公司接待安排點(diǎn)檢表及注意事項(xiàng).doc

公司接待安排點(diǎn)檢表本次接待總負(fù)責(zé)人接待名目：接待規(guī)格： （政府：省部、廳局、處級(jí)、科級(jí)） （客戶：重要客戶、一般客戶）接待單位名稱：接待時(shí)段：總?cè)藬?shù)：賓客信息賓客類型姓名性別職務(wù)到達(dá)日期離開日期交通航班/車次日期時(shí)間接送領(lǐng)導(dǎo)及人員主賓XXX男XX公司總經(jīng)理1月1日1月3日抵：CZ1280離：G828副主賓賓客賓客對(duì)接聯(lián)系人序事項(xiàng)完成時(shí)限負(fù)責(zé)人狀態(tài)（完成、待跟進(jìn)）接待前準(zhǔn)備工作1與接待賓客做好接洽，了解接待單位、具體接待人數(shù)、時(shí)間、班機(jī)或班車等信息，并告知賓客我方對(duì)接人及聯(lián)系方式。如重要領(lǐng)導(dǎo)，需主動(dòng)提前與客人取得聯(lián)系，并通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及參觀相關(guān)單位。2制定接待日程交領(lǐng)導(dǎo)審批，請(qǐng)?zhí)崆芭c綜合管理部溝通后交領(lǐng)導(dǎo)審批。接待日程模板請(qǐng)見附件。3需了解接待前后日期的天氣情況，是否需要備傘4團(tuán)隊(duì)分工。（如：接機(jī)車輛、司機(jī)及陪同人員、各接待流程的負(fù)責(zé)人及接待內(nèi)容等）。5確定會(huì)議室地點(diǎn)及布置內(nèi)容，如涉及美工制作需提前溝通內(nèi)容（如接站牌、PPT背景板、展架、背景音樂等），預(yù)留制作時(shí)間，核對(duì)桌簽及桌簽擺放順序及位置。6安排好專人準(zhǔn)備好接待所需文件、所需電腦及其使用配件、會(huì)議涉及用品（如VGA、轉(zhuǎn)換器、相機(jī)、錄音筆等）。7賓客用餐安排、預(yù)定房間、需備酒水飲料（需提前了解賓客喜好，或根據(jù)宴請(qǐng)的規(guī)格而定） 8賓客入住安排。如有大型接待總負(fù)責(zé)人需列表，清楚賓客入住人數(shù)、房號(hào)、入住時(shí)段。9重要領(lǐng)導(dǎo)，需提前替客人準(zhǔn)備好房卡，并交于客人，省去客人辦理入住的手續(xù)（可提前放入禮品、水果）。10負(fù)責(zé)人再次提醒相關(guān)人員注意事項(xiàng)，如接待流程、接待時(shí)間、著裝、準(zhǔn)備物品等。接待當(dāng)天11接機(jī)、接車人員提前等候。接送客人過程中服務(wù)人員需保證服務(wù)及態(tài)度，注意微笑及禮貌用語，提醒客人檢查隨行行李是否遺漏，車內(nèi)準(zhǔn)備礦泉水。12客人抵達(dá)前5-10分鐘再次通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)13會(huì)議室準(zhǔn)備（視會(huì)議重要性提前安排）：1） 信息管理部確保會(huì)議室網(wǎng)絡(luò)連接正常，特殊會(huì)議需隨時(shí)待命（例：保密電話會(huì)議）。2） 影音設(shè)備準(zhǔn)備.2）檢查電腦連接，將所需文檔提前放在電腦桌面并將文檔打開，避免在會(huì)議進(jìn)行中尋找文檔耽誤賓客時(shí)間。3）特殊重要會(huì)議中避免電腦臨時(shí)出問題導(dǎo)致會(huì)議中斷，需準(zhǔn)備兩臺(tái)電腦以備不測(cè)。4）會(huì)議室桌面布置。如錄音筆、紙、筆、紙巾、礦泉水、茶杯、麥克風(fēng)等擺放整齊。桌面要求保證清潔。5）如大型會(huì)議，請(qǐng)?zhí)崆敖韬脽O(shè)備，并保障桶裝水用水充足。6）專人拍照及記錄會(huì)議紀(jì)要人員到位。14接待茶水茶點(diǎn)安排（視季節(jié)氣候、天氣等情況控制加水次數(shù)。一般不超過3次，茶水不要見底再加水）。15安排人員提前到達(dá)餐廳點(diǎn)好菜單，并與餐廳工作人員做好溝通，并攜帶酒水飲料。16重要客人的房間布置需在入住前安排人員檢查。（包括禮品、水果）17各接待程序負(fù)責(zé)人按預(yù)先接待流程各就各位?？傌?fù)責(zé)人按接待流程依次檢查確認(rèn)。18客人抵達(dá)前5-10分鐘再次通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)歡送環(huán)節(jié)19安排送機(jī)司機(jī)及人員。提前了解航班或車次信息，車內(nèi)準(zhǔn)備礦泉水。20按預(yù)算附送力神產(chǎn)品等等禮品，以加深來訪賓客對(duì)本次接待的好感。接待標(biāo)準(zhǔn)注意事項(xiàng)1. 所需接待人員，都是公司重視的貴賓，對(duì)待貴賓時(shí)請(qǐng)保持心情愉快，氣氛融洽，為貴賓營造舒適自在的環(huán)境。2. 遵守時(shí)間。3. 對(duì)所安排的工作負(fù)責(zé)，不得擅離崗位。特殊情況出現(xiàn)，同事間應(yīng)相互協(xié)助保持團(tuán)隊(duì)精神。4. 總負(fù)責(zé)人需細(xì)化每一個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)的接待工作，指定每一個(gè)接待環(huán)節(jié)專人負(fù)責(zé)。大型接待可分為若干接待小組，實(shí)行組長負(fù)責(zé)制?？傌?fù)責(zé)人只與組長溝通保證任務(wù)的上傳下達(dá)，方便統(tǒng)籌的統(tǒng)一調(diào)動(dòng)及安排?？傌?fù)責(zé)人需考慮周全，確保每一環(huán)節(jié)出現(xiàn)特殊情況有第二解決方案。5. 如有用車，需至少提前一天確保第二天接待用車的清潔，確保車輛的安全性及油量充足。6. 所需物料提前準(zhǔn)備好，并由各組長或總負(fù)責(zé)人一一確認(rèn)。7. 務(wù)必保留好發(fā)票。 8. 接待過程中，請(qǐng)時(shí)刻注意賓客所需，做好服務(wù)工作，如有特殊情況無法解決需及時(shí)匯報(bào)給相應(yīng)負(fù)責(zé)人。9. 注意商務(wù)禮儀，如備好名