱 登 記 表 序號檔號文件名 稱密級借閱日期到期日期歸還日期借閱者復制份數(shù)附件4單位企業(yè)檔案銷毀審批單公司名稱：序號一級類目案 卷 數(shù)卷內(nèi)文件件數(shù)備 注總公司領(lǐng)導意見總公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導意見單位企業(yè)領(lǐng)導意見總公司檔案員單位企業(yè)檔案員附件5單位企業(yè)檔案銷毀清冊公司名稱：銷毀日期：序號歸檔案卷號案卷題名頁數(shù)保管期限密級備注單位企業(yè)領(lǐng)導： 總公司黨政辦主任：單位企業(yè)檔案員： 總公司檔案員：移 交 清 單移交部門： 接收部門：序號文件編號責任者文 件 材 料 題 名日期頁 數(shù)備注移交人： 接收人： 移交日期：圖書、報刊、音像資料、軟件管理規(guī)定為加強管理，節(jié)約費用，實現(xiàn)總公司資源共享，特制定本管理規(guī)定。一、 定義：本規(guī)定所指的圖書、報刊、音像資料、軟件，是指總公司本部各部門為 開展經(jīng)營管理業(yè)務(wù)工作所必須的各類專業(yè)圖書及相關(guān)資料。二、 分類：圖書（專業(yè)書籍、辭書、技術(shù)資料等） 報刊（專業(yè)雜志、訂閱的報紙、刊物等） 音像資料（錄像、錄音等聲像資料） 電腦軟件（專業(yè)工作軟件）三、 申請：員工確因工作需要，需申請購買圖書、報刊、音像資料、軟件的，應(yīng)事先 到黨政辦公室檔案室領(lǐng)取并填妥圖書資料購買申請單。四、 審批：申購費用在年度行政費用預(yù)算內(nèi)的，由總經(jīng)理審核同意后即可購買； 申購費用在年度行政費用預(yù)算外的，由黨政辦初核后，經(jīng)總公司領(lǐng) 導批準同意，方可購買。五、 采購：圖書、音像資料、軟件由申請部門自行購買；報刊由黨政辦公室統(tǒng)一向郵 局或其他發(fā)行機構(gòu)訂閱。六、 登記：圖書、音像資料、軟件購進后，由購買部門到黨政辦公室檔案室辦理登記 與借用手續(xù)。（外部機構(gòu)贈予或參加會議獲得的圖書、報刊、音像資料、 軟件等按相同方法處理）。七、 報銷：圖書、音像資料、軟件登記后，費用按照總公司“行政費用使用管理報 銷流程”的規(guī)定報銷。八、 借閱：1、 圖書、音像資料：使用部門填寫“圖書資料借閱單”，經(jīng)部門總經(jīng)理批準后，向黨政辦公室檔案室借閱。2、 電腦軟件：購進后，由信息管理中心負責安全性驗收并刻錄復制盤兩份。一份復制盤由使用部門辦理借用手續(xù)后借出，另一份復制盤由信息管理中心負責保存，正版軟件交由黨政辦公室檔案室存檔。3、 報刊：當月報刊由訂閱部門自行保管，過期報刊交黨政辦公室檔案室保管處理；總公司訂閱的公共報刊放在總公司固定閱覽處，由黨政辦公室前臺接待統(tǒng)一保管。九、 歸還：凡經(jīng)上述程序申購的圖書、報刊、音像資料、軟件所有權(quán)歸總公司，員工使用完畢或調(diào)離總公司時應(yīng)及時歸還黨政辦公室。十、 保管：使用人、保管人應(yīng)妥善保管總公司圖書、報刊、音像資料、軟件；總經(jīng)理 辦公室檔案室負責對總公司圖書、報刊、音像資料、軟件進行登記、整理、分類、清查、盤點，同時編制目錄供員工借閱查詢。十一、賠償：因個人原因造成總公司圖書、報刊、音像資料、軟件毀損滅失的，由個人照價賠償。本規(guī)定由總公司黨政辦公室負責解釋，以前類似的管理制度同時廢止?？偣緳n案管理員工作職責總公司檔案管理員的主要工作職責是：(一) 貫徹、執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī)以及相應(yīng)的規(guī)章、制度，組織制定總公司檔案工作的規(guī)章、制度以及