業(yè)務(wù)培訓(xùn)之會議組織.ppt

昆山開發(fā)區(qū)辦公室系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料 關(guān)于會議組織工作 昆山開發(fā)區(qū)黨政辦公室2011 5 會議組織的三大工作會前準(zhǔn)備會間工作會后工作 會議的作用分工功能協(xié)調(diào)功能決策功能組織領(lǐng)導(dǎo)功能資訊功能親和功能 提高會議效率的幾個因素 會議前目標(biāo)明確 議程確定與會者選擇恰當(dāng) 不圖多不求少 必須參加者參加 會議時間選擇恰當(dāng) 通知不能太早或太晚 通知內(nèi)容要周詳 使與會者有準(zhǔn)備而來地點選擇恰當(dāng) 音響等設(shè)備良好準(zhǔn)時開始不拖拉 議程中每一議題的時間分配恰當(dāng)會議中排除外界干擾 保持設(shè)備正常使用發(fā)言緊扣主題 會議討論要會而議 議而決 會議中資料準(zhǔn)備充足 保障決策科學(xué)發(fā)揚民主 會議討論充分 無少數(shù)人壟斷會議現(xiàn)象適時制止與會者相互扯皮 并調(diào)動會議討論熱情視聽器材發(fā)生良好無特殊情況不超出預(yù)定時間主持人適時總結(jié)會議成果會議后與會者及時傳達 貫徹會議精神整理出完整的會議記錄 及時追蹤決議事項貫徹執(zhí)行適時匯總通報會議精神貫徹情況 會議中幾個角色正式人員 包括主持人 特邀人員列席人員旁聽人員秘書的作用參加會議 自始至終為會議服務(wù) 對支持和保證會議取得預(yù)期效果起著不可替代的重要作用 一般會議的六個要素 與會者主持人議題名稱時間地點 大型會議有主辦方 協(xié)辦方等 會議的與會者 與會者的要求必要性重要性 有利于會議的進展和效果 合法性 有合法的身份和法定的資格 與會者成員組成正式人員 有表決權(quán) 選舉權(quán)和發(fā)言權(quán) 列席人員 有一定的發(fā)言權(quán) 但無表決權(quán)和選舉權(quán) 特邀人員 根據(jù)會議需要專門邀請的人員 如上級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人 友好單位 地區(qū) 國家的來賓 報社 電視臺的記者等 旁聽人員 不具有正式資格 既無表決權(quán) 也無發(fā)言權(quán) 會議的主持人 當(dāng)然主持人由其職務(wù)和地位 即由組織的章程或法規(guī)決定 臨時主持人各種代表會議 或幾個單位 幾個地區(qū)的聯(lián)席會議 選舉或協(xié)商產(chǎn)生臨時主持人 重大會議 需產(chǎn)生相應(yīng)人數(shù)的主席團 由主席團成員集體或輪流主持會議 主持人的職責(zé) 宣布開會和閉會 介紹會議情況 控制和調(diào)節(jié)會議進程 允許與會者發(fā)言和制止超時及違反規(guī)范的發(fā)言 維護會場紀(jì)律 選定會議記錄人及驗證會議記錄的準(zhǔn)確性 督促會議決議和決定的執(zhí)行 會議的主辦者 由有領(lǐng)導(dǎo)或管理職權(quán)的機關(guān)主辦在需要做出決策 宣布決定 傳達指示 通報情況 布置工作 聽取意見等情形下 由領(lǐng)導(dǎo)或管理機關(guān)承擔(dān)主辦責(zé)任 由會議的發(fā)起者主辦協(xié)作性 學(xué)術(shù)性 交流性的會議 主辦者通常是會議的發(fā)起者 可以是一個組織發(fā)起 也可以是多個組織共同發(fā)起主辦 由一個組織的成員輪流主辦經(jīng)常性會議 如年會 每一個成員 包括國家 地區(qū)或非政府組織 都有主辦會議的權(quán)利和義務(wù) 如亞太經(jīng)濟合作組織領(lǐng)導(dǎo)人非正式會議 通過一定申辦程序確定由誰主辦一些跨國家 跨地區(qū)的會議 政治 經(jīng)濟影響比較大 涉及面廣 為保證會議質(zhì)量和顯示公平競爭 采取申辦競爭程序來確定主辦者 申辦的程序和條件在會議規(guī)則中明確規(guī)定 如奧運會 世界博覽會 會議的議題 討論的題目 研究的課題 需要解決的問題 議題應(yīng)盡可能集中 單一 兩種產(chǎn)生情況 領(lǐng)導(dǎo)指定 秘書調(diào)查研究后提出 議題的形式可以有書面形式和口頭形式 書面形式包括議案 建議 提案 最后文件草案或討論稿 會議議程 提綱等 小型事務(wù)性會議可將議題口頭傳達給與會者 議案 建議 提案的含義 議案 人大代表提出 經(jīng)審議 列入大會議程建議 人大代表對本級人代會及其常委會提出的建議 批評和意見人代會常委會辦事機構(gòu)交有關(guān)機關(guān)研究處理并負(fù)責(zé)答復(fù) 不列入大會的 議案 也如此處理提案 政協(xié)委員向國家機關(guān)和有關(guān)組織提出的建議和批評秘書工作包括兩部分議案 建議 提案產(chǎn)生過程中的工作 人大 政協(xié)機關(guān)秘書 辦理階段的工作 政府 法院 檢察院等機關(guān)的秘書 議案 建議 提案產(chǎn)生過程中的秘書工作 會前工作起草視察通知制發(fā)表格 議案草表 意見分類統(tǒng)計表 搞好視察組織安排工作 寫出視察情況報告組織工作人員參與視察 記錄情況 開會討論分析 整理文字材料根據(jù)議案 提案原案的情況 與有關(guān)單位通氣 以便預(yù)先作好答復(fù)工作會中工作起草工作方案 范圍 收集 立案 轉(zhuǎn)辦 審查會議的議程等 將已收集的草案表送回 補充修改審查委員會秘書機構(gòu)開會討論 初步意見 匯總報大會主席團 議案 建議 提案的辦理 交辦承辦分類 接辦 登記 分發(fā) 協(xié)調(diào) 催辦 擬文 簽發(fā) 編號 印制 校對 統(tǒng)計 立卷 歸檔 總結(jié)催辦大會閉會后3 6個月予以答復(fù) 機關(guān)辦公室催辦答復(fù)以函的形式答復(fù) 抄送有關(guān)交辦單位審查復(fù)查總結(jié)和報告立卷和歸檔 會議的名稱 會議的名稱顯示會議的內(nèi)容 性質(zhì) 參加對象 主辦單位等 用確切 規(guī)范的文字表達 制成橫幅或 會標(biāo) 如 昆山開發(fā)區(qū)工作會議昆山開發(fā)區(qū)機關(guān)辦公室主任年度工作會議 會議的時間 會議時間一指會議召開時間 要考慮需要 可能 適宜 二指會議所需時間 要一天 半天 三指每次會議議程的時間限度相關(guān)術(shù)語會期 一是指會議從開始到結(jié)束的時間跨度 從幾點到幾點 應(yīng)在會議通知上注明 二指周期性會議召開的固定時間 全國人民代表大會每年3月份舉行 會議周期 同一性質(zhì) 系列的兩次會議之間的時間跨度 中國共產(chǎn)黨全國代表大會每五年舉行一次 會議周期即是五年 休會 指會議過程的中止或會議期間的修整 休會原因 會議受外界因素影響被迫中斷 需要與會者在會外研究 溝通和磋商 使會議文件通過 會議期間的正常休息 復(fù)會 指會議在休會以后的繼續(xù) 又稱續(xù)會 閉會 在正常情況下完成各項議程后結(jié)束會議 同一性質(zhì) 系列的兩次會議之間的正常間隔稱為 閉會期間 昆山開發(fā)區(qū)辦公室系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料 會議的地點 又稱 會址 既指會議召開的地區(qū) 城市 又指會議召開的具體會場所在地點 傳統(tǒng)會議形式是面對面的信息溝通 現(xiàn)代會議出現(xiàn)了電話 電視 網(wǎng)絡(luò)會議等 會議地點可分成若干個會場 用電話機 電視機和計算機等通訊終端連接各分會場 形式更多樣化 會議效率也大大提高 大型會議考慮政治 經(jīng)濟 文化因素專業(yè)性會議考慮專業(yè)特征小型 例行會議在內(nèi)部會議室考慮會場設(shè)施 交通條件 安全保衛(wèi) 氣候環(huán)境等 會前準(zhǔn)備 會議計劃和成本預(yù)算文件準(zhǔn)備會場準(zhǔn)備會議議程 程序的擬定會議通知的發(fā)送會前檢查 會議預(yù)案 會議計劃 會議預(yù)案標(biāo)明會議名稱 時間 地點 會期 與會人員 會議日程 以及會議籌備人員和職責(zé)分工 會議經(jīng)費來源及成本等會議六要素的具體化會議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作決定會議的工作人員和服務(wù)人員部門會議應(yīng)提前一星期由辦公室統(tǒng)籌安排 案例 會議室的巧安排 小李正制作 下周工作安排表 下周二上午有兩個會議要同時舉行 一是黨政聯(lián)席會議 另一個是離退休人員迎新年座談會 按照以往的做法 黨政領(lǐng)導(dǎo)開會一般都要安排在樓上的第二會議室 那里較樓下的第一會議室氣派 桌椅 沙發(fā) 茶具 空調(diào)一應(yīng)俱全 小李不假思索地將黨政會議放在了第二會議室 而后將安排表交辦公室胡主任審閱 胡主任看后 將黨政會議與離退休人員座談會的地點對調(diào)了一下 小李看著主任勾畫的地方 心想 要學(xué)習(xí)的地方還真不少 胡主任為何要這樣調(diào)換 小李應(yīng)該向胡主任學(xué)什么 會議成本預(yù)算 會議成本顯性的成本有 交通費 住宿費 餐飯費 與會人員補助 會場租用費 文件材料制作印刷費 飲料茶水費 文化娛樂費 宣傳廣告費 會議紀(jì)念品采購費 場地服務(wù)人員費用等 如有表彰活動的還有獎勵經(jīng)費 另做計劃 文件準(zhǔn)備 會議文件 一是會上需參考學(xué)習(xí)的文件資料 二是會議本身所產(chǎn)生的文件開幕詞工作報告發(fā)言稿其他會議文書會議通知 會議議程表 日程表 與會人員名單等會議文件的準(zhǔn)備工作分工及時序要求 會議議程 會議活動有兩類 一類是議題性活動 即圍繞議題展開的講演 辯論 商討 審議和表決等活動 另一類是非議題性的活動 如選舉 頒獎 揭幕等活動 會議議程是對會議的議題按照主次 輕重 按照其內(nèi)在聯(lián)系有機地排列起來 印成文書 就是議程表 議程表應(yīng)在會前發(fā)給與會人員 會場準(zhǔn)備 會場布置氣氛 色調(diào)應(yīng)與會議目的相稱面積 設(shè)施應(yīng)滿足會議需要桌椅擺放應(yīng)符合會議需要主席臺席位布置正中為首席 然后左高右低 我國慣例 或者右高左低 國際規(guī)則 接見等社交場合 其他準(zhǔn)備餐飲 住宿 接送 安全 保密 參觀游覽等 面門設(shè)座 主席臺 1 5 3 2 4 主席臺 1 2 3 4 5 6 領(lǐng)導(dǎo)人為單數(shù) 我國慣例 領(lǐng)導(dǎo)人為雙數(shù) 我國慣例 其一 主席團排座 主席臺 1 2 3 雙方共同主持會議 其三 發(fā)言者席位 會見座位圖 會議的設(shè)施和用品 電影 投影 膠片投影儀及多媒體投影儀 錄音 錄像 普通擴音設(shè)備 會議專用的音響設(shè)備 話筒 有線 無線 立式 座式及紐扣麥克風(fēng) 同聲傳譯設(shè)備 電子圖形設(shè)備 電子表決設(shè)備 電子簽到機和計算機計票系統(tǒng)等 會議桌前的計算機終端 閱讀文件 查詢大會表決結(jié)果 調(diào)閱資料等 桌椅 照明電器 衛(wèi)生用具 安全通道 消防設(shè)施等 如主席臺 講臺 橫幅 大白板 簽到臺 指示牌 告示牌 桌卡 盆景 鮮花 背景板 名片缽 插線板等 鐳射筆 夾紙板 馬克筆 鉛筆 紙等常用文具 茶水 茶杯 毛巾等生活衛(wèi)生用品 傳真機 電話機 打字機 復(fù)印機等通信印刷設(shè)備 專門性會議所用的物品 如頒獎會的獎品與證書 選舉會用的選票和投票箱等 會議通知的發(fā)送 會議通知的要素召開時間 需用時間或會期 地點 會議名稱 主要議題 參加對象 需做的準(zhǔn)備報到日期 地點 接站辦法 可酌情省略 重要會議要求與會人員提前到場 提出著裝要求 如提前十分著正裝進場等 召集單位署名 通知發(fā)出日期 公章會議通知的發(fā)送郵寄 書面通知或請柬 傳真 或電子郵件或OA通知 以上發(fā)送方式 必要時要電話確認(rèn)是否簽收和參加人員 重要會議可提前預(yù)通知 并要通知回執(zhí) 電話專人送達 會前檢查 檢查會議文件的準(zhǔn)備情況文件的起草 校對 印刷 分裝檢查會場的準(zhǔn)備情況主會場 分會場以及與會者的住地 檢查內(nèi)容主要是基本設(shè)施 安全保衛(wèi)措施等 包括電力通訊設(shè)備 影像設(shè)備 茶點供應(yīng) 警衛(wèi)部署 票證檢查 人員的定崗定位等 會間工作 會場的組織與服務(wù)會議信息的收集與編發(fā)會議文件的起草 會場的組織與服務(wù) 報到與簽到點名或本人簽到 憑證件報到 卡片簽到 電子簽到材料發(fā)放選舉工作 代表大會等 會場服務(wù)引導(dǎo) 茶水供應(yīng) 照顧應(yīng)對會場外的電話 來訪會場臨時調(diào)度應(yīng)對突發(fā)事件 會場的組織與服務(wù) 報到工作 查驗有效證件查驗會議通知 介紹信 身份證等有效證件 在登記表上登錄與會者的個人信息登記姓名 視需要可登記性別 年齡 單位 職務(wù) 稱 通訊方式等 統(tǒng)計人數(shù) 做好會務(wù)工作 據(jù)此編制通訊錄 接收和發(fā)放材料接收與會者需在會上分發(fā)的材料 經(jīng)審查后統(tǒng)一分發(fā) 會前分發(fā)文件在報到時一并發(fā)給 保密文件和需清退文件須履行簽收手續(xù) 告知與會者妥善保管 會后退回 預(yù)收費用和安排住宿收取會務(wù)費 食宿費 材料費 并開具收據(jù) 根據(jù)與會者身份和要求安排住宿 在會議登記表上標(biāo)明相應(yīng)房間號碼 以便會議期間的聯(lián)系 會場的組織與服務(wù) 選舉和表決工作 選舉和表決方式書面表決 記名或不記名 口頭表決 唱名表決 體態(tài)表決 舉手 起立 鼓掌 程序性 事務(wù)性工作表決 表決器表決 自動記票 顯示 保存 遠程表決 電子郵件 網(wǎng)上點擊 郵寄 制定選舉和表決規(guī)則的程序制作選票和表決票準(zhǔn)備投票箱 計票用品現(xiàn)場布置設(shè)計投票順序和路線 地點 放置投票箱 調(diào)試好表決器 選舉和表決程序 清點具有選舉或表決權(quán)人數(shù) 向大會主席報告主席報告應(yīng)到 實到人數(shù) 宣布程序開始宣讀選舉 表決辦法并以舉手表決方式通過通過監(jiān)票人 其他工作人員名單 舉手通過報告表決事項產(chǎn)生過程 候選人名單等監(jiān)票人當(dāng)眾檢查投票箱 當(dāng)眾密封分發(fā)選票或表決票宣讀填寫注意事項選舉人 表決人填寫選票或表決票宣布投票方法 順序 路線 投票在監(jiān)票人監(jiān)督下清點票子 計票 確認(rèn)選舉或表決是否有效 有些需形成書面報告 簽字 監(jiān)票人向大會主席報告計票結(jié)果大會主席宣布當(dāng)選人名單或表決結(jié)果 會議信息的收集與編發(fā) 會議信息工作的程序與方法記錄 核實 匯總 整理與篩選 編寫 發(fā)送或歸檔會議信息編發(fā)的形式主要形式是會議簡報有會議的綜合報道 有發(fā)言摘要 有花絮新聞屬于內(nèi)部文書不能公開發(fā)表或引用 會議記錄的制作 會議記錄是會議進程原始 真實的反映 具有匯總 交流會議信息 為形成會議文件打好基礎(chǔ)的作用 不僅可作為日后查考分析的依據(jù) 也是具有法律效力的文檔 會議記錄的寫法 應(yīng)該嚴(yán)格遵守實事求是 客觀真實 完整準(zhǔn)確 清楚規(guī)范的原則 機關(guān)及規(guī)范組織的會議記錄有專用記錄本 會議記錄的內(nèi)容 會議名稱 會議記錄人的姓名 簽名蓋章 會議召開日期 會議開始時間和結(jié)束時間 會議地點 議題 主持人 出席者名單 應(yīng)出席而請假人名單 會議的具體經(jīng)過 討論內(nèi)容情形及形成的結(jié)論 相關(guān)的資料 下次會議預(yù)定日期 重要會議記錄需主持人簽名 會議記錄的寫法 會議記錄本前三頁應(yīng)寫有目錄包括會議日期 內(nèi)容摘要 頁碼 備注等欄目 逐項填寫清楚 利于查找 檔案保密和保護 詳細(xì)記錄逐字逐句 詳細(xì)記錄 包括發(fā)言中的插話等 記錄時不能變更原意 也可用錄音機記錄后整理 摘要記錄簡要記錄會議經(jīng)過情形或會議結(jié)果 主要記要點 結(jié)論 討論的問題和通過的決定 決議等 邊聽發(fā)言邊判斷 分析哪些該記 寧可多記 不可遺漏 不能以自己的話概括歸納 歪曲 篡改發(fā)言原意造成失實 簡易記錄只記錄各人發(fā)言中的實質(zhì)性意見 主持人根據(jù)大家討論 會談而得出的結(jié)論性意見 如何避免會議記錄質(zhì)量問題 會議記錄本內(nèi)無目錄不填寫會議議題時 在利用時就要逐頁查閱 效率低 人為增加案卷磨損 不利于檔案的保護和保密 記錄不完整未記會議日期 地點 主持人 記錄人 或只記了參加人 發(fā)言人的姓而沒有記全名 或只有參加人 時間和主持人而無會議內(nèi)容 或雖有會議內(nèi)容卻無