QP009 合同評審控制程序.doc

受控狀態(tài)：分 發(fā) 號：廣東XX有限公司合同評審控制程序文件編號： QP009版 本： A編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 發(fā)布日期： 實施日期： 1 目的明確客戶要求及與產(chǎn)品有關(guān)的要求，確保本公司具備履約能力。2 范圍適用于公司對客戶與產(chǎn)品有關(guān)要求的合同、訂單評審的管理。3 職責(zé) 3.1 國內(nèi)銷售部負(fù)責(zé)接收國內(nèi)銷售合同或訂單，組織相關(guān)部門參與銷售合同或訂單評審，與客戶保持有效溝通。3.2 外貿(mào)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)接收外貿(mào)銷售合同或訂單，組織相關(guān)部門參與銷售合同或訂單評審，與客戶保持有效溝通。3.3 技術(shù)部負(fù)責(zé)對技術(shù)能力的評審。3.4 計劃部負(fù)責(zé)組織定額、采購、生產(chǎn)等相關(guān)部門對計劃價格、生產(chǎn)能力和交期的綜合評審。4 定義4.1 常規(guī)產(chǎn)品：該類產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)工藝已完全定型，有檢測報告、有定型樣品、在ERP系統(tǒng)內(nèi)已建立BOM清單，一般情況下倉庫有庫存的。4.2 特殊產(chǎn)品：該類產(chǎn)品結(jié)構(gòu)需根據(jù)客戶特殊要求，予以訂做的產(chǎn)品，或境外訂單產(chǎn)品，倉庫不做庫存。4.3 合同：本文特指銷售合同或訂單。4.4 客戶：本文特指公司外部客戶。5 工作程序5.1 與產(chǎn)品有關(guān)的要求的確定5.1.1 國內(nèi)銷售部/外貿(mào)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)與客戶聯(lián)絡(luò)，了解清楚客戶需求與產(chǎn)品有關(guān)的要求，形成書面的銷售合同（包括銷售訂單，下同）。5.1.2 與產(chǎn)品有關(guān)的要求包括：a) 客戶對產(chǎn)品規(guī)定的要求；b) 客戶對公司或產(chǎn)品隱含的要求；c) 適用于產(chǎn)品的法律法規(guī)要求；d) 公司附加要求。5.2 與產(chǎn)品有關(guān)的要求的評審5.2.1 常規(guī)產(chǎn)品合同評審5.2.1.1 對于有現(xiàn)貨的常規(guī)產(chǎn)品，國內(nèi)銷售部經(jīng)辦人員接到客戶訂購產(chǎn)品的書面銷售合同，或者電話訂單后，應(yīng)對訂購的產(chǎn)品名稱及型號、數(shù)量和交貨日期、收款方式等內(nèi)容進行溝通并記錄，溝通后核查ERP系統(tǒng)成品庫確認(rèn)可交貨無誤后，在銷售訂單上簽名確認(rèn)，最后依據(jù)客戶授信額度管理辦法、報分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后合同評審即視為完成。5.2.1.2 對于屬于常規(guī)產(chǎn)品但經(jīng)查ERP成品庫內(nèi)無現(xiàn)貨庫存的、或一次訂單產(chǎn)品數(shù)量超過或達到最高庫存量的、發(fā)外省貨需做特殊包裝的、需訂購閥門帶掛鉤的，國內(nèi)銷售部經(jīng)辦人員在接到客戶訂購產(chǎn)品的銷售合同后，應(yīng)填寫合同評審記錄表，注明常規(guī)產(chǎn)品注意事項，轉(zhuǎn)計劃部簽收。合同評審記錄表中明確合同/訂單編號、客戶名稱/編碼、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、交貨期、交付時注意服務(wù)事項、如運輸裝車時間等內(nèi)容。計劃部負(fù)責(zé)通過會議或其它形式組織采購部、生產(chǎn)部、技術(shù)部等部門對物料的采購供應(yīng)、交貨期限、包裝要求進行評審確認(rèn)，一個工作日內(nèi)完成評審后返回給國內(nèi)銷售部，國內(nèi)銷售部負(fù)責(zé)按授權(quán)權(quán)限對商務(wù)部份報分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后合同評審即完成。5.2.1.3 對于配套或單獨訂購維修產(chǎn)品使用的零配件、易損件物料的，國內(nèi)銷售部經(jīng)辦人員在接到客戶訂購產(chǎn)品的銷售合同后，應(yīng)填寫合同評審記錄表注明產(chǎn)品零配件物料編碼注意事項、轉(zhuǎn)計劃部。再按5.2.1.2條組織合同評審。5.2.1.4 銷售合同評審?fù)瓿珊?，國?nèi)銷售部經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)將合同評審記錄表內(nèi)的交貨期、價格等與客戶相關(guān)信息與客戶進行確認(rèn)落實。并將最終審批的合同評審記錄表發(fā)計劃部、生產(chǎn)部、品管部（必要時發(fā)技術(shù)部）作為接單生產(chǎn)通知、生產(chǎn)和檢驗的準(zhǔn)備，并負(fù)責(zé)跟蹤生產(chǎn)計劃，做好合同執(zhí)行工作安排。5.2.2 特殊產(chǎn)品合同評審5.2.2.1 外貿(mào)業(yè)務(wù)部/國內(nèi)銷售部接到客戶的特殊產(chǎn)品訂購單，通過與客戶溝通確立產(chǎn)品的型號、參數(shù)、數(shù)量、交貨期等。5.2.2.2 外貿(mào)業(yè)務(wù)部/國內(nèi)銷售部經(jīng)辦人員填寫合同評審記錄表并附產(chǎn)品產(chǎn)品客戶技術(shù)要求一覽表，合同評審記錄表中明確合同/訂單編號、客戶名稱/編碼、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、交貨期、交付注意事項、如客戶計劃發(fā)貨運輸裝貨柜周期、應(yīng)明確的技術(shù)要求等，并附上客戶特殊產(chǎn)品需求書面材料或圖片（實物樣品）等相關(guān)資料。如特殊訂單產(chǎn)品有新的技術(shù)要求時，轉(zhuǎn)技術(shù)部對產(chǎn)品技術(shù)要求進行評審。技術(shù)部在二個工作日內(nèi)完成評定后返回外貿(mào)業(yè)務(wù)部/國內(nèi)銷售部。5.2.2.3 外貿(mào)業(yè)務(wù)部/國內(nèi)銷售部將合同評審記錄表隨同產(chǎn)品客戶技術(shù)要求一覽表，轉(zhuǎn)計劃部簽收，計劃部再組織對產(chǎn)品的交期和定額成本進行評審。5.2.2.4 計劃部依據(jù)需求信息資料通過會議或其它形式組織采購、定額、生產(chǎn)等相關(guān)部門對合同中的交期和定額成本進行評審，評審時應(yīng)核算定額成本（包括材料成本和勞動成本），形成產(chǎn)品材料定額成本表、產(chǎn)品分工序勞動定額成本表和定額成本匯總表，計劃部綜合各部門意見后將能否按時交貨和定額成本是否提供等評審結(jié)果記錄在合同評審記錄表上，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。計劃部應(yīng)在簽收之日起二個工作日內(nèi)確定合同評審意見后轉(zhuǎn)交財務(wù)部。5.2.2.5 財務(wù)部對定額成本的準(zhǔn)確性和銷售單價是否接受進行評審，并將評審結(jié)果記錄合同評審記錄表上反饋給計劃部，由計劃部反饋給外貿(mào)業(yè)務(wù)部/國內(nèi)銷售部。5.2.2.6 外貿(mào)業(yè)務(wù)部/銷管部依據(jù)評審的最后交貨日期、報價與客戶協(xié)調(diào)，并填入合同評審記錄表， 最后由外貿(mào)/銷售（總）經(jīng)理確定接單與否，必要時總裁參與決定接單與否。確定接單后，外貿(mào)業(yè)務(wù)部/銷管部在一個工作日內(nèi)確立最終銷售合同，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后合同評審即全部完成，銷售合同發(fā)客戶確認(rèn)，原件存檔。5.2.2.7 外貿(mào)業(yè)務(wù)部/銷管部將最終審批的合同評審記錄表連同附件產(chǎn)品客戶技術(shù)要求一覽表復(fù)印后下發(fā)計劃部、生產(chǎn)部、品管部作為接單通知、生產(chǎn)和檢驗的準(zhǔn)備，計劃部負(fù)責(zé)跟蹤生產(chǎn)計劃，做好合同執(zhí)行工作安排。5.2.3 標(biāo)書評審5.2.3.1 國內(nèi)銷售部接到客戶的招標(biāo)文件后，負(fù)責(zé)投標(biāo)文件的統(tǒng)籌與組織制作投標(biāo)文件工作。視投標(biāo)文件的要求，可以組織技術(shù)部、采購部、財務(wù)部、生產(chǎn)部等部門參與編寫標(biāo)書與提供相關(guān)資料、資質(zhì)證書與信息等工作。5.2.3.2 國內(nèi)銷售部主管負(fù)責(zé)投標(biāo)文件的商務(wù)部分審核，必要時交律師進行會審。5.2.3.3 公司法人代表或授權(quán)委托人對投標(biāo)書進行簽名確認(rèn)，標(biāo)書評審即完成。5.2.4 合同變更5.2.4.1 因客戶原因提出對銷售合同中產(chǎn)品交期進行更改的，則由外貿(mào)業(yè)務(wù)部/國內(nèi)銷售部填寫合同更改通知單書面送至計劃部重新評審、確認(rèn)。計劃部召集相關(guān)部門人員結(jié)合客戶意見進行合同集體評審，以確保實現(xiàn)客戶要求的目標(biāo)、或調(diào)整生產(chǎn)計劃與采購計劃周期，并將評審意見反饋外貿(mào)業(yè)務(wù)部/國內(nèi)銷售部。5.2.4.2 銷售合同執(zhí)行過程中因公司原故導(dǎo)致合同或訂單交期發(fā)生變化，計劃部應(yīng)填寫合同更改通知單，及時書面反饋給外貿(mào)業(yè)務(wù)部/國內(nèi)銷售部，由其向客戶進行解釋，以求得到客戶的理解與同意，外貿(mào)業(yè)務(wù)部/國內(nèi)銷售部同客戶協(xié)商后、將協(xié)商結(jié)果意見馬上反饋給計劃部。5.2.4.3 當(dāng)外貿(mào)業(yè)務(wù)部/國內(nèi)銷售部同客戶協(xié)商后無法達成共識時，外貿(mào)業(yè)務(wù)部/國內(nèi)銷售部將合同更改通知單交總裁做出最后裁決，各部門對于經(jīng)總裁做出的裁決必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行。5.3 客戶檔案5.3.1 外貿(mào)業(yè)務(wù)部/銷管部對本公司的主要客戶及所有代理商建立客戶檔案，詳細記錄其名稱、地址、電話、聯(lián)系人、銷售情況等內(nèi)