抓好三個(gè)環(huán)節(jié),提高辦會(huì)水平.doc

抓好三個(gè)環(huán)節(jié)，提高辦會(huì)水平會(huì)議是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)制定方針政策、決定重要事項(xiàng)、貫徹上級(jí)指示、檢查布置工作、總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)的一種工作方式，是一種集眾議事的行為過(guò)程。在現(xiàn)代政治、經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活中，會(huì)議已成為一種經(jīng)常性的活動(dòng)方式。會(huì)務(wù)工作是會(huì)議活動(dòng)中的重要組成部分，是會(huì)議正常進(jìn)行和取得預(yù)期效果的重要保證。要做好會(huì)務(wù)服務(wù)工作，必須認(rèn)真抓好會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)環(huán)節(jié)，使會(huì)務(wù)服務(wù)工作達(dá)到制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，才能確保各類會(huì)議嚴(yán)謹(jǐn)高效，精益求精，達(dá)到預(yù)期目的。一、把握三要點(diǎn)，譜好會(huì)前“曲” 會(huì)前準(zhǔn)備工作是否充分，是決定會(huì)議是否成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，為了確保會(huì)前準(zhǔn)備工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，超前主動(dòng)，不出紕漏，必須緊緊把握三個(gè)要點(diǎn)：1.制定方案，要周密詳細(xì)會(huì)前準(zhǔn)備工作涉及面廣，任務(wù)繁重，涉及到調(diào)查研究、安排議題、準(zhǔn)備文件、會(huì)議接待、布置會(huì)場(chǎng)、會(huì)議編組等多項(xiàng)工作。要求會(huì)議工作人員必須制訂詳細(xì)的計(jì)劃，考慮和安排好方方面面的問(wèn)題。因此，在明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、人員的基礎(chǔ)上，針對(duì)會(huì)前需要準(zhǔn)備的工作要成立會(huì)議臨時(shí)籌辦機(jī)構(gòu)，進(jìn)行明確分工。對(duì)大型會(huì)議或規(guī)格較高的會(huì)議，一般要成立秘書(shū)組、會(huì)務(wù)組、宣傳組、后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組，若有室外活動(dòng)還應(yīng)成立交通秩序管理組。對(duì)小型會(huì)議，也要成立秘書(shū)組或會(huì)務(wù)組。但不論會(huì)議規(guī)格高低、規(guī)模大小，都要對(duì)每一項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)，每一項(xiàng)具體工作明確到人。必要時(shí)將所有籌備會(huì)議人員的聯(lián)系電話收集整理，編印通訊錄，發(fā)至每個(gè)工作人員手中，便于聯(lián)系。2.分工落實(shí)，要準(zhǔn)確高效會(huì)前準(zhǔn)備工作要求在會(huì)議召開(kāi)之前全部圓滿完成，具有很強(qiáng)的時(shí)限性。因此，會(huì)議籌備方案確定后，各工作小組要根據(jù)任務(wù)分工，抓好落實(shí)。秘書(shū)組提前確定會(huì)議議程，印制好領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議文件，典型材料等；會(huì)務(wù)組應(yīng)提前落實(shí)好日程安排、行程路線、制作會(huì)標(biāo)、擺放花卉、印制名簽等工作；宣傳組要提前落實(shí)好會(huì)議室內(nèi)外氣氛的營(yíng)造，根據(jù)會(huì)議規(guī)格，在主會(huì)場(chǎng)外布置彩虹門、氫氣球，懸掛歡迎、祝賀之類的標(biāo)語(yǔ)，以此來(lái)營(yíng)造會(huì)場(chǎng)氣氛。并提前組織好攝像、照相人員和錄音、記錄人員，保證會(huì)議期間及時(shí)到位；后勤組提前將參會(huì)人員的姓名、職務(wù)、性別、民族掌握準(zhǔn)確，安排好食宿房間、餐桌等，特別是在舉行招待酒會(huì)的情況下，要將每個(gè)參會(huì)人員的桌簽提前打印放置桌面，并在報(bào)到時(shí)將編印好的食宿安排表發(fā)到參會(huì)人員手中，讓人一目了然。另外，后勤組要根據(jù)其它工作組的預(yù)算和意見(jiàn)，及時(shí)提供各項(xiàng)后勤保障。安全保衛(wèi)組要根據(jù)會(huì)議規(guī)格高低，做好會(huì)場(chǎng)及駐地的安全保衛(wèi)工作。3.會(huì)前檢查，要嚴(yán)格細(xì)致這是落實(shí)計(jì)劃、保證開(kāi)好會(huì)議的重要一步。對(duì)于重要會(huì)議，要在會(huì)前多次反復(fù)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，做到防患于未然。會(huì)前檢查一般分為由領(lǐng)導(dǎo)人聽(tīng)取大會(huì)籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場(chǎng)檢查兩種方式，其中，現(xiàn)場(chǎng)檢查是主要形式。會(huì)前檢查的重點(diǎn)是會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置以及安全保衛(wèi)工作等。大中型會(huì)議的會(huì)前檢查還包括警衛(wèi)部署、票證檢驗(yàn)人員的定崗定位，交通指揮及主席臺(tái)服務(wù)人員的就位，會(huì)議播放唱片的檢查等。對(duì)落實(shí)不到位或銜接不夠的及時(shí)督促，好協(xié)調(diào)，確保不出紕漏。二、搞好三服務(wù)。唱好會(huì)中“戲” 會(huì)中是從會(huì)議簽到至?xí)h結(jié)束時(shí)的這一段時(shí)間在這一階段，作為會(huì)務(wù)服務(wù)的主要工作，從地點(diǎn)上分為場(chǎng)前服務(wù)、場(chǎng)內(nèi)服務(wù)、場(chǎng)后服務(wù)三個(gè)部分。1.超前主動(dòng)做好場(chǎng)前服務(wù)主要包括會(huì)議的簽到和材料分發(fā)、引導(dǎo)入座等作。對(duì)規(guī)模較大、時(shí)間較長(zhǎng)的會(huì)議，要制定場(chǎng)前服務(wù)活動(dòng)方案，明確工作人員。包括簽到負(fù)責(zé)人、材料分負(fù)責(zé)人、引導(dǎo)入座負(fù)責(zé)人等；對(duì)小型會(huì)議、時(shí)間較短會(huì)議和大型會(huì)議中的每次分會(huì)，都要進(jìn)行會(huì)議簽到作，以便準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，使主持人掌握情況。簽時(shí)一般采取與會(huì)人員在事先準(zhǔn)備好的簽到簿上名的形式，有時(shí)也采用發(fā)放入場(chǎng)證、簽到卡的辦法或事先報(bào)的名單上圈到。在簽到時(shí)一并分發(fā)會(huì)議文件材料。大中型會(huì)議，要成立文件分發(fā)處，負(fù)責(zé)會(huì)議文的分發(fā)工作，將會(huì)議所需的文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地分到與會(huì)人員手中。凡在會(huì)議分發(fā)的文件，都注意編號(hào)登記、按組分發(fā)；凡須會(huì)后收回的文件，都在文件上明“會(huì)后收回”字樣和收文人姓名、收文時(shí)間，為收退作創(chuàng)造便利條件。尤其對(duì)于一些屬于國(guó)家機(jī)密的文材料，更要嚴(yán)格登記，全部收回，不造成流失和泄密參會(huì)人員進(jìn)場(chǎng)后，一般由工作人員引導(dǎo)入座，或設(shè)指定座標(biāo)或由會(huì)議工作人員引導(dǎo)，特別注意引導(dǎo)主臺(tái)就座人員入座。2.嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致搞好場(chǎng)內(nèi)服務(wù)主要包括會(huì)議記錄、錄音、攝像、照相以其它會(huì)場(chǎng)服務(wù)。對(duì)大中型會(huì)議或重要會(huì)議，由于會(huì)場(chǎng)較大，人較多，需拍攝照片、錄音、錄像，以便保存這些珍貴的料。同時(shí)，在主席臺(tái)下邊設(shè)立“值班席”，以便處理臨事項(xiàng)，做到內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息。如向有關(guān)部門轉(zhuǎn)送導(dǎo)同志批辦的文件；有關(guān)部門的緊急情況要轉(zhuǎn)達(dá)與人員，傳遞信件、電報(bào)、接電話等。在這項(xiàng)工作中，會(huì)議工作人員要掌握分寸，謹(jǐn)慎行事。會(huì)議進(jìn)行中，可能發(fā)生一些臨時(shí)變動(dòng)如調(diào)整議題、臨時(shí)動(dòng)議、增加與會(huì)人員以及其他特殊情況，會(huì)議工作人員要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示采取應(yīng)急措施，妥善處理。3.密切協(xié)作，做好場(chǎng)后服務(wù)主要包括場(chǎng)外安全保衛(wèi)，預(yù)防其它突發(fā)性事件發(fā)生，維護(hù)好會(huì)場(chǎng)秩序；安排與會(huì)人員的食宿，對(duì)照籌備方案與實(shí)際情況核實(shí)，看有無(wú)變動(dòng)，以便做到臨時(shí)性調(diào)整；場(chǎng)外設(shè)立醫(yī)療室，搞好醫(yī)療服務(wù)；備好車輛，方便與會(huì)人員外出等等。三、堅(jiān)持三件事，彈好會(huì)后“琴” 會(huì)后工作是保證會(huì)議達(dá)到預(yù)期目的的重要一環(huán)。一次成功的會(huì)議，不僅要求有充分的會(huì)前準(zhǔn)備工作周到的會(huì)中服務(wù)工作，而且要求有高質(zhì)量的會(huì)后工作三者缺一不可。會(huì)后工作，主要是抓好三件事：1.善始善終，做好會(huì)后工作會(huì)后工作的主要內(nèi)容有組織代表離會(huì)、整理會(huì)議記錄、起草會(huì)議紀(jì)要、撰寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、發(fā)布會(huì)議新聞等。在組織代表離會(huì)時(shí)，要詳細(xì)了解與會(huì)人員返回原單位的日程和交通工具，協(xié)助購(gòu)買飛機(jī)票、車票或提供其它服務(wù)等。對(duì)個(gè)別因工作需要還需暫留的代表，在住宿等方面要妥善安置，不使他們產(chǎn)生“會(huì)散茶涼”之感。對(duì)會(huì)議的記錄、整理、簡(jiǎn)報(bào)、新聞發(fā)布工作，每次要明確專門負(fù)責(zé)，做好全程記錄，會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理出初稿，根據(jù)需要，及時(shí)起草會(huì)議紀(jì)要，或印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話。對(duì)會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議新聞等材料的印發(fā)工作，要堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)審批制度，確保會(huì)議記錄、報(bào)道內(nèi)容達(dá)到紀(jì)實(shí)、扼要、符合行文程序。2.查漏補(bǔ)缺，及時(shí)會(huì)后總結(jié)每次會(huì)議結(jié)束后，要召集會(huì)務(wù)工作人員認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，尋找工作差距，討論下步意見(jiàn)，使以后辦理同類會(huì)議時(shí)有所借鑒。在堅(jiān)持每會(huì)必總結(jié)的同時(shí)，對(duì)大型會(huì)議如黨代會(huì)、人代會(huì)及其它大型工作會(huì)要適當(dāng)對(duì)會(huì)務(wù)有功人員和有關(guān)部門進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)在會(huì)務(wù)工作中未能盡職盡責(zé)的同志提出適當(dāng)?shù)呐u(píng)，對(duì)出現(xiàn)嚴(yán)重失誤和玩忽職守的情況，追究有關(guān)人員的責(zé)任，使全體會(huì)議工作人員吸取教訓(xùn)。3.力求實(shí)效，抓好會(huì)后督查其目的是對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)辦理情況進(jìn)行檢查和催促，確保會(huì)議精神落到實(shí)處，防止有關(guān)單位長(zhǎng)期推諉、拖延，工作效率低下，或從自身局部利益出發(fā)，對(duì)會(huì)議交辦事項(xiàng)采取消極抵抗態(tài)度，故意不辦。為了確保每次會(huì)議都能達(dá)到有安排、有落實(shí)、有效果，應(yīng)從三個(gè)方面做起：一是明確督辦人員。一般由黨委辦、政府辦督查室同志兼任，也可根據(jù)工作需要從有關(guān)部門抽調(diào)。健全各項(xiàng)責(zé)任制，明確分工，在某一階段專職專責(zé)。二是健全登記制度。建立督查臺(tái)賬，逐項(xiàng)列出檢查催辦的事項(xiàng)，下發(fā)督辦通知單，包括督辦內(nèi)容、督辦人、督