公文寫作規(guī)范格式.doc

商務(wù)公文寫作目 錄一、商務(wù)公文的基本知識二、應(yīng)把握的事項(xiàng)與原則三、常用商務(wù)公文寫作要點(diǎn)四、常見錯誤與問題一、商務(wù)公文的基本知識1、商務(wù)公文的概念與意義 商務(wù)公文是商業(yè)事務(wù)中的公務(wù)文書，是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、既定的生效程序和規(guī)范的格式而制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)纳虅?wù)文書，不僅是貫徹企業(yè)執(zhí)行力的重要保障，而且已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理的基礎(chǔ)中不可或缺的內(nèi)容。商務(wù)公文的水平也是反映企業(yè)形象的一個窗口，商務(wù)公文的寫作能力常成為評價員工職業(yè)素質(zhì)的重要尺度之一。2、商務(wù)公文分類：（1）根據(jù)形成和作用的商務(wù)活動領(lǐng)域，可分為通用公文和專用公文兩類（2）根據(jù)內(nèi)容涉及秘密的程度，可分為對外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機(jī)密、絕密六類（3）根據(jù)行文方向，可分為上行文、下行文、平行文三類（4）根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，可分為規(guī)范性、指導(dǎo)性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文（5）根據(jù)處理時限的要求，可分為平件、急件、特急件三類 （6）根據(jù)來源，在一個部門內(nèi)部可分為收文、發(fā)文兩類。3、常用商務(wù)公文 ： （1）公務(wù)信息 ：包括通知、通報(bào)、通告、會議紀(jì)要、會議記錄等（2）上下溝通：包括請示、報(bào)告、 公函、批復(fù)、意見等（3）建規(guī)立矩：包括企業(yè)各類管理規(guī)章制度、決定、命令、任命等； （4）包容大事小情：包括簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告等； （5）對外宣傳：禮儀類應(yīng)用文、領(lǐng)導(dǎo)演講稿、邀請函等； （6）財(cái)經(jīng)類：經(jīng)濟(jì)合同、委托授權(quán)書等； （7）其他：電子郵件、便條、單據(jù)類（借條、欠條、領(lǐng)條、收條） 等。 考慮到在座的主要崗位，本次講座涉及請示、報(bào)告、函、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度的寫作，重點(diǎn)談述職報(bào)告的寫作。4、商務(wù)公文的特點(diǎn)： （1）制作者是商務(wù)組織。（2）具有特定效力，用于處理商務(wù)。 （3）具有規(guī)范的結(jié)構(gòu)和格式，而不像私人文件靠 “約定俗成”的格式。 商務(wù)公文區(qū)別于其它文章的主要特點(diǎn)是具有法定效力與規(guī)范格式的文件。 5、商務(wù)公文的四個構(gòu)成要素： （1）意圖：主觀上要達(dá)到的目標(biāo) (2）結(jié)構(gòu)：有效劃分層次和段落，巧設(shè)過渡和照應(yīng) (3）材料：組織材料要注意多、細(xì)、精、嚴(yán) (4) 正確使用專業(yè)術(shù)語、熟語、流行語等詞語，適當(dāng)運(yùn)用模糊語言、模態(tài)詞語與古詞語。 6、基本文體與結(jié)構(gòu) 商務(wù)文體區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有直接應(yīng)用性、全面真實(shí)性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。其特征表現(xiàn)為：被強(qiáng)制性規(guī)定采用白話文形式，兼用議論、說明、敘述三種基本表達(dá)方法。商務(wù)公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。其它組成部分有文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機(jī)關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。印章或簽署均為證實(shí)公文作者合法性、真實(shí)性及公文效力的標(biāo)志。7、稿本 （1）草稿。常有“討論稿”“征求意見稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等標(biāo)記。（2）定稿。是制作公文正本的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。有法定的生效標(biāo)志（簽發(fā)等）。（3）正本。格式正規(guī)并有印章或簽署等表明真實(shí)性、權(quán)威性、有效性。（4）試行本。在試驗(yàn)期間具有正式公文的法定效力。（5）暫行本。在規(guī)定的暫行時間內(nèi)具有正式公文的法定效用。（6）副本。作為復(fù)印件的公文副本（如抄本、復(fù)印件）不具備公文的法定效用。（7）修訂本?？梢詷?biāo)題結(jié)尾處標(biāo)作：“（修訂本）”，也可在標(biāo)題下做題注，在圓括號內(nèi)注明“某年某月修訂”。 8、基本要求及語言運(yùn)用基本要求：合“法”、求實(shí)、合體、簡明、莊重、精練、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。 二、把握的事項(xiàng)與原則1、商務(wù)公文的格式參照國家行政機(jī)關(guān)公文格式可以認(rèn)為是公文的國家標(biāo)準(zhǔn)，這個標(biāo)準(zhǔn)下面會有所涉及。2、商務(wù)公文寫作要注意的事項(xiàng) 主題的職能性。要求做什么，支持什么，或褒或貶，或倡或戒，或行或止，十分鮮明。 材料的可靠性。所采用的事實(shí)材料、數(shù)字材料、理論材料以及所依據(jù)的法律法規(guī)及商業(yè)規(guī)章，必須真實(shí)準(zhǔn)確。 結(jié)構(gòu)的邏輯性。商務(wù)公文寫作思維方式主要是邏輯思維，通過概念、判斷、推理，綜合、比較、論證形成寫作思路，完成寫作任務(wù)，多用說明、敘述、議論的表達(dá)方式，慎用文學(xué)修辭手段。 文風(fēng)的平實(shí)性。力戒說大話、空話、假話、套話，不能言之無物，也不能嘩眾取寵，要實(shí)實(shí)在在，明明白白。 表述的簡明性。結(jié)構(gòu)力求簡約，層次力求簡化，語言力求簡潔。避免使用夸張、反語、諷喻等積極修辭手段。（重復(fù)累贅現(xiàn)象比較普遍：賽維報(bào)收到的報(bào)道稿常見兩三千字要占半個多版面，感謝信也兩千多字的） 3、商務(wù)公文寫作應(yīng)注意的環(huán)節(jié) 法律關(guān)和政策關(guān)。要遵守法律和政策，這點(diǎn)對政府機(jī)關(guān)公文特別重要。 工作關(guān)：工作內(nèi)容、安排和操作的周全、恰當(dāng)、可行。是否必須出文。目標(biāo)任務(wù)是否科學(xué)。責(zé)任部門確定和工作質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)、時限要求等。 文字關(guān)。商務(wù)公文的語言、文字要求樸實(shí)有效，具有指導(dǎo)性和操作性。平實(shí)準(zhǔn)確，不拔高浮夸，精簡通順，符合語言規(guī)則、規(guī)范。 格式關(guān)。格式較固定，不需要隨意創(chuàng)新，只要在文種、結(jié)構(gòu)、版式等方面按要求做即可。 程序關(guān)。行文程序嚴(yán)格，需要按一定程序逐步進(jìn)行，否則會容易出現(xiàn)差錯：是否履行發(fā)文請示程序；是否履行特定的審查、審議程序（規(guī)范性文件或重大決策事項(xiàng)）；是否履行相關(guān)會簽程序。4、商務(wù)公文中“禮貌原則”與“合作原則”體現(xiàn) “禮貌原則”與“合作原則”是交流思想，傳遞信息時需要遵守的基本原則。商務(wù)公文是溝通信息、推動商務(wù)活動開展的重要工具，需要遵循“禮貌原則”與“合作原則”的運(yùn)用。 案例1單位：就事項(xiàng)我部門需要你部門協(xié)助，希望你部門盡快并務(wù)必在月日前派出2位員工幫助我們完成事項(xiàng)。希盡快給予我們回復(fù)！ 上文洽函中“需要協(xié)助”， “盡快”、“務(wù)必”以及感嘆號等字符都有強(qiáng)行之意，命令對方，而無商量征詢的口氣，也沒有尊重對方的誠意。沒有禮貌不尊重對方就缺失了合作的基礎(chǔ)。再如“要”字在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中用得相當(dāng)普遍，特別是在“指示”“通知” “決議” “決定” “會議紀(jì)要”等指令周知性公文中，運(yùn)用較多。但是，在商務(wù)公文報(bào)告、請示等上行文文種中，一般不宜隨便用“要”字。 案例2 當(dāng)前，我們要繼續(xù)搞好工作要積極推進(jìn)的改革要建立包括在內(nèi)的考核制度要對先進(jìn)單位、個人進(jìn)行表彰要努力改善設(shè)施。同時，要采取積極的態(tài)度 這段話看起來像是上級對下級的“指示”，但實(shí)際上往往一些下級向上級和一些兄弟單位作匯報(bào)也經(jīng)常出現(xiàn)這種現(xiàn)象。造成這種不得體的原因在于一系列“要”字用得不切合身份，讓人感覺是一種必須、應(yīng)該、一定等命令式的語氣。5、其它原則 包括制作、發(fā)送、接收、傳閱、處理、銷毀等原則，對黨政機(jī)關(guān)公文這些很重要。對成熟、規(guī)范企業(yè)也有一套完備的規(guī)章，這里省略。 三、常用商務(wù)公文寫作要點(diǎn)1、請示的寫作要點(diǎn)請示是下級就工作中遇到的問題向上級請求指示或批準(zhǔn)，需要上級答復(fù)的文種。請示分為請求指示性請示和請求批準(zhǔn)性請示。前者用于工作中遇到疑難問題，出現(xiàn)無章可循的情況（賽維多見）；或部門間意見分歧較大時；或?qū)δ承┮?guī)章制度中的條文不理解，需要上級給予明確指示。后者用于工作中遇到必須經(jīng)上級批準(zhǔn)才能辦理的事項(xiàng)，或因本部門特殊情況需要變通處理（如特殊通道不比價），或限于自身力量不足，需要上級給予人、財(cái)、物力等支持的事項(xiàng)，請求上級批準(zhǔn)（如每年的供應(yīng)商大會）。請求批準(zhǔn)性請示的寫作難度較大，因?yàn)檎埱笈鷾?zhǔn)需要充分的理由，明確的要求和規(guī)范行文等要素。 選好時機(jī)（心情好不忙碌時候）和角度（國家方針政策、企業(yè)規(guī)章及其理念或工作需要） ，闡述請示原由要充分、合理，要用事實(shí)和數(shù)據(jù)說話，不能有過多的主觀臆斷。 結(jié)合實(shí)際，歸納請示事項(xiàng)要簡明。向上級提出請示事項(xiàng)，內(nèi)容要單一，只宜請求上級解決一個題。請求資金寫明金額，請求物資要寫清品名、規(guī)格、數(shù)量，以便上級給予明確批復(fù)（而不是猜疑）。 表述得當(dāng)，提出回復(fù)要求要懇切。結(jié)尾要向上級提出期復(fù)性要求，用征詢性用語，如“當(dāng)否，請指示”，“以上請示（事項(xiàng)），請予審批（明示）”，“特此請示，請批復(fù)”等。象“此事關(guān)系重大，望領(lǐng)導(dǎo)百忙之中抽出時間審閱，真誠地等待您的批復(fù)。”就顯得啰嗦，而“望盡快撥款，以解燃眉之急?！睅в忻羁跉?，容易引起上級的反感。案例4：關(guān)于創(chuàng)辦賽維報(bào)、報(bào)名確定及題詞的請示2、報(bào)告的寫作：與請示的比較 報(bào)告按內(nèi)容可分為綜合報(bào)告（為反映一定時期內(nèi)全面工作或一個階段多方面工作情況，向上級所寫的報(bào)告，具有綜合性、全面性）和專題報(bào)告（針對某項(xiàng)工作、某一問題或某一活動，向上級所寫的報(bào)告，在內(nèi)容上具有專門性和單一性）；按性質(zhì)分，報(bào)告可分為呈報(bào)性報(bào)告（只向上級報(bào)送有關(guān)情況，以匯報(bào)工作、反映情況為主要內(nèi)容，不要求上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)）和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告（除了匯報(bào)工作外側(cè)重提建議和意見，請求上級批準(zhǔn)并轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)部門參考或執(zhí)行）。呈轉(zhuǎn)性報(bào)告和請求批轉(zhuǎn)性請示均屬于呈請性文書，這兩者已被“意見” 取代。 報(bào)告與請示的相似點(diǎn)：均屬于上行文，即都是下級向上級行文，均從屬于呈請文書。結(jié)構(gòu)上，都包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款等部分組成，正文均由開頭（報(bào)告或請示緣由）、主體（報(bào)告或請示事項(xiàng)）、結(jié)尾（報(bào)告或請示結(jié)語）三部分組成；都用敘述為主、敘議結(jié)合的表達(dá)方式。 報(bào)告與請示的不同點(diǎn)：行文性質(zhì)、用途、目的不同。報(bào)告是“向上級匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級的詢問”，具有呈報(bào)性；請示是“向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”，具有請求性。主體內(nèi)容不同。請示主體內(nèi)容一文一事。而報(bào)告主體內(nèi)容豐富、寬泛。主體的寫作方法與使用語氣不同。報(bào)告事項(xiàng)注重實(shí)踐性、過程性，使用的語氣是報(bào)告性。請示事項(xiàng)不必體現(xiàn)實(shí)踐過程，重在必要合理性，使用請求性語氣。行文的時間不同。請示需要上級批示批準(zhǔn)，必須事前行文，不能“先斬后奏”。報(bào)告則可以事中行文重大工程建設(shè)或重要工作進(jìn)行當(dāng)中的例行報(bào)告；還可以事后行文向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)本機(jī)關(guān)工作，反映某方面重要情況等。結(jié)尾用語不同。報(bào)告的結(jié)尾用語不具有期復(fù)性，不要求復(fù)文，結(jié)尾部分的用語常使用“特此報(bào)告” “專此報(bào)告”等；呈報(bào)性報(bào)告則常用“特此報(bào)告，請審查”“以上報(bào)告，請審閱”或“以上報(bào)告如有不妥，請指正”等用語。請示結(jié)尾用語則要用期復(fù)性、期準(zhǔn)性的，常使用“以上意見妥否，請批示”、“妥否，請批示”。3、“函”的寫作 廣義上講，函就是信件。作為公文法定文種的函，不僅用途更廣，重要的是賦予了其法定效力。國務(wù)院規(guī)定 “函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”。這表明，除有上下級隸屬關(guān)系外的一切不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，甚至請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，一律用“函”。同時規(guī)定：“函作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法定效力?！?關(guān)于“函”的問題及寫法 函寫作問題表現(xiàn)：一是不擬標(biāo)題。二是主送單位模糊不清。三是正文用語隨便，不規(guī)范，缺乏禮貌，甚至出現(xiàn)以勢壓人或強(qiáng)人所難的語言。四是文尾不規(guī)范，缺項(xiàng)問題突出。 1）標(biāo)題。可分為商洽函（聯(lián)絡(luò)函屬于之）、詢問函、告知函、請批函、復(fù)函五種。其中前四種為去函，后一種為回函。去函的標(biāo)題有兩種形式，一種是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成，即完全標(biāo)題，另一種是事由和文種構(gòu)成?；睾臉?biāo)題也有兩種形式，一種是四項(xiàng)式，即在完全標(biāo)題的事由后寫明來函機(jī)關(guān)的名稱；另一種是三項(xiàng)式，即省略四項(xiàng)式中的復(fù)函機(jī)關(guān)的名稱。2）主送單位，即受文單位，就函來說，一般是一個主送單位較多，應(yīng)寫明受文單位的全稱或規(guī)范簡稱。但有時也有多個主送單位，就要寫得明確、具體，避免不明確的概括性語言。 3）正文。函的正文長短不等，但都要包含緣由、事項(xiàng)和結(jié)尾三項(xiàng)內(nèi)容。緣由，交代發(fā)函的根由、背景；事項(xiàng)，寫明具體內(nèi)容；結(jié)尾，用慣用結(jié)語，一般不離開“函”字，如去函的結(jié)語為“特此函商”，“特此函告”，“請即復(fù)函”等；回函的結(jié)語為“特此函復(fù)”等。 4）文尾。除了與其他公文一樣要有成文時間，加蓋公章以外，如果是“請求批準(zhǔn)”的函，應(yīng)該在主題詞之上、落款年月日之下加上“附注”，標(biāo)注聯(lián)系人姓名和電話?！昂蔽奈蔡幍钠渌麅?nèi)容還有如主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)等。4、總結(jié)類公文的寫作要領(lǐng) 總結(jié)類公文的主要功能是反映和評判自身實(shí)踐活動，它主要包括各種總結(jié)、述職報(bào)告、以第一人稱撰寫的典型經(jīng)驗(yàn)材料、部分演講稿等。其寫作要領(lǐng)主要有： （1）突出一個核心 撰寫總結(jié)類公文的主要目的是肯定成績，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。其內(nèi)容主要包括做法、成績和經(jīng)驗(yàn)三個方面，其中做法和成績是基礎(chǔ)，經(jīng)驗(yàn)是核心，是用成績或收獲證實(shí)了的規(guī)律性認(rèn)識。問題、教訓(xùn)或今后打算一般比較簡略。 （2）選好典型材料：典型事件、典型集體與人物、典型綜合材料（尤其數(shù)字材料）以及對比材料。 （3）解決四個問題：一是次序問題：按時間順序?qū)?；二是分合問題：同一觀點(diǎn)的不同方面或不同事例，是分開寫，還是集中寫；三是詳略問題：成績、做法和經(jīng)驗(yàn)要詳寫，教訓(xùn)和問題要略寫；四是邏輯關(guān)系：要弄清各段或各觀點(diǎn)之間是并列關(guān)系、主次關(guān)系，還是遞進(jìn)關(guān)系、因果關(guān)系。（4）熟悉六種結(jié)構(gòu) 一是“做法”式：除開頭和結(jié)尾，主體部分只講做法；二是”成績做法”式；三是“做法體會”式；四是“成績做法體會”式；五是階段式：按時間先后分幾個部分，每部分既寫成績，又寫做法和經(jīng)驗(yàn)；六是“體會”式。 （5）區(qū)分四類觀點(diǎn)句 掌握觀點(diǎn)句的提煉和概括方法，對寫好總結(jié)類文體至關(guān)重要。不同的內(nèi)容，可以歸納出不同類型的觀點(diǎn)句，主要有“成績句”、“做法句”、“做法成績句”、“體會句”等，如： 成績句1：強(qiáng)化了保衛(wèi)工作責(zé)任制。 2：保衛(wèi)工作責(zé)任制得到了強(qiáng)化。做法句：搞好專項(xiàng)斗爭，深入開展重點(diǎn)整治工作。做法成績句：及時處置突發(fā)事件，從而維護(hù)了轄區(qū)的社會穩(wěn)定。 體會句1：爭分奪秒，抓住戰(zhàn)機(jī)，是迅速破案的關(guān)鍵。2：正確處理好“兩個關(guān)系”，牢固樹立服務(wù)第一的思想。 （6）避免七種傾向：“流水賬”，羅羅嗦嗦，不得要領(lǐng)；陳詞濫調(diào)，干巴巴無新意；牽強(qiáng)附會，生硬虛假；歪曲事實(shí)；報(bào)喜不報(bào)憂；自我估價過高或過低，把握不好尺度；形式主義。5、述職報(bào)告的寫作（重點(diǎn)談） （1）寫作策略 述職報(bào)告是向部門或上級就德、能、勤、績等方面進(jìn)行陳述和自評，以使領(lǐng)導(dǎo)和同事了解、評判賞述職人在履職期限內(nèi)的工作表現(xiàn)。其中，“績”的陳述與展現(xiàn)是重中之重，德、能、勤等都要依托“績”來引申和歸納。在述職報(bào)告中，寫好“績”就成為撰寫者要著力把握的核心。 1）以面帶點(diǎn)，點(diǎn)面結(jié)合 “面”指大范圍的、概括的、一般的道理和事實(shí)；“點(diǎn)”則是具體事實(shí)或典型事例。點(diǎn)面結(jié)合才能既有根基又有亮點(diǎn)。 在述職過程中，難免會涉及到集體成績?nèi)绮块T被評為“先進(jìn)單位”。對于這樣“面”上的成績，肯定有述職者的一“點(diǎn)”功勞在內(nèi)，可以寫進(jìn)述職報(bào)告中。但要把握好分寸寫過了給人攬功之嫌，寫得不夠又會削弱述職者應(yīng)有的成績，造成能力平平的印象。應(yīng)采用以面帶點(diǎn)、點(diǎn)面結(jié)合的寫作策略，既彰顯集體功勞，又帶出個人“績”。 在涉及到集體成績時候，要著力于自己在策劃設(shè)計(jì)、組織實(shí)施方面，不要過多闡述具體的成績、經(jīng)過及其意義因?yàn)檫@是總結(jié)集體工作的內(nèi)容。2）以實(shí)托虛，虛實(shí)相生 就商務(wù)公文寫作而言，虛與實(shí)又指思想與材料之間的關(guān)系。實(shí)是指文章的事實(shí)性材料，虛則指文章中的思想觀點(diǎn)。述職報(bào)告中的“成績”，往往需要概括和闡述這樣的“虛”，但要有切實(shí)有力的“實(shí)”即實(shí)在的工作活動事實(shí)作為支撐。否則“虛”就會蒼白無力，難以服人。切忌弄虛作假和語焉不詳，作表面文章或胡編亂造。 3）抑揚(yáng)結(jié)合，彰顯辯證 所謂抑揚(yáng)，是指使情節(jié)安排呈現(xiàn)出符合客觀和作者主觀的起伏變化。要把重心放在或抑或揚(yáng)的行文意圖上，不要平均用力。一份好的述職報(bào)告不能光是成績的羅列，“報(bào)喜不報(bào)憂”?？梢韵葥P(yáng)后抑，即在“曬自己成績的同時，也擺明自身存在的問題或不足及改進(jìn)的方面。“金無足赤、人無完人”，說不足或缺陷是勇氣、責(zé)任和胸懷的表現(xiàn)。 4）分條切割，綱舉目張 分條切割是指構(gòu)思時以符合事物的邏輯順序?yàn)榛疽?，根?jù)表意（綱）的需要，把結(jié)構(gòu)分成一些相互聯(lián)系的條條塊塊（目），并用小標(biāo)題引領(lǐng)，將述職者的履職情況分別闡述。這種方法能更好地陳述事況、闡明思想或主旨。 在述績的過程中就要確立一個分條切割、分層敘述、分塊介紹的表達(dá)理念，不可眉毛胡子一把抓，蘿卜白菜一鍋燴。（2）述職報(bào)告的結(jié)構(gòu)與語言表達(dá)述職報(bào)告的外在結(jié)構(gòu)是格式化的，包括標(biāo)題、稱謂、正文和署名四部分。1)標(biāo)題1.單行標(biāo)題：“述職報(bào)告”或者“在(上)的述職報(bào)告”。2.雙行標(biāo)題：正題寫主題，或者寫述職報(bào)告類型，副題寫述職場合。2)稱謂稱謂是報(bào)告者對聽眾的稱呼。稱謂要根據(jù)會議性質(zhì)及聽眾對象而定，如“各位領(lǐng)導(dǎo)、代表”。稱謂放在正文的開頭，有時根據(jù)需要在正文中間適當(dāng)穿插使用，一般采用提行的寫法，如一篇在職工代表大會上的述職報(bào)告的稱謂：“尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)、來賓，全體職工代表”。3)正文述職報(bào)告正文的寫法依據(jù)場合和對象而定，采用總結(jié)式寫法，共四部分?；厩闆r。履行職責(zé)的基本情況，概括簡要地交待如主要情況、時間、地點(diǎn)、背景、事件經(jīng)過等。一般包括三方面：(1)主題。讓聽眾既對報(bào)告的全貌有大致了解，也能夠統(tǒng)領(lǐng)全篇，激發(fā)聽眾的興趣，啟發(fā)和引導(dǎo)聽眾積極思考。(2)工作過程；(3)概括內(nèi)容(成績、經(jīng)驗(yàn)為主)，可以簡短概括規(guī)律性的認(rèn)識、主要的經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)、主要的成績或存在的問題； 成績經(jīng)驗(yàn)。一要以事實(shí)和材料為依據(jù)。以往實(shí)踐所發(fā)生的事件是寫作的唯一依據(jù)。述職報(bào)告必須把過去一段時間內(nèi)所做工作的材料全面地搜集起來，包括面上的材料與點(diǎn)上的材料、正面的材料與反面的材料、事件材料與數(shù)字材料以及背景資料等。二要點(diǎn)面結(jié)合，抓精華找典型，重點(diǎn)突出，寫出工作特色。問題教訓(xùn)。要實(shí)實(shí)在在，要有條理，不要避重就輕。今后計(jì)劃。包括目標(biāo)要求、措施、步驟三要素。這部分與總結(jié)不同，篇幅可少一些，占全文1/5以下為好。 報(bào)告結(jié)束時用禮貌用語，如：以上述職報(bào)告妥否，請予審議。謝謝大家！ 4)落款述職報(bào)告的落款要寫明自身姓名及單位名稱，最后寫報(bào)告時間。 寫述職報(bào)告時要變文字為有聲語言：語言生活化、口語化、大眾化；多用短句子，注意長短交織；3.慎用書面語(尤其是古語和歐化語)，作點(diǎn)綴之用；少用單音詞；5.避免同音不同義或易混淆的詞語；不隨便用簡略語；可適當(dāng)增加語氣詞如“吧”、“嗎”之類；為了方便聆聽，有些標(biāo)點(diǎn)符號還要用文字代替，如頓號改為“和”，破折號改為“是”，引號表示否定時加“所謂”，括號補(bǔ)充另用文字說明等。3）述職報(bào)告寫作的“六避免” 1）避免把述職報(bào)告寫成單位工作總結(jié)，單位工作與個人工作混為一談 單位工作總結(jié)重視過程性和全面性。而述職報(bào)告重在敘述個人履行職責(zé)的情況，著眼于個人是否勝任某職、履行職責(zé)的能力如何。 單位工作總結(jié)主要目的是總結(jié)成績，發(fā)現(xiàn)問題，以利改善。述職報(bào)告是上級領(lǐng)導(dǎo)、人事部門或有關(guān)評審組織對述職人業(yè)績和能力的考核依據(jù)，也是群眾評議的基礎(chǔ)，主要是針對個人任期內(nèi)履行崗位職責(zé)時所表現(xiàn)出的德、能、勤、績等方面的情況進(jìn)行自我評估。述職報(bào)告的寫作主體是個人，單位工作總結(jié)的寫作主體是集體。 2）避免把述職報(bào)告寫成思想?yún)R報(bào)，過多地談?wù)J識思想?yún)R報(bào)是個人向組織匯報(bào)思想和工作情況的一種應(yīng)用文體。思想?yún)R報(bào)是一種抽象的“報(bào)告”，其內(nèi)容主要是匯報(bào)思想情況，而不是工作事跡。述職報(bào)告是要把任職期間的思想和行為如實(shí)展現(xiàn)出來，主要不是想過什么、想得怎么樣，而是要實(shí)事實(shí)說。3）避免把述職報(bào)告寫成經(jīng)驗(yàn)材料，談喜不談憂 述職報(bào)告必須貫徹實(shí)事求是的原則，要如實(shí)地反映情況，堅(jiān)持一分為二的原則。要既談成績鼓勁也要談缺點(diǎn)與失誤以便改善。 4）避免把下屬的工作成績寫入自己的述職報(bào)告，貪人之功5）避免離開崗位職責(zé)泛泛而談，面面俱到述職報(bào)告要圍繞崗位職責(zé)，講清楚自己“干了什么、怎么干的、干得怎么樣”。著重反映在自己的職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行的具有個人特色、個人優(yōu)勢的領(lǐng)導(dǎo)、決策和實(shí)踐活動，這是述職報(bào)告的寫作重點(diǎn)，不宜事無巨細(xì)，像流水賬一樣面面俱到，泛泛而談甚至崗位職責(zé)之外的工作。6）避免格式混亂，不倫不類 述職報(bào)告具體格式見前列。 當(dāng)然，上述策略必須建立在述職者取得了相應(yīng)實(shí)績的基礎(chǔ)之上，否則述職報(bào)告就成了無源之水、無本之木，再高明的策略也會無用武之地。6、計(jì)劃書的重點(diǎn)：目標(biāo)的科學(xué)性計(jì)劃書是預(yù)先對一定時期的工作做出打算或安排的文字材料。它是商務(wù)文中使用頻率較高的一種文體。寫好計(jì)劃對減少工作盲目性，提高工作自覺主動性，督促、檢查指導(dǎo)工作，提高工作效率具有重要的意義。 計(jì)劃書的三要素：目標(biāo)、措施、步驟。 案例5 某個車間計(jì)劃在一個月內(nèi)將良品率提高2個點(diǎn)。目標(biāo)就是：良品率提高2個點(diǎn)，措施：提高員工品質(zhì)的意識；改善工藝、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及追溯手段；加強(qiáng)原材料品質(zhì)的篩選與撿控；獎罰機(jī)制的建立與實(shí)施等。步驟就是要設(shè)計(jì)安排這些措施通過什么途徑在什么時段實(shí)施并完成。 計(jì)劃的內(nèi)容雖是尚未實(shí)現(xiàn)的，但又將是通過人的努力按照預(yù)定的目標(biāo)去實(shí)現(xiàn)的。這就需要計(jì)劃的制定具有一定的科學(xué)性。計(jì)劃的科學(xué)性具體體現(xiàn)在計(jì)劃的三要素中。而在這“三要素”中，目標(biāo)的科學(xué)性又是整個計(jì)劃科學(xué)性的基石，是科學(xué)制定計(jì)劃的出發(fā)點(diǎn)和核心內(nèi)容。科學(xué)地設(shè)置目標(biāo)應(yīng)注意以下五點(diǎn)： （1）科學(xué)分解目標(biāo) 將一個大目標(biāo)分解成若干小目標(biāo)，分階段地去實(shí)現(xiàn)，使人感到大目標(biāo)并非高不可攀，從而鼓舞信心。同時也有利于對工作的監(jiān)督檢查，做到心中有數(shù)，并根據(jù)目標(biāo)完成的實(shí)際情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，及時調(diào)整措施、步驟及小目標(biāo)，從而保證總目標(biāo)的預(yù)期實(shí)現(xiàn)。 （2）目標(biāo)明確、具體 即目標(biāo)要量化，不能泛泛而談，否則人們就不知道做什么，做到什么程度。譬如，制定提高良品率計(jì)劃，如果制定的目標(biāo)只是“進(jìn)一步提高良品率”，那么，這個目標(biāo)就是不明確、不具體的。需要列出以往的良品率，預(yù)計(jì)良品率提高多少，達(dá)到什么樣具體目標(biāo)（要量化如提高2%）。 （3）目標(biāo)主次分明 如果計(jì)劃的目標(biāo)不止一個，那就要做到目標(biāo)的主次分明、重點(diǎn)突出、條理清晰，將計(jì)劃實(shí)現(xiàn)的若干目標(biāo)按照主次、輕重、大小的順序一一列寫清楚。7、方案的寫作（略談）方案是計(jì)劃中內(nèi)容最為復(fù)雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復(fù)雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內(nèi)容構(gòu)成勢必要繁瑣一些，一般有指導(dǎo)思想、主要目標(biāo)、工作重點(diǎn)、實(shí)施步驟、政策措施、具體要求等項(xiàng)目。 方案的內(nèi)容： 方案具有很強(qiáng)的方向性、指導(dǎo)性，要求周密、具體，一般由以下三部分內(nèi)容構(gòu)成：標(biāo)題、署名、正文。第一是標(biāo)題。作為方案，首先要有明確的標(biāo)題。應(yīng)力求簡明、準(zhǔn)確，使人一目了然。 第二是署名落款。 第三是正文部分。首先是導(dǎo)言或引語。引言要求簡明扼要地交代預(yù)案或方案制訂的目的、意義和依據(jù)，一般是以“為了根據(jù)特制定本方案”的慣常形式來表述的。第二部分是方案的基本內(nèi)容，這部分主要包括以下三個方面： 基本情況的交待。 對相關(guān)活動、相關(guān)工作按階段或進(jìn)程做具體的部署安排。 對相關(guān)問題的處理與解決辦法。方案與計(jì)劃的區(qū)別： 內(nèi)容對象上的區(qū)別。計(jì)劃一般是針對以后一定時期、一定范圍內(nèi)的全面工作的。方案則針對一定時期內(nèi)某一項(xiàng)、某一方面的重要工作、重大活動。計(jì)劃的內(nèi)容要全面原則些，而方案的內(nèi)容則要單純具體些。計(jì)劃重宏觀把握，方案重宏微觀結(jié)合偏重于微觀，更具操作性。 表達(dá)手法和表現(xiàn)形式上的區(qū)別。計(jì)劃以條款、表格式居多，且在條款內(nèi)的表述相對原則和模糊，而方案則多數(shù)是條文、綱目式的，條文內(nèi)的表述明確，具體而詳盡。 在數(shù)量上的區(qū)別。計(jì)劃于同一部門、同一單位的工作在一定時期內(nèi)只有一個。方案卻可以根據(jù)需要和可能制定幾個，這樣才有比較、選擇的余地。 在效能特點(diǎn)上的區(qū)別。計(jì)劃制定的是以后工作的目標(biāo)、任務(wù)、方向、原則和措施辦法，重指導(dǎo)性。方案擬訂的則是以后工作的藍(lán)圖和細(xì)則，重可操作性。 8、規(guī)章制度的寫作企業(yè)規(guī)章制度是企業(yè)制定的組織勞動過程和進(jìn)行勞動管理的規(guī)則和制度的總和。也稱為內(nèi)部勞動規(guī)則，是企業(yè)內(nèi)部的“法律”。規(guī)章制度作為一種事務(wù)文書，看起來只是一些條條框框，似乎沒有多少文采，不需要什么寫作技巧。但現(xiàn)實(shí)的情況是，一些單位以正式文件出臺的規(guī)章制度不少，但在執(zhí)行中暴露出的問題和漏洞也不少。除了有章不循、執(zhí)行不力的原因外，一些規(guī)章制度本身的毛病也影響著實(shí)施或執(zhí)行的效力。比如，內(nèi)容相互矛盾，條文漏洞多，很難執(zhí)行；標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，上下左右不協(xié)調(diào)，執(zhí)行中矛盾重重；還有的由于大話空話太多，語言表達(dá)含混，令人無法具體實(shí)施；有的規(guī)章制度某些條文與國家的法律、法規(guī)或政策、精神相抵觸，根本就不宜施行，等等。維護(hù)建章立制的權(quán)威性 在起草時必須做到“三明確”：一要明確高層意圖、意向和要求，準(zhǔn)確把握規(guī)章制度的要點(diǎn)和重點(diǎn)。二要明確行文基調(diào)。形成一個清晰的寫作思路。三要明確制發(fā)背景。應(yīng)弄清楚以前是否有過這方面的規(guī)定或要求，是修訂還是補(bǔ)充、增刪；是基本維持原規(guī)定還是要推翻重寫；原來的規(guī)章制度有什么優(yōu)點(diǎn)、不足，等等?？紤]條文內(nèi)容的可行性 規(guī)章制度是要人執(zhí)行的，其內(nèi)容必須準(zhǔn)確、規(guī)范，有可行性。 首先，內(nèi)容要有針對性。 其次，內(nèi)容要有依據(jù)性。必須符合黨和國家的政策、法令以及已有的章程或理念，不允許與之相抵觸或違背。為了顯示內(nèi)容的嚴(yán)肅性，有的規(guī)章制度還應(yīng)在文中寫明批準(zhǔn)和公布機(jī)關(guān)，寫明規(guī)章制度生效的日期，以及本規(guī)章的修改權(quán)和解釋權(quán)。再次，內(nèi)容要有協(xié)調(diào)性。注意與同類規(guī)章制度的縱向或橫向聯(lián)系與協(xié)調(diào)。如規(guī)章制度從什么時間開始執(zhí)行，各級有什么權(quán)限，衡量的標(biāo)準(zhǔn)是什么，等等。標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一，口徑要一致，步調(diào)要協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)矛盾或混亂。橫向關(guān)系也必須協(xié)調(diào)。避免規(guī)定“撞車”、制度“打架”現(xiàn)象。講求體式結(jié)構(gòu)的規(guī)范性 規(guī)章制度是一個統(tǒng)稱。規(guī)章制度常見的種類有章程、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則（如員工守則）等，它們之間既有聯(lián)系又有區(qū)別，寫作時應(yīng)把握其不同的體式特點(diǎn)，準(zhǔn)確地選用。不可“大人戴小帽”，也不可“小人戴大帽”。重視定稿過程的完整性 規(guī)章制度的寫作往往不是在一兩天內(nèi)就可完成的，通常都要經(jīng)過幾上幾下、多次反復(fù)認(rèn)真的推敲、修改、酌定或試驗(yàn)、實(shí)證。一些重要的規(guī)章制度成型后，先要制成討論稿，發(fā)至有關(guān)部門和單位及其領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)過有關(guān)會議或有關(guān)部門的認(rèn)真討論、逐條審議修改后，方能定稿。有些規(guī)章制度即使在反復(fù)討論審定后印發(fā)下去，也還須批注“試行”或“暫行”字樣，尚須經(jīng)過一段時間實(shí)踐的檢驗(yàn)，并在實(shí)施中不斷地完善和修訂。 （后面將員工手冊的修改作個案例）四、常見錯誤與問題1、常見錯誤 公文結(jié)構(gòu)層次序號錯誤 數(shù)字與計(jì)量單位使用錯誤 標(biāo)點(diǎn)符號使用錯誤（感嘆號濫用，表示強(qiáng)烈的感情，語氣很重很強(qiáng)烈祈使句用嘆號，濫用讓人不舒服；引號用錯） 名稱規(guī)范與譯名的使用 文種或語氣的錯用（報(bào)告與請示，計(jì)劃與方案，總結(jié)與述職混淆。講話稿語氣比較“激昂”，報(bào)告、函比較“莊重”） 不署日期或日期過細(xì)（普遍不署日期，個別高管也如此，難追溯；而有的部門動態(tài)說一個部門或班組活動：年月日時分） 隨意不嚴(yán)謹(jǐn) 職務(wù)（權(quán)）的混淆2、注意短和精 （1）力求主旨單一，切忌內(nèi)容混亂 （2）力求開門見山，切忌繞山彎水 如“在黨中央、國務(wù)院有關(guān)政策的指引下，在省、市、縣各級領(lǐng)導(dǎo)的親切關(guān)懷下，在、領(lǐng)導(dǎo)的親自指揮下”這樣繞山彎水不是嚴(yán) 謹(jǐn)?shù)墓摹?（3）力求語言簡明樸實(shí)，切忌套話 如象泛濫成災(zāi)的“在下”，層出不窮的“結(jié)合”，沒完沒了的“依據(jù)”。言過其實(shí)的“親自”，屢見不鮮的“大力”、“狠抓”、“認(rèn)真”、“十分”。又如“在某領(lǐng)導(dǎo)的親自帶領(lǐng)下，工程師親自下工地，攪拌工親自攪拌灰漿，駕駛員親自運(yùn)送物資，炊事員親自炒 菜做飯?！保ㄙ惥S報(bào)收到通訊類稿有不少類似描述，企業(yè)干部就要干不應(yīng)突出“親自”） （4）善于遣詞造句，切忌疊床架屋 在公文寫作中，常見的另一種現(xiàn)象就是疊床架屋，重復(fù)累贅。有如下幾種情況：一是內(nèi)涵不明如“各位同志們” “涉及到” “繼續(xù) 進(jìn)一步”；二是外延不明如“反映了情況和問題” “學(xué)習(xí)有關(guān)政策的規(guī)定”；三是語法意義不清如“最最堅(jiān)決擁護(hù)” “非常非常熱愛”等等；四是非語病如“通過學(xué)習(xí)以后他已認(rèn)識到” “截止五月底為 止已完成”等等。 （5）力求一字千鈞，切忌洋洋灑灑有些人習(xí)慣于寫長文，一下筆總是洋洋數(shù)千言，擔(dān)心不長就說得不透徹，不全面，不能解決問題。（希望向賽維報(bào)投稿不要超過1500字）3、商務(wù)公文行文中的稱謂習(xí)慣：盡顯尊重和親切（您、貴、敬） 4、公文標(biāo)注主送機(jī)關(guān)必須注意的問題收文機(jī)關(guān)主要分為主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)對收到的文件負(fù)有主辦、答復(fù)之責(zé)，抄送機(jī)關(guān)只有了解與配合執(zhí)行之責(zé)。（郵件應(yīng)抄送給部門上級領(lǐng)導(dǎo)）因此，行文首先要選準(zhǔn)主送機(jī)關(guān)。選擇主送機(jī)關(guān)的依據(jù)是文件內(nèi)容、職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系。避免出現(xiàn)行文中的黨政不分現(xiàn)象。（寄送賽維報(bào)就出現(xiàn)過：市政府汪書記收；報(bào)道中有“市委陳市長”錯誤） 5、成文時間的書寫及錯誤 成文時間是商務(wù)公文主體中必不可少的一部分，是公文查考與追溯的重要依據(jù)之一。成文時間的標(biāo)示數(shù)字（漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字選用）及標(biāo)識位置國家都有相關(guān)規(guī)定。如： 盡量用漢字而不用阿拉伯?dāng)?shù)字。 年、月、日要標(biāo)全，不能省略年份，也不能用簡寫。如“二二年”不能簡寫為“二年”。 用漢字的小寫數(shù)字而不用大寫數(shù)字。“零”是漢字的大寫數(shù)字，與漢字中的其他大寫數(shù)字“壹、貳、叁”等搭配使用?！啊笔菨h字的小寫數(shù)字，與漢字中的其他小寫數(shù)字“一、二、三”等搭配使用。 在標(biāo)識成文時間時，最容易出錯的是將“”寫為“”，如將“二二年”誤寫為“二二年”?！啊笔前⒗?dāng)?shù)字，屬于阿拉伯文字系統(tǒng)，應(yīng)與其它阿拉伯?dāng)?shù)字“、”等搭配使用，而不能與漢字的數(shù)字“二”搭配使用。成文時間必須用漢字書寫，所以“”不能寫為“”。 需用歷史年號時，要先標(biāo)出公歷年份，再注歷史年號并加圓括號，如1912年（民國元年）。數(shù)量表示時，表示增加時用倍數(shù)或分?jǐn)?shù)，表示減少時只能用分?jǐn)?shù)。 案例5：員工手冊的修改 2008年2月底，我就公司有關(guān)部門起草的員工手冊（征詢稿）提出了九類問題；3月下旬，領(lǐng)導(dǎo)將當(dāng)時有關(guān)部門修改后的稿件轉(zhuǎn)給我再次核對修改，再次修改超過一百多處。問題集中于下列幾點(diǎn)：（1）分類標(biāo)號不明晰甚至混亂（2）落款署名不正確。如封面落款為人力資源部門，應(yīng)以公司名義，可提高權(quán)威性。部門只是編寫、發(fā)放及解釋單位。（3）同一事物表述不統(tǒng)一，缺乏規(guī)范性。如工卡，有“工作證” “廠牌” “卡”多種稱謂；“保密協(xié)議”也有“守密協(xié)議”之稱；甚至還有“行政總監(jiān)”“（副）總經(jīng)理”當(dāng)時公司不存在的職務(wù)。出現(xiàn)“人力資源部” “人力資源中心” “人事部” “財(cái)務(wù)部” “財(cái)務(wù)中心”等不同表述，應(yīng)分別表述為“人事管理部門” “財(cái)務(wù)部門” “行政部門” “安防部門”（即外延擴(kuò)大，適應(yīng)性強(qiáng)）因部門名稱有可能變的，盡管這可能表述不