辦公軟件操作基礎(chǔ)知識.ppt

辦公軟件操作基礎(chǔ)知識 一 Word基礎(chǔ)知識二 Excel基礎(chǔ)知識三 PPT基礎(chǔ)知識 一 Word文字處理軟件 Word窗口的組成 標題欄菜單欄工具欄編輯區(qū) 標尺 1 中英文輸入 文本的輸入 輸入法列表 2 標點符號的輸入 特殊符號可以通過 插入 菜單中選擇 符號 命令 從 符號 對話框中選擇 換輸入法 Ctrl Shift 3 日期和時間的插入 文本的輸入 日期和時間 對話框 4 數(shù)字的輸入 數(shù)字 對話框 1 利用鼠標 2 利用鍵盤 文本的修改 1 光標的定位 2 文檔的修改 1 改寫與插入 2 刪除 文檔的編輯 1 選擇文本 1 選擇文本 文檔的編輯 2 文本的刪除 方法一 1 選定要刪除的文本 2 單擊 編輯 菜單 3 在下拉菜單中選擇 清除 命令 或按鍵盤Delete鍵 方法二 1 選定要刪除的文本 2 右擊被選中文本 3 在彈出的快捷菜單中單擊 剪切 命令 也可以在文檔正文中刪除所選文本 3 撤消 恢復(fù)和重復(fù)4 文本的移動 文檔的編輯 5 文本的復(fù)制與粘貼 方法一 1 選中要復(fù)制的文本 2 單擊 編輯 菜單 復(fù)制 命令 3 將光標移至要插入文本的位置 4 單擊 編輯 菜單 粘貼 命令 方法二 1 選中要復(fù)制的文本 2 右擊選中文本 從快捷菜單中選擇 復(fù)制 命令 3 將光標移動要插入文本的位置 4 在該插入點右擊 從彈出的快捷菜單中選擇 粘貼 命令 文檔的編輯 6 查找文本 7 替換文本 文檔的編輯 9 文檔統(tǒng)計 8 插入文件 演示 文檔的編輯 10 給文檔加密碼 工具欄選項中進行設(shè)定 設(shè)置字符格式 1 設(shè)置字體 1 利用 字體 列表框設(shè)置字體 2 利用菜單命令設(shè)置字體 設(shè)置字符格式 2 設(shè)置字號 設(shè)置方式同設(shè)置字體相同 可以在 字號 列表中設(shè)置 也可以在 字體 對話框中設(shè)置 3 設(shè)置字形 1 加粗格式 2 傾斜格式 3 下劃線格式 4 設(shè)置字間距 設(shè)置字符格式 5 動態(tài)文字效果 6 添加著重號 設(shè)置字符格式 7 合并字符 單擊 其他格式 工具欄中的 合并字符 按鈕 8 帶圈字符 選擇 其他格式 工具欄中的 帶圈字符 按鈕 設(shè)置段落格式 小提示 1個字符等于1個漢字位置 添加邊框和底紋 1 添加邊框 格式 2 添加底紋 創(chuàng)建頁眉和頁腳 選擇菜單 視圖 頁眉和頁腳 命令 這時屏幕出現(xiàn)用虛線標明的 頁眉 區(qū)和 頁腳 區(qū) 同時顯示 頁眉和頁腳 工具欄 在頁眉和頁腳間轉(zhuǎn)換 單擊 關(guān)閉 按鈕返回文檔 1 利用 插入表格 按鈕 創(chuàng)建表格 2 利用 插入表格 命令 創(chuàng)建表格 選擇 表格 菜單中的 插入表格 命令 出現(xiàn) 插入表格 對話框 3 創(chuàng)建自由表格 編輯表格 1 插入單元格 3 插入行或列4 刪除行或列5 合并單元格6 拆分單元格 2 刪除單元格 1 改變列寬 表格的格式化 2 改變行高 3 表格自動套用格式 4 文本垂直對齊方式 5 添加邊框和底紋 表格的格式化 插入圖片 插入畫片 圖片剪集或外部文件獲取 在例文中插入圖片 圖片格式設(shè)置 1 圖片 工具欄 2 設(shè)置圖片格式 對話框 繪制圖形 1 添加自選圖形 2 添加直線或曲線 3 繪制任意多邊形 做一個畫報 二 Excel基本知識 功能表介紹 功能列介紹 格式功能列 一般功能列 建立新頁面開啟舊檔案 新的頁面就是我們的作業(yè)區(qū) 創(chuàng)建新表格 直接新建即可 更改工作表名稱 將鼠標移到標簽處 按右鍵 選擇 重新命名 就可以更改工作表的名稱了 作業(yè)中的幾點問題 這些標簽是更改后的結(jié)果 提示 1 若現(xiàn)有表格不夠 還可以自行插入 雙擊右鍵 插入即可 2 為方便管理 可設(shè)置各工作顏色 調(diào)整欄寬及列高 欄標題 將鼠標移至欄標題中間處便會出現(xiàn)一個十字浮標 拖動它就可以調(diào)整欄的寬窄 這個圈示代表的意思是 居中 合并儲存格 按下居中標簽 查找與替換 查找功能窗 替換功能窗 查找 替換 加框及上色 在 格式 中選定 單元格 即可進行設(shè)置 如何保護自己的文檔 1 另存 2 下拉工具 3 選擇常規(guī)選項 4 輸入保護密碼就可以 插入批注 方便說明事項 排序與篩選 排序是在使用電子表格中經(jīng)常用到的工具之一 用排序可以使你很容易按照一定的規(guī)格進行的整理并排列出來 使工作更加的簡便快捷 排序 篩選 篩選是根據(jù)個人需要對文檔進行的整理 如需選擇某個部門的人員 則選擇該項目即可進行 該部門人員即可完全顯示 插入數(shù)據(jù)分析圖等 如同在工作表上建立圖表一般 您可以在工作表上建立各類數(shù)據(jù)的分析圖 用它可以更加直觀的反映出數(shù)據(jù)的大小 多少 更加易懂及明顯 是企業(yè)進行數(shù)據(jù)分析常用的工具之一 頁首 頁尾及打印設(shè)置 1 頁首是一行文字 它會顯示在每一頁欲列印工作表的上方 而頁尾也是一行文字 其內(nèi)容會顯示在每一頁欲列印工作表的下方 一般來說 頁首及頁尾通常包含頁數(shù) 工作表標題 日期等等 頁面設(shè)置項目來定 2 假如您不想列印所有的工作表內(nèi)容 可以選定工作表來完成打印 另打印設(shè)置當中還有打印份數(shù) 正反面打印等設(shè)置 CTRL P打印快捷鍵 提醒 養(yǎng)成良好的工作習慣 精益求精 A 文件在打印前一定要進行預(yù)覽 B 感覺不行一定不能打印 因為這是您的工作最后的階段 C 打印前一定要仔細核對 防止出現(xiàn)字體大小不一 框線無 錯字等現(xiàn)象 公式的輸入 公式的基本特性 公式的輸入是以 開始 公式的計算結(jié)果顯示在單元格中 公式本身顯示在編輯欄中 如 1 2 6 數(shù)值計算 A1 B2 引用單元格地址 公式與函數(shù) 公式中的運算符 算術(shù)運算符 優(yōu)先級順序 使用括號可確定運算順序 如1 1 1 1 公式的復(fù)制和移動 復(fù)制移動或公式時 公式會作相對調(diào)整公式的復(fù)制 菜單 編輯 復(fù)制 粘貼 函數(shù)的概念 函數(shù)是Excel附帶的預(yù)定義或內(nèi)置公式Excel函數(shù)共九大類 1 財務(wù)2 日期與時間3 數(shù)學與三角函數(shù)4 統(tǒng)計5 查找與引用6 數(shù)據(jù)庫7 數(shù)據(jù)庫函8 邏輯函數(shù)9 信息函數(shù) 函數(shù)輸入 函數(shù)的輸入和編輯方式 1 使用函數(shù)向?qū)Чぞ邫谥械陌粹o fx 插入 函數(shù) 2 直接在單元格或編輯欄輸入或編輯 函數(shù)的顯示鍵 一起來做份報表 三 PPT制作 1 新建一份空白演示文稿方法一 快捷鍵法 按 Ctrl M 組合鍵 即可快速添加1張空白幻燈片 方法二 回車鍵法 在 普通視圖 下 將鼠標定在左側(cè)的窗格中 然后按下回車鍵 Enter 同樣可以快速插入一張新的空白幻燈片 方法三 命令法 執(zhí)行 插入 新幻燈片 命令 也可以新增一張空白幻燈片 2 插入圖片為了增強文稿的可視性 向演示文稿中添加圖片是一項基本的操作 1 執(zhí)行 插入 圖片 來自文件 命令 打開 插入圖片 對話框 2 定位到需要插入圖片所在的文件夾 選中相應(yīng)的圖片文件 然后按下 插入 按鈕 將圖片插入到幻燈片中 3 用拖拉的方法調(diào)整好圖片的大小 并將其定位在幻燈片的合適位置上即可 注意 以定位圖片位置時 按住Ctrl鍵 再按動方向鍵 可以實現(xiàn)圖片的微量移動 達到精確定位圖片的目的 3 插入聲音為演示文稿配上聲音 可以大大增強演示文稿的播放效果 1 執(zhí)行 插入 影片和聲音 文件中的聲音 命令 打開 插入聲音 對話框 2 定位到需要插入聲音文件所在的文件夾 選中相應(yīng)的聲音文件 然后按下 確定 按鈕 注意 演示文稿支持mp3 wma wav mid等格式聲音文件 3 在隨后彈出的快捷菜單中 根據(jù)需要選擇 是 或 否 選項返回 即可將聲音文件插入到當前幻燈片中 注意 插入的聲音文件后 會在幻燈片中顯示出一個小喇叭圖片 在幻燈片放映時 通常會顯示在畫面了 為了不影響播放效果 通常將該圖標移到幻燈片邊緣處 4 插入藝術(shù)字Office多個組件中都有藝術(shù)字功能 在演示文稿中插入藝術(shù)字可以大大提高演示文稿的放映效果 1 執(zhí)行 插入 圖片 藝術(shù)字 命令 打開 藝術(shù)字庫 對話框 2 選中一種樣式后 按下 確定 按鈕 打開 編輯藝術(shù)字 對話框 3 輸入藝術(shù)字字符后 設(shè)置好字體 字號等要素 確定返回 4 調(diào)整好藝術(shù)字大小 并將其定位在合適位置上即可 注意 選中插入的藝術(shù)字 在其周圍出來黃色的控制柄 拖動控制柄 可以調(diào)整藝術(shù)字的外形 插入藝術(shù)字 5 繪制出相應(yīng)的圖形根據(jù)演示文稿的需要 經(jīng)常要在其中繪制一些圖形 利用其中的 繪圖 工具欄 即可搞定 1 執(zhí)行 視圖 工具欄 繪圖 命令 展開 繪圖 工具欄 2 點擊工具欄上的 自選圖形 按鈕 在隨后展開的快捷菜單中 選擇相應(yīng)的選項 如 基本形狀 太陽形 然后在幻燈片中拖拉一下 即可繪制出相應(yīng)的圖形 注意 如果選擇 自選圖形 線條 下面的選項 可以繪制出展型圖形來 如果選中相應(yīng)的選項 如 矩形 然后在按住 Shift 鍵的同時 拖拉鼠標 即可繪制出正的圖形 如 正方形 6 插入圖表利用圖表 可以更加直觀地演示數(shù)據(jù)的變化情況 1 執(zhí)行 插入圖表 命令 進入圖表編輯狀態(tài) 2 在數(shù)據(jù)表中編輯好相應(yīng)的數(shù)據(jù)內(nèi)容 然后在幻燈片空白處單擊一下鼠標 即可退出圖表編輯狀態(tài) 3 調(diào)整好圖表的大小 并將其定位在合適位置上即可 注意 如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤 直接雙擊圖表 即可再次進入圖表編輯狀態(tài) 進行修改處理 7 插入Excel表格由于PowerPoint的表格功能不太強 如果需要添加表格時 我們先在Excel中制作好 然后將其插入到幻燈片中 1 執(zhí)行 插入 對象 命令 打開 插入對象 對話框 2 選中 由文件創(chuàng)建 選項 然后單擊 瀏覽 按鈕 定位到Excel表格文件所在的文件夾 選中相應(yīng)的文件 單擊 確定 按鈕返回 即可將表格插入到幻燈片中 3 調(diào)整好表格的大小 并將其定位在合適位置上即可 注意 為了使插入的表格能夠正常顯示 需要在Excel中調(diào)整好行 列的數(shù)目及寬 高 度 如果在 插入對象 對話框 選中 鏈接 選項 以后在Excel中修改了插入表格的數(shù)據(jù) 打開演示文稿時 相應(yīng)的表格會自動隨之修改 8 幻燈片版式與背景9 幻燈片動畫設(shè)計11 幻燈片放映方式 常用的快捷鍵 平時工作中使用可以提高工作效率 上呈的公文 報表設(shè)置注意事項 1 公文標題應(yīng)大于公文內(nèi)容字體 一般以2號 小2號體為宜 2