奧組委物流管理信息系統(tǒng)軟件業(yè)務(wù)需求說(shuō)明書(doc 39頁(yè)).doc

奧組委物流管理信息系統(tǒng)奧組委物流管理信息系統(tǒng) 業(yè)務(wù)需求說(shuō)明書業(yè)務(wù)需求說(shuō)明書 需求人 需求人 奧組委財(cái)務(wù)部奧組委財(cái)務(wù)部 1 引言引言 3 1 1 編寫目的 3 1 2 背景 3 1 3 物流業(yè)務(wù)描述 4 1 4 參考資料 6 2 項(xiàng)目概述項(xiàng)目概述 6 2 1 名稱 6 2 2 目標(biāo) 6 2 3 用戶 6 2 4 業(yè)務(wù)流程 7 2 5 業(yè)務(wù)職能描述 8 3 采購(gòu)管理采購(gòu)管理 11 3 1 業(yè)務(wù)描述 11 3 2 用戶描述 12 3 3 業(yè)務(wù)流程 12 3 4 數(shù)據(jù)流程 14 3 4 功能點(diǎn)列表 14 3 5 功能詳述 15 3 5 1采購(gòu)計(jì)劃管理 15 3 5 2采購(gòu)流程跟蹤管理 16 3 5 3合同管理 17 3 5 4訂單管理 18 3 5 5供應(yīng)商管理 19 4 場(chǎng)館物流管理 場(chǎng)館物流管理 VMS 20 4 1 業(yè)務(wù)描述 20 4 2 用戶描述 20 4 3 業(yè)務(wù)流程 20 4 3 1場(chǎng)館物資追蹤 21 4 3 2場(chǎng)館物流服務(wù) 23 4 4 功能點(diǎn)列表 23 4 5 功能詳述 23 4 5 1場(chǎng)館物資接收管理 23 4 5 2場(chǎng)館物資追蹤管理 25 4 5 3場(chǎng)館物資回收管理 26 4 5 4任務(wù)分配管理 27 4 5 5人員信息管理 28 5 倉(cāng)儲(chǔ)管理 倉(cāng)儲(chǔ)管理 WMS 28 5 1 業(yè)務(wù)描述 28 5 2 用戶描述 29 5 3 業(yè)務(wù)流程 29 5 4 功能點(diǎn)列表 30 5 5 功能詳述 31 5 5 1入庫(kù)管理 31 5 5 2貨區(qū)貨位管理 32 5 5 3出庫(kù)管理 33 5 5 4貨區(qū)計(jì)劃管理 34 5 5 5系統(tǒng)信息管理 35 6 物資追蹤管理物資追蹤管理 36 6 1 業(yè)務(wù)描述 36 6 2 用戶描述 36 6 3 功能詳述 36 7 配送計(jì)劃管理配送計(jì)劃管理 37 7 1 業(yè)務(wù)描述 37 7 2 用戶描述 37 7 3 業(yè)務(wù)流程 37 7 4 功能詳述 38 8 資產(chǎn)管理 資產(chǎn)管理 9 捐贈(zèng)工作管理 10 物流編碼規(guī)則 11 Comment u1 按最新組織結(jié)構(gòu)修改 涉及到子系統(tǒng)的劃分和需求確認(rèn) 1 引言引言 1 1 編寫目的編寫目的 本說(shuō)明是指奧組委采購(gòu)物流管理信息綜合系統(tǒng)的軟件業(yè)務(wù)需求說(shuō)明 主要著 眼于物流部門承擔(dān)的業(yè)務(wù)以及相關(guān)處理流程 為系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)編寫用戶需求 功 能需求說(shuō)明書做前期準(zhǔn)備 1 2 背景背景 在第 29 屆奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)準(zhǔn)備及比賽期間 為履行采購(gòu)項(xiàng)目和物流項(xiàng)目的 工作職責(zé) 按照奧運(yùn)會(huì)標(biāo)準(zhǔn)為各職能部門及其利益相關(guān)方提供采購(gòu) 物流服務(wù) 需要對(duì)組委會(huì)的采購(gòu)和物流工作實(shí)行信息化管理 以便正確 及時(shí)的記錄和跟 蹤資產(chǎn)信息 合理安排貨物配送 科學(xué)分配庫(kù)容設(shè)施 物流部門的組織結(jié)構(gòu)如下 物流籌備組 采購(gòu)處物流處 物流部門組織結(jié)構(gòu)圖 采購(gòu)處的主要職責(zé)是 采購(gòu)處的主要職責(zé)是 根據(jù)組委會(huì)各職能部門提出的需求 借鑒往屆奧運(yùn)會(huì)的經(jīng)驗(yàn) 綜合考慮采 購(gòu)成本和使用需求 進(jìn)行合理的物資規(guī)劃 依照有關(guān)法規(guī) 政策和標(biāo)準(zhǔn) 本著 勤儉辦奧運(yùn)的方針 公開(kāi) 公正 高效的組織實(shí)施采購(gòu)行為 對(duì)采購(gòu)合同實(shí)行集中化管理 確保合同如期履行 制訂與履行以上職能相 關(guān)的政策和工作程序 物流處的主要職責(zé)是 物流處的主要職責(zé)是 負(fù)責(zé)對(duì)物資供應(yīng)鏈進(jìn)行全過(guò)程跟蹤管理 保證物資及時(shí)采購(gòu) 交付和歸還 并按照有關(guān)政策進(jìn)行資產(chǎn)處置 具體職責(zé)如下 物資采購(gòu) 物資接收 倉(cāng)儲(chǔ) 配送 追蹤 處置 處的主要職責(zé)是 Comment u2 與配送中心的關(guān)系 Comment u3 含義 Comment u4 配送任務(wù)應(yīng)該在信息 流的 1 3 物流業(yè)務(wù)描述物流業(yè)務(wù)描述 委內(nèi)部門或機(jī)構(gòu) 委內(nèi)部門或機(jī)構(gòu) 非委內(nèi)機(jī)構(gòu) 非委內(nèi)機(jī)構(gòu) 信息流 信息流 物流 物流 物流籌備組物流籌備組 總部總部 場(chǎng)館場(chǎng)館 供應(yīng)商 供應(yīng)商 物資配物資配 送計(jì)劃送計(jì)劃 采購(gòu)部門采購(gòu)部門 財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門 VIKVIK 捐贈(zèng)部門捐贈(zèng)部門 第三方物流第三方物流 配送中心配送中心 餐飲 垃圾清運(yùn)餐飲 垃圾清運(yùn) 等其他業(yè)務(wù)等其他業(yè)務(wù) 物流業(yè)務(wù)物流 信息流描述圖 如上圖所示 物流籌備組管理的物資主要包括三個(gè)來(lái)源 采購(gòu)部門的采購(gòu)物資 財(cái)務(wù)部門 VIK 處獲得的 VIK 物資 市場(chǎng)部門的捐贈(zèng)物資 2008 年奧運(yùn)會(huì)召開(kāi)之前 各個(gè)場(chǎng)館以及職能部門對(duì)物資的需求進(jìn)行申報(bào) 這些物資將通過(guò)采購(gòu) VIK 捐贈(zèng)等渠道獲得 其中一部分在賽前運(yùn)到物流中心 儲(chǔ)存 一部分物資在賽時(shí)由供應(yīng)商直接送到場(chǎng)館 在賽時(shí)及 BUMP IN 階段 物 流中心根據(jù)各場(chǎng)館 部門申報(bào)的物資需求量 以及第三方物流贊助商運(yùn)輸能力 場(chǎng)館的吞吐能力等各種因素 制定物資配送計(jì)劃 將所需物資按時(shí) 按質(zhì) 按 量運(yùn)送到所需場(chǎng)館 在配送任務(wù)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中需要關(guān)注實(shí)物流動(dòng) 實(shí)物流 和信 息相互交換 信息流 實(shí)物流實(shí)物流 主要關(guān)心物資實(shí)物在不同場(chǎng)館或單位之間的流動(dòng) 包括以下幾個(gè)方面 奧組委配送中心向奧運(yùn)場(chǎng)館和奧組委總部機(jī)構(gòu)的物資運(yùn)送 供應(yīng)商直接向奧運(yùn)場(chǎng)館和奧組委總部機(jī)構(gòu)的物資運(yùn)送 供應(yīng)商向配送中心的物資運(yùn)送 賽時(shí)餐飲等業(yè)務(wù)向奧運(yùn)場(chǎng)館和奧組委總部機(jī)構(gòu)的物資運(yùn)送 賽時(shí)垃圾清運(yùn)等業(yè)務(wù)從奧運(yùn)場(chǎng)館和奧組委總部機(jī)構(gòu)的物資運(yùn)出 信息流信息流 主要是關(guān)注為順利執(zhí)行實(shí)物流動(dòng) 從而引起各個(gè)部門之間存在信息交換的方 面 采購(gòu)部門采購(gòu)物資信息與物資籌備組的信息交換 財(cái)務(wù)部門 VIK 物資信息與物資籌備組的信息交換 市場(chǎng)部門捐贈(zèng)物資信息與物資籌備組的信息交換 各個(gè)場(chǎng)館和總部機(jī)構(gòu)與物資籌備組存在信息交換 供應(yīng)商與物資籌備組存在信息交換 配送中心與物資籌備組存在信息交換 第三方物流等與物資籌備組存在信息交換 餐飲 垃圾清運(yùn)等其他業(yè)務(wù)執(zhí)行單位與物資籌備組存在信息交換 1 4 參考資料參考資料 采購(gòu)物流管理信息系統(tǒng)立項(xiàng)申請(qǐng)書 采購(gòu)物流管理信息系統(tǒng)立項(xiàng)建議書 物資管理辦法 2 項(xiàng)目概述項(xiàng)目概述 2 1 名稱名稱 項(xiàng)目名稱 采購(gòu) 物流綜合管理信息系統(tǒng) 2 2 目標(biāo)目標(biāo) 系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的信息化管理 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)物資倉(cāng)儲(chǔ)管理 資產(chǎn)追蹤管理的信息化管理 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)物資貨運(yùn)配送管理 核心是記錄功能 查詢功能和為決策提供參考的功能 2 3 用戶用戶 物流系統(tǒng)用戶 包括奧組委內(nèi)部用戶 物流贊助商 物流承包商 采購(gòu)供 應(yīng)商等 根據(jù)承擔(dān)物流職責(zé)的不同 對(duì)訪問(wèn)系統(tǒng)有不同的要求 應(yīng)能滿足 200 300 人同時(shí)訪問(wèn) 并對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行設(shè)置或調(diào)整 例如實(shí)現(xiàn)授權(quán)等要求 用戶類型用戶類型用戶描述用戶描述用戶數(shù)量用戶數(shù)量 項(xiàng)目員 項(xiàng)目助 理 終端基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)輸入 本崗位工作信息系統(tǒng)管理 200 項(xiàng)目主管審核上一級(jí)提交數(shù)據(jù) 整 合計(jì)劃 提報(bào)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 100 處長(zhǎng) 部長(zhǎng)系統(tǒng)驗(yàn)收 分配任務(wù) 有 權(quán)查詢本系統(tǒng)所有數(shù)據(jù) 20 系統(tǒng)管理員支持和修改系統(tǒng)權(quán)限 3 物流承包商 贊 助商 在權(quán)限范圍內(nèi)雙方進(jìn)行物 流工作上的溝通 無(wú)權(quán)刪 除 修改和更新信息數(shù)據(jù) 20 采購(gòu)供應(yīng)商訂貨信息與送貨信息的溝 通 待定 政府相關(guān)機(jī)構(gòu)一定權(quán)限范圍內(nèi)政策信息 上的橫向溝通 無(wú)權(quán)刪除 修改和更新信息數(shù)據(jù) 待定 2 4 業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程 VIK 物資 捐贈(zèng)物資 倉(cāng)儲(chǔ)管理 辦理出庫(kù)手續(xù) 在用資產(chǎn)追蹤管理 場(chǎng)館物資管理 計(jì)劃配送管理 物資運(yùn)送管理 物資領(lǐng)用部門物資 部門 辦理入庫(kù)手續(xù)采購(gòu)管理 需求部門 供應(yīng)商 物流部門操作流程圖 在奧運(yùn)會(huì)賽前由各部門 場(chǎng)館提出物資需求計(jì)劃 審核 批準(zhǔn)后的物資需求 計(jì)劃通過(guò)采購(gòu) VIK 捐贈(zèng)等途徑來(lái)獲取 通常情況下 物資在采購(gòu)定單或 VIK 定單階段開(kāi)始進(jìn)行物資信息追蹤 然后各種渠道獲得的物資到物流部門辦 理入庫(kù)手續(xù)后 進(jìn)入物資倉(cāng)儲(chǔ)管理階段物資信息記錄管理 通過(guò)辦理出庫(kù)手續(xù) 進(jìn)入物資使用追蹤階段管理 出庫(kù)后的物資要通過(guò)物資配送計(jì)劃 確定物資信 息和實(shí)物流向 賽時(shí)物資使用流向主要是場(chǎng)館 賽前物資使用流向主要為各職 能部門 在入庫(kù)方面 物資入庫(kù)有兩種情況 一是真入庫(kù) 實(shí)物流與信息流并行 物資通過(guò)辦理入庫(kù)手續(xù)進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)保管狀態(tài) 另一種是假入庫(kù) 物資實(shí)物流與信 息流分開(kāi) 指物資并沒(méi)有存放在庫(kù)房中 而是直接進(jìn)入使用狀態(tài) 入庫(kù)是履行 物資歸屬信息記錄的一種手段 在物資出庫(kù)和使用中也會(huì)出現(xiàn)實(shí)物流與信息流分開(kāi)的情況 比如場(chǎng)館間 物資調(diào)配 實(shí)物直接在場(chǎng)館之間移動(dòng) 信息則通過(guò)物流中心的系統(tǒng)進(jìn)行記錄變 更 因此 包括 VIK 物資和捐贈(zèng)物資在內(nèi) 所有物資從入庫(kù)開(kāi)始由物流處對(duì)物 資進(jìn)行追蹤管理 通過(guò)辦理出庫(kù)手續(xù) 各種物資由第三方物流公司從物流配送 中心運(yùn)送到各物資領(lǐng)用部門 場(chǎng)館 物資的管理和使用由各物資領(lǐng)用部門 場(chǎng) 館 負(fù)責(zé) 也可以由供應(yīng)商直接送到奧組委總部或者各個(gè)場(chǎng)館使用 在整個(gè)過(guò) 程中 貫穿了對(duì)物資的實(shí)物追蹤管理 賽后物流部門牽頭負(fù)責(zé)物資回收 2 5 業(yè)務(wù)職能描述業(yè)務(wù)職能描述 因此給出采購(gòu)物流信息系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)的采購(gòu)管理職能和物流管理相關(guān)的管 理職能 如下圖所示 物流部門主要業(yè)務(wù)管理職能圖 采購(gòu)管理采購(gòu)管理 接收奧組委各個(gè)部門對(duì)采購(gòu)物資的需求 對(duì)采購(gòu)合同實(shí)行集中化管理 確 保合同如期履行 建立為履行以上職能所需要的團(tuán)隊(duì) 制訂與履行以上職能相 關(guān)的政策和工作程序 場(chǎng)館物流管理場(chǎng)館物流管理 對(duì)運(yùn)送的場(chǎng)館的物資進(jìn)行管理 按照物資需求進(jìn)行入場(chǎng) 存儲(chǔ)管理 補(bǔ)貨 出場(chǎng)等管理 對(duì)于場(chǎng)館物資管理系統(tǒng) 是否跟蹤到房間尚未確定 在物流中心 對(duì)物資存在的信息控制只是到場(chǎng)館 部門一級(jí) 倉(cāng)儲(chǔ)管理倉(cāng)儲(chǔ)管理 通過(guò)對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)信息進(jìn)行有效管理 基本實(shí)時(shí)的反映倉(cāng)儲(chǔ)狀態(tài) 比如貨物的當(dāng) 前操作和貨位信息 以便于全面控制庫(kù)存和訂單流動(dòng) 提高倉(cāng)儲(chǔ)操作的效率 并為采購(gòu) 配送提供必要的貨物數(shù)據(jù) 例如 入庫(kù)操作中利用當(dāng)前的貨位信息 系統(tǒng)自動(dòng)做出貨物的儲(chǔ)存貨位分配的建議等等 配送計(jì)劃管理配送計(jì)劃管理 奧運(yùn)物流信息系統(tǒng)中的管理層次 更為關(guān)注宏觀層面的物資配送與管理 直接面對(duì)管理的對(duì)象為各第三方物流提供商 操作人員為奧組委物流部門及贊 助商的工作人員 物流配送管理人員整合各相關(guān)部門或場(chǎng)館的需求信息 交通 安檢信息 贊助商服務(wù)能力信息 然后根據(jù)場(chǎng)館 物流中心的 可用時(shí)間 制 訂物資配送計(jì)劃 由物資流贊助商執(zhí)行物資配送計(jì)劃 即物流贊助商的配送車 輛在計(jì)劃的時(shí)間內(nèi) 把正確的物資配送到正確的場(chǎng)館 物資追蹤管理物資追蹤管理 物資追蹤管理的目的是要體現(xiàn)物流部門管理物資的種類 數(shù)量 存在狀態(tài) 及所管理的這些物資的流向記錄 根據(jù)奧運(yùn)物資的流動(dòng)特點(diǎn) 資產(chǎn)跟蹤將在以下幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤 采購(gòu)階段 采購(gòu)訂單下達(dá)后 資產(chǎn)跟蹤系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)訂單的跟蹤 直到采購(gòu)物 資入庫(kù) 倉(cāng)儲(chǔ)階段 物資進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)后 對(duì)庫(kù)房物資進(jìn)行貨區(qū) 貨位管理 物資出庫(kù) 后 記錄物資出庫(kù)的相關(guān)數(shù)據(jù) 進(jìn)入物資使用追蹤環(huán)節(jié) 配送階段 對(duì)出庫(kù)后的物資從裝入配送車輛開(kāi)始到送達(dá)需求部門 場(chǎng)館止 進(jìn)行配送過(guò)程中物資轉(zhuǎn)移信息的跟蹤記錄 場(chǎng)館 部門階段 物資到達(dá)場(chǎng)館 單位后 將被分配到各相關(guān)部門或場(chǎng)館的 人員使用 這一階段對(duì)物資使用的狀態(tài)及存在位置進(jìn)行跟蹤 回收階段 物資在各場(chǎng)館 單位使用結(jié)束后 將被運(yùn)回配送中心的倉(cāng)庫(kù) 系統(tǒng)需要記錄回收過(guò)程的物資狀況 物資轉(zhuǎn)移記錄 直到最后資產(chǎn)處置結(jié)束 采購(gòu)階段 倉(cāng)儲(chǔ)階段 配送階段 場(chǎng)館 部門階段 回收階段 物資追蹤管理的階段描述圖 根據(jù)正在修改的物流管理辦法 物資管理可能形成二級(jí)管理體系 物流部 門作為一級(jí)管理部門 以秘書行政部 技術(shù)部 醫(yī)療部門 體育部等物資歸口 管理部門為主的二級(jí)管理部門進(jìn)行分類管理 入庫(kù)狀態(tài)的物資由倉(cāng)儲(chǔ)管理來(lái)細(xì)化追蹤 出庫(kù)狀態(tài)的物資由場(chǎng)館管理來(lái)細(xì)化追蹤 在這個(gè)層面的物資追蹤上 還可 能記錄到其他組委會(huì)外部個(gè)體 交管局 BOB 海關(guān)等 使用的物資 捐贈(zèng)管理捐贈(zèng)管理 捐贈(zèng)管理是市場(chǎng)部執(zhí)行奧運(yùn)捐贈(zèng)的管理工作 其中對(duì)物資的管理納入物流 部門統(tǒng)一管理范疇內(nèi) 其系統(tǒng)獨(dú)立于采購(gòu)物資信息系統(tǒng)之外 VIK 管理管理 VIK 管理是財(cái)務(wù)部 VIK 管理部門對(duì)現(xiàn)金等價(jià)物的管理工作 捐贈(zèng)管理是市 場(chǎng)部執(zhí)行奧運(yùn)捐贈(zèng)的管理工作 其中對(duì)物資實(shí)物的管理納入物流部門統(tǒng)一管理 范疇內(nèi) 其系統(tǒng)也獨(dú)立于采購(gòu)物資信息系統(tǒng)之外 運(yùn)輸管理運(yùn)輸管理 運(yùn)輸管理贊助商作為第三方物流承運(yùn)商對(duì)物資運(yùn)輸及其相關(guān)過(guò)程的管理工 作 它不屬于奧組委直接管理的非奧組委機(jī)構(gòu) 但其運(yùn)輸以及相關(guān)信息需要由 奧組委物流部門統(tǒng)籌了解 控制 并依據(jù)物流部門指定的物資運(yùn)輸計(jì)劃執(zhí)行物 資運(yùn)輸任務(wù) 物資編碼管理物資編碼管理 根據(jù)組委會(huì)物資管理工作的要求 參考悉尼 雅典奧運(yùn)會(huì)的物資編碼系統(tǒng) 物流部門與技術(shù)部就物資編碼規(guī)則與物資編碼管理進(jìn)行了討論 組委會(huì)物資編 碼規(guī)則初步確定如下 1 物資編碼主要是用于物資標(biāo)識(shí) 可直觀的反應(yīng)出物資的一些基本信息 不承載物資的屬性信息及相關(guān)管理作用 2 物資編碼分為三級(jí) 種類碼 供應(yīng)商碼 序列號(hào) 種類碼由三位代碼組成 表示物資所屬種類 種類碼由物流部門根據(jù)其管 理要求 對(duì)管理的物資進(jìn)行合理的分類劃分 并通過(guò)有意義的代碼描述 供應(yīng)商碼由三位代碼組成 表示提供物資的供應(yīng)商 供應(yīng)商信息主要是由 采購(gòu)部門進(jìn)行維護(hù)與管理 序列號(hào)是一個(gè)四位代碼的流水號(hào) 以表示不同物資的區(qū)別 編碼共計(jì)十位組成 可以數(shù)字 字母混用 3 為了保障對(duì)物資編碼的有效管理 尤其需要避免編碼重復(fù)等問(wèn)題 物資 編碼的管理和維護(hù)將由物流部門指派專人負(fù)責(zé) 4 物資編碼的使用貫穿物資管理和追蹤的全過(guò)程 在物資采購(gòu)階段訂單環(huán) 節(jié)就需要形成物資編碼 因此可以考慮由采購(gòu) VIK 部門負(fù)責(zé)管理物資編碼 3 采購(gòu)管理采購(gòu)管理 3 1 業(yè)務(wù)描述業(yè)務(wù)描述 通過(guò)目錄管理以及決策支持系統(tǒng)快速方便的建立采購(gòu)計(jì)劃 簽訂和維護(hù)采 購(gòu)合同和采購(gòu)訂單 協(xié)調(diào)供應(yīng)商交貨進(jìn)度 安排采購(gòu)接收 進(jìn)行采購(gòu)績(jī)效評(píng)價(jià) 等項(xiàng)功能 有效的管理整個(gè)采購(gòu)管理業(yè)務(wù) 用以提高采購(gòu)效率 控制和節(jié)約采 購(gòu)資金 降低采購(gòu)成本 采購(gòu)階段 倉(cāng)儲(chǔ)階段 配送階段 場(chǎng)館 部門階段 回收階段 采購(gòu)管理在物資追蹤管理的位置 3 2 用戶描述用戶描述 用例圖描述 3 3 業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程 需求部門提交采購(gòu)申請(qǐng) 審核采購(gòu)申請(qǐng) 是否規(guī)范 否 是 委托北京市政府采購(gòu)中心辦理采購(gòu)小組辦理 向委領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示 不同意 按照委領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)辦理 同意 是 否 是否需要簽訂合同 備注 接辦人 湯永輝 王有珩 負(fù)責(zé)人 魯兵 附執(zhí)行預(yù)算的領(lǐng)導(dǎo)批示文件及預(yù)算審核意見(jiàn) 采購(gòu)處經(jīng)辦人組織驗(yàn)收 到物流處辦理入庫(kù)手續(xù) 需求部門經(jīng)辦人到物流處辦理 出庫(kù)手續(xù) 需求部門經(jīng)辦人及部領(lǐng)導(dǎo)在供應(yīng)商提供的正式發(fā)票上簽字 需求部門經(jīng)辦人持發(fā) 票 入庫(kù)憑證及領(lǐng)導(dǎo)批示文件到會(huì)計(jì)處請(qǐng)款 將支票交采購(gòu)處經(jīng)辦人轉(zhuǎn)交供應(yīng)商 該業(yè)務(wù)流程主要描述了采購(gòu)審批業(yè)務(wù)過(guò)程 即各需求部門提交采購(gòu)申請(qǐng)后 采 購(gòu)處將審核需求部門的采購(gòu)申請(qǐng)是否符合規(guī)范 是否在財(cái)務(wù)部門的預(yù)算范圍之內(nèi) 并給出審核意見(jiàn) 如果不能通過(guò)采購(gòu)審核 則要返回需求部門重新申請(qǐng) 通過(guò)審核后采購(gòu)申請(qǐng) 將提交采購(gòu)小組或者委托北京市政府采購(gòu)中心辦理具體 物資采購(gòu)的聯(lián)系 詢價(jià)和接洽等 確定采購(gòu)方案 并將該方案提交 向委領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示 按照委領(lǐng)導(dǎo)指示辦理采購(gòu)事宜 如需簽定合同 則需要請(qǐng)法律部起草合同 需 求部門與供應(yīng)商談判并簽署合同 實(shí)施采購(gòu) 驗(yàn)收 辦理出入庫(kù)手續(xù) 進(jìn)入物流處 管理職能 采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中 相關(guān)采購(gòu)從采購(gòu)申請(qǐng)最后到入庫(kù)的過(guò)程構(gòu)成一個(gè)人工審批的 工作流程 根據(jù)實(shí)際工作情況 由信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)工作流的流轉(zhuǎn) 將導(dǎo)致不可控制的 不可行性 因此采購(gòu)業(yè)務(wù)的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)更關(guān)注與采購(gòu)相關(guān)的管理功能 而不將采購(gòu)流 程納入系統(tǒng)實(shí)現(xiàn) 但為了保證采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)全過(guò)程的查詢 監(jiān)控 需要記錄各個(gè) 階段的實(shí)際狀態(tài) 根據(jù)采購(gòu)部門實(shí)際工作的情況 在流程中 簽訂合同之前 需要采購(gòu)的物資清 單稱之為 采購(gòu)申請(qǐng) 其標(biāo)記關(guān)鍵字為 采購(gòu)申請(qǐng)編號(hào) 一個(gè)采購(gòu)申請(qǐng)可以由若 干個(gè)采購(gòu)合同來(lái)執(zhí)行 并根據(jù)合同執(zhí)行情況下若干個(gè)訂單給供應(yīng)商 此時(shí)需要采購(gòu) 的物資清單稱之為 訂單 其標(biāo)記關(guān)鍵字為 訂單號(hào) 訂單管理在業(yè)務(wù)上的是納 入合同管理的 因此合同標(biāo)記的關(guān)鍵字為 合同編號(hào) 實(shí)際操作中采購(gòu)申請(qǐng) 合同 法律部起草合同 需求部門與供應(yīng)商談判并簽署合同 實(shí)施采購(gòu) 驗(yàn)收 辦理出入庫(kù)手續(xù) 結(jié)算 訂單之間存在著關(guān)聯(lián)關(guān)系 但有可能缺少某個(gè)環(huán)節(jié)以及 多對(duì)多的對(duì)應(yīng)關(guān)系等復(fù)雜 情況 在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中可以通過(guò)虛建缺失環(huán)節(jié)等方式建立完整流程 保證系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè) 務(wù)的通用性 保證狀態(tài)追蹤和物資采購(gòu)管理的完整性 3 4 數(shù)據(jù)流程數(shù)據(jù)流程 數(shù)據(jù)流說(shuō)明 數(shù)據(jù)流圖描述 3 4 功能點(diǎn)列表功能點(diǎn)列表 功能名功能名描述描述基本操作基本操作關(guān)鍵字關(guān)鍵字 采采購(gòu)計(jì)購(gòu)計(jì)劃管理劃管理 匯總采購(gòu)需求 編制采購(gòu)計(jì)劃 查詢采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況 新建 提交 導(dǎo) 入 保存 注 銷 打開(kāi) 打印 查詢 采購(gòu)申 請(qǐng)編號(hào) 采采購(gòu)購(gòu)流程流程 跟蹤管理跟蹤管理 根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)?jiān)诟鲗徟h(huán)節(jié)的 流轉(zhuǎn)過(guò)程 記錄相關(guān)采購(gòu)申請(qǐng) 的狀態(tài) 修改 查詢 打 印 采購(gòu)申 請(qǐng)編號(hào) 合同管理合同管理 實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合同分類管理 根據(jù) 物資分類 生成標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同 模版 并能查詢合同條款 跟蹤 合同執(zhí)行情況 新建 保存 查 閱 打印 合同 編號(hào) 訂單訂單管理管理 根據(jù)產(chǎn)品編碼 訂單編碼 生成 訂單和查詢訂單執(zhí)行情況 并 實(shí)現(xiàn)定單歸檔管理功能 與物 流模塊有信息接口 與財(cái)務(wù)模 塊有信息借口 以便向財(cái)務(wù)部 新建 保存 打開(kāi) 注銷 打印 查詢 訂單號(hào) 門提供所采購(gòu)信息的價(jià)值和在 途物資價(jià)值 供供應(yīng)應(yīng)商管理商管理 可以建立供應(yīng)商產(chǎn)品 價(jià)格 資質(zhì) 信譽(yù)等級(jí)等信息數(shù)據(jù)庫(kù) 可以遴選供應(yīng)商 查詢有關(guān)商 品情況和合同執(zhí)行情況 新建 保存 修改 查詢 打印 預(yù)預(yù)警提示警提示 在采購(gòu)業(yè)務(wù)處理流程中 提供 多方面的輔助提醒功能 例如 合同執(zhí)行過(guò)程中的預(yù)警提示 訂單計(jì)劃中對(duì)庫(kù)存量的預(yù)警提 示 采用明確標(biāo)志 性的提醒方式 統(tǒng)計(jì)報(bào)統(tǒng)計(jì)報(bào)表表 執(zhí)行與采購(gòu)部門管理職能所需 要的相關(guān)報(bào)表的制訂 打印等 業(yè)務(wù) 新建 保存 打印 3 5 功能詳述功能詳述 3 5 1 采購(gòu)計(jì)劃管理采購(gòu)計(jì)劃管理 輸入輸入 需求部門的采購(gòu)申請(qǐng) 輸出輸出 訂單狀態(tài) 審核 相關(guān)采購(gòu)申請(qǐng)的查詢內(nèi)容 采購(gòu)申請(qǐng)的需求匯總信息 采購(gòu)計(jì)劃的明細(xì)匯總 操作操作 根據(jù)采購(gòu)預(yù)算金額和領(lǐng)導(dǎo)的批示 物資采購(gòu)的途徑有兩種方式 一是由 需求部門直接實(shí)施的分散采購(gòu) 二是由采購(gòu)部門實(shí)施的集中采購(gòu) 在由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)的集中采購(gòu)中 一種情況由需求部門直接提出采購(gòu)申請(qǐng) 通過(guò)采購(gòu)部門整理匯總這些采購(gòu)申請(qǐng) 統(tǒng)一制訂采購(gòu)訂單 所有相關(guān)訂單的新 申請(qǐng) 修改 提交和刪除的工作都不由需求部門操作 而由采購(gòu)部門統(tǒng)一處理 為了減少采購(gòu)部門工作人員處理訂單輸入的復(fù)雜度或者難度 采購(gòu)部門制定 采購(gòu)申請(qǐng)表 的電子文檔格式 由需求部門填寫并提交到采購(gòu)處 采購(gòu)處工 作人員通過(guò)格式化文件的導(dǎo)入來(lái)實(shí)現(xiàn)訂單輸入工作 建立 申請(qǐng) 狀態(tài) 另一種情況是由采購(gòu)部門根據(jù)組委會(huì)總體需求進(jìn)行的統(tǒng)籌采購(gòu) 沒(méi)有相關(guān) 需求部門提出的采購(gòu)申請(qǐng) 可以把采購(gòu)部門作為需求部門 提出采購(gòu)申請(qǐng) 用 于物資的采購(gòu)跟蹤 采購(gòu)處工作人員輸入訂單數(shù)據(jù)后 可能存在相關(guān)修改 確認(rèn)等工作 確認(rèn) 訂單狀況為 審核 接口接口 根據(jù)財(cái)務(wù)部門預(yù)算審批采購(gòu)申請(qǐng) 3 5 2 采購(gòu)流程跟蹤管理采購(gòu)流程跟蹤管理 采購(gòu)申請(qǐng)通常是以需求部門提交物資采購(gòu)申請(qǐng)編號(hào)為關(guān)鍵字 以申請(qǐng)表采 購(gòu)物資內(nèi)容為對(duì)象的一系列文件集 采購(gòu)流程跟蹤管理就是根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)過(guò) 的各個(gè)流程審批階段 對(duì)這個(gè)文件集的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行處理 這個(gè)處理過(guò)程可參 考采購(gòu)管理的業(yè)務(wù)流程 輸入輸入 采購(gòu)申請(qǐng)編號(hào)等采購(gòu)申請(qǐng)關(guān)鍵字 采購(gòu)申請(qǐng)目前的狀態(tài) 相關(guān)審批流程中 用到的文件 可以以掃描件的形式保存到文件集 輸出輸出 采購(gòu)申請(qǐng)查詢的內(nèi)容等 相關(guān)訂單文件集變化的信息 操作操作 采購(gòu)流程跟蹤管理主要是處理申請(qǐng)訂單 對(duì)在采購(gòu)階段經(jīng)過(guò)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)審 批或者部門處理過(guò)程的管理 由于在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的不實(shí)現(xiàn)工作流 因此訂單管理 在信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)操作關(guān)注于訂單狀態(tài)的查詢 修改 通過(guò)訂單狀態(tài)的記錄來(lái)展示業(yè)務(wù)流程 并通過(guò)對(duì)訂單關(guān)鍵字的查詢最終體 現(xiàn)訂單處理的全部軌跡 目前總結(jié)的訂單狀態(tài)如下表所示 狀態(tài)名稱狀態(tài)名稱描述描述 申申請(qǐng)請(qǐng) 由物資需求部門提交的新訂單時(shí)的狀態(tài) 提交后進(jìn)入審核 審審核核 等待審核的狀態(tài) 審核通過(guò)后進(jìn)入受理 審審核不通核不通過(guò)過(guò) 采購(gòu)部門審核訂單不通過(guò) 記錄不通過(guò)原 因 受理受理 由北京市政府采購(gòu)中心或采購(gòu)小組采購(gòu)的 階段 處理時(shí)記錄相關(guān)信息 請(qǐng)請(qǐng)示示 等待委領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示 處理時(shí)需要同時(shí)記錄領(lǐng) 導(dǎo)意見(jiàn) 合同合同 等待簽合同的狀態(tài) 處理時(shí)記錄相關(guān)信息 采采購(gòu)購(gòu) 實(shí)施采購(gòu)階段的狀態(tài) 該過(guò)程是否要細(xì)化 入入庫(kù)庫(kù) 采購(gòu)處記錄物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的最終狀態(tài) 實(shí) 物物資已經(jīng)由物流處管理 接口接口 與財(cái)務(wù) 物流業(yè)務(wù)之間存在信息交換 3 5 3 合同管理合同管理 合同管理關(guān)注于監(jiān)控合同執(zhí)行過(guò)程 輸入輸入 合同管理的需要輸入的內(nèi)容 合同編號(hào)等關(guān)鍵字的信息輸入 輸出輸出 合同查詢內(nèi)容 合同執(zhí)行軌跡 相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 操作操作 創(chuàng)建合同 通過(guò)輸入合同關(guān)鍵信息來(lái)創(chuàng)建一個(gè)新的合同 同時(shí)提供合同的修改 保存 刪除等功能 合同查詢 通過(guò)對(duì)簽約時(shí)間 交貨時(shí)間 金額 交貨地點(diǎn) 標(biāo)的數(shù)量 規(guī) 格 供應(yīng)商 單價(jià) 總價(jià)和合同執(zhí)行情況等進(jìn)行合同查詢 合同執(zhí)行過(guò)程中的跟蹤 主要通過(guò)由合同執(zhí)行引起的若干個(gè)訂單的執(zhí)行狀 態(tài)組成 在對(duì)合同執(zhí)行跟蹤過(guò)程中 需要提供預(yù)警提示的功能 以保證采購(gòu)部 門工作人員可以前瞻性的控制 調(diào)整合同執(zhí)行情況 例如在生產(chǎn)周期快結(jié)束前 提示工作人員 聯(lián)系供應(yīng)商是否完成產(chǎn)品生產(chǎn)等 相關(guān)統(tǒng)計(jì)分析方面的功能需求 有待于細(xì)化 接口接口 建立合同與采購(gòu)申請(qǐng) 訂單之間的聯(lián)系 通過(guò)合同管理可以查詢到相關(guān)采 購(gòu)申請(qǐng) 訂單的情況 3 5 4 訂單管理訂單管理 訂單管理關(guān)注于根據(jù)合同執(zhí)行的訂單管理過(guò)程 一個(gè)合同可能形成對(duì)應(yīng)多 個(gè)訂單的管理要求 輸入輸入 訂單管理的需要輸入的內(nèi)容 訂單號(hào)等關(guān)鍵字的信息輸入 輸出輸出 訂單查詢內(nèi)容 合同執(zhí)行軌跡 相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 操作操作 創(chuàng)建訂單 通過(guò)合同編號(hào) 訂單信息等輸入內(nèi)容來(lái)創(chuàng)建一個(gè)新的訂單 同時(shí)提供訂單的修改 保存 刪除等功能 訂單查詢 通過(guò)對(duì)提交訂單的時(shí)間 交貨時(shí)間 金額 交貨地點(diǎn) 標(biāo)的數(shù) 量 規(guī)格 供應(yīng)商 單價(jià) 總價(jià)和合同執(zhí)行情況等進(jìn)行訂單查詢 訂單執(zhí)行過(guò)程中的跟蹤 確定幾個(gè)跟蹤狀態(tài) 是否在生產(chǎn)周期內(nèi) 是否在 運(yùn)輸周期內(nèi) 交貨等狀態(tài) 通過(guò)對(duì)歷史數(shù)據(jù)的查詢建立訂單執(zhí)行軌跡 狀態(tài)名稱狀態(tài)名稱描述描述 新新訂單訂單 根據(jù)合同創(chuàng)建的新訂單 生生產(chǎn)產(chǎn) 供應(yīng)商提供的物資正在生產(chǎn)周期內(nèi) 運(yùn)運(yùn)輸輸 供應(yīng)商提供的物資正在運(yùn)輸周期內(nèi) 交交貨貨 訂單物資已經(jīng)交付 接口接口 建立訂單與合同之間的聯(lián)系 通過(guò)訂單管理可以查詢到相關(guān)采購(gòu)申請(qǐng) 合 同的情況 3 5 5 供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理 管理供應(yīng)商的相關(guān)信息 輸入輸入 供應(yīng)商相關(guān)信息 輸出輸出 相關(guān)供應(yīng)商的查詢內(nèi)容 例如商品情況和合同執(zhí)行等 操作操作 新建 輸入供應(yīng)商相關(guān)信息創(chuàng)建新供應(yīng)商 包括提供對(duì)供應(yīng)商信息的修改 刪除 查詢 功能 建立供應(yīng)商產(chǎn)品 價(jià)格 資質(zhì) 信譽(yù)等級(jí)等信息數(shù)據(jù)庫(kù) 可以遴選供應(yīng) 商 查詢有關(guān)商品情況和合同執(zhí)行情況 接口接口 通過(guò)供應(yīng)商管理可以了解其合同執(zhí)行情況 4 場(chǎng)館物流管理 場(chǎng)館物流管理 VMS 4 1 業(yè)務(wù)描述業(yè)務(wù)描述 在以資產(chǎn)追蹤為核心的物流管理中 場(chǎng)館物流管理是在場(chǎng)館化階段的物資 追蹤 作為物資追蹤管理的延伸 是對(duì)場(chǎng)館使用物資的管理與跟蹤 采購(gòu)階段 倉(cāng)儲(chǔ)階段 配送階段 場(chǎng)館 部門階段 回收階段 場(chǎng)館物流管理在物資追蹤管理的位置 結(jié)合場(chǎng)館物流管理的要求 包括兩個(gè)層面的含義 場(chǎng)館物資追蹤和場(chǎng)館物 流服務(wù) 場(chǎng)館物資追蹤的實(shí)質(zhì)是對(duì)實(shí)物存在和使用狀況的管理 包括 RDS 物 資倉(cāng)儲(chǔ) 物資接收信息反饋等 場(chǎng)館物流服務(wù)關(guān)注于場(chǎng)館內(nèi)物資的裝卸 搬運(yùn) 位移等這些場(chǎng)館物流工作任務(wù)的管理 包括場(chǎng)館物流工作計(jì)劃表 物資搬運(yùn)任 務(wù)派遣單 賽時(shí)場(chǎng)館物流工作排班等 是場(chǎng)館物流信息管理的次要部分 是否 通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)這部分功能尚需討論 4 2 用戶描述用戶描述 場(chǎng)館物流管理的用戶包括場(chǎng)館物流經(jīng)理和其他物流工作人員 4 3 業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程 場(chǎng)館物資追蹤是由對(duì)場(chǎng)館物資的接收 日常管理 回收進(jìn)行跟蹤和管理 4 3 1 場(chǎng)館物資追蹤場(chǎng)館物資追蹤 能夠通過(guò)系統(tǒng)追蹤所有物資的流向 分布狀態(tài) 使用部門 責(zé)任人等 可 以進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)查詢 物資信息統(tǒng)計(jì) 并建立賽時(shí) RDS room data sheet 信息管 理模塊 定期進(jìn)行 RDS 信息更新 明確物資的存在定位 需要與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的 庫(kù)存帳經(jīng)常進(jìn)行數(shù)據(jù)的核對(duì) 保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致 場(chǎng)館對(duì)物資的管理是通過(guò)分類管理來(lái)實(shí)現(xiàn)的 例如計(jì)算機(jī)等設(shè)備是由技術(shù) 經(jīng)理來(lái)管理 醫(yī)療設(shè)施是由場(chǎng)館醫(yī)療負(fù)責(zé)人來(lái)管理 場(chǎng)館物流部門只負(fù)責(zé)追蹤 場(chǎng)館內(nèi)物資種類 數(shù)量 存在地點(diǎn)以及存在狀況 并不直接對(duì)物資實(shí)物的使用 進(jìn)行管理 因此 場(chǎng)館物資追蹤需要了解 哪些物資進(jìn)入了場(chǎng)館 哪些物資離 開(kāi)了場(chǎng)館 目前場(chǎng)館有哪些物資 這些物資分別由哪些部門歸口分類管理 這 些物資的所在位置 位置發(fā)生過(guò)什么變化等情況等 根據(jù)以上物資追蹤的要求 給出場(chǎng)館物資追蹤的業(yè)務(wù)流程圖 如下所示 實(shí)物物 資接收 第三方物流 導(dǎo)入物資接 貨單信息 輸入物資分 配信息 提交場(chǎng)館物 資信息 正確物資 接收反饋單 日常場(chǎng)館物 資管理 修改場(chǎng)館 物資信息 查詢場(chǎng)館 物資信息 統(tǒng)計(jì) 分析 物資回收 回收物資 分類查詢 生成回收物 資運(yùn)送單 實(shí)物物 資離場(chǎng) 物資運(yùn)送單 物資接收管理 場(chǎng)館物資 追蹤管理 物資回收管理 場(chǎng)館物資追蹤業(yè)務(wù)流程圖 根據(jù)物流配送計(jì)劃 第三方物流將場(chǎng)館所需要的物資運(yùn)送到場(chǎng)館 開(kāi)始了 場(chǎng)館物資追蹤管理 場(chǎng)館物流部門根據(jù)貨運(yùn)配送單 通過(guò) email 等手段得到的 格式文件或紙制單據(jù) 進(jìn)行場(chǎng)館接收物資處理 包括兩個(gè)方面 物資實(shí)物接收 處理和接收單據(jù)處理 對(duì)進(jìn)入場(chǎng)館的物資 物流部門要進(jìn)行日常管理 這些管理主要包括對(duì)物資 在場(chǎng)館的位置進(jìn)行跟蹤 對(duì)于發(fā)生變化的物資需要做變化記錄 以便于查詢或 者了解到目前場(chǎng)館物資的狀況 日常管理的重點(diǎn)是 RDS 更新管理 賽后 物資回收階段 場(chǎng)館物流部門需要根據(jù)物流部的回收規(guī)劃 將所有 回收物資按照分類運(yùn)送到指定地方 物流配送中心 4 3 2 場(chǎng)館物流服務(wù)場(chǎng)館物流服務(wù) 場(chǎng)館物流服務(wù)是指為場(chǎng)館其他職能部門提供相關(guān)物流方面的服務(wù) 包括場(chǎng) 館內(nèi)物資的裝卸 搬運(yùn) 位移 以及為完成上述任務(wù)采取的管理措施 如賽時(shí) 排班 任務(wù)派遣單 物流工作問(wèn)題庫(kù)等 一系列保障物流工作順利完成的方法 措施 是場(chǎng)館物流信息管理的次要部分 是否通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)這部分功能尚需討 論 4 4 功能點(diǎn)列表功能點(diǎn)列表 功能名功能名描述描述基本操作基本操作 場(chǎng)館場(chǎng)館物物資資 接收管理接收管理 根據(jù)物流配送計(jì)劃接收第三方 物流運(yùn)送到場(chǎng)館的物資 并根 據(jù)物資分類管理將物資安排到 相關(guān)位置 新建 提交 導(dǎo)入 保存 注銷 打開(kāi) 打印 查詢 場(chǎng)館場(chǎng)館物物資資 追蹤管理追蹤管理 日常物資位置以及相關(guān)管理 修改 查詢 打印 場(chǎng)館場(chǎng)館物物資資 回收管理回收管理 在賽事轉(zhuǎn)換或者賽后回收的要 求 根據(jù)場(chǎng)館物資分類方式 將 場(chǎng)館物資離開(kāi)場(chǎng)館 新建 保存 查閱 打印 任任務(wù)務(wù)分配管理分配管理 主要對(duì)為場(chǎng)館提供的物流服務(wù) 進(jìn)行管理 新建 保存 打開(kāi) 注銷 打印 查詢 人人員員信息管理信息管理 對(duì)場(chǎng)館物流人員及其相關(guān)信息 的管理 新建 保存 修改 查詢 打印 統(tǒng)計(jì)報(bào)統(tǒng)計(jì)報(bào)表表 執(zhí)行與場(chǎng)館物流部門管理職能 所需要的相關(guān)報(bào)表的制訂 打 印等業(yè)務(wù) 新建 保存 打印 4 5 功能詳述功能詳述 4 5 1 場(chǎng)館物資接收管理場(chǎng)館物資接收管理 根據(jù)場(chǎng)館物資接收的業(yè)務(wù)要求 一方面是實(shí)物物資接收 需要接收第三方 物流運(yùn)送的實(shí)物物資并根據(jù)分類管理要求送到指定的使用位置 另一方面是接 貨單的處理 根據(jù)對(duì)接收的物資進(jìn)行確認(rèn) 并根據(jù)接貨單反饋相關(guān)的接貨信息 實(shí)物物資接收實(shí)物物資接收 場(chǎng)館物流經(jīng)理與物資歸口管理部門負(fù)責(zé)人共同接收相關(guān)物資 對(duì)正確運(yùn)送 到場(chǎng)館的物資接收下來(lái) 對(duì)于不符合要求的物資不予接收 接貨單的處理接貨單的處理 第三方物流運(yùn)送的貨物是通過(guò)配送中心統(tǒng)籌規(guī)劃的 因此 在第三方物流 配送的同時(shí) 配送中心會(huì)將配送物資形成接貨單發(fā)送到相應(yīng)的接收?qǐng)鲳^ 場(chǎng)館 根據(jù)接貨單核銷運(yùn)送到場(chǎng)物資 結(jié)合實(shí)物物資接收的情況 需要形成反饋單 接貨單與實(shí)物物資是否相符 記錄哪些物資已經(jīng)被場(chǎng)館接收 哪些物資沒(méi)有被 場(chǎng)館接收 為什么沒(méi)被接收等狀況信息 這些信息形成的反饋單將回送到配送 中心 進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)處理 輸入輸入 相關(guān)第三方物流運(yùn)送物資的接貨單和場(chǎng)館物資分配信息 輸出輸出 接貨情況反饋單 場(chǎng)館物資信息 操作操作 創(chuàng)建新的物資接收記錄 輸入 導(dǎo)入 接貨單信息 包括提供對(duì)物資接收 記錄的修改 刪除 查詢的功能 根據(jù)接貨單創(chuàng)建的接貨信息還不能作為場(chǎng)館物資管理的依據(jù) 需要根據(jù)場(chǎng) 館分類管理和物資分配方案 指定相關(guān)物資由哪個(gè)歸口管理部門管理 將放到 哪個(gè)場(chǎng)館的哪個(gè)房間 結(jié)合接貨單的核銷狀況 為正確物資輸入這些信息 并 提交最終完成場(chǎng)館對(duì)物資的接收 接口接口 配送中心提供配送物資的接貨單及其他相關(guān)信息 場(chǎng)館接收物資狀況的反饋單信息 4 5 2 場(chǎng)館物資追蹤管理場(chǎng)館物資追蹤管理 場(chǎng)館物資追蹤管理主要是體現(xiàn)物資在場(chǎng)館的狀況 場(chǎng)館物資管理采取粗 放式管理 對(duì)場(chǎng)館物資實(shí)行分類歸口管理 不同類別物資由不同歸口管理經(jīng)理 負(fù)責(zé) 無(wú)歸口管理部門的由場(chǎng)館經(jīng)理負(fù)責(zé)管理 目前存在的分類有 物資分類物資分類歸口管理部門歸口管理部門 技技術(shù)設(shè)備類術(shù)設(shè)備類技術(shù)部門 體育器材體育器材類類體育部門 開(kāi)開(kāi)閉閉幕式幕式類類文化活動(dòng)部門 臨時(shí)設(shè)臨時(shí)設(shè)施施類類場(chǎng)地管理部門 Site Management 清清潔潔與與廢廢棄物管理?xiàng)壩锕芾?設(shè)備設(shè)備及其消耗品及其消耗品 環(huán)境活動(dòng)部 醫(yī)醫(yī)療療器材器材醫(yī)療部 服裝服裝勞勞保用品保用品 人事部 特殊特殊專專用物用物資設(shè)備資設(shè)備 通用家具通用家具電電器器采購(gòu)物流部 其他其他類類臨時(shí)倉(cāng)庫(kù) 物流部門 為了實(shí)現(xiàn)對(duì)場(chǎng)館物資的追蹤 還需要對(duì)場(chǎng)館每個(gè)房間的物資管理 管理需 要 RDS Room Data Sheet 房間物資登記單來(lái)實(shí)現(xiàn) 輸入輸入 場(chǎng)館物資查詢的相關(guān)信息 輸出輸出 相關(guān)場(chǎng)館物資的查詢內(nèi)容 RDS 房間物資登記單 形式的查詢輸出 操作操作 根據(jù)場(chǎng)館物流部門對(duì)日常場(chǎng)館物資的管理 能夠給出多種查詢要求的場(chǎng)館 物資信息 例如分類部門 接收時(shí)間 當(dāng)前位置等等 RDS 查詢 為了保障場(chǎng)館物流部門對(duì)場(chǎng)館物資的追蹤 如果采取房間物資登 記的形式 就需要根據(jù)當(dāng)前所有房間的 RDS 狀況 并作為場(chǎng)館每次 日 清點(diǎn) 的依據(jù) 根據(jù)每次 日 場(chǎng)館物資清點(diǎn)后 需要修改物資分配信息 也就是物資在 場(chǎng)館的分配信息 接口接口 場(chǎng)館技術(shù)部門物資管理系統(tǒng) 體育器材管理系統(tǒng) 4 5 3 場(chǎng)館物資回收管理場(chǎng)館物資回收管理 對(duì)場(chǎng)館物資出場(chǎng)的管理 主要管理重點(diǎn)是保存物資分類回收記錄 該業(yè)務(wù) 管理職能是保障物資正確 及時(shí)的回收 輸入輸入 相關(guān)回收物資的關(guān)鍵信息 輸出輸出 物資分類清單 回收物資運(yùn)送計(jì)劃單 操作操作 奧運(yùn)會(huì)賽時(shí)轉(zhuǎn)換期和賽后回收期 場(chǎng)館物資有可能會(huì)根據(jù)物流部門的回收 計(jì)劃離開(kāi)原場(chǎng)館 由于某些特殊原因 部分物資也可能轉(zhuǎn)移到其他場(chǎng)館 這些 通過(guò)系統(tǒng)來(lái)記錄轉(zhuǎn)移或回收的物資 根據(jù)物資管理辦法 場(chǎng)館物資的回收是根 據(jù)物資分類 按類別逐步回收 貴重或特殊物資會(huì)先回收 回收步驟 首先根據(jù)物資分類制訂物資分類清單 根據(jù)物資分類清單 收 集回收實(shí)物物資 并生成每批次回收的物資運(yùn)送單 將回收運(yùn)送單發(fā)送到接收 回收物資的部門 作為接貨單 另一方面 場(chǎng)館運(yùn)出操作 由第三方物流將物 資運(yùn)送到指定地點(diǎn) 接口接口 與物資接收地之間存在出貨運(yùn)送的物資清單信息 4 5 4 任務(wù)分配管理任務(wù)分配管理 場(chǎng)館物流部門為場(chǎng)館內(nèi)相關(guān)職能部門提供物流服務(wù) 這些服務(wù)主要與物資 日常管理相關(guān) 因此 場(chǎng)館經(jīng)理需要根據(jù)目前的人力 任務(wù)要求做好物流服務(wù) 計(jì)劃 并保存服務(wù)記錄 輸入輸入 場(chǎng)館物流服務(wù)信息 人員安排信息 輸出輸出 賽時(shí)排班計(jì)劃表 任務(wù)派遣單 相關(guān)物流服務(wù)的查詢內(nèi)容 操作操作 賽時(shí)排班計(jì)劃 根據(jù)場(chǎng)館物流人員配置情況 為場(chǎng)館物流人員制定值班工 作安排的計(jì)劃 按照分時(shí)段 將相關(guān)人員合理的安排其工作時(shí)段 排班計(jì)劃時(shí) 段可能有日計(jì)劃 周計(jì)劃 月計(jì)劃等 并允許場(chǎng)館物流經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況手工手工 調(diào)整 因此其操作涉及新建賽時(shí)排班計(jì)劃 同時(shí)應(yīng)包括修改 查詢 刪除 打 印等功能 任務(wù)派遣 匯總場(chǎng)館其他各部門提出的物流服務(wù)要求 安排適當(dāng)?shù)娜藛T負(fù) 責(zé)提供服務(wù)任務(wù) 并記錄人員執(zhí)行任務(wù)狀況等 其操作包括新建新任務(wù)單 以 及相關(guān)的修改 查詢 刪除 打印等功能 接口接口 需要人員信息管理來(lái)配合任務(wù)分配管理的功能 4 5 5 人員信息管理人員信息管理 管理場(chǎng)館內(nèi)物流工作人員和物流服務(wù)人員的信息 輸入輸入 場(chǎng)館人員相關(guān)信息 輸出輸出 相關(guān)場(chǎng)館人員的查詢內(nèi)容 操作操作 新建 輸入場(chǎng)館人員相關(guān)信息創(chuàng)建新的人員記錄 包括提供對(duì)場(chǎng)館人員信 息記錄的修改 刪除 查詢的功能 接口接口 考慮場(chǎng)館人事部門的人員管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)調(diào)用 5 倉(cāng)儲(chǔ)管理 倉(cāng)儲(chǔ)管理 WMS 5 1 業(yè)務(wù)描述業(yè)務(wù)描述 在以資產(chǎn)追蹤為核心的物流管理中 倉(cāng)儲(chǔ)管理是在倉(cāng)儲(chǔ)階段的物資追蹤 作為物資追蹤管理的延伸 是對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)物資的管理與跟蹤 采購(gòu)階段 倉(cāng)儲(chǔ)階段 配送階段 場(chǎng)館 部門階段 回收階段 倉(cāng)儲(chǔ)管理在物資追蹤管理的位置 倉(cāng)儲(chǔ)管理主要通過(guò)對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)信息進(jìn)行有效管理 基本實(shí)時(shí)的反應(yīng)倉(cāng)儲(chǔ)狀態(tài) 比如貨物的當(dāng)前操作和貨位信息 以便于全面控制物資庫(kù)存和物資運(yùn)送流動(dòng) 提高倉(cāng)儲(chǔ)操作的效率 并為采購(gòu) 配送提供必要的貨物數(shù)據(jù) 倉(cāng)儲(chǔ)管理主要包 括貨位查詢 庫(kù)容管理 進(jìn)出庫(kù)物資管理 可以生成各種庫(kù)存報(bào)表 出入庫(kù)單 需要建立與物資追蹤管理之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián) 以便進(jìn)行在倉(cāng)儲(chǔ)階段對(duì)物資的統(tǒng)計(jì) 和跟蹤 5 2 用戶描述用戶描述 倉(cāng)儲(chǔ)管理的用戶包括倉(cāng)儲(chǔ)管理經(jīng)理 庫(kù)房經(jīng)理和其他工作人員 5 3 業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)流程 入庫(kù) 手工輸入 入庫(kù)信息 供應(yīng)商來(lái)貨 入庫(kù)物資 貨位信息 提交入庫(kù) 物資信息 實(shí)物物資 接收反饋單 庫(kù)存管理 貨位信 息管理 庫(kù)房操作 統(tǒng)計(jì) 分析 出貨計(jì)劃 出貨登記 物資出庫(kù) 贊助商 送貨 物資運(yùn)送單 入庫(kù)管理 貨區(qū)管理 出庫(kù)管理 物流處 貨單 送貨通知 任務(wù)派遣單物資入貨位 任務(wù)單 配送單 貨區(qū)計(jì)劃管理 系統(tǒng)信息管理 倉(cāng)儲(chǔ)管理業(yè)務(wù)流程圖 倉(cāng)儲(chǔ)管理的業(yè)務(wù)是從供應(yīng)商送貨開(kāi)始進(jìn)行物資入庫(kù) 到賽前運(yùn)送物資到需 求部門活場(chǎng)館的物資出庫(kù) 物資倉(cāng)儲(chǔ)過(guò)程中主要包括三個(gè)階段 入庫(kù)管理 貨 區(qū)管理和出庫(kù)管理 為保障物資的倉(cāng)儲(chǔ)管理 還需要對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)中心貨區(qū)規(guī)劃的貨 區(qū)計(jì)劃管理 月臺(tái)管理 倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施使用管理 并提供相關(guān)數(shù)據(jù)匯總 明細(xì)的統(tǒng) 計(jì)分析 包括人員信息 贊助商信息等其他信息的系統(tǒng)信息管理 5 4 功能點(diǎn)列表功能點(diǎn)列表 功能名功能名描述描述基本操作基本操作 入入庫(kù)庫(kù)管理管理 提供物資進(jìn)入倉(cāng)儲(chǔ)中心的入庫(kù) 的管理 包括入庫(kù)物資信息 物 資貨位管理信息等的維護(hù) 新建 提交 導(dǎo)入 保存 注銷 打開(kāi) 打印 查詢 出出庫(kù)庫(kù)管理管理 提供對(duì)物資離開(kāi)倉(cāng)儲(chǔ)中心的出 庫(kù)管理 新建 保存 查閱 打印 貨貨區(qū) 區(qū) 貨貨位 月臺(tái)位 月臺(tái) 計(jì)計(jì)劃管理劃管理 對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)中心儲(chǔ)備物資的貨區(qū) 貨位 月臺(tái)進(jìn)行規(guī)劃和管理 新建 保存 打開(kāi) 注銷 打印 查詢 系系統(tǒng)統(tǒng)信息管理信息管理 倉(cāng)儲(chǔ)管理需要涉及到的人員 贊助商等基本系統(tǒng)信息的維護(hù) 新建 保存 修改 查詢 打印 統(tǒng)計(jì)報(bào)統(tǒng)計(jì)報(bào)表表 執(zhí)行與倉(cāng)儲(chǔ)中心管理職能所需 要的相關(guān)報(bào)表的制訂 打印等 業(yè)務(wù) 新建 保存 打印 5 5 功能詳述功能詳述 5 5 1 入庫(kù)管理入庫(kù)管理 采購(gòu)物資 VIK 物資 捐贈(zèng)物資都有可能運(yùn)送到倉(cāng)儲(chǔ)中心 進(jìn)行統(tǒng)一管理 并在賽前運(yùn)送到相關(guān)場(chǎng)館 因此入庫(kù)管理是這些物資進(jìn)入倉(cāng)儲(chǔ)中心的第一環(huán)節(jié) 一般來(lái)講 物資供應(yīng)商會(huì)先將物資送貨單發(fā)到物流部門 物流部門匯總這些送 貨單信息 向倉(cāng)儲(chǔ)中心提供送貨通知 倉(cāng)儲(chǔ)中心根據(jù)送貨通知接收物資供應(yīng)商 運(yùn)來(lái)的物資 入庫(kù)包括兩個(gè)方面的內(nèi)容 其一是對(duì)實(shí)物物資的接收 根據(jù)當(dāng)前倉(cāng)儲(chǔ)中心 貨區(qū)規(guī)劃 將物資送到相應(yīng)貨區(qū)或月臺(tái) 并制定相關(guān)任務(wù)派遣單 指定人員將 物資搬送到貨位 另一個(gè)方面就是對(duì)物資實(shí)物入庫(kù)存儲(chǔ)信息做記錄 作為信息 系統(tǒng)管理的基本數(shù)據(jù)來(lái)源 也是物資采購(gòu)結(jié)算的一個(gè)必要憑證 輸入 入庫(kù)單 物資數(shù)據(jù)庫(kù)基本信息 建立數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)應(yīng)關(guān)系等 輸出輸出 入庫(kù)物資的接收反饋單 各種統(tǒng)計(jì)表單和查詢相關(guān)信息等 操作操作 創(chuàng)建新的物資入庫(kù)記錄 輸入 導(dǎo)入 送貨通知單上物資信息 提供對(duì)物 資入庫(kù)記錄的修改 刪除 查詢的功能 接口接口 由物流管理部門提供的送貨通知單 5 5 2 貨區(qū)貨位管理貨區(qū)貨位管理 根據(jù)送貨通知單創(chuàng)建的入庫(kù)單信息作為倉(cāng)儲(chǔ)物資管理的依據(jù)還有一定局限 還需要根據(jù)貨區(qū)貨位計(jì)劃管理原則 定義貨區(qū) 貨位管理與物資分類管理的對(duì) 應(yīng)關(guān)系 建立貨區(qū) 貨位與月臺(tái)的對(duì)應(yīng)關(guān)系規(guī)則 即根據(jù)物資種類確定在哪個(gè) 月臺(tái)裝卸貨 歸屬哪個(gè)庫(kù)房貨區(qū)管理 放在相應(yīng)貨位儲(chǔ)存 這些倉(cāng)儲(chǔ)信息是物 資配送和接貨的基本規(guī)則 貨區(qū)管理的職能主要是對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)的日常管理 包括貨 位信息和庫(kù)房操作等兩個(gè)方面 貨位信息的管理是對(duì)庫(kù)房物資存儲(chǔ)位置的記錄 具體表現(xiàn)倉(cāng)儲(chǔ)中心的庫(kù)存物資及剩余庫(kù)房空間的狀況 庫(kù)房操作主要是倉(cāng)儲(chǔ)任 務(wù)管理 執(zhí)行倉(cāng)儲(chǔ)中心與物資相關(guān)的入庫(kù) 出庫(kù) 物資搬運(yùn)等任務(wù)的管理職能 輸入輸入 相關(guān)貨區(qū)管理規(guī)則 建立查詢信息條件 例如根據(jù)貨位查詢相關(guān)物資 信息 庫(kù)存信息等 任務(wù)單基本信息 輸出輸出 任務(wù)單查詢 相關(guān)貨區(qū)管理查詢信息等 操作操作 創(chuàng)建新的任務(wù)單記錄 包括提供對(duì)任務(wù)單記錄的修改 刪除 查詢的功能 對(duì)貨區(qū)物資存儲(chǔ)信息的修改等 庫(kù)存管理有待于根據(jù)物流部門明確工作職 能后的進(jìn)一步細(xì)化 接口接口 5 5 3 出庫(kù)管理出庫(kù)管理 賽前物流部門將根據(jù)各個(gè)場(chǎng)館及物資單位的物資需求 制訂物資配送計(jì)劃 由第三方物流贊助商承擔(dān)這個(gè)過(guò)程的物資運(yùn)輸任務(wù) 將相關(guān)物資從配送中心運(yùn) 送到各場(chǎng)館或物資單位 出庫(kù)管理主要就是對(duì)物資離開(kāi)倉(cāng)儲(chǔ)中心進(jìn)行管理 物流部門根據(jù)場(chǎng)館需求情況 結(jié)合配送中心的物資倉(cāng)儲(chǔ)情況以及第三方物 流 贊助商 的運(yùn)輸能力 制訂的物資配送計(jì)劃 傳送給贊助商 倉(cāng)儲(chǔ)管理部 門和場(chǎng)館等接貨單位 倉(cāng)儲(chǔ)管理部門物流部門的配送單 結(jié)合庫(kù)房物資分類儲(chǔ)存管理情況 開(kāi)出 物資出庫(kù)單 贊助商送貨人員根據(jù)出庫(kù)單信息到相應(yīng)庫(kù)房提取物資 裝載到車 上并 運(yùn)送到指定場(chǎng)館 同時(shí)庫(kù)房管理人員需要對(duì)出貨物資進(jìn)行登記 保存?zhèn)} 儲(chǔ)中心對(duì)物資的出貨的信息記錄 輸入輸入 物資出庫(kù)信息等 輸出輸出 出庫(kù)計(jì)劃 物資出庫(kù)登記信息 物資運(yùn)送單等 操作操作 根據(jù)物資配送計(jì)劃創(chuàng)建新的物資出庫(kù)單 應(yīng)當(dāng)允許對(duì)物資出庫(kù)單的修改 刪除 查詢和打印等要求 進(jìn)行出貨登記操作 包括對(duì)出貨信息的增加 刪除 查詢等維護(hù)要求 接口接口 由物流管理部門提供的配送計(jì)劃 5 5 4 貨區(qū)計(jì)劃管理貨區(qū)計(jì)劃管理 目前奧組委配送中心計(jì)劃有 4 個(gè)庫(kù)房 每