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1.更改程序設置助你快速記憶Word快捷鍵很多朋友都希望能在Word中用快捷鍵來完成一些常用的操作?？赡切┛旖萱I特別難記，好多朋友的方法都通過菜單的提示來強行記憶(如圖1所示)。圖1但這個方法效果不好，而且平時大家都習慣于使用工具欄按鈕，要去菜單里找，有時還真不一定能找出自己需要的命令來，既費時又費力。其實，我們完全可以通過一個小小的設置讓Word的工具欄按鈕上也顯示出相應的快捷鍵來：(本操作技巧已在Office 2003版本下測試通過)操作步驟如下:1. 打開Word 2003軟件2. 執(zhí)行“工具”菜單“自定義”命令， 然后在彈出的設置窗口中點擊“選項”按鈕。如圖2所示圖23. 勾選箭頭標識的“在屏幕提示中顯示快捷鍵”復選框后點擊“關閉”按鈕即可4. 好了，再回到Word主窗口試試吧，看看現(xiàn)在是不是把鼠標放到工具欄按鈕上也能顯示出快捷鍵的設置來呢?如圖3所示圖3【小提示】 其實，Word默認的快捷鍵并不很全，而每個人的使用目的又不相同，如果您經(jīng)常使用的功能沒有預設快捷鍵那該怎么辦呢？Word已經(jīng)提供給我們一個自設快捷鍵的功能了。依然在圖2窗口中，點擊“鍵盤”按鈕，會彈出一個如圖4所示的快捷鍵設置窗口，如果我們需要給當前這個功能“FileNew”(意思是新建一份文件)設置一個快捷鍵，就可以直接將光標定位于“請按新快捷鍵”一欄，然后直接按動快捷鍵就行了，最后點擊“指定”按鈕，新的快捷鍵即可生效。圖42. Word文檔損壞了？六種方法可以挽回數(shù)據(jù)在打開Word文檔時，如果程序沒有響應，那么很有可能是該Word文檔已經(jīng)損壞。此時，請試試筆者以下所述方法，或許能夠挽回你的全部或部分損失。一、自動恢復尚未保存的修改Word提供了“自動恢復”功能，可以幫助用戶找回程序遇到問題并停止響應時尚未保存的信息。實際上，在你不得不在沒有保存工作成果就重新啟動電腦和Word后，系統(tǒng)將打開“文檔恢復”任務窗格，其中列出了程序停止響應時已恢復的所有文件。文件名后面是狀態(tài)指示器，顯示在恢復過程中已對文件所做的操作，其中：“原始文件”指基于最后一次手動保存的源文件；“已恢復”是指在恢復過程中已恢復的文件，或在“自動恢復”保存過程中已保存的文件?！拔臋n恢復”任務窗格可讓你打開文件、查看所做的修復以及對已恢復的版本進行比較。然后，你可以保存最佳版本并刪除其他版本，或保存所有打開的文件以便以后預覽。不過，“文檔恢復”任務窗格是Word XP提供的新功能，在以前的版本中，Word將直接把自動恢復的文件打開并顯示出來。二、手動打開恢復文件在經(jīng)過嚴重故障或類似問題后重新啟動Word時，程序自動任何恢復的文件。如果由于某種原因恢復文件沒有打開，你可以自行將其打開，操作步驟如下：1. 在“常用”工具欄上，單擊“打開”按鈕；2. 在文件夾列表中，定位并雙擊存儲恢復文件的文件夾。對于Windows 2000/XP操作系統(tǒng)，該位置通常為“C：documents and settingsApplication DataMicrosoftWord”文件夾；對于Windows 98/Me操作系統(tǒng)，該位置通常為“C： WindowsApplication DataMicrosoftWord”文件夾；3. 在“文件類型”框中單擊“所有文件”。每個恢復文件名稱顯示為“自動恢復保存file name”及程序文件擴展名；4. 單擊要恢復的文件名，然后單擊“打開”按鈕。三、“打開并修復”文件Word XP提供了一個恢復受損文檔的新方法，操作步驟如下：1. 在“文件”菜單上，單擊“打開”命令；2. 在“查找范圍”列表中，單擊包含要打開的文件的驅動器、文件夾或Internet位置；3. 在文件夾列表中，定位并打開包含文件的文件夾；4. 選擇要恢復的文件；5. 單擊“打開”按鈕旁邊的箭頭，然后單擊“打開并修復”。四、從任意文件中恢復文本W(wǎng)ord提供了一個“從任意文件中恢復文本”的文件轉換器，可以用來從任意文件中提取文字。要使用該文件轉換器恢復損壞文件中的文本，操作步驟如下：1. 在“工具”菜單上，單擊“選項”命令，再單擊“常規(guī)”選項卡；2. 確認選中“打開時確認轉換”復選框，單擊“確定”按鈕；3. 在“文件”菜單上，單擊“打開”命令；4. 在“文件類型”框中，單擊“從任意文件中恢復文本”。如果在“文件類型”框中沒有看到“從任意文件中恢復文本”，則需要安裝相應的文件轉換器。安裝方法不做贅述；5. 像通常一樣打開文檔。此時，系統(tǒng)會彈出“轉換文件”對話框，請選擇的需要的文件格式。當然，如果要從受損Word文檔中恢復文字，請選擇“純文本”，單擊“確定”按扭。不過，選擇了“純文本”，方式打開文檔后，僅能恢復文檔中的普通文字，原文檔中的圖片對象將丟失，頁眉頁腳等非文本信息變?yōu)槠胀ㄎ淖?。五、禁止自動宏的運行如果某個Word文檔中包含有錯誤的自動宏代碼，那么當你試圖打開該文檔時，其中的自動宏由于錯誤不能正常運行，從而引發(fā)不能打開文檔的錯誤。此時，請在“Windows資源管理器”中，按住Shift鍵，然后再雙擊該Word文檔，則可阻止自動宏的運行，從而能夠打開文檔。六、創(chuàng)建新的Normal模板Word在Normal.dot模板文件中存儲默認信息，如果該模板文件被損壞，可能會引發(fā)無法打開Word文檔的錯誤。此時，請創(chuàng)建新的Normal模板，操作步驟如下：1. 關閉Word；2. 使用Windows“開始”菜單中的“查找”或“搜索”命令找到所有的Normal.dot文件，并重新命名或刪除它們。比如，在Windows XP中，請單擊“開始”，再單擊“搜索”，然后單擊“所有文件和文件夾”，在“全部或部分文件名”框中，鍵入“normal.dot”，在“在這里尋找”列表框中，單擊安裝Word的硬盤盤符，單擊“搜索”按鈕。查找完畢，右鍵單擊結果列表中的“Normal”或“Normal.dot”，然后單擊“重命名”命令，為該文件鍵入新的名稱，例如“Normal.old”，然后按Enter鍵；3. 啟動Word此時，由于Word無法識別重命名后的Normal模板文件，它會自動創(chuàng)建一個新的Normal模板。3. 應用必備 Word安全保護技巧大搜羅Office是比較通用的辦公軟件，關于它的技巧也是層出不窮，但是很多技巧缺乏系統(tǒng)地歸類，在此小編急大家之所急，想大家之所想，整理出了一套完整的Office實用技巧，小巧實用。這次奉獻給大家的是Word安全保護技巧，其他的會陸續(xù)發(fā)給大家有“自動恢復”不怕突然死機如果Windows突然死機，而且工作又沒有及時保存。其實不必害怕，只要使用的是Word XP，那下次重新啟動Word時就會彈出一個“文件恢復”任務窗格，單擊某恢復文件后，就可以繼續(xù)編輯了。使用自動保存功能選擇“工具”“選項”，單擊“保存”標簽，并選中“自動保存時間間隔”復選框，在“分鐘”框中，輸入時間間隔，以確定Word 2000/XP 保存文件的時間。時間越短，Word 2000/XP 保存文件越頻繁，在Word 2000/XP 中打開文件后出現(xiàn)斷電或類似問題時，能恢復的信息當然也就越多，一般設置為1分鐘。經(jīng)過上面的設置后，所有在發(fā)生斷電或類似問題時處于打開狀態(tài)的文件在下次啟動Word時都會顯示出來，可以對它們進行保存。不過在替換原有文件之前，請驗證恢復文件包含有你需要的信息，不要覆蓋了原先的文件。從文本中恢復選擇“工具”“選項”“常規(guī)”，選中“打開時確認轉換”復選框，再按下工具欄上的“打開”按鈕，在“文件類型”選項中，單擊“從任意文件中恢復文本”。如果沒有則需要你安裝“恢復文本轉換器”。選擇要恢復的文件，單擊“打開”按鈕，即可打開該文件。去文件頭恢復文件如果有時使用“從任意文件中恢復文件”法無法挽救，這時可通過去掉其文件頭的方法進行挽救:先建立一個空白Word文件，不輸入任何內容，再將其復制一遍，在復制的文件中隨便輸入一些內容存盤，然后用16進制編輯器(這里是WinHex)比較兩個文件，你會發(fā)現(xiàn)大致從Offset值為A00處開始，內容便出現(xiàn)明顯不同。于是，將故障文件備份一次，用WinHex打開其備份文件，將Offset值為A00以前的一些內容刪掉，開始可以少刪一點，不行再多刪一點。然后將刪除后的文件保存。接著就是用Word打開“去頭”的文件。在“打開”對話框的“文件類型”框中選擇“從任意文件中恢復文本”項，然后雙擊“去頭”文件，極有可能能夠恢復原文件中的文本內容。用專用工具恢復從下載WordRecovery工具，完成安裝后，只要打開Word，選擇“文件”Recovery命令，再選中欲修復的Word文件，然后按下Recover按鈕，WordRecovery插件即會為自動修復選中的文件，接著會只要按照向導保存一下修復后的Word文件即可。挽救Excel文件如果Excel文件損壞，可借助Word作為“中介”來恢復:先進入Word，打開要修復的Excel文件(注意先將“文件類型”選為“所有文件”)，打開后，先將文件中損壞的數(shù)據(jù)刪除并且進行修復，再選擇“表格”“轉換”“表格轉文本”，然后可以用逗號或其他的分隔符作為間隔符，再把轉換后的文件另存為TXT文件。接著啟動Excel，并插入該TXT文件，再另存為Excel文件即可。設置密碼來保護文件選擇“工具”“選項”，單擊“安全性”標簽，在“打開權限密碼”文本框中輸入打開權限密碼，并在“修改權限密碼”中輸入修改文件權限密碼，按下“確定”按鈕。再保存Word文件，以后把這個Word文件交給別人時只告訴用戶打開權限密碼。這樣用戶打開此文件時，會向用戶詢問密碼，輸入“打開權限密碼”后，此時Word會向他(她)詢問修改權限密碼。不顯示最近文件選擇“工具”“選項”，單擊“常規(guī)”標簽，取消“列出最近使用文件”前的對鉤，便可不讓Word顯示最近用過的文件。另外，Windows“開始”菜單中的“文件”子菜單中也會列出在最近操作中使用過的文件，應注意及時清除“開始”菜單的“文件”中的內容。妥善處理文件中的用戶信息如果在安裝Office時如實填寫了用戶信息，這些信息會被Office自動加入到他所生成的每個文件中，而這些信息極有可能會泄漏的某些隱私。這時，可以選擇“文件”“屬性”，在彈出的的窗口中選擇“摘要”選項卡，并將其中各項中的內容刪掉，再保存文件即可。保護窗體如果想保護Word窗體，那可以選擇“工具”“保護文件”，在彈出的對話框中選中“窗體”選項并設置密碼，這樣就將所創(chuàng)建的窗體保護了起來。如果用戶不知道密碼，只能夠在設置的窗體中的特定區(qū)域進行操作，而無法對窗體進行修改或刪除。只有知道密碼的用戶才可用窗體工具條中的“保護窗體”按鈕在解除保護和保護狀態(tài)之間進行切換。防止宏病毒選擇“工具”“宏”“安全性”，在彈出的對話框中設置宏的安全級別(建議設置為高或中)，使Word禁止非可靠來源文件中的宏的運行，或在運行前給出警告提示，讓用戶選擇是否運行這個文件。但Word只能從一定程度上預防宏病毒而不能殺除它。所以要真正杜絕宏病毒，用戶還需使用優(yōu)秀的防毒殺毒軟件?！胺欠ú僮鳌钡膽獙k法在編輯文件時最擔心出現(xiàn)“非法操作”的對話框，其實，不必擔心，因為如果在Windows 98下，用戶完全可以不去理會“非法操作”的對話框，直接單擊Word中的保存按鈕，待文件保存完畢后，單擊“關閉”按鈕，這樣文件就得以保存了。如果是在Windows 2000/XP下，那重新啟動Word后，會出現(xiàn)一個“文件恢復”窗格，單擊相應文件即可打開上次“非法操作”后的文件，另存一下即可?；謴蜔o響應Office XP文件如果Office XP程序沒有響應，可以選擇“開始”“程序”“Microsoft Office 工具”“Microsoft Office 應用程序恢復”，再單擊選中沒有響應的程序。單擊“重新啟動應用程序”或“結束應用程序”按鈕來執(zhí)行相應的操作即可。殺死宏病毒如果懷疑機器感染了宏病毒，則可以按下Alt+F8鍵，在彈出的對話框中有已經(jīng)記錄的宏的話，那就極有可能是宏病毒，可以刪除所有的宏試一試。利用SnagIt巧解保護如果的文件加上了保護密碼，可有一天又想對這個文件重新進行排版修改，這時突然發(fā)現(xiàn)已把密碼給忘了，可那可以使用SnagIt來拯救它:先打開要修改的文件，啟動SnagIt，選中“文本捕獲”，然后單擊“捕獲”，再把鼠標移到Word窗口上，單擊鼠標，即可把要修改的文件中的文本捕獲下來，然后把它們保存為文本文件，可再利用Word對它們進行編輯即可。利用啟動參數(shù)拯救文件有些Word文件可能是被作者利用自動運行的宏功能進行了加密，或自動運行的宏代碼中出現(xiàn)了錯誤，這時可利用Word的“/m”啟動參數(shù)，禁止Word宏的運行，從而拯救Word文件:建立一個Word啟動的快捷鍵，再右擊此快捷方式，在“目標”項的文件名后加參數(shù)，比如“C:Program Files Microsoft OfficeOffice10WINWord.EXE /m ”，雙擊此快捷方式，再打上述Word文件，試一試，說不定就可以恢復出其中的文本。我的密碼你猜不著按住鍵盤上的Alt鍵不放，輸入200，再松開Alt鍵，你將看到“ ”出現(xiàn)在屏幕上。這就是ASCII碼200對應的字符。因此，可以用這些字符來加密Word文件，這樣Word文件被解密的可能性就小多了。小提示000-031以及127是“控制符”，Office不接受;而032-126可以在鍵盤上直接打出來，所以，能用于這種特殊密碼的，僅有128-255這些“字符”。文件這樣加密，若長度在8位以上，恐怕連神仙也猜不出來了。只是這樣做的弊端也很明顯，密碼太難記了。請把你的激活信息保存好如果使用的是Office XP，那請保存好C:Program FilesCommon FilesMicrosoft SharedOffice10mso.dll文件，重裝Office XP后，必須把這個文件拷貝到C:Program FilesCommon FilesMicrosoft SharedOffice10文件夾中，以避免重新激活。備份你的模板如果是Windows 9x/Me，模板放在C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夾下，如果是Windows 2000/XP，則放在C:Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftTemplates文件夾下(如C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates)。用“資源管理器”定位到相應文件夾下后，會看到一些擴展名為DOT的文件，這些就是Word中自定義的模板文件，只要把它們拷貝備份出來，以后重新安裝Office，再把它們拷貝到上述文件夾中即可。保存你自己的設置Office使用時間長了，必然會有很多自己的設置信息，如果使用的是Office XP，可單擊“開始”“程序”“Microsoft Office 工具”“用戶設置保存向導”啟動“用戶設置保存向導”，通過它即可把本機Office XP當前設置保存到設置文件中，也可以從設置文件中恢復設置。備份自動更正信息Word具有自動更正功能，通過它確實可以給我們帶來很多的方便，但可惜的是，Word卻沒有提供我們備份自動更正信息的功能。不過，可以從http:/support.M/def . p/en-us/Support.exe下載Word 2002 Support Template軟件，安裝后單擊“開始”“程序”Microsoft Office ToolsWord 2002 Support Template可以讓Word XP打開該模板。按下Alt+F8鍵，再選中AutoCorrect Backup項，然后單擊“運行”按鈕，選擇Backup按鈕即可把當前自動更正信息備份到一個默認為AutoCorrect Backup Document.doc的文件中。以后，重安系統(tǒng)后只要再次安裝一下Word 2002 Support Template模板，再Alt+F8鍵，選中AutoCorrect Backup項，然后單擊“運行”按鈕，選擇Restore按鈕導入備份的自動更正文件即可。小提示通過這個小工具也可以把當前自動更正信息備份到AutoCorrect Backup Document.doc文件中，大家也可以打印出來供自己平時查看或與他人共享交流。對于提高自己的水平也很有好處。讓你的Office更新、更輕松微軟公司的產(chǎn)品經(jīng)常是補丁不斷，盡人皆知。如果要更新Office XP，那大家可以直接登錄http:/office.M/china/ProductUpdates/default.aspx網(wǎng)站，在該網(wǎng)站上，只要單擊相應的按鈕，就可以進行類似傻瓜式地操作，順著向導就可以把使用的Office的補丁自動打好。4.在Word中輸入特殊符號的四種方法方法一：特殊符號法。執(zhí)行“插入特殊符號”命令，打開“特殊符號”對話框(如圖1)，切換到相應的標簽(如“單位符號”等)下，即可選擇輸入一些特殊符號了。方法二：符號欄法。通過執(zhí)行“視圖工具欄符號欄”命令，展開“符號欄”工具欄(如圖2)，也可以快速輸入一些特殊符號。方法三：插入符號法。執(zhí)行“插入符號”命令，打開“符號”對話框(如圖3)，通過設置“字體”和“子集”可以查找到大量的特殊符號，進行選擇輸入。方法四：軟鍵盤法。打開任意一種中文輸入法，右擊輸入法狀態(tài)條右側的小鍵盤，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇需要的符號菜單項(如“俄文字母”等)，打開相應的軟鍵盤(如圖4)，選擇輸入即可。5.Word中一次性插入多個相同的圖片（符號）我們在用Word編輯一些專業(yè)文檔時，常常要在文檔中插入一些相同的圖片(符號)，如果用“插入圖片來自文件”命令來輸入就太麻煩了。建議大家用“替換”功能吧：先用“插入圖片來自文件”命令，插一個圖片(符號)到文檔中，然后在其他需要插入圖片(符號)的地方輸入一個字母(我用五筆輸入法，就用字母“z”吧)，等整篇文檔錄入完畢后，選中上述圖片，執(zhí)行一下“復制”操作，再按下“Ctrl+H”組合鍵打開“查找與替換”對話框(如圖)，在“查找內容”框中填入字母“z”，在“替換為”框中輸入“c”(字母“c”為小寫)，按“全部替換”按鈕，即可將全文的字母“z”一次性替換為剪貼板上的圖片(符號)了。注意：如果需要替換成不同的圖片(符號)，需要在文檔中用不同的字母表示，然后分別替換。6. 使用Word 2003縮略圖功能快速瀏覽長文檔導讀：在Word 2003中，可以使用縮略圖功能快速查看長文檔多頁的布局，當需要在較長的文檔中尋找某些元素時，使用縮略圖窗格能夠節(jié)省用戶的寶貴時間。使用縮略圖窗格還能夠快速定位到文檔中的某一頁。在微軟的Office 2003出現(xiàn)之前，用戶使用Word查看頁面布局時，必須使用打印預覽才能同時查看多頁的整體布局。而使用Word 2003，則不必離開文檔的編輯狀態(tài)就可以同時查看多頁的縮略圖。在Word 2003中，現(xiàn)在“普通視圖”、“頁面視圖”、“閱讀版式視圖”和“大綱視圖”這四種視圖中都支持以縮略圖形式查看頁面。在這四種視圖中，都可以通過選擇菜單命令“視圖縮略圖”來打開縮略圖窗格，它會出現(xiàn)在Word窗口的左邊。如圖1所示，是普通視圖中的縮略圖窗格。圖1 普通視圖中的縮略圖窗格縮略圖窗格讓用戶可以同時查看多頁的整體布局，例如，在普通視圖中如果想查看哪些頁上添加了頁眉或頁腳，可以打開縮略圖窗格來查看，這樣會非?？焖俜奖愕卣业健？s略圖窗格的另一個非常有用的技巧是，如果想跳到長文檔的某一頁，可以直接在窗格中單擊該頁的縮略圖?？s略圖窗格可以用拖動的方式改變大小，移動鼠標指針到縮略圖窗格右邊緣，當指針變?yōu)樽笥曳较虻碾p向箭頭時，按下左鍵拖動即可調整大小。而如果雙擊這個邊緣，就會關閉縮格圖窗格。7. Word XP中的圖片也能隨意旋轉以前往Word中插入圖片的時候，如果需要將圖片旋轉一定的角度，只能在別的軟件中將圖片先處理好，然后再插入到Word中。如果在Word中，能夠像旋轉自選圖形那樣，自由旋轉圖片就好了，也省卻了處理圖片的功夫。一次偶然的機會，我發(fā)現(xiàn)了一個變通的辦法，圖片也能隨意旋轉了。您也試試?首先在工具欄上點擊右鍵，然后在彈出的快捷菜單中選擇“自定義”，打開“自定義”對話框，點擊其中的“命令”選項卡(如圖1)。在“類別”列表中選擇“繪圖”，然后在右側的“命令”列表中選擇“分解圖片”。用鼠標將此命令拖到“繪圖”工具欄的適當位置放好(在默認的情況下，繪圖工具欄中是沒有這個命令按鈕的)。圖一現(xiàn)在您就可以像以往一樣，點擊插入圖片來自文件菜單命令，選中要插入的圖片，雙擊將圖片插入到當前Word文檔。此時插入的圖片在被選中時，它的四周有八個黑色的填充矩形控制句柄。但是只能進行水平或垂直方向的翻轉或以90為單位進行旋轉。想做任意角度的旋轉是不可能的。不過，如果我們選中圖片，點擊分解圖片命令按鈕，圖片四周的控制句柄變成了空心的小圓圈，而且在最上方，還有一個綠色的圓圈控制句柄(圖片可能跑到文檔的左上角)。把鼠標移過去，就可以進行旋轉操作了(如圖2)。此時，如果您雙擊圖片，就可以打開“設置圖片格式”對話框，在“大小”選項卡中，可以精確設置調整角度(如圖3)。圖二圖三以上操作在Word XP中通過。如果您是制作演示文稿，那么在Word XP中旋轉圖片，然后再剪貼到PowerPoint中就行了(PowerPoint中沒有“分解圖片”命令)。8.同一篇Word文檔設置多個不同的頁眉頁腳如果在Word文檔中創(chuàng)建了頁眉、頁腳，那么在默認情況下，一篇文章從頭到尾的頁眉頁腳都是一樣的。但有時，我們還需要根據(jù)不同的章節(jié)內容而設定不同的頁眉頁腳。有的朋友將不同的章節(jié)分別保存成不同的文件，然后再分別給每個文件設定不同的頁眉頁腳，操作起來很麻煩。有更簡單的方法：在文章中插入不同的分節(jié)符來分隔。下面筆者以一份網(wǎng)絡工程投標計劃書為例向大家介紹具體的操作方法。在本例中我們準備將首頁頁眉設為“網(wǎng)絡中心機房施工部分”，從第2頁開始再按具體的章節(jié)內容分別設為“機房裝修設計”、“配電系統(tǒng)設計” 等不同的頁眉內容。具體操作步驟如下:1. 用Word打開投標書文件。如圖1所示圖12. 此時先不要急著設置頁眉，而是將光標分別定位于每個需要使用新頁眉的位置，然后執(zhí)行“插入”菜單“分隔符”命令，如圖2所示。選中“分節(jié)符類型”中的“下一頁”選框后點擊確定按鈕，并以此為例對整份文件進行分節(jié)處理。圖23. 等整個文章分好節(jié)以后，就可以點擊“視圖”菜單“頁眉與頁腳”命令進入頁眉編輯模式了。如圖3所示，按要求輸入好首頁頁眉。圖3【小提示】 請注意圖3中紅框位置的變化4. 然后再從“頁眉與頁腳”工具欄中點擊“顯示下一項”按鈕，跳轉到下一節(jié)的頁眉處，如圖4所示。細心的朋友一定會發(fā)現(xiàn)，此時的頁眉處已和圖3有所不同，不僅節(jié)碼由第1節(jié)變成了第2節(jié)，而且右上角也多出了一個“與上一節(jié)相同”的字樣。此時，我們應該點擊頁眉與頁腳工具欄中的“鏈接到前一個”按鈕切斷第2節(jié)與前一節(jié)的頁眉內容聯(lián)系，然后再輸入第2節(jié)的頁眉“機房裝修設計”。圖45. 剩下的操作以此類推，每完成一個章節(jié)的頁眉后就點擊一下“顯示下一項”和“鏈接到前一個”按鈕，再對下一章節(jié)進行設置，直到完成整個文章的編排。這種方法操作快速，而且所有的頁眉均保存在同一個文件中，也方便進行存檔。同時，頁腳也支持這種多級設定，具體操作方法與頁眉相似，本文不再贅述?！拘√崾尽?在圖2中我們看到Word共支持4種分節(jié)符，分別是“下一頁”、“連續(xù)”、“奇數(shù)頁”和“偶數(shù)頁”，它們之間有什么區(qū)別呢?“下一頁”:是指插入一個分節(jié)符后，新節(jié)從下一頁開始。如圖5所示圖5“連續(xù)”:是指插入一個分節(jié)符后，新節(jié)從同一頁開始。如圖6所示圖6“奇數(shù)頁”或“偶數(shù)頁”:是指插入一個分節(jié)符后，新節(jié)從下一個奇數(shù)頁或偶數(shù)頁開始。如圖7所示圖78.巧借Excel快速把Word表格行列互換有時我們需要將Word表格的行與列進行交換(也稱為表格轉置)，但Word本身并沒有提供現(xiàn)成的功能可供使用，傳統(tǒng)的辦法要不就是手工轉換，要不就是通過單元格合并再拆分的方法來實現(xiàn)(具體方法可參考天極網(wǎng)文章 /20030116/1648673.shtml )。但這兩種方法的操作步驟都過于煩瑣，而且效率也都很低。其實，我們經(jīng)常用到的另一款辦公軟件Excel中就包含了表格轉置的功能，使得我們可以直接借助Excel來轉置Word表格。本文以如圖1所示的一個Word表格為例，向大家介紹具體的轉置方法。圖11. 首先要在Word中右擊表格左上角的十字標全選整個表格，然后執(zhí)行右鍵菜單中的“復制”命令2. 接下來打開Excel，在任意單元格處點擊鼠標右鍵，選擇“選擇性粘貼文本”命令，將Word表格粘貼到Excel中。如圖2所示圖23. 右擊并復制圖2中這些帶有數(shù)據(jù)的單元格(記住，此步不可缺少，至關重要!)4. 然后切換到另一空白工作表中，右擊并執(zhí)行“選擇性粘貼”命令。最后在彈出的如圖3所示對話框中勾選“轉置”復選框后點擊確定即可圖35. 此時，您便會發(fā)現(xiàn)Excel表格中的行列已經(jīng)按照我們的要求互換了，而且各個單元格的數(shù)據(jù)也分毫不差，這時再將轉置好的表格拷貝回Word就行了。如圖4所示就是已經(jīng)轉換好的Word表格，怎么樣?效果不錯吧。圖410.在Excel中插入Word文檔有朋友發(fā)了Email詢問筆者，有沒有一種辦法可以把Word文檔插入到Excel電子表格中？回答當然是肯定的。Office系列軟件的一大優(yōu)點就是能夠互相協(xié)同工作，不同的應用程序之間可以方便地進行內容交換。使用Excel中的插入對象功能，就可以很容易地在Excel中插入Word文檔。下面介紹具體操作步驟。1.打開要插入Word文檔的Excel電子表格文件。2.單擊要插入Word文檔的單元格，然后選擇菜單命令“插入”“對象”。3.在如圖1所示的“對象”對話框“新建”選項卡中，選擇對象類型“Microsoft Word文檔”，并單擊“確定”按鈕。圖1 對象”對話框4.這時有Excel中會出現(xiàn)一個Word文檔編輯框，在里面直接輸入內容，方法與在Word中編輯文檔完全相同，如圖2所示。圖2 在編輯框中輸入內容5.根據(jù)需要拖動Word文檔對象四周的控點，可以調整Word文檔對象的大小，也可以將鼠標移動到邊緣，通過拖動改變其位置。編輯完畢可以在對象之外的單元格上單擊鼠標，退出編輯狀態(tài)。此時如果單擊Word文檔對象，則會看到四周的控點變成了圓形，可以象拖動繪圖對象一樣拖動Word對象的位置，及改變其大小，如圖3所示，操作起來非常方便。雙擊該對象可以再次進入編輯狀態(tài)。圖3 Word文檔對象6.除了上述新建一個Word文檔對象的方法之外，可以在進行到第3步時，選擇“由文件創(chuàng)建”，然后在如圖4所示的對話框中單擊“瀏覽命令”，找到已經(jīng)存在的Word文檔，選擇完畢，回到該對話框，單擊“確定”按鈕。插入到Excel文檔中的Word文檔，可以隨時雙擊打開進行編輯。圖4 “由文件創(chuàng)建”選項卡如果希望直接使用保存在硬盤或其它存儲器上的Word文檔，又不希望增大Excel文檔的大小，可以選中圖4所示對話框中的復選框“鏈接到文件”，這樣當修改源文件時，源文件的更改也會反映到Excel文檔中。使用上述兩種方法都有一個復選框“顯示為圖標”，如果選中它，則會在Excel文檔中只顯示一個圖標，如圖5所示。圖5 顯示為圖標的Word文檔對象雙擊該圖標，可以啟動Word對文檔進行編輯。不止在Excel電子表格中可以插入Word文檔對象，在Word中也可以插入Excel電子表格對象，讀者可以舉一反三，自行嘗試一下11. 讓Word和Excel表格實現(xiàn)選擇錄入電腦及各類應用軟件從誕生的那一刻起，就確定了為人類減輕勞動負擔的宗旨，但如果操作軟硬件的人不熟悉其功能，減輕負擔的宗旨也就成為空談。例如，使用Word和Excel制作明細表時需要重復錄入部門、職稱或學歷等內容。此時，不論是逐一錄入還是復制粘貼，都是一項即耗時又費力的工作。如何利用軟件的自身功能從繁重的工作中擺脫出來呢？本篇文章將給你滿意的答案。 我們在使用Word和Excel制作表格時，可以為表格制作一個下拉列表，在遇到需重復錄入的內容時，只要用鼠標單擊所需的選項，即可輕松完成錄入。下面筆者將分別講解Word和Excel下的實現(xiàn)方法。 一、Word表格實現(xiàn)選擇錄入 例如制作一份明細表，在這個表格中，部門、職稱、學歷和級別等幾項內容是需要重復輸入的，我們利用Word提供的下拉型窗體域即可輕松實現(xiàn)表格內容的選擇錄入。具體設置步驟如下：（1）首先在Word中根據(jù)需要設計好表格，將固定不變的內容輸入到表格中。 （2）將鼠標移到指定位置（例如“職稱”下面的單元格），單擊“視圖工具欄窗體”命令，彈出“窗體”工具欄，單擊“下拉型窗體域”按鈕。 小提示：單元格中插入窗體域后，會顯示出灰色底紋，在按下“窗體域底紋”按鈕時會顯示陰影。該窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶該域的具體位置，這些效果并不會被打印出來。 （3）雙擊單元格中的窗體域底紋，彈出“下拉型窗體域選項”對話框。在“下拉項”文本框內輸入需要添加的第一個列表項，并單擊“添加”按鈕進行添加。依法輸入其余列表項，待所有列表項添加完畢后，可以通過“、”方向按鈕改變列表項的排列順序。 （4）勾選“啟用下拉列表”復選框，單擊“確定”按鈕，完成一個單元格的下拉型窗體域的設置。小技巧：可將其余使用同樣窗體域的單元格全部選中，然后通過復制、粘貼的方法一次性插入。 （5）在所有下拉型窗體域完成插入之后，單擊“窗體”工具欄上的鎖狀“保護窗體”按鈕（這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其它地方都無法進行修改），在需要錄入同一內容的任一窗體域單元格上單擊鼠標，單擊其右側出現(xiàn)的下拉三角圖標，從彈出下拉列表中選擇需要錄入的內容。全部選擇好后，再次單擊“保護窗體”按鈕解除鎖定。 二、Excel表格實現(xiàn)選擇錄入 在Excel表格中使用選擇錄入的好處是，可以對數(shù)據(jù)精確篩選，避免因錄入錯誤造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計不準確的現(xiàn)象發(fā)生。具體設置步驟如下： （1）首先在Excel中設計好所需要的表格，在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內容，然后選定要使用選擇性輸入的區(qū)域。 （2）單擊“數(shù)據(jù)有效性”命令，在彈出的窗口中單擊“設置”選項卡。在“允許”下拉列表中選擇“序列”；在“來源”框中輸入序列來源的單元格絕對地址，或者單擊其右側的隱藏窗體按鈕，用鼠標選定要使用下拉列表中所顯示的內容的單元格區(qū)域，再次單擊隱藏窗體按鈕回到“設置”選項卡。最后單擊“確定”按鈕返回（3）用鼠標單擊區(qū)域中的任一單元格，會在單元格旁邊出現(xiàn)一個下拉箭頭，單擊箭頭，會顯示出所有的設置序列，從中單擊所需的項目即可完成錄入。 小技巧：對于其它使用下拉列表的單元格，可以采用拖動柄復制的方法來實現(xiàn)。 現(xiàn)在，有了Word和Excel中實現(xiàn)選擇錄入的方法，工作是不是輕松多了？12.Word中用插入符號功能快速輸入生僻字我們單位有位員工的姓名包含生僻漢字(如“桝”)，用拼音輸入吧，不會讀音，用五筆輸入吧，竟然沒有這個漢字!怎么辦呢?在Word中，我們可以用可以用插入“符號”的方法來輸入：先在文檔中輸入一個與該字同偏旁部首的漢字(如“桃”)，然后選中這個漢字，執(zhí)行“插入符號”命令，打開“符號”對話框(如圖)，你就會發(fā)現(xiàn)對話框定位在包含該偏旁部首的漢字區(qū)域，上、下拉動滾動條，仔細瀏覽，就可以找到“桝”這個生僻漢字了，選中它，按一下“插入”按鈕，再關閉對話框就可以了。13.輕松合并不同版本的Word文檔在日常工作中，經(jīng)常需要將不同版本的兩篇Word文檔合并起來。比如，筆者在寫作的過程中，有專人負責審校工作，這種審校不是采用插入批注的方式，而是直接在文檔上進行修改，不過保存時會用另外的文件名存盤。當審校完畢，就可以使用Word的“比較并合并文檔”功能將修改后的文檔與原文檔合并起來。讀者朋友中一定也會有遇到類似情況的例子，如果掌握了合并文檔的方法，則可以方便而輕松地完成這種工作。下面根據(jù)筆者的實際使用經(jīng)驗向大家介紹如何快速比較與合并不同版本的Word文檔。例如現(xiàn)在有一篇Word文檔的兩個版本：一個原文檔名為“第15章.doc”，另一個是審校后的文檔名為“第15章-2.doc”。具體操作步驟如下。1.打開原文檔“第15章.doc”。2.選擇菜單命令“工具>比較并合并文檔”，打開如圖1所示的“比較并合并文檔”對話框，選中審校后的文檔“第15章-2.doc”，然后單擊“合并”按鈕。圖1 “比較并合并文檔”對話框這時Word就會在第2個文檔中標記出與原始文檔不同的地方，比如刪除和內容、改變的格式、插入的內容等，并用紅色的批注框顯示出來，框內用文字說明兩個文檔的不同，如圖2所示。圖2 Word列出兩個文檔中的不同之處而且在第2個文檔中還會出現(xiàn)“審閱”工具欄，如圖3所示。圖3 “審閱”工具欄 3.首先要做的是按順序查看文檔中的批注框，然后根據(jù)需要做出決定。