淺談如何更好地發(fā)揮辦公室職能作用.doc

淺談如何更好地發(fā)揮辦公室的職能作用【摘要】辦公室是單位的樞紐部門(mén)，起著上傳下達(dá)聯(lián)系的橋梁紐帶作用。辦公室的工作紛繁復(fù)雜，包括辦文辦會(huì)、信息調(diào)研、督查督辦、文檔管理、信訪接待等?？傊?，辦公室工作就是服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為機(jī)關(guān)服務(wù)，為基層服務(wù)，發(fā)揮著參謀助手作用、綜合協(xié)調(diào)作用、督辦督查作用、信息調(diào)研作用。本文就如何更好地發(fā)揮好辦公室的職能作用進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。【關(guān)鍵字】辦公室；發(fā)揮；職能作用一、如何發(fā)揮好橋梁紐帶作用（一）對(duì)上：充分發(fā)揮好參謀助手作用。辦公室最重要的作用就是領(lǐng)導(dǎo)的參謀部作用，可以說(shuō)辦公室主任相當(dāng)于單位的“管家”、“秘書(shū)長(zhǎng)”、文秘人員則是領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)。有句話說(shuō)“辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的大腦”，作為參謀助手，辦公室還不能僅僅滿足于“領(lǐng)導(dǎo)出題目，秘書(shū)做文章，簡(jiǎn)單地當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的傳聲筒”，而是應(yīng)該搶占先機(jī)，對(duì)影響單位發(fā)展的重要事項(xiàng)要有前瞻性和預(yù)見(jiàn)性，做領(lǐng)導(dǎo)已想到的事，想領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)想的事。尤其是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)交給一個(gè)難題時(shí)，絕對(duì)不能說(shuō)“我不會(huì)”，只能說(shuō)“我試試看”，努力去將這件事做好。（二）對(duì)中：充分發(fā)揮“傳話筒”作用。辦公室處理機(jī)關(guān)日常工作承上啟下，是一個(gè)機(jī)關(guān)的中樞。就“對(duì)中”而言，最重要的是將領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)進(jìn)行二次分配，需要辦公室綜合協(xié)調(diào)，將各項(xiàng)工作落實(shí)到實(shí)處。尤其是督辦工作更是體現(xiàn)了這一點(diǎn)，在督辦的時(shí)候難免出現(xiàn)有的部門(mén)做晚了等特殊情況，這也需要辦公室去和領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握即時(shí)信息，將工作根據(jù)實(shí)際情況重新安排，保證單位運(yùn)作正常。（三）對(duì)下：充分發(fā)揮好“司令部”作用。辦公室承擔(dān)了服務(wù)、指導(dǎo)、聯(lián)系基層的職能，有時(shí)候基層同志對(duì)領(lǐng)導(dǎo)布置的工作有不懂的地方，不便找領(lǐng)導(dǎo)就來(lái)咨詢辦公室，這就需要辦公室發(fā)揮好“司令部”作用，經(jīng)過(guò)和領(lǐng)導(dǎo)有效溝通后，代表領(lǐng)導(dǎo)發(fā)號(hào)施令，傳達(dá)和貫徹上級(jí)的決策。（四）對(duì)外：充分發(fā)揮好窗口門(mén)面作用。辦公室工作聯(lián)結(jié)內(nèi)外，是一個(gè)單位的“窗口”和“門(mén)面”。單位的精神面貌、服務(wù)態(tài)度、工作作風(fēng)和效率都可以從辦公室反映出來(lái)。辦公室人員的一言一行都體現(xiàn)機(jī)關(guān)的形象。辦公室在日常接待中要做到有禮有節(jié)、不卑不亢，給上級(jí)單位留下良好的印象；對(duì)待上訪群眾時(shí)要誠(chéng)懇熱情，謙遜和氣，以真誠(chéng)的服務(wù)贏得口碑，贏得理解，營(yíng)造地稅良好的外部環(huán)境。二、做好辦公室工作需要具備的條件（5 c) y6 I/ N) F一）要把領(lǐng)導(dǎo)重視作為搞好辦公室工作的先決條件。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的參謀部，辦公室員工要主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視，一方面要勤請(qǐng)示、多匯報(bào)，讓領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)，支持有方。另一方面要緊貼領(lǐng)導(dǎo)思路，不折不扣地落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，以卓有成效的工作贏得領(lǐng)導(dǎo)信任。（二）要把勤奮學(xué)習(xí)作為辦公室自身建設(shè)的第一要?jiǎng)?wù)。一是要博學(xué)。辦公室上管天文地理，下管雞毛蒜皮。各方面的知識(shí)都要有所涉獵，尤其在當(dāng)今國(guó)家推行多讀書(shū)的大形勢(shì)下，應(yīng)該精通自己?jiǎn)挝凰袠I(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)哲學(xué)、歷史、法律等知識(shí)，不求精通，但要粗通。二是要會(huì)學(xué)。現(xiàn)在的出版物汗牛充棟、良莠不齊，所以要分辨出哪些是好書(shū)，要有選擇地學(xué)習(xí)與本單位業(yè)務(wù)、辦公室密切相關(guān)的知識(shí)，當(dāng)然不僅要從書(shū)本上學(xué)，還要從實(shí)踐中學(xué)，在工作中學(xué)，向領(lǐng)導(dǎo)和同事學(xué)。三是要多思?！皩W(xué)而不思則罔”，在學(xué)習(xí)的時(shí)候要養(yǎng)成邊學(xué)邊思考的習(xí)慣，結(jié)合自己的工作需要，將所學(xué)的知識(shí)轉(zhuǎn)化為為領(lǐng)導(dǎo)參謀、服務(wù)的能力。四是要會(huì)用。學(xué)以致用是學(xué)習(xí)的根本目的，以讀書(shū)的領(lǐng)悟來(lái)提高自己的思想政治覺(jué)悟和業(yè)務(wù)能力，對(duì)指導(dǎo)實(shí)踐工作具有重要意義。（+ o4 g- j+ o ?5 0 三）要把樂(lè)于奉獻(xiàn)作為辦公室人員必須具備的職業(yè)精神。辦公室事情多、矛盾多、時(shí)間緊、任務(wù)重。辦公室的事，看起來(lái)都是小事，實(shí)際上都是大事，做好了都是小事，沒(méi)做好就是大事。從事辦公室工作的同志，既要做有為才有位的努力，又要做有為而無(wú)位的思想準(zhǔn)備，要吃得了苦，受得了累，不僅要甘于為領(lǐng)導(dǎo)一心一意地服務(wù)，而且要甘于為各部門(mén)奉獻(xiàn)，更要甘于為基層單位奉獻(xiàn)，無(wú)論到哪只有俯下身子，才能得到更準(zhǔn)確、更真實(shí)的信息。（- ! F; D7 2 X: B1 j/四）要把綜合協(xié)調(diào)作為辦公室人員必須具備的重要能力。辦公室的組織能力是非常重要的。辦公室對(duì)上要安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和會(huì)議，對(duì)內(nèi)要協(xié)調(diào)各部門(mén)工作，對(duì)下要指導(dǎo)和督辦各項(xiàng)中心工作，工作千頭萬(wàn)緒，任務(wù)繁重。在辦公室工作，必須學(xué)會(huì)“彈鋼琴”，將事情分出輕重緩急，建議每天都做工作筆記，在筆記中標(biāo)記出各項(xiàng)工作的重要程度，同時(shí)清晰地記錄當(dāng)天所做的工作（包括已經(jīng)完成的和未完成的）和明天的工作計(jì)劃，保證在繁忙的工作中能做到頭腦冷靜、思路清晰、統(tǒng)籌兼顧、忙而不亂。（0 S# O3 _/ Z6 M9 X五）要把寫(xiě)作能力作為辦公室人員的立身之本。辦公室工作以政務(wù)為主，從一定角度看，政務(wù)工作又以文字為主，所以寫(xiě)材料是辦公室工作的重中之重，寫(xiě)作能力是文秘人員的看家本領(lǐng)。辦公室每天接收大量的上級(jí)文件，同時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下起草、修改各類(lèi)材料最為頻繁，所以說(shuō)領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意思能力最強(qiáng)，應(yīng)該發(fā)揮好這項(xiàng)優(yōu)勢(shì)，不斷總結(jié)自身不足，力爭(zhēng)寫(xiě)出最有深度、最有思想的材料。三、結(jié)語(yǔ)辦公室工作人員要增強(qiáng)大局意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，保持“四心”，即辦公用心、辦事上心、辦文細(xì)心和辦會(huì)精心，要善于學(xué)習(xí)，勤于積累