會議管理程序(提交版).doc

人事行政管理程序 會議管理程序 編號：2.3會議管理程序2.3.1目的規(guī)范公司會議召集流程，提升公司會議效率，加強會議管理。2.3.2適用范圍公司級例會或跨部門協(xié)調會議。2.3.3術語和定義公司級會議：由公司總經(jīng)理或授權副總經(jīng)理召集，各分部經(jīng)理以上人員參加的例行會議或專項會議；跨部門會議：因工作需要，由某部門發(fā)起，需要相關部門配合協(xié)調并共同完成一項工作而舉行的會議。2.3.4職責人事行政部：負責公司級行政會議的組織、召集，會議安排和記錄，會議后勤保障工作的組織、協(xié)調和實施；運控部：負責公司級或跨部門生產運行協(xié)調會、空地協(xié)調會等生產運行會議的通知、會議資料的準備和會議記錄、紀要執(zhí)行監(jiān)督和檔案保存；安標部：負責公司級或跨部門安全生產會議的通知、會議資料的準備和會議記錄、紀要執(zhí)行監(jiān)督和檔案保存；各部門：負責部門內會議的組織；公司領導：負責分管領域會議的召集、會議材料的審核、主持，會議紀要審批，會議決定事項完成情況的監(jiān)督及問責。2.3.5工作流程：2.3.1.6工作制度（1）公司級會議1）會前準備由會議發(fā)起人，通知人事行政部安排會議室和所需設備的準備工作。公司領導直接召集的會議，由人事行政部負責向公司領導明確核實會議的主題、時間、地點、參會人員范圍等具體信息并發(fā)布通知。人事行政部發(fā)布會議通知，通知參會人員做好材料或發(fā)言準備。同時，人事行政部負責會議室、投影儀等的準備。2）會議記錄由人事行政部行政助理或會議發(fā)起人指定專人負責“會議紀要”的記錄和整理?！皶h紀要”應根據(jù)需要設定發(fā)放范圍和保密等級。在正式下發(fā)會議紀要前，須經(jīng)過會議召集人或公司總經(jīng)理審核通過。會議紀要下發(fā)后，會議召集部門和人事行政部將“會議紀要”存檔。（2）跨部門會議 1）會前準備發(fā)起部門確定會議主題、時間、地點和參會人員，并通過OA或郵箱進行通知。重要或緊急會議，應進行電話通知并得到明確回復。2）紀要由會議召集人指定專人負責記錄并存檔備查。（3）部門內部會議 由各部門經(jīng)理自行安排時間、地點并指定專人記錄，本部全體或指定部分人員參加。 （4）會議紀律 1）參會人員必須嚴格遵守會議時間，不遲到、不早退。如因特殊情況不能參加會議或需提前離開的，必須提前向會議召集人/主持人請假，得到批準后方可離會。會議遲到1次，罰款50元；早退1次，罰款50元；未請假無故缺席，罰款100元；會議期間應遵守會場紀律，將手機調整至震動檔，嚴禁大聲喧嘩、交頭接耳或接聽手機等 ，如有違反，視具體情況處罰30100元。2)參會者必須在“會議簽到表”上簽到。簽到表作為會議紀要的一部份存檔。3)會議進行過程中，手機等個人設備設于消音或振動狀態(tài)，如有明確要求時必須關機；若沒有明確要求時，需接聽電話者，必須在會議室外接聽。 4)在會議進行過程中，會場內不得有隨意走動、交頭接耳等影響他人發(fā)言的行為。如因特殊情況須暫時離開會場的，必須征得會議主持人的同意。5)周期性例會的時間要求控制在2小時以內，個人發(fā)言時間非特殊情況不得超過10分鐘，由會議主持人控制提醒。6)會議主持人發(fā)現(xiàn)爭議得不出結論或偏離會議主題時，應及時判斷是否需會后協(xié)商或能立即解決，以免浪費會議時間。 7)與會人員不得隨意打斷他人發(fā)言，不得對發(fā)言者吹毛求疵。會議主持人應及時制止不禮貌言行或與會議無關的言行。 （5）會議總結 1)會議記錄人應在三天內整理出“會議紀要”并送達會議召集人，并對會議紀要內容進行確認審核，視其必要性決定是否送達書面記錄給各與會人員。 2)對會議遺留的問題及會議決定，當事人應按會議決定及時予以執(zhí)行、處理，會議召集人、部門經(jīng)理及分管副總等負責跟蹤處理。（6）會議室使用管理1)各部門需要使用會議室的，須提前向人事行政部前臺預約申請，使用部門聯(lián)系人收到同意使用會議室預定的信息后，進行會議安排。2)各部門聯(lián)絡人需通過行政助理或前臺進行預約登記（大型會議提前兩天，一般會議提前一天），若遇特殊情況可直接打電話進行預約，預約時應說明“需用會議室、使用日期、使用起止時間、投影儀要求、其他特殊要求、會議室使用聯(lián)系人”等相關信息。前臺將按照相關要求進行準備工作。（若需提供茶水服務的會議，人事行政部前臺崗位將在會議期間每15分鐘進行加水服務）3)人事行政部前臺崗位接到需使用會議室的相關信息后，需核實相應時間段是否存在會議沖突，核實后立即回復申請部門進行協(xié)調及準備工作，協(xié)助安排使用會議室。4)雙休日或節(jié)假日需使用會議室的須在工作日提前進行預約登記。5)各部門在使用會議室時間上發(fā)生沖突時，由人事行政部進行統(tǒng)一協(xié)調。原則上內賓禮讓外賓，外事接待工作優(yōu)先使用；若事先預定的會議室與臨時性重要會議所用發(fā)生沖突時，事先預定會議優(yōu)先使用大會議室。臨時性重要會議使用小會議室，視參會人員多少不同兩者間可協(xié)調互換。6)會議室使用部門應愛護室內公用設施，保持室內環(huán)境衛(wèi)生。人事行政部負責進行設施、環(huán)境衛(wèi)生等維護工作 。會議室使用部門會議結束后及時通知人事行政部前臺進行交接。7)因未辦理相關手續(xù)造成延誤會議等后果，由會議室申請部門負責。對臨時性緊急會議使用情況由人事行政部前臺負責通知預約使用部門，并協(xié)助進行相關協(xié)