企業(yè)內(nèi)部控制與審計案例.doc

第五章 購貨與付款循環(huán)的內(nèi)部控制與審計漯河卷煙廠競價采購等典型案例案例一：漯河卷煙廠的競價采購案例分析與思考中國財經(jīng)報1999年9月23日報道：從1998年3月開始，漯河卷煙廠試行輔料公開競標(biāo)采購，既保證了采購輔料的數(shù)量和質(zhì)量，又杜絕了因回扣而導(dǎo)致的腐敗行為，取得了良好的社會和經(jīng)濟(jì)效益，截至1999年3月底，一年的時間里全廠降低采購成本620余萬元，產(chǎn)品質(zhì)量合格率一直保持在100%。他們是怎樣做的呢？1改革采購制度，走出“暗箱”操作。以往的卷煙生產(chǎn)輔料采購，都是由分管領(lǐng)導(dǎo)和物資供應(yīng)部門與供貨方一對一談判。這種采購形式缺乏透明度，弊端較多，一方面，有的供貨廠商采用不正當(dāng)手段，拉攏腐蝕采購人員；另一方面，受“人情、條子”風(fēng)氣影響，常出現(xiàn)盲目采購、重復(fù)采購和隨意采購的現(xiàn)象。1997年12月，廠長兼黨委書記邵富根走馬上任后，提出了“集中的權(quán)力分散化，隱蔽的權(quán)力公開化、建立公開競爭機(jī)制，嚴(yán)控采購成本，確保產(chǎn)品質(zhì)量，提高經(jīng)洗效益”的采購管理思路。經(jīng)廠長辦公室會議認(rèn)真研究決定，對全廠生產(chǎn)輔料、香料和原煤等三種類型物資，從市場上統(tǒng)一集中采購，公開競爭招標(biāo)。為此，漯河卷煙廠成立了以廠長為主任、副廠長為副主任，企劃賬務(wù)、物資供應(yīng)、生產(chǎn)、質(zhì)管、審計等部門負(fù)責(zé)人為成員的廠原輔材料管理委員會，對采購事項民主決策，統(tǒng)一監(jiān)控。2實施“透明工程”，漯河卷煙廠事先發(fā)出招標(biāo)通知，現(xiàn)場進(jìn)行公開競價，事后公布招標(biāo)結(jié)果，為徹底解決可能存在的“假招標(biāo)”問題，推進(jìn)“透明工程”，漯河卷煙廠原輔材料管委會在科研所專門設(shè)立信息中心，廣泛收集各種輔料市場信息，綜合測評輔料市場產(chǎn)量、容量和價格，給競標(biāo)提供采購可比價。3建立健全管理制度。一年來，漯河卷煙廠建立健全了多項配套規(guī)范的管理規(guī)章制度，主要是：原輔材料競爭招標(biāo)暫行管理辦法、原輔材料采購制約管理辦法、原輔材料采購貨款支出財務(wù)管理辦法，明確規(guī)定了競爭招標(biāo)原則、程序、評標(biāo)定標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同履行、供求雙方遵守的準(zhǔn)則、支付貨款手續(xù)及責(zé)任。對中標(biāo)供貨廠家實行“四定”（定廠家、定計劃、定價格、定質(zhì)量）管理，制定出臺“四定”實施細(xì)則，明文規(guī)定入廠輔料質(zhì)量連續(xù)出現(xiàn)不合格者，終止供貨合同。1998年6月，就有9個廠家被終止合同。4實行競爭招標(biāo)采購廉政責(zé)任制。要求每個領(lǐng)導(dǎo)和采購人員，不準(zhǔn)收取供貨廠家的禮金、禮品、回扣，違者調(diào)離業(yè)務(wù)崗位，并視其嚴(yán)重程度給予黨紀(jì)政紀(jì)處分、除名直至移交司法機(jī)關(guān)處理。在市場競爭越來越激烈的情況下，企業(yè)靠提高產(chǎn)品售價獲取利潤已不現(xiàn)實。在產(chǎn)品售價不變甚至降低的情況下，降低產(chǎn)品成本就顯得尤為重要。要降低成本首先必須嚴(yán)把材料采購關(guān)。過去，我國大多數(shù)企業(yè)實行的是分散采購，一對一談判的采購方法，在實際運行過程中存在很多問題。1 采購支出效率低下。在采購預(yù)算編制時，各支出部門都積極爭支出、爭項目。財務(wù)按預(yù)算撥款后，各支出部門自行安排資金的使用，完全沒有采購監(jiān)督。在采購資金使用過程中，除存在大量挪用現(xiàn)象外，還出現(xiàn)了盲目采購、重復(fù)采購、隨意采購等問題，對被采購材料和服務(wù)的價格質(zhì)量比考慮很少，或者根本沒有考慮。這種分散、無序、缺乏監(jiān)督和公開競爭機(jī)制的采購，導(dǎo)致了大量采購支出的浪費和使用效率的低下。2 采購決策透明度不高。由于缺乏公開招投標(biāo)機(jī)制，企業(yè)的采購量最終是由少數(shù)分管領(lǐng)導(dǎo)作出購買決定，在價格談判時常常是個人因素起決定作用，在確定供貨商時，也常常搞假投標(biāo)、人情標(biāo)，由于購買決策方式很不透明，因而出現(xiàn)了大量權(quán)錢交易、人情交易，這些行為不僅使采購資金受損而且使產(chǎn)品的質(zhì)量沒有保證，使企業(yè)最終丟掉市場。3 采購動作很不規(guī)范。從預(yù)算編制、采購計劃制定到采購方式的確定，以及招標(biāo)程序、資金撥付等，缺乏相應(yīng)的制度和辦法。從這是這里可以看出，采購環(huán)節(jié)上隱性流失的“漏洞”遠(yuǎn)比生產(chǎn)現(xiàn)場的“跑、冒、滴、漏”嚴(yán)重。漯河卷煙廠在企業(yè)采購這個“老大難”問題上，大膽探索，試行采購公開部分招標(biāo)，集中統(tǒng)一采購，有效地防止了個人專權(quán)行為，使企業(yè)采購走上規(guī)范化、程序化、制度化的軌道。漯河卷煙廠成功的奧妙何在？克服采購失控問題的出路何在？我們認(rèn)為，企業(yè)采購環(huán)節(jié)的財務(wù)控制應(yīng)做好以下幾個方面：一是決策透明。“隱蔽的權(quán)力公開化，集中的權(quán)力分散化”，使采購走出“暗箱”操作，企業(yè)應(yīng)成立以總經(jīng)理為組長，企劃、財務(wù)、采購等部門負(fù)責(zé)人為成員的采購監(jiān)控領(lǐng)導(dǎo)小組，重大事項（如大宗原材料采購定價等）共同研究，集體決策，統(tǒng)一監(jiān)控。其他事項按采購金額大小，分級明確權(quán)限和責(zé)任，避免相互越位。此外必須建立并明確規(guī)定個人權(quán)限的合理范圍，超過某一指定金額的購貨，必須經(jīng)由競爭性的投標(biāo)手續(xù)完成。二是信息公開。企業(yè)應(yīng)利用全國各地及本企業(yè)內(nèi)部的價格信息網(wǎng)絡(luò)，廣開價格信息來源，并使信息在內(nèi)部公開。各級參與決策的人員應(yīng)充分掌握必要的信息，在采購過程中充分進(jìn)行質(zhì)量、價格等方面的比較，通過有效的競爭投資和賣主評估以獲得最佳的價格、質(zhì)量和服務(wù)，實現(xiàn)最優(yōu)選擇?！颁鸷泳頍煆S”設(shè)立信息中心的做法很好地體現(xiàn)了對價格信息的重視及充分運用。三是有效的監(jiān)督和制約。有效的監(jiān)督和制約機(jī)制是解決采購問題的法寶，在采購中，應(yīng)實行“三審一檢”，即審核采購計劃、審核價格、審核票據(jù)、檢查質(zhì)量。“三審”保證低價，“一檢”保證質(zhì)量，從而最大限度地消除了腐敗。上述“一檢”應(yīng)由不同的職能部門承擔(dān)。另外企業(yè)在請購、訂貨、驗收和付款方面必須編制正式的書面處理手續(xù)，處理手續(xù)必須做到職能分割，任何人不能身兼二職，以免妨礙內(nèi)部牽制制度的有效性。四是管理制度化，有“法”要依。企業(yè)應(yīng)建立健全的規(guī)章制度，用制度去約束和規(guī)范行為，以保證采購的公開、公平、公正。從采購預(yù)算的編制、采購計劃的制定到采購方式的確定，以及招投標(biāo)程序，資金撥付等都應(yīng)制定相應(yīng)的制度和辦法。漯河卷煙廠有關(guān)采購管理的規(guī)章制度定得很細(xì)、很精密，各種關(guān)系戶想推銷質(zhì)次價高的產(chǎn)品已無空子可鉆，整個采購過程都很規(guī)范，每個細(xì)節(jié)都是高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。這樣既令廣大供應(yīng)商信服，又使企業(yè)自身提高了采購質(zhì)量，降低了采購費用。五是責(zé)任清晰，獎懲嚴(yán)明。采購各個環(huán)節(jié)人員必須權(quán)責(zé)明確，各司其職。企業(yè)應(yīng)建立永久可追溯的臺賬制度，使不正當(dāng)采購行為逃得過今天逃不過明天，并對違規(guī)人員給予嚴(yán)懲，直到移送司法機(jī)關(guān)；另外企業(yè)可探索構(gòu)建采購考核評價指標(biāo)體系，對有功人員予以重獎，委以重任。像漯河卷煙廠實行的廉政責(zé)任制就較好地體現(xiàn)了這種理念。顯而易見，“漯河卷煙廠”競標(biāo)采購這項管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新的舉措給其帶來了巨大的經(jīng)濟(jì)和社會效益，但是我們也必須認(rèn)識到，并不是所有的企業(yè)都適合競標(biāo)采購。像濰坊亞星的“購銷比價管理”和其他一些企業(yè)的做法都各有其特色，在實際的采購管理中，企業(yè)應(yīng)因地制宜、量體裁衣。案例二：常德卷煙廠實行采購、銷售多環(huán)節(jié)控制見成效中國財經(jīng)報1998年8月15日發(fā)表了朱方欽、侯正凡同志采寫的以“芙蓉花開表五枝”為題的文章，介紹了常德卷煙廠的有關(guān)做法和經(jīng)驗。文章認(rèn)為，在社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)的財會職能應(yīng)僅僅是反映與監(jiān)督的功能。企業(yè)管理以財務(wù)管理中心產(chǎn)，一定要充分發(fā)揮財會人員，特別是總會計師、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、管理會計參與企業(yè)決策、組織、調(diào)控、分析的職能。財會人員如何行使上述職能？湖南省常德卷煙廠注重理順原材料進(jìn)貨與儲備、設(shè)計核算、用料、費用、銷貨管理五個環(huán)節(jié)，收到了明顯效果。近三年來在卷煙產(chǎn)量基本穩(wěn)定在68萬箱的情況下，1996年實現(xiàn)銷售收入32.4億元，稅利總額16.2億元，比上年分別增長56.3%、79.7%，1997年實現(xiàn)銷售收入35.6億元，稅利總額17.3億元，在上年大幅度增長的基礎(chǔ)上，分別增長10.16%、8%，利潤總額連續(xù)兩年過億元，1998年該廠經(jīng)濟(jì)增長速度可望達(dá)到10%12%。第一，進(jìn)貨環(huán)節(jié)，控價到位。在市場經(jīng)濟(jì)體制下，國家實行并逐步完美宏觀經(jīng)濟(jì)調(diào)控下主要由市場形成價格的機(jī)制。企業(yè)進(jìn)貨渠道多，材料價格差異大，減少進(jìn)貨價格的支付等于創(chuàng)造了等額的利潤。進(jìn)貨控價到位要做到：一是實行廠內(nèi)原價、主要材料和大批量物資采購價格報批制按最低控價進(jìn)貨。價格審批權(quán)廠部授權(quán)廠價格領(lǐng)導(dǎo)小組，價格領(lǐng)導(dǎo)小組要履行職責(zé)，一是要廣泛收集原輔材料、物資的市場價格信息，供貨渠道與貨源狀況，及時辦理審批手續(xù)。對于實際進(jìn)貨價格與審批價的差異按廠規(guī)定的比例獎罰。二是要確保適量進(jìn)貨，進(jìn)貨數(shù)量要根據(jù)企業(yè)實際和生產(chǎn)需要，參照同行業(yè)先進(jìn)水平核定合理的儲備定額（最低與最高限額與儲備期），要與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核掛鉤，減少存貨資金還要嚴(yán)防積壓超儲，要避免進(jìn)貨品種規(guī)格（型號）不對路，實行限量進(jìn)貨，特別是新產(chǎn)品開發(fā)配套的小包和條盒包裝等亦應(yīng)小批量進(jìn)貨。在清產(chǎn)核資工作中相當(dāng)多的企業(yè)少則原材料報廢幾十萬元，多則報廢幾百萬元甚至更多，應(yīng)當(dāng)杜絕此類問題的發(fā)生。三是要合理選擇渠道或者定點廠商進(jìn)貨，例如，商標(biāo)印刷、包裝材料、香料等要定點進(jìn)貨。定點進(jìn)貨一則因質(zhì)量、試機(jī)、檢測發(fā)現(xiàn)的不合格品可憎及時辦理退貨；二則可以及時保證貨源，減少庫存，確保供貨的連續(xù)性。第二，設(shè)計環(huán)節(jié)，核算到位?？v觀全國卷煙產(chǎn)品外包裝變化態(tài)勢，近兩三年各類檔次的包裝材料存在追求高、精、新和采用防偽高新技術(shù)的發(fā)展趨勢，甚至一些小煙廠也生產(chǎn)燙金、磨砂硬小盒卷煙，產(chǎn)品成本與產(chǎn)品設(shè)計兩張皮，設(shè)計不計成本，產(chǎn)后發(fā)生虧損。有一廠家設(shè)計產(chǎn)品出廠價（條）26元，而設(shè)計凹版燙金的硬小盒（個）高達(dá)0.55元，普通硬小盒（個）不足0.15元，盡管該新品在市場上有銷路，但成本比普通硬小盒每大箱調(diào)出1 000元，僅僅為彌補(bǔ)硬小盒投入成本增加，出廠價每包就要提價0.80元，由于價格漲幅太大，不空容易被消費者接受，設(shè)計核算失誤，造成無銷售利潤只能停產(chǎn)，設(shè)計核算到位要做到：一是設(shè)計分類（型）的產(chǎn)品成本控制標(biāo)準(zhǔn)，如出廠價（條）低于10元的不能使用全包裝，出廠價（條）低于20元的不能使用硬小盒等，在標(biāo)準(zhǔn)中還要按照現(xiàn)行市場價確?？刂平痤~，這樣可以做到設(shè)計產(chǎn)品成本有標(biāo)準(zhǔn)可依，避免設(shè)計成本與生產(chǎn)成本脫節(jié)；二是要合理篩選最佳、最低設(shè)計成本控制點，選定標(biāo)準(zhǔn)材料，避免設(shè)計成本與生產(chǎn)用料脫節(jié)；三是設(shè)計成本和費用要做到不漏、不缺，單位產(chǎn)品的銷售利潤扣除單位產(chǎn)品應(yīng)分?jǐn)偟墓芾碣M用、財務(wù)費用后，還應(yīng)有一定比例利潤，例如一類煙產(chǎn)品銷售利潤率達(dá)到10%，二類煙5%等。第三，用料環(huán)節(jié)，“三化”到位。卷煙工業(yè)科學(xué)合理，用料要做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)格化、程序化和運用定額控制消耗。在標(biāo)準(zhǔn)化方面要求選擇產(chǎn)品用料，能用國產(chǎn)材料的不用進(jìn)口材料，能用中低檔材料的不用高中檔材料，選用定點材料不用劣質(zhì)不合格材料；規(guī)格化方面要科學(xué)設(shè)計材料型號、規(guī)格利于降耗，如可用32克鋁箔紙不用50克鋁箔紙；能用涂布水松紙就不用印刷水松紙，嚴(yán)格限定在定額指標(biāo)內(nèi)，并要建立嚴(yán)格的耗料考核制，節(jié)獎超罰，獎罰兌現(xiàn)。近三年常德卷煙廠就是按此思路實施的，每年降耗節(jié)約額都在千萬元以上。第四，費用環(huán)節(jié)，監(jiān)控到位。“八五”、“九五”期間，卷煙工業(yè)企業(yè)投入了巨額資金進(jìn)行技術(shù)改造，調(diào)高了產(chǎn)品檔次，與此同時，企業(yè)的四大費用（制造費用、銷售費用、管理費用、財務(wù)費用）每年一般遞增10%15%，有的廠高達(dá)30%以上。費用控制到位一是要實行費用總預(yù)算制度，在產(chǎn)量穩(wěn)定情況下，年度費用亦應(yīng)相對穩(wěn)定，加上增減因素應(yīng)是總預(yù)算計劃總額數(shù)。各個產(chǎn)品的原料、材料、燃料動力、工資福利成本之和加上費用總預(yù)計數(shù)不能突破企業(yè)年度成本費用預(yù)算總額，才能確保盈利；二是企業(yè)下達(dá)費用定額計劃的總和要與總費用預(yù)算相吻合，并留有適當(dāng)余地，在開支方面財務(wù)部門要從嚴(yán)審批。對于年度內(nèi)新增不可預(yù)料的開支項目要量力而行，不可突破警界線（即超過總預(yù)算）；三是制定或者修訂開支標(biāo)準(zhǔn)與定額，不可亂開口子，巧立名目開支，要抵制社會各種亂攤派、亂收費、亂罰款，企業(yè)要學(xué)會運用法律武器，維護(hù)企業(yè)自身利益，保護(hù)自身權(quán)益。第五，銷貨環(huán)節(jié)，貨款到位。確保貨款的及時回收是財務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)成本控制再好，貨款收不回就等于勞而無功，確保貨款回收到位，財務(wù)部門要及時向企業(yè)廠長（經(jīng)理）反饋銜接信息，要將產(chǎn)品庫存控制在限量之內(nèi)，并提出確保產(chǎn)銷兩