11印章管理制度11.doc

印章管理制度印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權、明確公司各種權利義務關系的重要憑證和工具，為加強公司印章管理，規(guī)范公司印章的刻制、發(fā)放、保管、使用以及停用和作廢，特制定本制度。第一條 本制度中所指印章是在公司發(fā)布或管理的文件、憑證文書等與公司權利義務有關的文件上，需以公司或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章，主要指：公章、法人私章、合同章、財務專用章等，還有因工作需要代表公司對外行使某項專業(yè)權力的其它專用章，如工程項目部章,竣工圖章、出圖章等增刻此類印章必須在申請時列明印章使用管理規(guī)定并報公司領導批準。第二條 公司印章由公司行政人事部統(tǒng)一管理。其主要職責包括：根據(jù)公司需要，確定公司印章的種類、范圍、數(shù)量，組織印章的刻制、發(fā)放、停用和收回、銷毀，管理公司印章檔案，制定公司印章管理的規(guī)章制度和監(jiān)督、檢查印章管理制度的執(zhí)行情況。第三條 刻制：新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、財務章）的刻制，應由指定的印章管理人員負責刻制后交由行政人事部備案，并從刻制之日起執(zhí)行相關使用條例。因業(yè)務發(fā)展需要申請其他專用章時，由需求部門填寫刻制印章申請表（附件一），申請表必須由部門負責人、分管領導、公司總經(jīng)理批準后送交行政人事部刻制，刻制標準應符合國家相關規(guī)定。第四條 登記及使用：公司各類印章由專人依職權領取并保管使用。（一）登記：刻制好的印章應在行政人事部進行登記。行政人事部應將每個印章登入印章登記卡（附件二）內(nèi)，建立公司印鑒檔案，并將此檔案永久保存。 任何部門在啟用印章前，須到行政人事部辦理領取手續(xù)，接受相應的責權告知，簽定印章簽收手續(xù)（附件三）。（已經(jīng)開始使用的需自通知當日補辦領取手續(xù)）。（二）使用：1、公章：公司公章用于以公司名義對內(nèi)或對外發(fā)布的文件、通知、信函、報表、投標文件等，公章由財務部保管。各部門有需蓋公章的文件、通知等，須先到行政人事部領取并填寫印章使用申請表（附件五）,經(jīng)部門負責人、分管領導在印章使用申請表中簽字同意，印章保管人蓋章后，經(jīng)辦人將申請表交由印章保管人，并在公司公章使用登記簿（附件六）上簽字。 2、 合同章：公司合同章用于對外簽署各類合同或協(xié)議，合同章由財務部保管，公司合同用章必須符合公司合同管理的有關規(guī)定。1）合同章的蓋章流程參照公司公章的蓋章流程，并同時在公司合同章使用登記簿上進行登記3.法人私章：法人私章由公司出納保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務，使用時憑審批的付款申請單方可蓋章。4.財務章：由財務負責人保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務。5.發(fā)票專用章：主要用于發(fā)票蓋章。公司財務章、發(fā)票專用章和法人章的使用必須符合公司財務管理的有關規(guī)定。6設計出圖章、竣工圖章：由行政人事部保管，主要用于設計圖紙、竣工圖紙。需要用章的部門填寫用章申請后由部門經(jīng)理簽字后方可蓋章。對于經(jīng)濟合作需蓋的出圖章和竣工圖章在提交用章申請表的同時還應提交經(jīng)濟合作申請表，蓋章后行政人事部應進行登記并且由公司聯(lián)絡人簽字。7.其他專用章： 主要適用于各部門內(nèi)部使用，其它專用章的管理由有關部門按申請時批準的使用管理規(guī)定及在公司印鑒檔案中登記的使用范圍執(zhí)行并負直接責任。已經(jīng)刻制的其他專用章，需由部門負責人進行保管并嚴格該章的使用辦法。 8.常規(guī)用印文件，可省去填寫申請單的手續(xù)。如行政人事部門的勞動關系用印，由用印申請單位經(jīng)辦人直接填寫公司公章使用登記簿即可用印。財務人員按日常權限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財務專用章和法人章，無須上述申請程序。9.印章管理人員蓋章（登記）后用章文件（材料原件或復印件）一份存檔，若需原件存檔，由經(jīng)辦人負責原件存檔，行政人事部和印章管理人員負責核對清查，第五條 廢止、更換：（一）廢止或繳銷的印章應由保管人員填寫廢止申請單（附件九），并經(jīng)核準后交由行政人事部統(tǒng)一廢止或繳銷。（二）遺失印章時應由印章保管人員填寫廢止申請單，并呈總經(jīng)理核準簽批遺失處理及處罰辦法后，交由行政人事部按批示處理，如是遺失公司基本印章時必需登報申明。（三）更換印章時應由印章保管人員填寫廢止申請單，并呈總經(jīng)理核準后，交由行政人事部按批示處理。如有需要須填寫刻制印章申請表申請新的印章。第六條 印章保管人的責權范疇：公司印章設專人保管，印章管理人應堅持原則，工作細致，作風正派，嚴格執(zhí)行印章管理制度，不得用掌管印章的權力為自己謀私利，對不合手續(xù)或不合法的用印，以及不正當?shù)挠糜∮袡嗑芙^并逐級上報，嚴格把關。印章保管人因故不能正常上班時，所保管的印章必須向自己的直接主管或由直接主管指定的人移交，辦理移交手續(xù)（附件四），公司公章（合同章）使用登記表和其他使用記錄同時移交并做好相應移交記錄，代理實施用印的人要在事后將印章使用申請表交印章管理人審查，在公司公章使用登記簿上簽字。第七條 印章保管人必須嚴格按照本制度使用和妥善保管印章及其相應使用記錄，印章及其使用記錄應放在保險柜中保管，隨用隨鎖，嚴防丟失或被盜，嚴禁擅自將所保管印章和使用記錄交由他人保管和使用，嚴禁在空白憑證或便條上蓋章，否則將承擔由此所引起的相應法律和經(jīng)濟責任。第八條 用印申請人對所選印種負責，印章管理部門有權對用印情況提出質疑。第九條 行政人事部主要職責是對印章的使用進行合理性管理，而印章保管人具有使用、監(jiān)督、保管等多重責任與權力，具體劃分如下：（一）職能部門印章保管人對印章具有獨立使用權力，同時負全部使用責任。（二）公章的保管人無獨立使用權力，但具有監(jiān)督及允許使用權力，因此公章的保管人對公章的使用結果負主要責任，經(jīng)辦人則負部分責任，而對未經(jīng)由負責人簽批的公章使用經(jīng)辦人負主要責任，保管人負部分責任。（三） 財務章的保管人無獨立使用權力，但具有監(jiān)督及允許使用權力，因此財務章的保管人對財務章的使用結果負主要責任，經(jīng)辦人負部分責任。（四） 法人私章的保管者是出納，即是保管者又是使用者，但其無獨立使用權力，需依據(jù)財務部負責人審批的支付申請或取匯款憑證方可使用，否則負全部責任。第十條 原則上不要將公章、合同章、法人私章獨立帶離公司使用，保管人如需帶公章、合同章外出辦事使用時，需辦理申請手續(xù)。如遇要辦理工商等年檢等事務，需將表格帶回公司蓋章。公司高、中層領導，因異地執(zhí)行重大項目或完成重要業(yè)務，需要攜帶公司印章出差的，須經(jīng)公司總經(jīng)理審批并及時歸還。 第十一條 如遇個人需開具個人相關證明，需由部門負責人擔保簽批后方能使用，但如涉及到個人經(jīng)濟擔保與證明時，原則上一律不予證明，其不良結果由簽批人與保管人共同負責。第十二條 用印方法：超過一頁紙的文件、協(xié)議或非打印類文件，公章或合同章保管人必須和批準人或簽署人核對無誤后方可用印，還必須加蓋齊縫章，公司印章應蓋在文件正面，除特殊規(guī)定外，蓋公司章時一律應用朱紅印泥。第十三條 印章使用申請人及管理負責人要嚴格按照上述規(guī)定申請使用印章，公司印章只適用于與公司相關業(yè)務，不得從事有損公司利益之行為，如出現(xiàn)問題，給公司造成重大損失的，公司將依法追究其法律責任。 第十四條 嚴禁未經(jīng)批準私自刻制公章，無論用于何種目的，都要嚴肅追究責任。觸犯刑律者，提請司法機關依法追究法律責任。附件一 刻制印章申請表附件二 印章登記卡附件三 印章簽收條附件四 印章移交單附件五 印章使用申請表附件六 公司公章使用登記簿附件七 公司合同章使用登記簿附件八 印章使用范圍表附件九 印章廢止申請表附件十 印章借用申請表附件一 刻制印章申請表 日期部門經(jīng)辦人申請印章種類名稱材質形狀年 月 日申請理由：使用范圍：管理權限：管理人：部門負責人：年 月 日公司分管領導： 年 月 日公司總經(jīng)理： 年 月 日備注：附件二： 印章登記卡 登記日期年 月 日登記號碼名稱印模管理人種類：形狀：用途：制成日期： 年 月 日印章材質：制印人：廢止日期： 年 月 日廢止理由：備注：附件三收 條今收到并保管 章一枚，樣本如下：本人承諾將嚴格按照公司印章管理規(guī)定使用和保管印章。簽名：日期：附件四印章移交單今收到 移交 章一枚，樣本如下：本人承諾將嚴格按照公司印章管理規(guī)定使用和保管印章。接交人簽名：批準人簽名日期：交 回 記 錄年 月 日已交回。接交人簽名移交人簽名批準人簽名日期：本單由原印章保管人保管，作為印章使用登記簿的必備附件。附件五：印章使用申請表 編號部門申請人份數(shù)蓋章內(nèi)容擬用印鑒公章 合同章部門負責人年 月 日 分管領導 年 月 日總經(jīng)理 年 月 日備注附件六：公司公章使用登記簿登記簿啟用時間：從第 頁到第 頁 共 頁保管人： 法定代表人：登記簿終止使用時間：印模 復核人： 法定代表人：序號日期申請人部門內(nèi) 容頁數(shù)份數(shù)經(jīng)辦人是否歸檔備注附件七： 合同章使用登記簿登記簿啟用時間：從第 頁到第 頁 共 頁保管人： 法定代表人：登記簿終止使用時間：印模 復核人： 法定代表