綜合管理體系內(nèi)部審核報告

綜合管理體系內(nèi)部審核報告編號：QF201101 共4頁審核目的a.跟蹤驗證管理評審、船級社年度審核問題整改落實情況；b.檢查公司管理文件中的各項要求是否在實際工作中得到全面貫徹，持續(xù)改進和提高公司QHSE管理體系運行效果；c.以現(xiàn)場審核，驗證和提高內(nèi)審員審核技能，促進公司內(nèi)審員隊伍素質(zhì)建設(shè)。審核依據(jù)a. GB/T19001-2008、GB/T28001-2001、GB/T24001-2004標(biāo)準(zhǔn)；b.國家、地方、行業(yè)有關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、上級部門文件等；c.公司管理手冊、程序文件、第三層文件。審核范圍油品碼頭公司所管轄范圍內(nèi)的所有部門、單位涉及的活動、服務(wù)和設(shè)備設(shè)施。審核時間2011年8月23-24日審 核 員見審核計劃審核組名單審核過程綜 述在各部門、各單位的密切配合及全體審核員的積極工作下，2011年度第一次內(nèi)部審核工作于8月24日下午15：30按計劃結(jié)束。本次審核，采取面談、現(xiàn)場觀察、抽查文件資料和記錄等形式，共提出口頭問題22項，開具不符合報告單4份。因?qū)徍藢儆诔椴樾再|(zhì)，并受審核時間和審核員素質(zhì)影響，審核發(fā)現(xiàn)存在一定的局限性，但本次審核結(jié)果還是基本能夠反映公司綜合管理體系運行實際情況?？陬^問題與不符合項分布部門/單位口頭問題一般不符合項嚴(yán)重不符合項運營管理部4技術(shù)工程部51安全監(jiān)察部21計劃財務(wù)部1人力資源部1行政事務(wù)部黨群工作部企業(yè)發(fā)展部1一港區(qū)第一作業(yè)區(qū)11一港區(qū)第二作業(yè)區(qū)2一港區(qū)油庫管理站一港區(qū)供熱站一港區(qū)電力站11消防安保中心2二港區(qū)第一作業(yè)區(qū)1二港區(qū)第二作業(yè)區(qū)1二港區(qū)第三作業(yè)區(qū)二港區(qū)第四作業(yè)區(qū)審 核 結(jié) 論通過本次審核，審核組認(rèn)為：各職能部門、單位職責(zé)基本得到落實，公司綜合管理體系運行基本有效。一、審核目標(biāo)完成情況1、船級社外審及管理評審改進方案落實。船級社年度監(jiān)督審核提出的2個不符合項均整改完畢，22個口頭問題中除文件修訂類的問題待9月份文件評審修訂統(tǒng)一整改外，其余問題均整改完畢。2011年1月管理評審三項議題（法律法規(guī)合規(guī)性評價工作、危險源與環(huán)境因素辨識與評價、各級應(yīng)急預(yù)案完善）改進方案正在推進中。其中，法律法規(guī)清單能夠及時收集更新，并通過專項檢查隨時更新合規(guī)性評價；危險源、環(huán)境因素辨識與評價工作已完成各崗位作業(yè)過程重要風(fēng)險提示的梳理提煉工作，下發(fā)了重大危險源管理規(guī)定，崗位重大危險源和重要環(huán)境因素辨識工作預(yù)計9月底完成；各級應(yīng)急預(yù)案完善方面，修訂下發(fā)了公司港口突發(fā)公共事件應(yīng)急救援預(yù)案（試行）。2、管理制度貫徹情況。審核組認(rèn)為，公司綜合管理體系要求與實際工作的有效結(jié)合在逐步改進，但仍存在部分實際活動與文件規(guī)定脫節(jié)，缺乏跟蹤和監(jiān)控的問題，本次審核發(fā)現(xiàn)的4個不符合項比較集中的反映了這一點。公司以QHSE管理體系為平臺，將體系標(biāo)準(zhǔn)與“三嚴(yán)一勤”管理思想相融合，建立了一套比較嚴(yán)密的管理制度。體系文件是所有管理活動的標(biāo)準(zhǔn)，是規(guī)范各項管理工作的根本。分析體系文件與實際工作的兩層皮現(xiàn)象：一是標(biāo)準(zhǔn)化管理意識不強。部分管理人員對體系文件學(xué)習(xí)掌握不夠，不清楚自己在管理體系中的職責(zé)和工作任務(wù)，以習(xí)慣性工作模式開展工作，導(dǎo)致體系無法閉環(huán)，造成制度的監(jiān)控和管理有盲區(qū)。二是忽視體系文件的持續(xù)完善，不能從體系運行存在的問題和不足中查找原因，致使體系存在的較深層次問題長期被擱置。因體系文件不夠完善，操作性不強，而使具體活動無法落實到位。3、內(nèi)審員素質(zhì)培養(yǎng)。本次審核共派出審核員21人，其中14人持有船級社內(nèi)審資格證，其余7人接受了公司內(nèi)審員培訓(xùn)。審核員分6組，每組負(fù)責(zé)3個部門或單位的審核。審核實施方案對審核員審核原則及審核態(tài)度提出了具體要求。企發(fā)部與人力資源部聯(lián)合組織了兩次審核前培訓(xùn)，對審核員的檢查表編制等文審準(zhǔn)備工作進行了檢查輔導(dǎo)。本次審核過程中，審核員整體表現(xiàn)良好，審核過程積極主動，審核態(tài)度嚴(yán)肅認(rèn)真。從審核發(fā)現(xiàn)來看，文件記錄未及時更新等淺層次問題約占50%，也反映了內(nèi)審員素質(zhì)亟待提高的客觀現(xiàn)實。審核組認(rèn)為，目前審核員普遍存在的問題還是對受審核方關(guān)鍵過程和活動的把握不足。原因一是對審核依據(jù)，即體系標(biāo)準(zhǔn)和公司管理制度熟知程度不夠，二是對具體的管理流程缺乏了解，無法抓住審核重點。在今后的內(nèi)審員隊伍建設(shè)中，還要重點強化對體系標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的學(xué)習(xí)，充分利用符合性審核、內(nèi)審等形式加強審核技能訓(xùn)練，在實踐中積累經(jīng)驗。二、審核發(fā)現(xiàn)的共性問題1、文件記錄管理等基礎(chǔ)工作不扎實。如上所述，本次審核中，文件清單未及時更新、記錄不規(guī)范的問題約占50%，2010年三次內(nèi)審報告中此問題均作為共性問題提出過。文件和記錄是實現(xiàn)管理流程全程可控制、可追溯的重要證據(jù)，也是體系運行最基礎(chǔ)的管理工作。此問題反復(fù)出現(xiàn)，一是相關(guān)人員對文件記錄管理重視不夠，工作中缺乏對狀態(tài)變化的敏感度與動態(tài)管理意識，如有效文件清單不及時更新，記錄清單內(nèi)容與實際記錄內(nèi)容不符等；二是PDCA循環(huán)工作方法運用不到位。如檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題，有記錄，但問題整改驗證情況沒有記錄等。2、應(yīng)急管理系統(tǒng)工作不平衡。7.16事故后，公司對應(yīng)急管理工作進行了認(rèn)真反思，對應(yīng)急預(yù)案制定和演練工作進行了完善。目前，基層單位應(yīng)急檔案包括應(yīng)急預(yù)案、演練評價報告等，內(nèi)容比較完備，但職能部門的應(yīng)急管理資料僅作為一般文件管理，更沒有對預(yù)案的學(xué)習(xí)記錄以及參加各級別演練的評價報告。應(yīng)急情況下，職能部門往往肩負(fù)協(xié)調(diào)各方力量、調(diào)度各種應(yīng)急資源的重要職責(zé)，直接影響應(yīng)急處置效率效果。油化品業(yè)務(wù)固有的高風(fēng)險屬性對應(yīng)急管理提出更高標(biāo)準(zhǔn)，一旦發(fā)生事故，最關(guān)鍵的是在一個核心樞紐機構(gòu)的指揮協(xié)調(diào)下，各部門和單位的應(yīng)急響應(yīng)縱向能對接，橫向能聯(lián)動，保證應(yīng)急措施在各個層面都能得到有效貫徹實施。所以，公司應(yīng)從系統(tǒng)角度考慮，注重單位與單位、單位與部門間應(yīng)急管理系統(tǒng)的聯(lián)動與對接，尤其要強化職能部門在應(yīng)急體系中的作用。3、對制度文件重視不足，培訓(xùn)不夠。一些部門或單位缺乏對體系文件始終如一的重視，只是基本理解自己在文件執(zhí)行過程中的角色，還不是非常熟悉，部分領(lǐng)導(dǎo)缺少文件學(xué)習(xí)的自覺行為。制度下發(fā)即日執(zhí)行，缺乏培訓(xùn)宣貫過程，員工知其然，不知其所以然；大部分情況下，員工執(zhí)行規(guī)章制度是被動的，需要依靠各級管理層的嚴(yán)格監(jiān)督和考核來推動。三、改進建議1、個性問題整改要求各責(zé)任部門、單位要認(rèn)真整改，其他部門或單位也應(yīng)對照自檢，發(fā)現(xiàn)問題，及時改進。請各責(zé)任部門、單位于2011年9月15日前將問題整改情況反饋表報送主管部門并抄送公司企業(yè)發(fā)展部。2、共性問題改進建議 發(fā)揮符合性審核的監(jiān)督測量作用，促進管理標(biāo)準(zhǔn)貫徹落實。符合性審核不僅是日常管理制度落實重要的監(jiān)督手段，也是部門、單位間交流和學(xué)習(xí)的過程。目前，符合性審核工作還處于起步階段，審核人員經(jīng)驗不足，部分單位/部門領(lǐng)導(dǎo)未給予審核足夠重視，對發(fā)現(xiàn)的問題，往往輕描淡寫一帶而過，也沒有按要求采取糾正、預(yù)防措施，致使符合性審核并沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。下一步，應(yīng)繼續(xù)完善符合性審核管理機制，提高審核的有效性，營造學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)，掌握標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，檢驗標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)化管理氛圍。 以健全完善制度為主線，推進QHSE管理體系工作。按照年度綜合管理體系工作計劃，9月份公司將組織體系文件評審修訂工作，此項工作要實現(xiàn)3個目標(biāo)： 以QHSE管理體系要素為制度框架，遵循PDCA原則，以工藝安全管理制度為基礎(chǔ),突出對關(guān)鍵節(jié)點的管理控制, 重點評審體系文件與實際工作存在的不適宜問題，結(jié)合實際進行文件修訂，盡量使各項管理規(guī)定全面準(zhǔn)確，建立更加“科學(xué)、規(guī)范、簡明、可操作”的QHSE體系。 通過有效文件總清單功能性設(shè)計及文件控制程序相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的明確，解決部門/單位有效文件清單不能動態(tài)更新的問題。 對文件分隔、類別編號、各單位適用性文件標(biāo)識等進行系統(tǒng)設(shè)計，解決紙質(zhì)體系文件動態(tài)修訂時可能出現(xiàn)的各種實際問題。針對以上三個目標(biāo)，企業(yè)發(fā)展部9月中旬前制定體系文件評審實施方案。 完善應(yīng)急管理，提升應(yīng)急處置能力。 將應(yīng)急預(yù)案作為重要的安全教育內(nèi)容,從基層單位到機關(guān)部門要逐級強化學(xué)習(xí)，實現(xiàn)全員熟知應(yīng)急程序、應(yīng)急措施要點。機關(guān)部室要建立應(yīng)急管理檔案，公司級預(yù)案、相關(guān)聯(lián)的單位級預(yù)案都要備檔，并組織部門人員學(xué)習(xí)掌握。 建立應(yīng)急預(yù)案演練聯(lián)動機制，實現(xiàn)基層