行政管理臺賬.doc

做好行政臺賬，內(nèi)部管理井然有序 做好行政臺賬，內(nèi)部管理井然有序2文件收發(fā)記錄行政收發(fā)文件管理相關(guān)記錄表格，見表4-2表4-7。表4-2 文件投遞單年 月 日 文 件 類 型密 級件 數(shù)收件部門/收件人備 注收件人： 表4-3 受控文件發(fā)放編號管理表序 號分 發(fā) 編 號派 發(fā) 對 象序 號分 發(fā) 編 號派 發(fā) 對 象101總經(jīng)理808倉管部202管理者代表909行政人事部303ISO辦公室1010采購部404生產(chǎn)部1111銷售部505工程部1212咨詢公司606質(zhì)量部1313認(rèn)證機(jī)構(gòu)707財(cái)務(wù)部表4-4 收文登記表編號： 年度： 收文號收文日期來文單位來文字號文件標(biāo)題附件份數(shù)密級緩急承辦單位簽收人復(fù)文號歸卷日期歸入卷號備注月日填表： 審核： 表4-5 收文處理單編號：來文單位日期字號內(nèi)容摘要附件主辦部門擬辦意見領(lǐng)導(dǎo)批示辦理結(jié)果歸卷日期歸入卷號填表： 審核： 表4-6 發(fā)文登記表編號： 年度： 發(fā)文序號日期發(fā)文部門文件類別文件標(biāo)題/事由收文部門份數(shù)印章用印人批準(zhǔn)歸卷日期歸入卷號備注月日填表： 審核： 表4-7 公文會簽單編號：發(fā)文單位發(fā)文文號發(fā)文日期年 月 日時限普通件 急件 特急件密 級普通 秘密 機(jī)密 絕密內(nèi)容（續(xù)） 會簽順序單位接文時間交文時間行政部轉(zhuǎn)呈時間1月日時月日時月 日 時2月日時月日時月 日 時3月日時月日時月 日 時備注3會議文件及記錄企業(yè)會議臺賬的相關(guān)表格，見表4-8表4-18。表4-8 會議計(jì)劃表編號： 年度： 月份 會議相關(guān)信息1月2月3月4月5月6月7月8月12月會議名稱會議性質(zhì)開會地點(diǎn)（續(xù)） 月份會議相關(guān)信息1月2月3月4月5月6月7月8月12月開會日期會議時間參會部門預(yù)計(jì)人數(shù)主持人會議宗旨及議題根據(jù)公司當(dāng)月情況進(jìn)行規(guī)定審核人： 表4-9 會議議程安排表編號：會議主題會議類型會議主辦單位會議負(fù)責(zé)人會議主持人會議摘要：會議議題/內(nèi)容議題1議題名稱：序號時間內(nèi)容發(fā)言人議題2名稱：序號時間內(nèi)容發(fā)言人出席人員會議記錄員會議注釋：表4-10 會議通知單通知日期： 年 月 日 接收部門發(fā)文部門會議名稱會議時間會議地點(diǎn)會議聯(lián)系人會議參加人員名單：會議注意事項(xiàng)：12會議聯(lián)系人：會議聯(lián)系電話：簽章處： 通知回執(zhí)聯(lián)會議通知已收到，內(nèi)容詳細(xì)了解，能 不能 屆時參加。謝謝!簽名： 年 月 日表4-11 會議程序表編號： 會議程序會議時間： 年 月 日會議地點(diǎn)：1記錄出席人姓名2統(tǒng)計(jì)缺席人姓名（附理由）程 序內(nèi) 容發(fā) 言 人1入座，宣布開會2闡述經(jīng)營理念3會議最高職位人致詞4說明議題、議案5補(bǔ)充說明、報(bào)告6討論問題（質(zhì)疑應(yīng)答）7決議事項(xiàng)確認(rèn)8下次會議討論事項(xiàng)確認(rèn)9散會致詞10會議結(jié)束（續(xù)） 主管審核：年 月 日領(lǐng)導(dǎo)審批：年 月 日表4-12 會議記錄表編號： 填寫日期： 會議時間地點(diǎn)主持人記錄人會議名稱參 加 者會議議題會議過程會議決策記錄審核人審核結(jié)果表4-13 會議紀(jì)要表編號：會議主題：會議主席會議主持會議記錄人核準(zhǔn)頁數(shù)列席人員名單：出席人員名單：會議決議內(nèi)容序號決議事項(xiàng)負(fù)責(zé)人決議提出人完成時間表4-14 會議用品明細(xì)表使用日期： 年 月 日 會議名稱：會議主持人：參加單位：參加人員：會議必備用品名 稱單 位數(shù) 量規(guī) 格備 注文具筆支便條紙本一般設(shè)備桌子張椅子個黑板面黑板架個講臺個茶杯個煙灰缸個會議特定用品電器錄音機(jī)臺錄像機(jī)臺音響臺投影機(jī)臺電影放映機(jī)臺幻燈機(jī)臺麥克風(fēng)個特定會議用品相關(guān)說明：表4-15 決議事項(xiàng)確認(rèn)表決議事項(xiàng)決議內(nèi)容達(dá)到目標(biāo)所需支持執(zhí)行措施執(zhí)行負(fù)責(zé)人備注表4-16 決議事項(xiàng)實(shí)施表會議名稱：決議事項(xiàng)決議日期決議負(fù)責(zé)人部 門執(zhí)行負(fù)責(zé)人實(shí) 施 目 標(biāo)實(shí)施進(jìn)度等評 價各部門每個月的實(shí)施檢查表月 份實(shí) 施 進(jìn) 度評 價月 份實(shí) 施 進(jìn) 度評 價142536表4-17 會議室使用申請表填寫日期：使用日期使用時間會議名稱具體地點(diǎn)參會人數(shù)所需設(shè)備備注申請使用單位管理單位名稱填表人主管管理人主管經(jīng)理表4-18 會議記錄目錄臺賬年度：會議日期會議形式會議主題內(nèi)容摘要頁碼記錄人備注4檔案管理工作臺賬檔案管理臺賬的相關(guān)表格，見表4-20表4-28。表4-20 檔案檢索工具統(tǒng)計(jì)表編號：年度數(shù)量（本）項(xiàng) 目案卷目錄歸檔文件目錄會計(jì)檔案目錄科技檔案目錄照片檔案目錄聲像檔案目錄業(yè)務(wù)檔案目錄表4-21 卷內(nèi)目錄檔號：順序號文號責(zé)任者題名日期頁號備注表4-22 卷內(nèi)備考表單位名稱立卷時間案卷目錄號案卷號立卷人監(jiān)督人本卷內(nèi)的文件張數(shù)本卷內(nèi)需說明的情況表4-23 案卷索引表序號案卷號案卷題名建檔日期儲存位置保存期限表4-24 分類文件目錄表順序號案卷號文件號文件標(biāo)題（文件內(nèi)容）責(zé)任人歸卷日期備注表4-25 檔案調(diào)閱申請單編號：申請部門部門負(fù)責(zé)人調(diào)卷人/經(jīng)辦人檔案名稱及代碼用途是否設(shè)密及密級調(diào)閱時間行政部經(jīng)理審批總經(jīng)理審批歸檔記載管檔人表4-26 檔案索引表編號：序號檔案號檔案名稱建檔日期儲存位置檔案內(nèi)容處理表4-27 檔案明細(xì)表編號：全宗號目錄號案卷號移 出歸 還日期單位名稱經(jīng)手人姓名管理人員簽字日期管理人員簽字表4-28 檔案調(diào)閱單編號： 填寫日期： 年 月 日 類 別調(diào)卷部門調(diào)卷人文件內(nèi)容摘要調(diào)閱用途調(diào)閱期限自 年 月 日起至 年 月 日止，計(jì) 日原收文編號借出日期檔 號歸還日期備 注保管人簽章5辦公用品管理臺賬辦公用品管理臺賬的相關(guān)表格，見表4-29表4-47。表4-29 辦公用品采購清單編號：部門辦公用品數(shù)量單位規(guī)格備注總經(jīng)理室研發(fā)部業(yè)務(wù)部財(cái)務(wù)部人事部辦公區(qū)填表： 審核： 表4-30 辦公用品需求計(jì)劃表部門： 月份： 年 月 個人領(lǐng)用類（每人每月50元）業(yè)務(wù)領(lǐng)用類辦公用品品名代號部門單價數(shù)量金額辦公用品品名代號部門單價數(shù)量金額小 計(jì)小 計(jì)預(yù)算金額實(shí)際金額部門主管： 經(jīng)理： 經(jīng)辦人： 表4-31 辦公用品采購申請單編號： 填單日期： 年 月 日 物品名稱規(guī)格用途單位數(shù)量需用日期估計(jì)價值簽注總經(jīng)理批準(zhǔn)年 月 日辦公室主任意見年 月 日請購部門負(fù)責(zé)人意見年 月 日表4-32 辦公用品入庫登記表編號： 年 月 日期用品名稱數(shù)量采購人員收貨人員（保管員）備注填表： 審核： 表4-33 庫存物品分類記錄表編號： 類別： 品名單位數(shù)量入庫日期出庫日期領(lǐng)用單號當(dāng)前庫存填表： 審核： 表4-34 庫存記錄卡編號： 填表日期： 物品名稱庫存參考號單位數(shù)量最大庫存量最小庫存量再訂貨量具體項(xiàng)目記錄日期接收發(fā)放余額數(shù)量發(fā)票號供應(yīng)商數(shù)量申請?zhí)杺€人部門 記錄人： 表4-35 辦公用品申領(lǐng)單編號： 日期： 年 月 日 項(xiàng)次辦公用品品名規(guī)格單位數(shù)量金額特殊要求1234合計(jì)保管員： 領(lǐng)用部門經(jīng)辦人： 部門主管： 表4-36 辦公用品發(fā)放領(lǐng)用臺賬（登記表）編號： 年 月 物品名稱部門數(shù)量規(guī)格領(lǐng)用人領(lǐng)用日期備注合計(jì)保管人員： 表4-37 辦公用品配發(fā)一覽表編號： 填寫日期： 年 月 日 品名數(shù)量姓名備注合 計(jì)行政部主管： 辦公用品保管員： 填表人： 表4-38 部門辦公用品統(tǒng)計(jì)表編號： 部門： 填表日期： 年 月 日 名稱規(guī)格/型號數(shù)量金額存放地點(diǎn)負(fù)責(zé)人備注審核人： 填表人： 表4-39 辦公用品盤點(diǎn)報(bào)告表編號： 盤點(diǎn)日期： 年 月 日 編號名稱規(guī)格單位單價上期結(jié)存本期購進(jìn)本 期發(fā)放數(shù)本期結(jié)存?zhèn)渥?shù)量金額數(shù)量金額財(cái)務(wù)主管： 行政主管： 保管員： 表4-40 工服配置管理表編號：品名/類別規(guī)格編號購入日購入價格配發(fā)日配發(fā)對象上交日換發(fā)日換發(fā)負(fù)責(zé)人審核人： 復(fù)核人： 填表人： 表4-41 員工工服領(lǐng)取單編號： 填表日期： 年 月 日 領(lǐng)取人姓名工作證號所屬部門職別入司日期領(lǐng)取原因新員工 職位調(diào)動 原工服破損 原工服丟失工服明細(xì)品名/類別規(guī)格型號編號領(lǐng)取數(shù)量備注審批記錄行政部經(jīng)理行政主管部門負(fù)責(zé)人工服庫管員申領(lǐng)人表4-42 辦公用品一覽表辦公用品名稱規(guī)格單位單價（元）代號辦公用品名稱規(guī)格單位單價（元）代號表4-43 辦公用品使用情況登記表使用部門： 管理部門： 名稱編號規(guī)格廠名或牌號構(gòu)造附屬設(shè)備存放地點(diǎn)耐用年限原價增加價值日期摘要憑證號數(shù)單位數(shù)量增加減損結(jié)存填表： 審核： 表4-44 辦公用品耗用統(tǒng)計(jì)表 年 月 （單位：元） 部門上月耗用金額本月耗用金額差異額差異率（）人數(shù)說明代號名稱主管： 經(jīng)辦人： 表4-45 辦公設(shè)備故障登記表編號： 年 月 故障日期設(shè)備名稱故障情況故障報(bào)告人采取的措施維修日期主管： 經(jīng)辦人： 表4-46 辦公設(shè)備故障維修記錄編號： 年度： 設(shè)備名稱所在位置購買日期單價供應(yīng)商生產(chǎn)商故障類型損壞記錄維修協(xié)議維修費(fèi)用使用人員經(jīng)辦人主管： 經(jīng)辦人： 表4-47 辦公設(shè)備檢修記錄表編號： 年 月 檢修日期設(shè)備名稱檢修項(xiàng)目檢修原因檢修結(jié)果檢修員備注主管： 經(jīng)辦人： 6行政辦公費(fèi)用清單行政辦公管理臺賬的相關(guān)表格，見表4-51表4-60。表4-51 辦公費(fèi)用明細(xì)表編號： 年 月 序號日期辦公用品通信費(fèi)業(yè)務(wù)接待費(fèi)差旅費(fèi)交通車管費(fèi)會務(wù)費(fèi)裝修費(fèi)廣告費(fèi)其他名稱金額名稱金額名稱金額名稱金額名稱金額名稱金額名稱金額名稱金額名稱金額填表： 審核： 表4-52 行政費(fèi)用申請單編號： 部門： 填寫日期： （單位：元） 費(fèi)用類別金 額用途說明附件張數(shù)合計(jì)人民幣（大寫）報(bào)銷人： 審核人： 主管領(lǐng)導(dǎo)： 表4-53 各部門行政費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表年度： 統(tǒng)計(jì)日期： （單位：元） 序號部門人員差旅費(fèi)交通費(fèi)燃油費(fèi)通信費(fèi)備注1銷售部2填表： 審核： 表4-54 購置禮（贈）品清單編號：業(yè)務(wù)名稱物品名稱購買數(shù)量單價規(guī)格備注填表： 審核： 表4-55 禮（贈）品領(lǐng)取登記表編號：物品名稱總數(shù)量單價領(lǐng)取人領(lǐng)取數(shù)量領(lǐng)取時間禮品用途備注合計(jì)填表： 審核： 表4-56 業(yè)務(wù)招待費(fèi)用申請表部門： 申請日期： 年 月 日 （單位：元） 申請人部門職務(wù)被接待主要人員情況說明我司陪同人員姓名職務(wù)備注共 人接待事由說明預(yù)計(jì)金額費(fèi)用項(xiàng)目合計(jì)總經(jīng)理部門經(jīng)理行政經(jīng)理業(yè)務(wù)經(jīng)辦年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日表4-57 辦公電話安裝申請表編號： 申請日期： 年 月 日 申請人部門職務(wù)申請理由申請數(shù)量用途說明備注申請人： 部門經(jīng)理： 行政經(jīng)理： 表4-58 電話充值卡領(lǐng)用登記表編號：序號領(lǐng)用人領(lǐng)用部門數(shù)量面額上次領(lǐng)用時間本次領(lǐng)用時間充值號碼填表： 審核： 表4-59 員工出差申請表編號： 申請日期： 出差人姓名部門職務(wù)費(fèi)用預(yù)算出差起止時間年 月 日至 年 月 日長途交通費(fèi)陪同人員住宿費(fèi)地點(diǎn)與事由業(yè)務(wù)招待費(fèi)其他合計(jì)擬定借款金額萬 仟 佰 拾 元 角 分長途交通工具部門： 申請日期： 年 月 日 表4-60 公司車輛出行記錄表編號：序號駕駛員出行時間初始地點(diǎn)目的地點(diǎn)行駛里程用途燃油費(fèi)用備注填表： 審核： 7工作人員報(bào)銷記錄員工報(bào)銷管理臺賬的相關(guān)表格，見表4-63表4-73。表4-63 報(bào)銷記錄表編號：序號日期報(bào)銷人報(bào)銷內(nèi)容金額（元）確認(rèn)簽名填表： 審核： 表4-64 報(bào)銷單據(jù)記錄臺賬編號：日 期序 號內(nèi) 容金 額備 注1有票2無票總計(jì)填表： 審核： 表4-65 報(bào)銷票據(jù)接收記錄編號：序號交票日期姓名返還日期簽收人票據(jù)份數(shù)票據(jù)金額本人簽字備注總計(jì)填表： 審核： 表4-66 費(fèi)用報(bào)銷申請單編號： 填報(bào)日期： 年 月 日 姓 名部門職務(wù)附件張費(fèi)用項(xiàng)目內(nèi)容說明費(fèi)用金額千百十萬千百十元角分金額（大寫）合計(jì)財(cái)務(wù)審批部門主管審批財(cái)務(wù)復(fù)核部門審核經(jīng)辦人報(bào)銷人表4-67 差旅費(fèi)用報(bào)銷單編號： 填報(bào)日期： 年 月 日 （單位：元） 姓名職務(wù)出差事由附件張部門起止日期年 月 日 年 月 日，共計(jì) 天備注交通費(fèi)用日期起止地點(diǎn)交通費(fèi)住宿費(fèi)餐費(fèi)補(bǔ)助其他費(fèi)用金額合計(jì)十萬千百十元角分金額（大寫）財(cái)務(wù)審批部門主管審批財(cái)務(wù)復(fù)核行政部審核經(jīng)辦人報(bào)銷人表4-68 外勤費(fèi)用報(bào)銷單編號： 填表日期： 年 月 日 員工姓名所屬部門報(bào)銷時間備注序號費(fèi)用類別大寫小寫0001交通費(fèi)0002資料費(fèi)0003交際費(fèi)0004補(bǔ)貼費(fèi)0005其他費(fèi)用合 計(jì)財(cái)務(wù)審批部門主管審批財(cái)務(wù)復(fù)核部門審核經(jīng)辦人報(bào)銷人表4-69 車輛費(fèi)用報(bào)銷單編號： 填表日期： 年 月 日 駕駛員部門車號預(yù)支期間年 月 日 年 月 日車型項(xiàng)目張數(shù)金額（單據(jù)粘貼處）合計(jì)金額（大寫）財(cái)務(wù)審批部門主管審批財(cái)務(wù)復(fù)核部門審核經(jīng)辦人報(bào)銷人表4-70 通信費(fèi)用報(bào)銷單編號： 填表日期： 年 月 日部 門使用人通信工具類別固定電話 移動電話 其他號 碼費(fèi)用（合計(jì)）大寫費(fèi) 用 明 細(xì)總經(jīng)理（簽字）主管領(lǐng)導(dǎo)（簽字）審核（簽字）表4-71 電話費(fèi)用報(bào)銷統(tǒng)計(jì)臺賬姓 名所 屬 部 門崗 位報(bào) 銷 金 額備 注表4-72 招待費(fèi)用報(bào)銷單編號： 填表日期： 年 月 日 姓名職務(wù)招待事由附件張部門招待對象招待人數(shù)客人 人，陪同 人備注日期招待地點(diǎn)餐飲費(fèi)住宿費(fèi)禮品禮金其他費(fèi)用金額合計(jì)十萬千百十元角分金額（大寫）合計(jì)財(cái)務(wù)審批部門主管審批財(cái)務(wù)復(fù)核部門審核經(jīng)辦人報(bào)銷人年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日表4-73 部門費(fèi)用報(bào)銷明細(xì)表編號： 填表日期： 年 月 日 序號報(bào)銷時間報(bào)銷人員所屬部門費(fèi)用類別入額（元）出額（元）余額（元）備注1238印章使用及管理記錄企業(yè)印章管理臺賬的相關(guān)表格，見表4-74表4-80。表4-74 用印登記簿編號：