行政人員的職業(yè)素養(yǎng).ppt

行政部行政人員的職業(yè)素養(yǎng)2017年6月 你可以拒絕學(xué)習(xí) 但你的對(duì)手不會(huì) 杰克 韋爾奇 罵聲怨聲指責(zé)聲聲聲入耳急事難事窩囊事事事纏身 行政人員角色認(rèn)知 行政人員角色認(rèn)知 牽頭處理各項(xiàng)日常管理工作 部門效率直接影響整體效率 參謀 協(xié)調(diào) 后勤 對(duì)內(nèi)對(duì)外窗口 龍頭中樞綜合 行政人員應(yīng)具備的基本素質(zhì) 一 記錄的習(xí)慣二 表達(dá)能力和溝通能力三 情緒管理四 負(fù)責(zé)的工作態(tài)度五 學(xué)習(xí)六 禮儀與修養(yǎng)七 創(chuàng)新能力八 五常管理 合作共贏 一 記錄的習(xí)慣 好記性不如爛筆頭 行政工作 很繁瑣 負(fù)責(zé)的大小事務(wù)都很多 如果能夠養(yǎng)成記錄的好習(xí)慣 那么在工作中就會(huì)減少因遺忘 忘記而造成事情的拖延 甚至 未完成 否則 只會(huì)給人留下一個(gè)丟三落四 工作不負(fù)責(zé)任的形象 一件領(lǐng)導(dǎo)交待你去辦 如果還需要領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常性的提點(diǎn) 才能將事情完成 這會(huì)讓上級(jí)懷疑你的工作能力和工作態(tài)度是不是有問(wèn)題 同時(shí)也會(huì)使自已自信心不足 這就是自己做了自己的絆腳石了 好記性不如爛筆頭 行政工作 很繁瑣 負(fù)責(zé)的大小事務(wù)都很多 如果能夠養(yǎng)成記錄的好習(xí)慣 那么在工作中就會(huì)減少因遺忘 忘記而造成事情的拖延 甚至 未完成 否則 只會(huì)給人留下一個(gè)丟三落四 工作不負(fù)責(zé)任的形象 一件領(lǐng)導(dǎo)交待你去辦 如果還需要領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常性的提點(diǎn) 才能將事情完成 這會(huì)讓上級(jí)懷疑你的工作能力和工作態(tài)度是不是有問(wèn)題 同時(shí)也會(huì)使自已自信心不足 這就是自己做了自己的絆腳石了 記錄的效用 主動(dòng)報(bào)告你的工作情況對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的詢問(wèn)有問(wèn)必答而且清楚接受批評(píng) 不犯同樣的過(guò)錯(cuò)工作中存在問(wèn)題提供分析依據(jù) 以便整改 在日常工作中 你有記錄的習(xí)慣嗎 二 表達(dá)能力和溝通能力 表達(dá)和溝通這兩點(diǎn)是完全不同的 表達(dá)能力好壞是判斷于能否說(shuō)明自己的觀點(diǎn) 并能的讓對(duì)方接受 而溝通能力高與低是判斷于能否理解別人的話語(yǔ) 且通過(guò)交流與對(duì)方達(dá)成一定的共識(shí) 表達(dá)和溝通是不同的兩個(gè)方面 但卻是行政人員必須要具備的兩方面能力 在行政人員的工作中 經(jīng)常會(huì)遇到與部門或員工或外部人員等進(jìn)行接觸 交流的需要 如果不能具備良好的表達(dá)能力和溝通能力 許多需要他人協(xié)助解決的問(wèn)題也許就無(wú)法完成 表達(dá)能力的培訓(xùn) 自信勇于表達(dá) 主動(dòng)與人交流參于公司的各項(xiàng)活動(dòng)多閱讀多練筆多思考 升華思想 溝通能力的培養(yǎng) 1 認(rèn)真傾聽(tīng) 溝通的另一半是傾聽(tīng) 傾聽(tīng)時(shí)要專注 集中精神 有耐心 并要控制好自己的情緒 勿爭(zhēng)對(duì)錯(cuò) 2 觀察 根據(jù)對(duì)方的言語(yǔ) 語(yǔ)調(diào) 表情及肢體言語(yǔ)的變化 做出適當(dāng)?shù)幕貞?yīng) 3 應(yīng)用發(fā)問(wèn)技巧 在工作 生活中經(jīng)常講究提問(wèn)式發(fā)問(wèn) 開(kāi)放式發(fā)問(wèn) 引導(dǎo)式發(fā)問(wèn) 關(guān)鍵點(diǎn)發(fā)問(wèn)等 適當(dāng)使用不同的發(fā)問(wèn)技巧會(huì)有更好的談話效果 4 在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候表達(dá)贊美之情 贊美是溝通的潤(rùn)滑劑 如果運(yùn)用得當(dāng) 溝通起來(lái)會(huì)更加順暢 5 同理心 即是要站在對(duì)方的角度去考慮問(wèn)題 6 達(dá)成共識(shí) 為實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)而做好溝通 你勇于表達(dá)自已的意見(jiàn)嗎 語(yǔ)言的藝術(shù) 語(yǔ)言的藝術(shù) 語(yǔ)言的藝術(shù) 語(yǔ)言的藝術(shù) 與上司的溝通技巧 與上司的溝通技巧 與上司的溝通技巧 與上司的溝通技巧 與上司的溝通技巧 三 情緒管理 情緒 是一種心理狀態(tài) 即指對(duì)客觀事物是否符合自己的需要 愿望和觀點(diǎn)而產(chǎn)生的一種態(tài)度或體驗(yàn) 情緒變化的原因 我們總認(rèn)為別人不應(yīng)該這樣對(duì)待我 實(shí)在不公平 我們的自尊心不允許被輕視 怎么能夠看不起我 我們又喜歡自己做主 而很多人偏偏喜歡擺布我 情緒不但可以管理 而且它比其他的事情 自主性更高 因?yàn)樗蛣e人沒(méi)有太多的關(guān)系 它完全是你自己在決定 第一招 延緩滿足法 欲速則不達(dá) 第二招 自我放松法 技法1 善于授權(quán)技法2 散步技法3 駕車兜風(fēng)技法4 登高望遠(yuǎn) 第三招 深呼吸法 忍著不說(shuō)緩沖三步曲想好再說(shuō)有話好說(shuō) 第四招 自我制怒法 轉(zhuǎn)移法數(shù)數(shù) 第五招 提高認(rèn)識(shí) 1 不怨天尤人 把責(zé)任往外推 只是減少自己的壓力 欺騙自己 不能解決所有的問(wèn)題 每件事情 你追根究底 其實(shí)都有自己的錯(cuò) 當(dāng)一個(gè)人有勇氣面對(duì)自己的錯(cuò)誤 只要任何不如意的事情 我應(yīng)該要負(fù)一部分責(zé)任 我有一部分錯(cuò)誤 我現(xiàn)在不要管別人 我先把我這一部分調(diào)整過(guò)來(lái) 你會(huì)感覺(jué)到那個(gè)效果非常好 2 制定目標(biāo) 你沒(méi)有目標(biāo)的時(shí)候 你的情緒就沒(méi)有目標(biāo) 你就被人控制 當(dāng)你有理想的時(shí)候你就不受控制 有了目標(biāo) 你就會(huì)聽(tīng)取不同意見(jiàn) 不在乎其語(yǔ)氣 說(shuō)話的方式 3 調(diào)整心態(tài) 看待事物的觀點(diǎn) 才是影響情緒的真正根本原因 4 影響情緒不是事情本身而是我們看事情的角度 一念之差 你的情緒就不一樣了 而這一念之差 你是可以完全控制的 就是時(shí)時(shí)刻刻調(diào)整你的觀念 就這么簡(jiǎn)單 不要寄望別人 不要抱怨老天 不要希望外面的環(huán)境會(huì)改變 5 把不合乎邏輯的轉(zhuǎn)成合乎邏輯的 把那些非理性的轉(zhuǎn)成理性的 你愿意做情緒的主人嗎 四 負(fù)責(zé)的工作態(tài)度 態(tài)度決定一切 一個(gè)人的工作態(tài)度好壞 直接決定著這個(gè)人的工作成敗 工作中勇于負(fù)責(zé) 特別是工作中出現(xiàn)失誤時(shí) 能勇于承擔(dān)責(zé)任 不推卸責(zé)任 并積極尋找原因 及時(shí)改正 防止類似事情的再次發(fā)生 態(tài)度決定一切 一個(gè)人的工作態(tài)度好壞 直接決定著這個(gè)人的工作成敗 工作中勇于負(fù)責(zé) 特別是工作中出現(xiàn)失誤時(shí) 能勇于承擔(dān)責(zé)任 不推卸責(zé)任 并積極尋找原因 及時(shí)改正 防止類似事情的再次發(fā)生 培養(yǎng)責(zé)任心 1 熱愛(ài)本職工作 只有熱愛(ài)自己的工作 才能對(duì)工作有高度的責(zé)任感 才能以最大的熱情投入到工作當(dāng)中 2 努力從工作中找尋樂(lè)趣 任何情形之下 不要對(duì)自己的工作產(chǎn)生厭惡 不能做一日 算一日 3 忠誠(chéng)高于智慧 服從勝于能力 讓自己成為一個(gè)負(fù)責(zé)任 值得信賴 有擔(dān)當(dāng)?shù)娜?才可以被委以重任 負(fù)責(zé)任 不僅是為了公司 更是為了自己 因?yàn)樨?fù)責(zé)任的人能從工作中獲得比別人更多的經(jīng)驗(yàn) 而這些經(jīng)驗(yàn)正是你向上發(fā)展的基石 你的敬業(yè)精神也必會(huì)為你帶來(lái)助力 把責(zé)任當(dāng)成一種工作習(xí)慣的人 從事任何工作都容易成功 負(fù)責(zé)任 五 學(xué)習(xí) 一個(gè)公司要不斷地發(fā)展 進(jìn)步 就要求員工應(yīng)不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí) 在當(dāng)今日新月異的信息社會(huì) 作為行政人員 更應(yīng)該千方百計(jì)抽出時(shí)間 不斷學(xué)習(xí) 只有通過(guò)學(xué)習(xí)才能不斷提高自身素質(zhì) 才能跟上公司發(fā)展的步伐 有時(shí)候 決定一個(gè)人品位和境界的 是他的胸懷 內(nèi)涵 而影響一個(gè)人胸懷和內(nèi)涵的 則是他學(xué)習(xí)的數(shù)量與質(zhì)量 尤其對(duì)于公司行政人員而言 學(xué)習(xí)更是其工作必須 能力的根本 成長(zhǎng)的源泉 學(xué)無(wú)止境 不學(xué)習(xí)或憑老一套經(jīng)驗(yàn)做事是不可取的 學(xué)習(xí)的習(xí)慣列為行政人員的基本素質(zhì) 你有讀書的習(xí)慣嗎 1 習(xí)慣成自然 養(yǎng)成一個(gè)良好的讀書習(xí)慣 對(duì)于人的一生非常重要 會(huì)使一個(gè)人終生受益 2 學(xué)與思相結(jié)合的讀書習(xí)慣 3 博與精相結(jié)合的讀書習(xí)慣 4 自由與計(jì)劃相結(jié)合的讀書習(xí)慣 六 禮儀和修養(yǎng) 現(xiàn)代企業(yè)開(kāi)始講究辦公禮儀 接待禮儀 等等 而這些禮儀都與行政人員有聯(lián)系 在工作中 禮儀的表現(xiàn)如何 可能會(huì)影響到你的職業(yè)前程 也間接地反映出一個(gè)人的修養(yǎng) 而修養(yǎng) 其實(shí)是個(gè)人魅力的一部分 工作中你是愿意與有修養(yǎng)的人打交道 還是愿意與沒(méi)有修養(yǎng)的人一起工作呢 答案是顯而易見(jiàn)的 不僅禮儀可以通過(guò)學(xué)習(xí)積累來(lái)慢慢獲得和提高 修養(yǎng)也是可以通過(guò)后天培養(yǎng)的 古人云 玉不琢 不成器 作為行政人員 只要通過(guò)自身的觀察和學(xué)習(xí) 不斷填補(bǔ)不足 修正缺點(diǎn) 相信要做到一個(gè)具備良好禮儀和修養(yǎng)的人應(yīng)該是不困難的 現(xiàn)代企業(yè)開(kāi)始講究辦公禮儀 接待禮儀 等等 而這些禮儀都與行政人員有聯(lián)系 在工作中 禮儀的表現(xiàn)如何 可能會(huì)影響到你的職業(yè)前程 也間接地反映出一個(gè)人的修養(yǎng) 而修養(yǎng) 其實(shí)是個(gè)人魅力的一部分 工作中你是愿意與有修養(yǎng)的人打交道 還是愿意與沒(méi)有修養(yǎng)的人一起工作呢 答案是顯而易見(jiàn)的 不僅禮儀可以通過(guò)學(xué)習(xí)積累來(lái)慢慢獲得和提高 修養(yǎng)也是可以通過(guò)后天培養(yǎng)的 古人云 玉不琢 不成器 作為行政人員 只要通過(guò)自身的觀察和學(xué)習(xí) 不斷填補(bǔ)不足 修正缺點(diǎn) 相信要做到一個(gè)具備良好禮儀和修養(yǎng)的人應(yīng)該是不困難的 七 創(chuàng)新能力 作為一名行政人員 在工作中會(huì)涉及到政策 制度的修訂和執(zhí)行 如果要做好 修編 執(zhí)行 上的工作 創(chuàng)新思考是必不可少的 這樣才能滿足和適應(yīng)醫(yī)院在變化中的發(fā)展和發(fā)展中的變化所提出的新要求 創(chuàng)新并非遙不可及 只要是適合醫(yī)院和自身工作的技術(shù) 管理方法等等都屬于創(chuàng)新之列 作為一名行政人員 在工作中會(huì)涉及到政策 制度的修訂和執(zhí)行 如果要做好 修編 執(zhí)行 上的工作 創(chuàng)新思考是必不可少的 這樣才能滿足和適應(yīng)公司在變化中的發(fā)展和發(fā)展中的變化所提出的新要求 創(chuàng)新并非遙不可及 只要是適合公司和自身工作的技術(shù) 管理方法等等都屬于創(chuàng)新之列 創(chuàng)新能力的培養(yǎng) 1 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn) 創(chuàng)新的基礎(chǔ) 2 遇到問(wèn)題要從多方面考慮 養(yǎng)成思考的習(xí)慣 3 克服惰性 4 事業(yè)心和責(zé)任感 5 加強(qiáng)交流 發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的智慧6 不斷學(xué)習(xí) 八 五常法 五常法是用來(lái)創(chuàng)造和維護(hù)良好工作環(huán)境的一種有效技術(shù) 包括常組織 常整頓 常清潔 常規(guī)范 常自律 又稱5S 五常法 整理 常組織 拋掉不需要的東西和工作計(jì)劃表整頓 常整頓 所有東西都有名和家 30秒內(nèi)就可以找到清掃 常清潔 個(gè)人清潔責(zé)任的劃分及環(huán)境明亮照人清潔 常規(guī)范 貯藏的透明度和防止出錯(cuò)的方法修養(yǎng) 常自律 履行個(gè)人職責(zé) 包括優(yōu)良環(huán)境 問(wèn)責(zé)和守時(shí) 1S 常組織 定義 判斷必需與非必需的物品并將必需物品的數(shù)量降低到最低程度 將非必需的物品清理掉 目的 把 空間 騰出來(lái)活用并防止誤用 2S 常整頓 1 對(duì)可供放的場(chǎng)所和物架進(jìn)行統(tǒng)籌 劃線定位 2 將物品在規(guī)劃好的地方擺放整齊 規(guī)定放置方法 3 標(biāo)示所有的物品 目視管理重點(diǎn) 做法 定義 定義 要用的東西依規(guī)定定位 定量 明確標(biāo)示地?cái)[放整齊 目的 整齊 有標(biāo)示 不用浪費(fèi)時(shí)間尋找東西30秒找到要找的東西 目的 3S 常清潔 做法 1 建立清潔責(zé)任區(qū)2 清潔要領(lǐng) 對(duì)工作場(chǎng)所進(jìn)行全面大清掃 包括地面墻壁 臺(tái)面 物架等都要清掃 注意清潔隱蔽的地方 要使清潔更容易 儀器 設(shè)備定期養(yǎng)護(hù) 破損的物品要清理好 定期進(jìn)行清掃活動(dòng) 3 履行個(gè)人清潔責(zé)任 謹(jǐn)記 清潔并不是單純的弄干凈 而是用心來(lái)做 定義 清除工作場(chǎng)所各區(qū)域的臟亂 保持環(huán)境 物品 儀器 設(shè)備處于清潔狀態(tài) 防止污染的發(fā)生 目的 環(huán)境整潔 明亮 保證相關(guān)設(shè)備能正常使用 4S 常規(guī)范 定義 連續(xù)地 反復(fù)不斷地堅(jiān)持前面3S活動(dòng) 一句話就是養(yǎng)成堅(jiān)持的習(xí)慣 并輔以一定的監(jiān)督措施 目的 通過(guò)制度化來(lái)維持成果 5S 常自律 定義 要求人人依規(guī)定行事 養(yǎng)成好習(xí)慣 目的 改變 人質(zhì) 養(yǎng)成工作規(guī)范認(rèn)真的習(xí)慣 做法 1 持續(xù)推動(dòng)前4S至習(xí)慣化 2 制定共同遵守的有關(guān)規(guī)則 規(guī)定 3 持之以恒 堅(jiān)持每天應(yīng)用五常法 使五常法成