行政秘書時(shí)間管理課件(PPT 36頁).ppt

聚成華企在線商學(xué)院 行政秘書時(shí)間管理講師 李革增 一 常見的時(shí)間管理誤區(qū) 事務(wù)性 重復(fù)性工作太多打擾 電話或沒有預(yù)約客人 沒有目標(biāo) 次序和計(jì)劃缺乏自律資料不完整或有所延誤文書工作不能一次到位文件越積越厚工作沒有效率 二 時(shí)間管理的目標(biāo) 加強(qiáng)工作效果提高工作效率 三 時(shí)間管理的三原則 第一原則 目標(biāo)管理原則第二原則 抓住重點(diǎn)原則 80 20 法則運(yùn)用第三原則 工作優(yōu)先級(jí)綜合分析 第一原則 目標(biāo)管理原則 目標(biāo)不明確 工作的目標(biāo)是什么 你自己的人生目標(biāo)是什么 目標(biāo)確定根據(jù)目標(biāo)確定工作計(jì)劃 案例 海爾的OEC管理法 OverallEveryControlandClear 即全方位地對(duì)每人 每天 每事進(jìn)行清理 控制 其主要內(nèi)涵 就是貫穿在企業(yè)各項(xiàng)工作中的 日事日畢 日清日高 具體地講 就是企業(yè)每天所有的事都有人管 做到控制不漏項(xiàng) 所有的均有管理 控制內(nèi)容 并依據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各自控制的事項(xiàng)按規(guī)定計(jì)劃執(zhí)行 每日將實(shí)施結(jié)果與計(jì)劃指標(biāo)對(duì)照 總結(jié) 糾偏 達(dá)到對(duì)事物發(fā)展過程日控 事控的目的 確保事物向預(yù)定目標(biāo)發(fā)展 按照這一管理模式 上至總裁 下至一般員工 哪怕是一個(gè)修剪花草的花匠 都十分清楚自己應(yīng)該干什么 干多少 按什么標(biāo)準(zhǔn)干 達(dá)到什么結(jié)果 德魯克在 卓有成效的管理者 一書中說 管理好的企業(yè) 總是單調(diào)無味 沒有任何激動(dòng)人心的事件 那是因?yàn)榉彩强赡馨l(fā)生的危機(jī)早已被預(yù)見 并已將它們轉(zhuǎn)化為例行作業(yè)了 第二原則 重點(diǎn)原則 80 20 法則 帕雷托定律 是一個(gè)意大利的經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托提出的 他在 年觀察 世紀(jì)英國(guó)社會(huì)財(cái)富和人的關(guān)系時(shí) 發(fā)現(xiàn)國(guó)家 的財(cái)富是聚集在 的人的手里 80 的結(jié)果來自20 的原因 80 的利潤(rùn)來自20 的客戶80 的銷售來自20 的銷售人員80 的時(shí)間用在了20 的日常事情上80 的事情在20 的高效率的時(shí)間內(nèi)被完成80 的效率提升可以來自20 的環(huán)節(jié)改進(jìn) 第三原則 工作優(yōu)先級(jí)綜合分析四象限坐標(biāo)圖 重要度 緊迫性 A重要而且緊迫 緊迫但不重要 D不重要不緊迫 重要但不緊迫 請(qǐng)運(yùn)用四象限方法排列你的工作 第一招 時(shí)間計(jì)劃表 1 結(jié)合工作目標(biāo)作好時(shí)間計(jì)劃表注意 60 有計(jì)劃的工作20 沒有預(yù)期的行事20 突發(fā)的行事 四 時(shí)間管理的策略 20招 第二招 幫助上級(jí)跳出時(shí)間陷阱 過多的電話不必要的會(huì)議不速之客無意義的文件方法 過濾 第三招 區(qū)分掌控的時(shí)間 二分法 區(qū)分可控和不可控時(shí)間 第四招 每日工作計(jì)劃表 一日之計(jì)在于昨天明天必須要做的六件重要事情 寫下來 相關(guān)工作一并完成 不作預(yù)定表以外的工作 第五招 減少被打擾的時(shí)間 打擾是第一時(shí)間大盜 日本專業(yè)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)指出 人們一般每8分鐘會(huì)受到1次打擾 每小時(shí)大約7次 或者說每天50 60次 平均每次打擾大約是5分鐘 總共每天大約4小時(shí) 也就是約50 其中80 約3小時(shí) 的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的 同時(shí)人被打擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘 總共每天大約就是2 5小時(shí) 根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù) 可以發(fā)現(xiàn) 每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5 5小時(shí) 按8小時(shí)工作制算 這占了工作時(shí)間的68 7 流程管理要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式與別人的韻律相協(xié)調(diào) 第六招 今日事 今日畢 工作計(jì)劃表正在進(jìn)行的計(jì)劃 尚未完成的事情 每日行事歷規(guī)定的事項(xiàng)一定完成 今日不做 明天就后悔拖延容易變的更困難 第七招 找出上級(jí)的最佳工作時(shí)間 了解上級(jí)是夜貓子還是早起的鳥兒安排重要的事情的在最好的時(shí)間保證1 2個(gè)小時(shí)的免打擾時(shí)間 第八招 養(yǎng)成良好的工作 生活 習(xí)慣 平時(shí)作事情注意養(yǎng)成節(jié)省時(shí)間的好習(xí)慣襪子 長(zhǎng)褲 先穿襪子再穿長(zhǎng)褲 可節(jié)省5秒 用品放在一個(gè)固定的地方 Key 第九招 同時(shí)做兩 三件事情 同時(shí)做兩件事情刷牙 洗臉 洗澡 聽新聞等車或塞車時(shí) 看報(bào)開車聽演講或者有聲音的錄音帶同時(shí)做三件事情走路健身 聽mp3學(xué)英語 上班 人腦一次能處理7件事情 第十招 決不輕易 遲到 時(shí)間沒有準(zhǔn)時(shí)只有提前工作時(shí)間業(yè)務(wù)洽談約會(huì)上課 第11招 沒定期限就不叫工作 設(shè)定期限 雙方共同協(xié)議 交辦事項(xiàng) 定下期限 按時(shí)追蹤指使 要求 命令 書面化按時(shí)追蹤承辦事項(xiàng) 自定期限 限期前提報(bào)主動(dòng)提出進(jìn)度報(bào)告 力有未逮時(shí) 馬上說出來 第12招 整理工作環(huán)境 桌面清除不必要的東西 相片 飾品等 有用物品定位 編號(hào) 抽屜立即處理的公文 正在實(shí)施的計(jì)劃 分類 分組 保留的公文 參考資料分別放置 周圍環(huán)境一天三分之一以上的時(shí)間 清爽舒適 工作效率 工作環(huán)境 管理 整理 區(qū)別要與不要的東西 只保留有用的 撤除不需要的東西 整頓 把要用的東西 按規(guī)定位置擺放整齊 并做好標(biāo)識(shí)進(jìn)行管理 清掃 將不需要的東西清除掉 創(chuàng)造良好的工作環(huán)境 清潔 維持以上整理 整頓 清掃后的局面 使工作覺得整潔 修養(yǎng) 通過進(jìn)行上述4S的活動(dòng) 讓每個(gè)都自覺遵守各項(xiàng)規(guī)章制度 養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣 5S的倡導(dǎo)者相信 保持工作環(huán)境的干凈整潔 物品擺放有條不紊 一目了然 能最大程度地提高工作效率 用5s來整理你的工作環(huán)境 1 基本工具 2 復(fù)印機(jī) 3 傳真機(jī) 4 電腦 5 文檔自己檢查你的辦公桌 文件柜 電腦 文件夾 檔案夾 電腦磁盤 還有更多的其他東西 是否符合5s管理 是否方便你的工作 第13招 各種文件只看一次 閱讀技巧 30 花在閱讀上閱讀前 選擇閱讀材料 1分鐘200頁 閱讀 改進(jìn)閱讀速度 1分鐘500字 閱讀后 用色筆來標(biāo)記文件處理只看一次今天決定不了的明天也一樣 第14招 沒有淘汰就不叫檔案管理 五分鐘內(nèi)找不到文件就不是好的檔案管理如果不見了會(huì)發(fā)生什么樣的麻煩事 如果不確定該不該 淘汰 往垃圾箱丟吧 定期整理 淘汰 掉不用的文件 第15招 學(xué)會(huì)使用外腦 專家或朋友好朋友專家顧問資源圖書館 Internet 第16招 集合零碎時(shí)間做大事 化零為整25分鐘讀書法 25分 20頁 天 600頁 月 24本書 年每天固定時(shí)間沉思片刻 回顧與總結(jié) 思考周 常規(guī)性工作放在零散的時(shí)間處理 第17招 勇敢說 不 您有拒絕的理由 不必每次都要有理由 拒絕太慢反而會(huì)造成抱怨太多 輕諾寡信人生的麻煩有一半是由于太快說 是 太慢說 不 造成的比林定律 美國(guó)幽默作家比林 第18招 休息是為了走更遠(yuǎn)的路 適當(dāng)?shù)乃呶缢?0分鐘閉目養(yǎng)神 小休片刻會(huì)更好適當(dāng)?shù)男蓍e 第19招 統(tǒng)籌管理時(shí)間 并行管理同一時(shí)間做多件事情串行管理按循序做事情根據(jù)事情的特點(diǎn) 分類管理 第20招 使用管理時(shí)間的工具 筆及時(shí)貼Pda筆記本軟件 五 管理上司的時(shí)間 固定日程管理 計(jì)劃 會(huì)議 出差 接待等 突發(fā)性日程 臨時(shí)性 突發(fā)性事件 1 總體原則 了解上司的日常工作 近期業(yè)務(wù)重點(diǎn) 作息習(xí)慣 身體狀況 優(yōu)化工作方法 細(xì)心觀察上司的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格 主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍 了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況 特別是上司最近的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況 留意近期的工作興奮點(diǎn) 對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程 及時(shí)整理日程表 以免安排沖突 定期與上司溝通 將雙方的要求 需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí) 以利工作開展 注意日程安排的時(shí)間松緊 安排全部時(shí)間的60 2 經(jīng)驗(yàn)與技巧 周一日程 出差前后一個(gè)工作日不要安排過多的事務(wù) 在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間 防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突 并給上司留出整理思路的時(shí)間 同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù) 根據(jù)上司習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息 對(duì)于上司的各項(xiàng)安排熟記于心 及時(shí)提醒已定下來的安排 防止沖突 每日安排相對(duì)固定時(shí)間與上司核對(duì)日程 保證秘書與上司日程表內(nèi)容一致 控制約會(huì)時(shí)間 適時(shí)打斷 防止拖延 以免影響下面的日程 掌握近期要回避的人物 3 出差日程安排 出差前 確定出差目的地和日期 確認(rèn)上司出差陪同人 與出差地人員溝通 確定日程 如早午晚餐安排 所到地地址 路程時(shí)間 接待人等信息 確定行程 預(yù)定機(jī)票 選擇航空公司 機(jī)型及班次 酒店 選擇上司習(xí)慣的酒店 酒店的電話 傳真等 接 送機(jī)人員 明確接送人的聯(lián)系方式 完善細(xì)致周到的日程表 時(shí)間 地點(diǎn) 對(duì)方參會(huì)人 議程等 見范例 根據(jù)上司的習(xí)慣 準(zhǔn)備出差用物品 擬寫授權(quán)書并于上司出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件 出差中 在第一時(shí)間掌握上司到達(dá)后的聯(lián)系方式 必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員 根據(jù)上司日程安排 隨時(shí)通報(bào)公司及的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況