國家機關(guān)公文格式制作.doc

國家機關(guān)公文格式制作一、公文的模板制作進入Word 2000系統(tǒng)：“開始”菜單“程序”“Microsoft Word”進入Word 2000界面, 1進行頁面設(shè)置選擇“文件”“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”；“字號”設(shè)置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個字符；“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁22行、每行28個漢字的國家標(biāo)準(zhǔn)。2插入頁號選擇“插入”“頁碼”，“位置”設(shè)置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并將頁碼字號設(shè)置成“四號”；字體任意；奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字。3發(fā)文機關(guān)標(biāo)識制作選擇“插入”“文本框”“橫排”菜單項，鼠標(biāo)將會變成“”，在Word 2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關(guān)標(biāo)識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵“設(shè)置文本框格式”，在這里來設(shè)置紅頭的屬性。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”；寬度設(shè)置成“15.5cm”。注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”；垂直對齊： “絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”， “下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8.0cm”上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡體”，字號根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。4紅線制作首先將“視圖”“工具欄”“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”；“虛實”設(shè)置為“實線”；“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm” 平行文標(biāo)準(zhǔn)，“13.5cm”上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實際情況進行調(diào)節(jié)。單擊確定。5文號制作平行文文號：文號三號仿宋、居中顯示。上行文文號：文號三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發(fā)人三號仿宋字體；簽發(fā)人姓名三號楷體、右空一個字的距離。注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”“符號”“符號”附簽，找到六角符號后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。6主題詞制作選擇“表格”“插入”“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵表格屬性“表格”附簽，“對齊方式”設(shè)置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目用三號小標(biāo)宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。7保存成模板文件單擊“文件”“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認(rèn)即可）。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進行公文正文的排版。要對該模板進行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”“打開”，找到相應(yīng)的模板路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進行修改。二、公文正文排版1依據(jù)模板建立新公文選擇“文件”“新建”“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。2制作公文正文內(nèi)容正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進來，但必須遵循以下國家標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo) 題二號小標(biāo)宋字體，居中顯示；主送機關(guān)三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；正 文三號仿宋字體；成文日期三號仿宋字體，右空四個字的距離，“”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。文號、簽發(fā)人、主題詞按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。國家行政機關(guān)公文格式 國家行政機關(guān)公文格式 1 范圍 本范圍規(guī)定了國家行政機關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列和標(biāo)識規(guī)則。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級行政機關(guān)制發(fā)的公文。其他機關(guān)公文可參照執(zhí)行。使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 2 引用標(biāo)準(zhǔn) 下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)出版時，所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。 GB/T 148-1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸 3 定義 本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。 31 字 word 標(biāo)識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。 32 行 line 標(biāo)識公文中縱向距離的長度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行；公文標(biāo)準(zhǔn)以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行。 4 公文用紙主要技術(shù)指標(biāo) 公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2-80g/m的膠紙印刷紙或復(fù)寫紙。紙張白度為85%90%，橫向耐折度15次，不透明度85%，PH值為7.59.5。 5 公文用紙幅面及版面尺寸 51 公文用紙幅面尺寸 公文用紙張采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。 52 公文頁邊與版心尺寸 公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm1mm 公文用紙訂口（左白邊）為：28 mm1mm 版心尺寸為：156 mm225mm（不含頁碼） 6 公文中圖文的顏色 未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。 7 排版規(guī)格與印裝要求 7.1 排版規(guī)格 正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。 7.2 制版要求 版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。 7.3 印刷要求 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80，M80。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。 7.4 裝訂要求 公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差4mm。平訂釘鋸與書 間的距離為3mm5mm；無壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固；后脊不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。 8 公文中各要素標(biāo)識規(guī)則 本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。 置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。 8.1 眉首 8.1.1 公文份數(shù)序號 公文份數(shù)序號號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序 編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。 8.1.2 秘密等級和保密期限 如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角 第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用”隔開。 8.1.3 緊急程度 如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。 8 1。4 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識 由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加”文件”組成；對一些特定 的公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上空2行向下依次標(biāo)識（見圖三）。 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22 mm15mm(高寬)。 聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。 815 發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識 下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角“ ”括入；序號不編虛位（即1不編為O01），不加“第”字。 發(fā)文機關(guān)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。 816 簽發(fā)人 上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。 如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽 支人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序 依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名 處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。 8.2 主體 821 公文標(biāo)題 紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。 822 主送機關(guān) 標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。 823 公文正文 主送機關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。 824 附件 公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼 (如“附件：1”)；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第l行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)。 825 成文日期 用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”；成文日期的標(biāo)識位置見826。 826 公文生效標(biāo)識 公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機關(guān)如何標(biāo)識公文生效標(biāo)識，另一種是聯(lián)合行文的機關(guān)如何標(biāo)識公文生效標(biāo)識。 8261 單一發(fā)文印章 單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成 文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文l行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。 當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上； 當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。 8262 聯(lián)合行文印章 當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3MM。 當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。 8263 特殊情況說明 當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。 827 附注 公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下1行。 83 版記 831 主題詞 “主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。 832 抄送機關(guān) 公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。 833 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 位于抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)占l行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。 834 版記中的反線 版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。 835 版記的位置 版記應(yīng)置于公文最后一面(封四)，版記的最后一個要素置于最后一行。 9 頁碼 用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行， 數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。 10 公文中表格 公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。 公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四(可