工程造價咨詢檔案立卷規(guī)則.doc

工程造價咨詢檔案立卷規(guī)則工程造價咨詢檔案是指咨詢企業(yè)從接受委托、調(diào)研、取證、編審、合議、復核、審批到出具報告書全過程中形成的具有查考和保存價值的文件和材料。工程造價咨詢企業(yè)完成咨詢業(yè)務后必須逐項建立檔案。1 立卷的原則11 遵循工程造價咨詢文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系；12 正確分析和鑒別文件材料的保存價值；13 按委托項目分別立卷；14 卷內(nèi)文件材料應真實、完整，審批和簽章手續(xù)完備；15 卷內(nèi)文件材料的制作和書寫必須規(guī)范、清晰，益于長期保存和查閱。2 歸檔材料歸檔材料主要由咨詢成果報告、咨詢依據(jù)文件、其他文件三部分組成。21 咨詢成果報告主要內(nèi)容和排列：211 咨詢報告書正本原件(含附件)；212 簽發(fā)人簽發(fā)的報告書底稿；213 技術文件及工作底稿（各類分析說明文件、計算書、工料分析表等）。22 咨詢依據(jù)文件主要內(nèi)容和排列：221 委托方提供資料清單(清單應注明委托單位名稱及項目名稱)；222 項目建議書或批件（投資估算編審）；223 設計方案及初步設計文件（設計概算編審）；224 工程招標文件（含工程量清單）、設計交底紀要、招標答疑（工程量清單、標底、投標報價、結(jié)算編審）；225 工程承包合同、中標通知書、補充協(xié)議（結(jié)算編制、造價控制）；226 送審工程概、預、決算書；227 施工單位送審的工程結(jié)算書（結(jié)算審核）；228 設計變更單、施工簽證（結(jié)算編審）；229 工程竣工驗收憑證（結(jié)算編審）；2210 甲供材料、設備明細單（結(jié)算、決算編制）；2211 會議紀要、文函；2212 安全文明施工措施費測定表（結(jié)算審核）；2213 其他材料：施工單位計價管理手冊復印件、各種調(diào)查材料、采集數(shù)據(jù)、取證資料等。23 其他文件主要內(nèi)容和排列：231 工程造價咨詢合同或司法鑒定委托書；232 咨詢企業(yè)作業(yè)計劃書（重大項目需存放）；233 工程造價咨詢質(zhì)量控制流程單（附樣五）；234 備考表；立卷情況說明：卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，由檔案管理人員填寫。235 封底。工程施工圖和竣工圖一般不納入歸檔范圍。如設計變更單和施工簽證較多，可用清單形式歸檔，原件由委托方保存。3 案卷的編目31 編寫案卷頁號：正面在頁面右下角編寫，背面在左下角編寫；單面書寫的文件材料，空白面不編頁號；案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編頁號。32 案卷封面的編制（附樣二）。321 立卷咨詢企業(yè)全稱。322 咨詢業(yè)務類別：分為建設項目建議書及項目可行性研究、項目經(jīng)濟評價報告；投資估算、設計概算、施工圖預算、工程量清單、工程標底、投標報價、工程結(jié)算、工程決算的編制與審核；工程造價鑒定；項目實施階段造價跟蹤控制等。323 案卷標題：指咨詢項目的全稱。324 時間：指卷內(nèi)文件材料所屬的起止年月。325 保管期限：分為短期（10年）、長期（20年）、永久三類。工程造價咨詢檔案一般定為短期。有特殊要求的可定為長期或永久。326 件、頁數(shù)：“件”指卷內(nèi)文件材料的總件數(shù)；“頁數(shù)”指卷內(nèi)文件材料的總頁數(shù)。327 歸檔號：可按咨詢企業(yè)制定的規(guī)則編排，也可按檔案立卷年份分類代碼流水號組合成歸檔號。328 全宗號、目錄號、案卷號：指應移交當?shù)卣畽n案館保存的檔案，由檔案館編排。33 卷內(nèi)文件目錄（附樣三）。331 序號：以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫序號。332 文號：文件制發(fā)單位的發(fā)文字號。333 作者：文件制發(fā)單位或個人。334 內(nèi)容：即文件的標題。文件沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的，可自擬標題，但需外加“ ”號。335 日期：文件形成的年、月、日。336 頁號：卷內(nèi)文件所在之頁的頁碼。337 備注：留待對卷內(nèi)文件變化時作說明之用。34 卷內(nèi)備考表（附樣四）。341 本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，由檔案管理人員填寫。342 立卷人：由立卷者簽名。343 檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名。344 立卷時間：指完成立卷的時間。4 案卷裝訂要求41 案卷裝訂排列：案卷封面卷內(nèi)文件目錄文件材料備考表封底。42 卷內(nèi)文件目錄、備考表應采用A4規(guī)格用紙，封面、封底宜采用120克至150克牛皮紙。43 單卷厚度超過40mm的，可分卷立卷。（咨 詢 企 業(yè) 名 稱）（咨 詢 業(yè) 務 類 別）（案 卷 標 題）自 年 月至 年 月保管期限本卷共 件 頁歸 檔 號全宗號目錄號案卷號卷 內(nèi) 文 件 目 錄第 頁序號文 號作 者內(nèi) 容日 期頁號備 注委