五期二階段項目-操作手冊(報銷模塊)1.1.doc

精品文檔 你我共享文件編號：GDDAAN-IPMS-5-CZSC2項目ID：GDDAAN-IPMS-sp5.2總頁數(shù)：共39頁廣東達安工程項目管理公司-IPMS系統(tǒng)5期二階段項目操作手冊擬制楊金花日期2011-11-01審核日期批準日期聲 明本文檔所有權和解釋權歸廣東達安工程項目管理有限公司（以下簡稱達安公司）與珠海市世紀信通網(wǎng)絡科技有限公司（以下簡稱珠海信通）共有，未經(jīng)書面許可，不得復制或向第三方公開。修訂歷史記錄版本日期AMD修訂者說明1.02011.11.01楊金花2.02011.11.29楊金花根據(jù)達安5期2階段項目變更單111110-3.1的內(nèi)容修訂（A-添加，M-修改，D-刪除）1.1 術語與縮略語術語與縮略語定義模塊將用戶日常項目管理的內(nèi)容定制為單獨的信息錄入?yún)^(qū)，并模擬達到手工流程的效果。字段用戶需要填寫的內(nèi)容，類似于EXCEL中的單元格工單通過項目派單模塊產(chǎn)生的工單。項目專業(yè)指項目的大類、小類。派單日期指派單產(chǎn)生的日期（不是回單的日期）作業(yè)執(zhí)行人工單執(zhí)行的人，不是派單的人。1.2 基本操作說明 系統(tǒng)中經(jīng)常使用的基本功能操作，在此做統(tǒng)一說明：新增： 錄入新的資料。點擊【增加】按鍵，在打開的輸入框內(nèi)填寫各項信息后，點擊【保存】按鍵即可保存數(shù)據(jù)。編輯：對錄入數(shù)據(jù)進行修改。選擇需要修改的記錄后，點擊【編輯】按鍵，在編輯窗口中修改相關信息后，點擊【修改】按鍵即可修改數(shù)據(jù)。查看：對錄入數(shù)據(jù)進行查看。對某一菜單具有查看權限的用戶，可點擊記錄標題查看信息。刪除：對數(shù)據(jù)進行刪除。在列表記錄后的刪除框內(nèi)打勾，點擊【刪除】按鍵即可刪除數(shù)據(jù)。系統(tǒng)支持多條記錄同時刪除。查詢：對數(shù)據(jù)進行查詢。在查詢條件框內(nèi)輸入查詢條件后，點擊【查詢】按鍵，列表中會自動列出符合條件的記錄。系統(tǒng)支持模糊查詢和組合查詢。統(tǒng)計：系統(tǒng)提供“導出EXCEL”功能，用戶可以先通過查詢條件，搜索符合條件的記錄后，選擇需要統(tǒng)計的字段，將查詢結果導入EXCEL檔中進行查看或再編輯。刷新：對窗口實現(xiàn)實時刷新功能。關閉：關閉打開的操作窗口。1.3 流程操作說明現(xiàn)將流程中的基本操作在此處作統(tǒng)一說明。同意并發(fā)送：用戶處理完當前任務后，點擊【同意并發(fā)送】按鈕，可完成該環(huán)節(jié)任務并將工作流提交給下一處理環(huán)節(jié)。提交后，系統(tǒng)會自動彈出提示框，給出流程操作是否成功、環(huán)節(jié)名稱以及接收用戶等信息指導用戶操作。退回到上一環(huán)節(jié)：點擊【退回到上一環(huán)節(jié)】按鈕，可將流程退回到上一處理環(huán)節(jié)（如果沒有上一環(huán)節(jié)，則【退回到上一環(huán)節(jié)】按鈕顯示成灰色）。點擊按鈕后，系統(tǒng)會自動彈出提示框，指導用戶操作。退回擬稿人：點擊【退回擬稿人】按鈕，可將流程退回到工作流的開始環(huán)節(jié)。點擊按鈕后，系統(tǒng)會自動彈出提示框，指導用戶操作。不同意并結辦：點擊【不同意并辦結】按鈕，可結束該工作流程。點擊按鈕后，系統(tǒng)會自動彈出提示框，指導用戶操作。轉交他人處理：點擊【轉交他人處理】按鈕，可打開用戶選擇窗口，選擇用戶后可進行任務轉發(fā)。點擊按鈕后，系統(tǒng)會自動彈出提示框，指導用戶操作。2. 報銷管理2.1 數(shù)據(jù)流向圖2.2 整體功能說明1. 本報銷管理系統(tǒng)功能結構如下：功能功能說明預算科目定義定義預算科目：項目大類項目小類子項目，固定三級年度預算登記由相關管理員錄入年度預算，每年錄入一次。月度固定費導入1. 導入預算科目中的子項目定義為“非員工填寫”的部份2. 每月按部門、按類型導入一次3. 提交流程后不能修改或重新導入4. 與報銷登記數(shù)據(jù)一起提交審批。5. 可以導出。項目部報銷登記1. 由項目部文員填寫，每個部門填寫一次。2. 可以導入。3. 可以提交附件。4. 每月填寫一次，不能修改上月數(shù)據(jù)，提交后不能修改。5. 提交流程（待確認）：項目部文員- 項目部經(jīng)理-事業(yè)部經(jīng)理-生產(chǎn)部/市場部經(jīng)理-財務部；6. 財務部審核可以修訂金額。7. 可以導出8. 可以針對每條記錄進行編輯。9. 科目都是員工可以編輯的科目。部門預算控制表全年各月份的費用發(fā)生數(shù)與預算對比報表個人匯款明細表分別按預算科目定義的分類屬性（生產(chǎn)費、市場費）進行統(tǒng)計匯入各個員工銀行帳號上的金額。部門費用核銷匯總表查詢各事業(yè)部下項目部每月匯總報銷數(shù)據(jù)當月開支與產(chǎn)值收款合同配比情況表全年各月份的開支與產(chǎn)值對比報表2.3 預算科目定義2.3.1 功能說明定義費用科目：項目大類項目小類子項目，固定三級，定義子項目屬性，例如：固定費工資工資1。2.3.2 科目定義（需財務部提前準備）(一) 數(shù)據(jù)字典平級增加預算科目項目大類、下級增加項目小類。說明：若是在3.3.3中已經(jīng)增加子項目的項目小類，不可以再下級增加，應提示“已有子項目”。2.3.3 科目屬性定義對定義的預算科目的最后一級增加子項目以及編輯子項目的屬性。1. 點擊新增按鈕：當前列表自動新增一行空白數(shù)據(jù)。可填寫子項目名稱及其屬性信息、對已經(jīng)建好的子項目作修改。2. 勾選一條列表數(shù)據(jù)，點擊刪除，可刪除不要的子項目。3. 對已經(jīng)使用過的子項目，若后面不再使用，可以勾選此子項目，點擊按鈕停用，系統(tǒng)會記錄停用的日期。注意：若是已經(jīng)使用過的子項目，不建議直接刪除，刪除之后，之前歷史有數(shù)據(jù)的子項目不會再顯示。2.4 年度預算編制2.4.1 功能說明1、功能描述：由生產(chǎn)管理部預算管理員按項目部錄入年度預算，每個部門的年度預算有兩次：上半年預算和全年預算。兩次預算的記錄都需要在系統(tǒng)中保存，由生產(chǎn)管理部預算管理員決定當前使用哪個預算。啟用時判斷預算年度只能有一個生效。2、權限：普通權限用戶只能看到當前部門的年度預算；有審核權限的有戶可以看到所有的年度預算，且可對年度預算進行鎖定/解鎖、啟用/停用操作，2.4.2 操作說明1. 列表界面：“部門”列鏈接到年度預算的基本信息界面。 鎖定/解鎖：先勾選一個預算，點擊鎖定，已被鎖定的預算，不能再做修改。系統(tǒng)默認新增加的預算都是未被鎖定的狀態(tài)。 啟用/停用：先勾選一個預算，點擊啟用，被啟用的表才能被其它表所引用。說明：a) 系統(tǒng)默認增加已做預算的同年度預算都是“停用“的狀態(tài)，若是增加未做預算的年度預算都是”啟用“的狀態(tài)。b) 系統(tǒng)控制同一部門的同一年度只能啟用一個預算。2. 點擊新增按鈕，新增部門的年度預算。1) 選取預算年度、預算的超始年月以及做預算的部門，填寫預算數(shù)值，保存之后，系統(tǒng)自動彈出從模版導入按鈕。2) 系統(tǒng)提供導入功能，可以先下載模版，在模版里填好數(shù)據(jù)，再導入到系統(tǒng)里面。說明：屬性定義為“經(jīng)營費”的科目，費用名稱作了鏈接，彈出界面可填寫月度經(jīng)營比例。2.5 月度固定費導入2.5.1 功能說明1、功能描述：導入預算科目中的子項目定義為“非員工填寫”的部份，每月按部門只能導入一次，與部門報銷登記數(shù)據(jù)一起提交審批。（注意：若當月的項目部報銷登記已提交流程的月份，進入到具體費用信息不可以再進行修改、刪除。）2、權限：普通權限用戶只能看到當前部門的月度固定費，審核權限用戶能看到所有部門的月度固定費的數(shù)據(jù)。2.5.2 操作說明1. 列表界面：點擊部門名稱可進入固定費的詳細信息界面。 2. 點擊 新增按鈕，新增月度固定費，表內(nèi)顯示的都是定義為“非員工填寫“的科目。1) 手動填寫當月人數(shù)、當月產(chǎn)值、當月收款、當月的月度固定費數(shù)值。2) 系統(tǒng)提供導入功能，可以先下載模版，在模版里填好數(shù)據(jù)，再導入到系統(tǒng)里面。新增時，需保存一次之后，系統(tǒng)自動彈出從模版導入按鈕。2.6 個人報銷登記2.6.1 功能說明1. 員工只可在此菜單下填寫定義為“是否為員工填寫”為“是”的報銷費用。 2. 權限：用戶可直接填寫自己的報銷單，文員可以幫其他人員填寫報銷單，當前用戶登陸可以看到自己以及幫別人增加的的報銷單（是當前用戶增加的可以修改，不是當前用戶增加的只能查看，若是審核權限的用戶可以查看、修改未提交月份的所有報銷單）。注意：已提交流程的部門報銷匯總表的月份的部門人員的個人報銷單，不允許修改，且不允許再填寫已提交流程的報銷匯總表的月份的報銷單。2.6.2 操作說明1. 列表界面 2. 點擊新增按鈕，新增報銷內(nèi)容1) 系統(tǒng)默認“報銷人“為當前登陸用戶，可點擊小三角從彈出的用戶選擇窗口中重新選擇報銷人，2) 在界面下方，新增報銷費用 點擊一次新增按鈕，彈出費用類別選擇窗口，選擇費用類別，填寫報銷的信息，保存即可。 費用類別選取窗口2.7 部門報銷匯總表為滿足不同部門的報銷審批流程，在系統(tǒng)管理_用戶及權限_部門設置增加以下字段：1. 主管會計：選人框，此人員是流程中“財務部會計審核”環(huán)節(jié)的審核人。2. 報銷流程屬性：下拉取數(shù)據(jù)字典，下拉選項有“總公司報銷、項目部報銷、事業(yè)部機關報銷”。注意：在啟用部門報銷匯總表之前就要先設置好上面的兩個字段的值。2.7.1 功能說明1、功能描述：按月匯總部門發(fā)生的費用到列表。2、權限：當前部門人員只能看到當前部門的報銷明細表，修改權限的用戶可以新增報銷匯總表且的交流程審批，有審核權限的有戶可以對未提交或流程審批中的報銷明細表進行結束流程及刪除流程的操作。2.7.2 操作說明1. 列表界面：點擊表名可鏈接進入具體信息界面。2. 點擊新增按鈕，新增部門報銷匯總， 當前顯示的數(shù)據(jù)：系統(tǒng)默認顯示“部門”是當前登陸用戶所在部門，“年份、月份”是當前月份的上一個月。點擊查詢 ，按照定義的預算科目系統(tǒng)自動取3.5（非員工填寫部分）、3.6（員工填寫部分）到當前的匯總表里面。說明：部門設置里面報銷流程屬性定義為項目部報銷、事業(yè)部機關報銷的部門，在界面上會彈出選取費用類型（生產(chǎn)費、經(jīng)營費）的下拉框，報銷流程屬性定義為“總公司報銷”的，不用選取費用類型。 3. 點擊提交按鈕，提交各級部門領導審批。1) 提交審批之后，系統(tǒng)自動生成對應部門年月的部門預算控制表、部門費用核銷匯總表、個人匯款明細表、當月開支與產(chǎn)值收款合同配比情況表、部門報銷費用匯總表，在各級流程審批人員查看。2) 部門預算控制表3) 部門費用核銷匯總表4) 個人匯款明細表5) 當月開支與產(chǎn)值收款合同配比情況表6) 部門報銷費用匯總表7) 在流程審批界面，點擊報銷單號可鏈接彈出此報銷單的明細。4. 審核流程：AAAAAA流程說明：1) 根據(jù)部門設置定義的“報銷流程屬性”、費用類型（經(jīng)營費、生產(chǎn)費）決定不同的部門走哪一個流程。2) 從財務部會計審核環(huán)節(jié)為止，前面的所有的審批信息顯示在報銷項目明細表內(nèi)；財務部會計審核環(huán)節(jié)之后審批信息都顯示在報銷明細匯總表內(nèi)。3) 中間“財務部審核、調(diào)整”環(huán)節(jié)審核可以修訂列表中的財務金額， 2.8 部門預算控制表2.8.1 功能說明全年各月份的費用發(fā)生數(shù)與預算對比報表2.8.2 操作說明點擊菜單進入，默認顯示當年當前登陸用戶的所在部門的數(shù)據(jù)列表字段說明： 項目費用：只要預算科目設定的兩級項目大類、項目小類。 年度預算：取3.4年度預算編制上已啟用的數(shù)據(jù) X月實際：按年序預算編制上定義的預算起止年月，取3.7項目部報銷登記上已審核通過的數(shù)據(jù)。 累計預算（經(jīng)營費）=SUM（已發(fā)生月份經(jīng)營費比率*經(jīng)營費年度預算） 累計預算(生產(chǎn)費) =年度預算*當前已發(fā)生月數(shù)/預算月數(shù)。注：若是預算科目屬性定義是“全年預算”的預算科目就累計預算等于全年預算。 累計發(fā)生額=累計本年已審批通過的項目部報銷登記項目小類金額。 預算節(jié)余情況=累計預算-累計發(fā)生額（為負數(shù)時，以紅色醒目標識）。2.9 個人匯款明細表2.9.1 功能說明項目部報銷登記審核通過后的取財務金額自動生成個人匯款明細表，每月按部門生成一次、一個人一筆費用（若是一個人有多筆報銷，那個這個金額，是合計的金額）。分別按預算科目定義的分類屬性（生產(chǎn)費、市場費）進行統(tǒng)計匯入各個員工銀行帳號上的金額。部門報銷登記表里的字段“是否已支付”，若狀態(tài)為“已支付”，該金額不納入“匯款明細表”計算。2.9.2 操作說明1. 生產(chǎn)費分頁：輸入查詢條件，才能查看列表。2. 經(jīng)營費分頁：輸入查詢條件，才能查看列表。2.10 部門費用核銷匯總表2.10.1 功能說明查詢各事業(yè)部下部門每月審批通過的報銷數(shù)據(jù)，沒有報銷數(shù)據(jù)的子項目不顯示。2.10.2 操作說明輸入查詢條件，才能查看列表列表字段說明： 項目費用：只要預算科目設定的兩級項目大類、項目小類。 當月預算經(jīng)營費：經(jīng)營費比率*年度預算。生產(chǎn)費：年度預算/年度預算編制定義的月數(shù) 實際發(fā)生額（有票）：個人報銷登記已審批通過的有發(fā)票的金額。 實際發(fā)生額（已支付）：個人報銷登記已審批通過的已支付的金額。 E=B+D F=A-E 2.11 當月開支與產(chǎn)值收款合同配比情況表2.11.1 功能說明全年各月份的開支與產(chǎn)值對比報表，分兩個分頁。2.11.2 操作說明1. 配比情況表：輸入查詢條件，才能查看列表 列表字段說明： 當月人員數(shù)量：取3.5填寫的“當月人數(shù)”； 當月產(chǎn)值情況產(chǎn)值數(shù)：取3.5填寫的“當月產(chǎn)值（實際）”； 當月產(chǎn)值情況人均產(chǎn)值：產(chǎn)值數(shù)/當月人員數(shù)量； 開支數(shù)：3.6審批通過項目部報銷金額加上固定費； 人均開支：開支數(shù)/當月人員數(shù)量； 當月收款情況收款數(shù)：取3.5填寫的“當月收款”； 當月收款情況人均收款：收款數(shù)/當月人員數(shù)量； 當月合同數(shù)情況合同數(shù)：取當月完成