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辦公軟件操作基礎(chǔ)知識(shí) 一 Word基礎(chǔ)知識(shí)二 Excel基礎(chǔ)知識(shí)三 PPT基礎(chǔ)知識(shí) 一 Word文字處理軟件 Word窗口的組成 標(biāo)題欄菜單欄工具欄編輯區(qū) 標(biāo)尺 1 中英文輸入 文本的輸入 輸入法列表 2 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的輸入 特殊符號(hào)可以通過(guò) 插入 菜單中選擇 符號(hào) 命令 從 符號(hào) 對(duì)話框中選擇 換輸入法 Ctrl Shift 3 日期和時(shí)間的插入 文本的輸入 日期和時(shí)間 對(duì)話框 4 數(shù)字的輸入 數(shù)字 對(duì)話框 1 利用鼠標(biāo) 2 利用鍵盤 文本的修改 1 光標(biāo)的定位 2 文檔的修改 1 改寫(xiě)與插入 2 刪除 文檔的編輯 1 選擇文本 1 選擇文本 文檔的編輯 2 文本的刪除 方法一 1 選定要?jiǎng)h除的文本 2 單擊 編輯 菜單 3 在下拉菜單中選擇 清除 命令 或按鍵盤Delete鍵 方法二 1 選定要?jiǎng)h除的文本 2 右擊被選中文本 3 在彈出的快捷菜單中單擊 剪切 命令 也可以在文檔正文中刪除所選文本 3 撤消 恢復(fù)和重復(fù)4 文本的移動(dòng) 文檔的編輯 5 文本的復(fù)制與粘貼 方法一 1 選中要復(fù)制的文本 2 單擊 編輯 菜單 復(fù)制 命令 3 將光標(biāo)移至要插入文本的位置 4 單擊 編輯 菜單 粘貼 命令 方法二 1 選中要復(fù)制的文本 2 右擊選中文本 從快捷菜單中選擇 復(fù)制 命令 3 將光標(biāo)移動(dòng)要插入文本的位置 4 在該插入點(diǎn)右擊 從彈出的快捷菜單中選擇 粘貼 命令 文檔的編輯 6 查找文本 7 替換文本 文檔的編輯 9 文檔統(tǒng)計(jì) 8 插入文件 演示 文檔的編輯 10 給文檔加密碼 工具欄選項(xiàng)中進(jìn)行設(shè)定 設(shè)置字符格式 1 設(shè)置字體 1 利用 字體 列表框設(shè)置字體 2 利用菜單命令設(shè)置字體 設(shè)置字符格式 2 設(shè)置字號(hào) 設(shè)置方式同設(shè)置字體相同 可以在 字號(hào) 列表中設(shè)置 也可以在 字體 對(duì)話框中設(shè)置 3 設(shè)置字形 1 加粗格式 2 傾斜格式 3 下劃線格式 4 設(shè)置字間距 設(shè)置字符格式 5 動(dòng)態(tài)文字效果 6 添加著重號(hào) 設(shè)置字符格式 7 合并字符 單擊 其他格式 工具欄中的 合并字符 按鈕 8 帶圈字符 選擇 其他格式 工具欄中的 帶圈字符 按鈕 設(shè)置段落格式 小提示 1個(gè)字符等于1個(gè)漢字位置 添加邊框和底紋 1 添加邊框 格式 2 添加底紋 創(chuàng)建頁(yè)眉和頁(yè)腳 選擇菜單 視圖 頁(yè)眉和頁(yè)腳 命令 這時(shí)屏幕出現(xiàn)用虛線標(biāo)明的 頁(yè)眉 區(qū)和 頁(yè)腳 區(qū) 同時(shí)顯示 頁(yè)眉和頁(yè)腳 工具欄 在頁(yè)眉和頁(yè)腳間轉(zhuǎn)換 單擊 關(guān)閉 按鈕返回文檔 1 利用 插入表格 按鈕 創(chuàng)建表格 2 利用 插入表格 命令 創(chuàng)建表格 選擇 表格 菜單中的 插入表格 命令 出現(xiàn) 插入表格 對(duì)話框 3 創(chuàng)建自由表格 編輯表格 1 插入單元格 3 插入行或列4 刪除行或列5 合并單元格6 拆分單元格 2 刪除單元格 1 改變列寬 表格的格式化 2 改變行高 3 表格自動(dòng)套用格式 4 文本垂直對(duì)齊方式 5 添加邊框和底紋 表格的格式化 插入圖片 插入畫(huà)片 圖片剪集或外部文件獲取 在例文中插入圖片 圖片格式設(shè)置 1 圖片 工具欄 2 設(shè)置圖片格式 對(duì)話框 繪制圖形 1 添加自選圖形 2 添加直線或曲線 3 繪制任意多邊形 做一個(gè)畫(huà)報(bào) 二 Excel基本知識(shí) 功能表介紹 功能列介紹 格式功能列 一般功能列 建立新頁(yè)面開(kāi)啟舊檔案 新的頁(yè)面就是我們的作業(yè)區(qū) 創(chuàng)建新表格 直接新建即可 更改工作表名稱 將鼠標(biāo)移到標(biāo)簽處 按右鍵 選擇 重新命名 就可以更改工作表的名稱了 作業(yè)中的幾點(diǎn)問(wèn)題 這些標(biāo)簽是更改后的結(jié)果 提示 1 若現(xiàn)有表格不夠 還可以自行插入 雙擊右鍵 插入即可 2 為方便管理 可設(shè)置各工作顏色 調(diào)整欄寬及列高 欄標(biāo)題 將鼠標(biāo)移至欄標(biāo)題中間處便會(huì)出現(xiàn)一個(gè)十字浮標(biāo) 拖動(dòng)它就可以調(diào)整欄的寬窄 這個(gè)圈示代表的意思是 居中 合并儲(chǔ)存格 按下居中標(biāo)簽 查找與替換 查找功能窗 替換功能窗 查找 替換 加框及上色 在 格式 中選定 單元格 即可進(jìn)行設(shè)置 如何保護(hù)自己的文檔 1 另存 2 下拉工具 3 選擇常規(guī)選項(xiàng) 4 輸入保護(hù)密碼就可以 插入批注 方便說(shuō)明事項(xiàng) 排序與篩選 排序是在使用電子表格中經(jīng)常用到的工具之一 用排序可以使你很容易按照一定的規(guī)格進(jìn)行的整理并排列出來(lái) 使工作更加的簡(jiǎn)便快捷 排序 篩選 篩選是根據(jù)個(gè)人需要對(duì)文檔進(jìn)行的整理 如需選擇某個(gè)部門的人員 則選擇該項(xiàng)目即可進(jìn)行 該部門人員即可完全顯示 插入數(shù)據(jù)分析圖等 如同在工作表上建立圖表一般 您可以在工作表上建立各類數(shù)據(jù)的分析圖 用它可以更加直觀的反映出數(shù)據(jù)的大小 多少 更加易懂及明顯 是企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析常用的工具之一 頁(yè)首 頁(yè)尾及打印設(shè)置 1 頁(yè)首是一行文字 它會(huì)顯示在每一頁(yè)欲列印工作表的上方 而頁(yè)尾也是一行文字 其內(nèi)容會(huì)顯示在每一頁(yè)欲列印工作表的下方 一般來(lái)說(shuō) 頁(yè)首及頁(yè)尾通常包含頁(yè)數(shù) 工作表標(biāo)題 日期等等 頁(yè)面設(shè)置項(xiàng)目來(lái)定 2 假如您不想列印所有的工作表內(nèi)容 可以選定工作表來(lái)完成打印 另打印設(shè)置當(dāng)中還有打印份數(shù) 正反面打印等設(shè)置 CTRL P打印快捷鍵 提醒 養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣 精益求精 A 文件在打印前一定要進(jìn)行預(yù)覽 B 感覺(jué)不行一定不能打印 因?yàn)檫@是您的工作最后的階段 C 打印前一定要仔細(xì)核對(duì) 防止出現(xiàn)字體大小不一 框線無(wú) 錯(cuò)字等現(xiàn)象 公式的輸入 公式的基本特性 公式的輸入是以 開(kāi)始 公式的計(jì)算結(jié)果顯示在單元格中 公式本身顯示在編輯欄中 如 1 2 6 數(shù)值計(jì)算 A1 B2 引用單元格地址 公式與函數(shù) 公式中的運(yùn)算符 算術(shù)運(yùn)算符 優(yōu)先級(jí)順序 使用括號(hào)可確定運(yùn)算順序 如1 1 1 1 公式的復(fù)制和移動(dòng) 復(fù)制移動(dòng)或公式時(shí) 公式會(huì)作相對(duì)調(diào)整公式的復(fù)制 菜單 編輯 復(fù)制 粘貼 函數(shù)的概念 函數(shù)是Excel附帶的預(yù)定義或內(nèi)置公式Excel函數(shù)共九大類 1 財(cái)務(wù)2 日期與時(shí)間3 數(shù)學(xué)與三角函數(shù)4 統(tǒng)計(jì)5 查找與引用6 數(shù)據(jù)庫(kù)7 數(shù)據(jù)庫(kù)函8 邏輯函數(shù)9 信息函數(shù) 函數(shù)輸入 函數(shù)的輸入和編輯方式 1 使用函數(shù)向?qū)Чぞ邫谥械陌粹o fx 插入 函數(shù) 2 直接在單元格或編輯欄輸入或編輯 函數(shù)的顯示鍵 一起來(lái)做份報(bào)表 三 PPT制作 1 新建一份空白演示文稿方法一 快捷鍵法 按 Ctrl M 組合鍵 即可快速添加1張空白幻燈片 方法二 回車鍵法 在 普通視圖 下 將鼠標(biāo)定在左側(cè)的窗格中 然后按下回車鍵 Enter 同樣可以快速插入一張新的空白幻燈片 方法三 命令法 執(zhí)行 插入 新幻燈片 命令 也可以新增一張空白幻燈片 2 插入圖片為了增強(qiáng)文稿的可視性 向演示文稿中添加圖片是一項(xiàng)基本的操作 1 執(zhí)行 插入 圖片 來(lái)自文件 命令 打開(kāi) 插入圖片 對(duì)話框 2 定位到需要插入圖片所在的文件夾 選中相應(yīng)的圖片文件 然后按下 插入 按鈕 將圖片插入到幻燈片中 3 用拖拉的方法調(diào)整好圖片的大小 并將其定位在幻燈片的合適位置上即可 注意 以定位圖片位置時(shí) 按住Ctrl鍵 再按動(dòng)方向鍵 可以實(shí)現(xiàn)圖片的微量移動(dòng) 達(dá)到精確定位圖片的目的 3 插入聲音為演示文稿配上聲音 可以大大增強(qiáng)演示文稿的播放效果 1 執(zhí)行 插入 影片和聲音 文件中的聲音 命令 打開(kāi) 插入聲音 對(duì)話框 2 定位到需要插入聲音文件所在的文件夾 選中相應(yīng)的聲音文件 然后按下 確定 按鈕 注意 演示文稿支持mp3 wma wav mid等格式聲音文件 3 在隨后彈出的快捷菜單中 根據(jù)需要選擇 是 或 否 選項(xiàng)返回 即可將聲音文件插入到當(dāng)前幻燈片中 注意 插入的聲音文件后 會(huì)在幻燈片中顯示出一個(gè)小喇叭圖片 在幻燈片放映時(shí) 通常會(huì)顯示在畫(huà)面了 為了不影響播放效果 通常將該圖標(biāo)移到幻燈片邊緣處 4 插入藝術(shù)字Office多個(gè)組件中都有藝術(shù)字功能 在演示文稿中插入藝術(shù)字可以大大提高演示文稿的放映效果 1 執(zhí)行 插入 圖片 藝術(shù)字 命令 打開(kāi) 藝術(shù)字庫(kù) 對(duì)話框 2 選中一種樣式后 按下 確定 按鈕 打開(kāi) 編輯藝術(shù)字 對(duì)話框 3 輸入藝術(shù)字字符后 設(shè)置好字體 字號(hào)等要素 確定返回 4 調(diào)整好藝術(shù)字大小 并將其定位在合適位置上即可 注意 選中插入的藝術(shù)字 在其周圍出來(lái)黃色的控制柄 拖動(dòng)控制柄 可以調(diào)整藝術(shù)字的外形 插入藝術(shù)字 5 繪制出相應(yīng)的圖形根據(jù)演示文稿的需要 經(jīng)常要在其中繪制一些圖形 利用其中的 繪圖 工具欄 即可搞定 1 執(zhí)行 視圖 工具欄 繪圖 命令 展開(kāi) 繪圖 工具欄 2 點(diǎn)擊工具欄上的 自選圖形 按鈕 在隨后展開(kāi)的快捷菜單中 選擇相應(yīng)的選項(xiàng) 如 基本形狀 太陽(yáng)形 然后在幻燈片中拖拉一下 即可繪制出相應(yīng)的圖形 注意 如果選擇 自選圖形 線條 下面的選項(xiàng) 可以繪制出展型圖形來(lái) 如果選中相應(yīng)的選項(xiàng) 如 矩形 然后在按住 Shift 鍵的同時(shí) 拖拉鼠標(biāo) 即可繪制出正的圖形 如 正方形 6 插入圖表利用圖表 可以更加直觀地演示數(shù)據(jù)的變化情況 1 執(zhí)行 插入圖表 命令 進(jìn)入圖表編輯狀態(tài) 2 在數(shù)據(jù)表中編輯好相應(yīng)的數(shù)據(jù)內(nèi)容 然后在幻燈片空白處單擊一下鼠標(biāo) 即可退出圖表編輯狀態(tài) 3 調(diào)整好圖表的大小 并將其定位在合適位置上即可 注意 如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤 直接雙擊圖表 即可再次進(jìn)入圖表編輯狀態(tài) 進(jìn)行修改處理 7 插入Excel表格由于PowerPoint的表格功能不太強(qiáng) 如果需要添加表格時(shí) 我們先在Excel中制作好 然后將其插入到幻燈片中 1 執(zhí)行 插入 對(duì)象 命令 打開(kāi) 插入對(duì)象 對(duì)話框 2 選中 由文件創(chuàng)建 選項(xiàng) 然后單擊 瀏覽 按鈕 定位到Excel表格文件所在的文件夾 選中相應(yīng)的文件 單擊 確定 按鈕返回 即可將表格插入到幻燈片中 3 調(diào)整好表格的大小 并將其定位在合適位置上即可 注意 為了使插入的表格能夠正常顯示 需要在Excel中調(diào)整好行 列的數(shù)目及寬 高 度 如果在 插入對(duì)象 對(duì)話框 選中 鏈接 選項(xiàng) 以后在Excel中修改了插入表格的數(shù)據(jù) 打開(kāi)演示文稿時(shí) 相應(yīng)的表格會(huì)自動(dòng)隨之修改 8 幻燈片版式與背景9 幻燈片動(dòng)畫(huà)設(shè)計(jì)11 幻燈片放映方式 常用的快捷鍵 平時(shí)工作中使用可以提高工作效率 上呈的公文 報(bào)表設(shè)置注意事項(xiàng) 1 公文標(biāo)題應(yīng)大于公文內(nèi)容字體 一般以2號(hào) 小2號(hào)體為宜 2