某建筑設(shè)計(jì)院費(fèi)用管理辦法.doc

. . . . .XX建筑工程設(shè)計(jì)研究院管 理 制 度制度名稱： 費(fèi)用管理辦法制度編號(hào)： JGY/C-06-3B編寫部門： 財(cái)務(wù)部簽發(fā)日期： 2006年9月22日費(fèi)用管理辦法第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)XX建筑工程設(shè)計(jì)研究院（以下簡稱XX院）費(fèi)用的管理，明確職責(zé)分工和管理權(quán)限，規(guī)范費(fèi)用開支范圍和控制費(fèi)用支出，保證各項(xiàng)管理工作的正常開展，根據(jù)企業(yè)會(huì)計(jì)制度和AA集團(tuán)公司財(cái)務(wù)規(guī)章制度，制訂本辦法。第二條 本辦法所稱費(fèi)用是指本單位為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營所發(fā)生的管理費(fèi)用以及在營銷過程中發(fā)生的經(jīng)營費(fèi)用。第三條 本辦法包括四個(gè)管理細(xì)則（見附件一至附件四）。第四條 本辦法適用于XX院。第五條 本院主管負(fù)責(zé)人對(duì)費(fèi)用內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施負(fù)責(zé)。第二章 費(fèi)用的管理第六條 費(fèi)用的管理體系（一） 費(fèi)用的管理業(yè)務(wù)包括費(fèi)用的預(yù)算和費(fèi)用的日常管理。（二） 財(cái)務(wù)部是費(fèi)用的綜合管理部門，各費(fèi)用責(zé)任中心是費(fèi)用的具體實(shí)施部門，其責(zé)任人是各部門的負(fù)責(zé)人。第七條 費(fèi)用的預(yù)算管理（一） 本院的費(fèi)用實(shí)行預(yù)算管理，費(fèi)用支出嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。（二） 費(fèi)用的年度預(yù)算和月度執(zhí)行預(yù)算的編制、調(diào)整、追加、反饋、報(bào)告等，按照產(chǎn)業(yè)公司預(yù)算管理制度執(zhí)行。第八條 費(fèi)用的組成內(nèi)容包括員工工資、職工福利費(fèi)、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、折舊費(fèi)、修理費(fèi)、物料消耗、低值易耗品攤銷、工會(huì)經(jīng)費(fèi)、職工教育經(jīng)費(fèi)、勞動(dòng)保險(xiǎn)費(fèi)、待業(yè)保險(xiǎn)費(fèi)、咨詢費(fèi)、訴訟費(fèi)、排污費(fèi)、綠化費(fèi)、稅金、租賃費(fèi)、土地使用費(fèi)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓費(fèi)、技術(shù)開發(fā)費(fèi)、無形資產(chǎn)攤銷、業(yè)務(wù)活動(dòng)費(fèi)、廣告費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、計(jì)提壞帳準(zhǔn)備、存貨盤盈盤虧（不包括應(yīng)計(jì)入營業(yè)外支出的存貨損失）以及其它費(fèi)用項(xiàng)目。第九條 費(fèi)用報(bào)銷流程及審批權(quán)限本院費(fèi)用報(bào)銷審批實(shí)行一支筆的原則。為了保證XX院業(yè)務(wù)正常運(yùn)作，現(xiàn)金流暢通，對(duì)差旅費(fèi)、招待費(fèi)、汽車費(fèi)用等日常費(fèi)用按預(yù)算嚴(yán)格控制支付。工程項(xiàng)目付款視工程項(xiàng)目進(jìn)度及資金凈流量，按項(xiàng)目預(yù)算同進(jìn)度嚴(yán)格控制。費(fèi)用必須據(jù)實(shí)憑發(fā)票報(bào)銷，先填寫相關(guān)報(bào)銷票據(jù)，在發(fā)票背面詳細(xì)寫明該費(fèi)用的發(fā)生情況，再在報(bào)銷單據(jù)上將費(fèi)用予以歸類，然后報(bào)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審查，財(cái)務(wù)根據(jù)預(yù)算審核，院主管負(fù)責(zé)人審批后在財(cái)務(wù)部報(bào)銷。（一） 日常報(bào)銷，如：預(yù)算范圍內(nèi)的辦公費(fèi)、水電費(fèi)、午餐費(fèi)、包車費(fèi)等，先由歸口部門負(fù)責(zé)人對(duì)發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行審核確認(rèn)，再由財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷的單據(jù)進(jìn)行確認(rèn)，依據(jù)院財(cái)務(wù)及相關(guān)制度進(jìn)行審核，并核查發(fā)生的費(fèi)用是否在預(yù)算范圍內(nèi)，然后由報(bào)銷人交院主管負(fù)責(zé)人審批，最后到出納處報(bào)銷。（二） 差費(fèi)報(bào)銷單必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人先對(duì)發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行審核確認(rèn)，再由報(bào)銷人交院主管負(fù)責(zé)人審批，然后由財(cái)務(wù)部門按XX院費(fèi)用管理細(xì)則附件二“差旅費(fèi)管理細(xì)則”核定差旅費(fèi)，最后到出納處報(bào)銷。如果相關(guān)費(fèi)用超出公司制定的“差旅費(fèi)管理細(xì)則”核定的標(biāo)準(zhǔn)，則在相應(yīng)的費(fèi)用單據(jù)背后有情況說明和院主管負(fù)責(zé)人的簽字確認(rèn)方可報(bào)銷。（三） 招待費(fèi)報(bào)銷，先由部門負(fù)責(zé)人對(duì)發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行審核，再交院主管負(fù)責(zé)人審批，然后由財(cái)務(wù)部門對(duì)單據(jù)進(jìn)行審核，最后到出納處報(bào)銷。（四） 工資以及四金、勞務(wù)費(fèi)，先由綜合部負(fù)責(zé)人審核，再由院主管負(fù)責(zé)人審批，然后由財(cái)務(wù)部支出。（五） 工程項(xiàng)目費(fèi)用支出，如采購材料，發(fā)包合同支付款項(xiàng)等，由項(xiàng)目經(jīng)理（或其指定經(jīng)辦人）填寫“支票申請(qǐng)單”，由歸口部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，再由經(jīng)營計(jì)劃部審核，院主管負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)辦人憑院主管負(fù)責(zé)人簽字的支票申請(qǐng)單附相關(guān)協(xié)議、結(jié)算單、申購單等，交財(cái)務(wù)部門審核后按相關(guān)規(guī)定付款。（六）貿(mào)易類業(yè)務(wù)應(yīng)同時(shí)提交承接和采購合同（或訂單），部門負(fù)責(zé)人審核后，交財(cái)務(wù)部門審核，同時(shí)核查收款情況，然后交院主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（七）有預(yù)算外的支出，一律須經(jīng)院主管負(fù)責(zé)人及相關(guān)制度確定的負(fù)責(zé)人審批方可支出。（八）報(bào)銷單據(jù)及用款申請(qǐng)單據(jù)在未支付前，由經(jīng)辦人各自保存，財(cái)務(wù)部門不負(fù)責(zé)保存任何未經(jīng)支付的憑證。（九）各部門傳遞發(fā)票到財(cái)務(wù)部門及財(cái)務(wù)部門傳遞發(fā)票或支票等到各部門時(shí)，均應(yīng)有簽收手續(xù)。第十條 專項(xiàng)費(fèi)用的歸口部門（一） 綜合部為員工工資、職工福利費(fèi)、修理費(fèi)、辦公費(fèi)、租賃費(fèi)、伙食費(fèi)、小車費(fèi)用、書刊等資料費(fèi)、教育培訓(xùn)費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、物業(yè)管理費(fèi)等歸口管理部門。（二） 歸口管理部門應(yīng)制訂相應(yīng)的管理制度。第十一條 費(fèi)用的預(yù)算管理及分析報(bào)告財(cái)務(wù)部是費(fèi)用的綜合管理部門，全面負(fù)責(zé)費(fèi)用的預(yù)算管理業(yè)務(wù)，包括費(fèi)用的年度和月度預(yù)算的組織編制，報(bào)院主管負(fù)責(zé)人審批和下達(dá)；組織完成費(fèi)用年度和月度預(yù)算、項(xiàng)目預(yù)算的執(zhí)行情況分析，以及按月反饋費(fèi)用的執(zhí)行情況；各責(zé)任部門按月對(duì)費(fèi)用進(jìn)行逐項(xiàng)分析，對(duì)偏離預(yù)算范圍的費(fèi)用項(xiàng)目，應(yīng)予查明原因，對(duì)異常情況提出有效的控制措施。如個(gè)人原因造成的損失，由當(dāng)事人承擔(dān)。第十二條 費(fèi)用的考核財(cái)務(wù)部根據(jù)公司管理的要求制訂費(fèi)用預(yù)算考核辦法，確保生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)?？己私Y(jié)果同員工考評(píng)相結(jié)合。第三章 附則第十三條 本辦法由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第十四條 本辦法自下發(fā)之日起實(shí)施。 二00五年X月X日附件一：業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理細(xì)則第一條 業(yè)務(wù)招待費(fèi)是指公司為生產(chǎn)經(jīng)營的合理需要所支付的各種應(yīng)酬性費(fèi)用。第二條 公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)采用：從實(shí)列支、規(guī)定限額、合理使用、年終審計(jì)、定期報(bào)告的管理方式。院負(fù)責(zé)人按實(shí)報(bào)銷、經(jīng)營計(jì)劃部負(fù)責(zé)人限額為1000元/次、其他部門負(fù)責(zé)人限額為500元/次，超出限額須經(jīng)院負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報(bào)銷。第三條 預(yù)算管理（一） 業(yè)務(wù)招待費(fèi)實(shí)行專項(xiàng)預(yù)算管理。各部門按經(jīng)營指標(biāo)提出所需的業(yè)務(wù)招待費(fèi)指標(biāo)，由財(cái)務(wù)部根據(jù)院經(jīng)營情況和各部門業(yè)務(wù)和管理的需要，綜合平衡，報(bào)院主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后下達(dá)執(zhí)行。各部門應(yīng)本著小額、合理、必需、從簡的原則，統(tǒng)籌安排，節(jié)約使用。（二） 業(yè)務(wù)招待費(fèi)必須控制在預(yù)算之內(nèi)，不得發(fā)生超支。（三） 各部門的業(yè)務(wù)招待費(fèi)在預(yù)算中單獨(dú)列示。第四條 開支范圍（一） 與本院保持長期良好供銷協(xié)作關(guān)系且信譽(yù)好的單位和個(gè)人，可適當(dāng)贈(zèng)送小額、有意義的紀(jì)念品。（二） 用于物資采購、產(chǎn)品營銷等業(yè)務(wù)交往中的各項(xiàng)必要的應(yīng)酬開支。（三） 用于有特殊意義的座談會(huì)、茶話會(huì)和其它活動(dòng)必要的費(fèi)用。（四） 用于經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在公司召開的各種會(huì)議所發(fā)生的補(bǔ)貼費(fèi)用。（五） 用于合理的但不能直接計(jì)入成本、費(fèi)用的其它零星開支。第五條 業(yè)務(wù)招待費(fèi)的開支應(yīng)本著盡量節(jié)約、有效的原則（誰主張，進(jìn)誰的費(fèi)用額度），事前申請(qǐng)，報(bào)院主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。第六條 內(nèi)部管理（一） 本院業(yè)務(wù)招待費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行情況，由財(cái)務(wù)部按月提出預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告。對(duì)外招待、應(yīng)酬，不得任意揮霍、鋪張浪費(fèi)，經(jīng)辦人員不得從中謀取私利。（二） 業(yè)務(wù)招待費(fèi)一律不得用于內(nèi)部各部門之間的業(yè)務(wù)招待。（三） 財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)招待費(fèi)的管理，做到帳目清楚，手續(xù)完備，院主管負(fù)責(zé)人一支筆審批。 二00五年七月附件二：差旅費(fèi)管理細(xì)則第一條 申請(qǐng)借支差旅費(fèi)，一律憑借款單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及院主管負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，到財(cái)務(wù)部辦理借款手續(xù)。第二條 凡購自備車并享受私車共用現(xiàn)金交通補(bǔ)貼的員工，其市內(nèi)公出發(fā)生的過橋費(fèi)、停車費(fèi)、出租車費(fèi)、公交費(fèi)、汽油費(fèi)等交通費(fèi)一律不得報(bào)銷。第三條 市內(nèi)公出，原則上不得住宿，若確因條件限制、工作需要（如赴遠(yuǎn)郊或崇明、金山等地），經(jīng)院主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可報(bào)銷食宿費(fèi)。第四條 出差住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為（包括外省市）：院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，據(jù)實(shí)報(bào)銷；部門負(fù)責(zé)人限額240元/天，其他員工限額140元/天，多人出差時(shí)，同性別人員兩人也為140元/天，據(jù)實(shí)報(bào)銷；因本院已實(shí)行工作餐補(bǔ)貼，故原則上市內(nèi)出差不補(bǔ)助誤餐費(fèi)（節(jié)假日例外）。對(duì)市外出差，按實(shí)際住宿天數(shù)發(fā)給用餐補(bǔ)助，補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)為30元/天，同時(shí)上海的工作餐補(bǔ)貼在下月扣回。（接待單位安排食宿的除外）。第五條 員工經(jīng)批準(zhǔn)在本市參加各類專修班、進(jìn)修班、培訓(xùn)班：走讀的，不享受伙食補(bǔ)助；住讀的，不補(bǔ)助誤餐費(fèi)；因參加學(xué)習(xí)而增加的交通費(fèi)用由本人自理，不得報(bào)銷。第六條 員工（含部門負(fù)責(zé)人）到外省市出差限乘坐火車硬座和硬臥、輪船三等艙及長途汽車。為節(jié)約費(fèi)用開支，公司員工乘坐飛機(jī)、高速旅游列車、高速氣墊船等收費(fèi)檔次較高的交通工具，必須從嚴(yán)控制，確需乘坐時(shí)，應(yīng)事前向院主管負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后乘坐。第七條 外埠市內(nèi)交通費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，以公共交通工具為主，按實(shí)憑票報(bào)銷，若確因需要叫出租車的，必須事先通報(bào)院主管負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)同意后，憑票報(bào)銷；使用公司車輛的則不享有該項(xiàng)報(bào)銷。第八條 出差天數(shù)的計(jì)算，按長途汽車及火車的發(fā)車、飛機(jī)起飛、輪船啟航離滬時(shí)間至出差結(jié)束返回抵滬時(shí)間的日歷天數(shù)計(jì)算。凡超過半天算一天，未超過半天算半天。第九條 出差人員因私繞道發(fā)生的差旅費(fèi)，應(yīng)按直線距離相應(yīng)的費(fèi)用報(bào)銷，超支部分自理；若繞道費(fèi)用低于直線費(fèi)用，據(jù)實(shí)報(bào)銷。繞道期間的各項(xiàng)補(bǔ)貼不予計(jì)發(fā)。第十條 外省市差旅費(fèi)實(shí)行預(yù)算總額控制。出差申請(qǐng)借款的金額根據(jù)具體情況借支，申請(qǐng)借款的應(yīng)在回院后一周內(nèi)憑部門領(lǐng)導(dǎo)簽字的出差報(bào)告核銷借款，超過一個(gè)月未核銷將從工資中扣除。前賬不清，后賬不借。 多人參與的費(fèi)用，應(yīng)盡量分開結(jié)算，或進(jìn)行合理分?jǐn)?，以便于更?zhǔn)確地進(jìn)行費(fèi)用核算。第十一條 對(duì)于現(xiàn)場工程管理人員的外地出差費(fèi)用實(shí)行費(fèi)用包干。包干費(fèi)用包括：住宿、餐費(fèi)、地區(qū)交通費(fèi)（不含從上海至現(xiàn)場及現(xiàn)場回上海的車費(fèi)）。費(fèi)用包干的標(biāo)準(zhǔn)為100元/天。在上海地區(qū)項(xiàng)目需長期住現(xiàn)場的，費(fèi)用參照外地費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定，市內(nèi)交通費(fèi)不得報(bào)銷。 二00五年七月 附件三：辦公費(fèi)用管理細(xì)則第一條 辦公費(fèi)是指郵電費(fèi)、資料費(fèi)、辦公用品費(fèi)等費(fèi)用。辦公費(fèi)管理實(shí)行預(yù)算單列管理。綜合部是辦公用品費(fèi)用預(yù)算管理的責(zé)任單位。辦公用品費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行和控制實(shí)行部門主管負(fù)責(zé)制。各單位本著必需、合理、節(jié)約的原則在辦公室用品費(fèi)用的年度預(yù)算指標(biāo)內(nèi)控制使用，不得超支預(yù)算指標(biāo)。業(yè)務(wù)往來信件盡量用電子郵件寄送，確需通過郵局寄送的，除所寄資料有時(shí)限要求或特別重要外，一般不使用特快專遞形式。公司員工在打印、復(fù)印資料時(shí)，在不影響工作效果及效率的前提下，應(yīng)盡量物盡其用，充分利用已用過的紙張。嚴(yán)禁利用公司復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、紙張等公司財(cái)產(chǎn)為個(gè)人或他人復(fù)印與工作無關(guān)的資料。辦公用品實(shí)行歸口管理。各部門是辦公用品的領(lǐng)用單位，綜合部是辦公用品歸口管理的責(zé)任部門，財(cái)務(wù)部是辦公用品預(yù)算管理部門。第二條 綜合部負(fù)責(zé)制訂辦公家具的配置標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)選用辦公用品的檔次和確定使用的范圍，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理辦公用品質(zhì)量上出現(xiàn)的問題。第三條 各部門領(lǐng)用辦公用品，應(yīng)本著節(jié)約、必需的原則進(jìn)行，事先填制辦公用品申領(lǐng)單，寫明所需物品的名稱、規(guī)格，綜合部審核后予以購買或配置。第四條 各部門領(lǐng)取辦公用品，凡屬日常辦公或有同類品種的，不得領(lǐng)用高檔或進(jìn)口辦公用品。第五條 新進(jìn)公司人員所需辦公用品，以節(jié)約為原則，盡量利用舊的，可先在本部門內(nèi)調(diào)劑解決，確需要新增（或部分更新）的，報(bào)綜合部審核后方可領(lǐng)用，未經(jīng)審核手續(xù)而擅自購買所發(fā)生的費(fèi)用財(cái)務(wù)部一律不予報(bào)銷。第六條 辦公用品的購買與發(fā)放，由綜合部統(tǒng)一經(jīng)辦，綜合部建立入庫、發(fā)放記錄，應(yīng)指定專人根據(jù)辦公用品購買發(fā)票的稅前金額，結(jié)合辦公用品購買清單與各部門申領(lǐng)清單，在各部門的費(fèi)用中進(jìn)行分?jǐn)?，并附分?jǐn)偯骷?xì)，再經(jīng)由正常報(bào)銷或申請(qǐng)借款的途徑交予財(cái)務(wù)部處理。第七條 綜合部應(yīng)將于每月25日之前各部門辦公用品領(lǐng)用清單和結(jié)算價(jià)格，書面報(bào)財(cái)務(wù)部，不得跨月。 二00五年七月附件四：其他費(fèi)用管理細(xì)則一、 會(huì)議費(fèi)第一條 參加外埠召開的會(huì)議，凡是由會(huì)議統(tǒng)一安排住宿的，憑會(huì)議證明，據(jù)實(shí)報(bào)銷；無會(huì)議證明的按出差住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第二條 會(huì)議期間的伙食補(bǔ)貼，按出差標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行（交納會(huì)務(wù)費(fèi)的，無伙食補(bǔ)貼）；外埠市內(nèi)交通費(fèi)不給予補(bǔ)貼，由與會(huì)人員自理。第三條 發(fā)生的會(huì)務(wù)費(fèi)用，事先經(jīng)部門、院主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，據(jù)實(shí)報(bào)銷。第四條 會(huì)議發(fā)生的資料費(fèi)用，由綜合部登記確認(rèn)后，據(jù)實(shí)報(bào)銷。二、員工探親費(fèi)第一條 享受一年一次探親假待遇的員工，乘坐火車的一律報(bào)銷硬座費(fèi)用（年滿50周歲且連續(xù)乘坐48小時(shí)以上者可報(bào)銷硬臥費(fèi)用）；輪船報(bào)銷四等艙（包括四等艙）以下費(fèi)用；乘坐長途公共汽車不屬繞道的據(jù)實(shí)報(bào)銷；因故乘飛機(jī)、臥鋪、出租車或旅游車超過標(biāo)準(zhǔn)的，按規(guī)定的直線車、船票報(bào)銷，超支部分由個(gè)人自理。第二條 探親往返途中，因限于交通條件需中途轉(zhuǎn)換交通工具并在中轉(zhuǎn)點(diǎn)住宿的，每中轉(zhuǎn)一次，可憑票報(bào)銷1天的普通床位費(fèi)（80元/天以內(nèi)），超過規(guī)定的天數(shù)及住宿標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用由個(gè)人自理（因自然災(zāi)害等不可抗拒因素除外）。第三條 享