展會后期跟蹤管理.doc

第十講 展會后期跟蹤管理 教學目標：1. 復(fù)習上一節(jié)的內(nèi)容(通過總結(jié)上一節(jié)課的討論題)2 本節(jié)教學要求: 通過對本節(jié)的課堂學習,要求學生:掌握: 會展（后）效果評估 熟悉:收集客戶意見渠道了解: 建立會展客戶數(shù)據(jù)庫的意義3. 教學方法: 課堂講授,學生討論4重點: 會展效果評估內(nèi)容 難點: 展后客戶跟蹤服務(wù)的內(nèi)容教學內(nèi)容及過程:一以重慶高新技術(shù)成果交易會展后調(diào)查為例（相關(guān)資料學生已分發(fā)），包括：1、問卷設(shè)計 A參展商調(diào)查內(nèi)容： 參展的目的 獲取信息的渠道 展臺搭建情況 對展臺組織管理水平的總體看法 總體評價 參展目標的實現(xiàn)程度B參觀觀眾調(diào)查內(nèi)容： 展臺吸引注意力的主要原因 對展臺工作人員的看法 對展會服務(wù)水平的看法 對展會整體布局的看法2、調(diào)查設(shè)置 分4個館隨機抽樣。 對于參展團隊，先海外、后國內(nèi)，先外省、后本地的原則，選取一位為代表，力爭選其中的領(lǐng)導。 對于參觀觀眾，優(yōu)先調(diào)查佩戴有嘉賓證以及來自境外、外省的參觀者。參展商調(diào)查結(jié)論統(tǒng)計內(nèi)容包括：1、獲得展會信息的渠道：報刊新聞、廣告、同行、電視新聞、網(wǎng)絡(luò)等。2、參展商來參展的主要目的和動機：了解參展商參展動機對于有針對性地提供展會服務(wù)大有好處。3、參展商的展臺布置情況4、展商對展會組織管理水平和服務(wù)水平的總體評價5、參展商對客戶群質(zhì)量的評價參展觀眾調(diào)查結(jié)論統(tǒng)計分析1、參觀者獲得展會信息的渠道2、展臺吸引參觀者的主要原因3、專業(yè)參觀者對展臺工作人員的看法4、參觀觀眾對主體的評價5、參觀者對會展組織管理水平和服務(wù)水平的總體評價對策與評價1、挖掘本地會展資源2、完善展后服務(wù)調(diào)查以上是一般會展展后調(diào)查的主要內(nèi)容。通過上述案例學習及學生的參與，目的使學生對展會后期的跟蹤管理有感性的認識。二會展效果評估（展后）會展效果評估是對展覽環(huán)境、工作效果等方面進行系統(tǒng)深入地考核和評價，是個有程序和步驟的動態(tài)過程，包括：1、確立會展效果評估的目標：主要是展會投入和展會效益的比較看是否達到預(yù)期目的。2、選擇規(guī)范的評估標準：包括：展會整體成效、宣傳效果、接待成果和成交結(jié)果。要量化評估標準，排出主次。3、制定評估方案：確定具體的評估內(nèi)容和安排，評估的對象和抽樣分布，問卷的設(shè)計，經(jīng)費預(yù)算等。4、實施評估方案：通過各類資料收集，安排記錄，召集會議座談，問卷調(diào)查等收集數(shù)據(jù)；整理分析數(shù)據(jù)。5、總結(jié)評價：對整個展會各項活動在分析數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進行總結(jié)，形成總體評價報告。 包括：(1)對展會策劃進行總結(jié)。對展會策劃方案進行分析評估，評估的內(nèi)容包括：展會的舉辦時間、地點、展品范圍、展會規(guī)模、辦展機構(gòu)組成、展會定位、展會價格、人員分工、展會晶牌形象策劃等，找出它們好的方面和不足之處。 (2)對展會籌備工作進行總結(jié)。內(nèi)容包括：展會工作的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)，各項籌備工作的安排和調(diào)整等。 (3)對展會招展工作進行總結(jié)。內(nèi)容包括：目標參展商數(shù)據(jù)庫的建立和改進辦法、展區(qū)和層位劃分、展覽題材的增減、招展價格的合理性、招展函的編印、招展分工、招展代理的工作、招展進度安排、招展宜傳推廣和招展策略等。 (4)對展會招商和宣傳推廣工作進行總結(jié)。內(nèi)容包括：目標觀眾數(shù)據(jù)庫的建立和改進辦法、招商分工、招商宣傳推廣、招商進度安排、觀眾邀請函的編印、招商渠道的建立等。 (5)對展會服務(wù)進行總結(jié)。內(nèi)容包括對展會的展前、展中和展后各服務(wù)環(huán)節(jié)的服務(wù)，以及對這些服務(wù)的質(zhì)量、提供方式等。 (6)對展會現(xiàn)場管理工作進行總結(jié)。包括對展會布展、開展以及撒展等的現(xiàn)場管理。 (7)對展會的指定服務(wù)商進行評估。包括對展會指定層位承建商、指定展品運輸代理、指定旅游代理、指定清潔和保安公司等的工作進行總結(jié)。 (8)對展會的時間管理辦法進行總結(jié)。包括對展會的招展、招商、宣傳推廣、展會服務(wù)、籌展撒展以及展會整體時間管理等進行總結(jié)。 (9)對展會的客戶關(guān)系管理措施進行總結(jié)。(10)對展會的各種相關(guān)活動進行評估：包括對在展會展覽期間舉辦的各種會議、表演、比賽及其他相關(guān)活動等進行總結(jié)。(11)財務(wù)總結(jié)：包括對展會的預(yù)算、成本、費用支出時間安排、收益、收款狀況以及其他財務(wù)問題進行總結(jié)。（12）成交評估：成交額與預(yù)期的比較及新客戶的實際成交量等。三展后客戶跟蹤服務(wù)1建立客戶信息數(shù)據(jù)庫：一屆展會完畢，辦展機構(gòu)的客戶數(shù)據(jù)庫可能會發(fā)生很大的變化：有新客戶的加入有老客戶的流失，有些客戶的信息發(fā)牛變更等等。辦展機構(gòu)要根據(jù)本屆展會客戶的實際情況，及時準確地更新客戶數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)客戶信息的變化，及時調(diào)整客戶工作的方式和方向。成功的展會往往是那些客戶工作做得出色的展會。更新展會客戶數(shù)據(jù)庫既包括對參展商數(shù)據(jù)的更新，也包括對觀眾的數(shù)據(jù)的更新，還包括對各種展會服務(wù)商以及業(yè)務(wù)代理的資料的更新。 2向客戶郵寄展會總結(jié)并致謝。展會閉幕以后，要及時給所有參加展會的參展商和觀眾郵寄展會總結(jié)，并對他們參加本展會表示真誠的感謝。展會總結(jié)不僅要郵寄給屜會現(xiàn)有的參展商和觀眾，對于那些暫時還沒有來參加本展會的目標參展商和目標觀眾也要郵寄，這樣可以幫助展會下一屆的招展和招商；展會的致謝函可以只郵寄給現(xiàn)有的參展商和觀眾，但對于那些曾經(jīng)幫助過展會籌辦的機構(gòu)和個人如各協(xié)辦單位，支持單位、消防保安部門等也要致謝，對于一些重要的客戶和機構(gòu)，辦展機構(gòu)還可以派人親自登門致謝。至于展會總結(jié)和感謝函的郵寄方式，可以采用信函、電子郵件和電話傳真等，對特別重要的客戶甚至要派人上門拜訪。隨函還可附上客戶意見和建議搜集問卷， 就以下內(nèi)容讓客戶打分，可達到發(fā)展和鞏固客戶關(guān)系的目的。a、展出內(nèi)容和質(zhì)量b、交通c、購物d、服務(wù)3進行展會總結(jié)性宣傳：展會閉幕以后，可以就展會總的情況進行一次總結(jié)性宣傳，辦展機構(gòu)可以將展會的情況準備一份總結(jié)性的新聞稿，提供給各新聞媒體，讓展會“有始有終”。很多辦展機構(gòu)都不注意展后的總結(jié)性宣傳，其實，展后總結(jié)性宣傳不僅是將本屆展會的舉辦成果對社會和客戶做一個“交代”，及時通報會展信息最新發(fā)展，更是為下一屆展會做輿論準備。進行展后總結(jié)性宣傳，往往會獲得比較好的效果。 4處理展會可能存在的一些遺留問題：展覽期間，由于時間有限，業(yè)務(wù)又較多，可能會遺留一些問題，如有些客戶的款項可能還沒有完全付清，有些客戶的展品還沒有處理完畢，有些客戶還需要展后商務(wù)考察等。屜會閉幕以后，辦展機構(gòu)要組織力量，及時處理展后遺留問題，盡量不要將這些問題拖到下一屆展會，更不能讓這些問題影響到下一屆展會。 5準備下一屆展會：展會閉幕以后，辦展機構(gòu)要開始著手準備下