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.標(biāo)準(zhǔn)名MRO器材采購業(yè)務(wù)指南修訂號(hào)碼頁數(shù)01/19第一章 總則第1條 (目的)本指南明確規(guī)定了海外法人(以下簡(jiǎn)稱“法人”)所發(fā)生的與各種MRO器材購買業(yè)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和工作程序及方法,旨在最大限度地提高工作效率。第2條 (適用范圍)本指南規(guī)定了法人在進(jìn)行MRO器材采購申請(qǐng)、采購、庫存管理及貨款支付等相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)的工作程序。第3條 (用語定義)1. MRO(Maintenance Repair Operating)器材雖然不是進(jìn)行生產(chǎn)時(shí)直接需要的物資,但是使公司得以順利運(yùn)轉(zhuǎn)所需的物資,包括除了原材料以外的所有器材,本公司將其分為Spare Parts、一般消耗品和定期消耗品。(參照附件1MRO器材品目分類表)2 Spare Parts作為設(shè)備維護(hù)所需物資,由法人的設(shè)備維護(hù)部門進(jìn)行總管。3 一般消耗品(非庫存管理品目)根據(jù)特定部門的購買申請(qǐng)而進(jìn)行購買的物資。4 定期消耗品(庫存管理品目)有2個(gè)以上的部門共同使用,采購部門對(duì)總需要量進(jìn)行統(tǒng)計(jì),事前購買后在MRO共同倉庫進(jìn)行管理,根據(jù)部門要求進(jìn)行出庫的物資。第二章 責(zé)任與權(quán)限第4條 (采購申請(qǐng)主管部門)采購申請(qǐng)主管部門是決定MRO器材規(guī)格和預(yù)算的部門,S/P及測(cè)量儀由法人設(shè)備維護(hù)部門,消耗品由法人所有部門負(fù)責(zé)。第5條 (采購主管部門)是決定MRO器材價(jià)格及購買企業(yè)的部門,由法人采購部門負(fù)責(zé)。第6條 (貨款支付主管部門)根據(jù)MRO器材入庫憑證向企業(yè)支付貨款的部門,由法人財(cái)會(huì)部門負(fù)責(zé)。第三章 業(yè)務(wù)程序第7條 (執(zhí)行審議及P/R作業(yè))1 執(zhí)行審議1.1. 采購申請(qǐng)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 了解庫存情況采購申請(qǐng)負(fù)責(zé)人根據(jù)各部門各器材適當(dāng)庫存標(biāo)準(zhǔn),對(duì)于不足部分取得內(nèi)部批準(zhǔn)后申請(qǐng)采購。 2) 起草執(zhí)行審議書 根據(jù)規(guī)定樣式,起草執(zhí)行審議書,按照?qǐng)?bào)批規(guī)定獲得內(nèi)部批準(zhǔn)和管理部門負(fù)責(zé)人的同意。但,定期消耗品以“定期消耗品申請(qǐng)書”代替。 在執(zhí)行審議書上必須寫明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌、預(yù)算金額,如為新購買產(chǎn)品,要附上產(chǎn)品說明書和用途說明書。 對(duì)于采購部門要求增加預(yù)算的在修改了執(zhí)行審議書上的金額后重新報(bào)批并取得同意。3) 采購申請(qǐng)?jiān)趫?zhí)行審議書上追加記錄獲審批者批準(zhǔn)的P/R號(hào)碼后,將執(zhí)行審議書全部復(fù)印,交給采購負(fù)責(zé)人。4) 在申請(qǐng)部門管理臺(tái)帳上進(jìn)行登記對(duì)于被通知采購的采購件一定要在管理臺(tái)帳上進(jìn)行登記,在從倉庫領(lǐng)收之前一并管理。1.2. 申請(qǐng)部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 審批執(zhí)行審議在批準(zhǔn)執(zhí)行審議(以下包括“定期消耗品申請(qǐng)書”)前一定要先了解申請(qǐng)購買的器材的現(xiàn)況,確認(rèn)是否適當(dāng)后再進(jìn)行批準(zhǔn)。1.3 管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 對(duì)執(zhí)行審議進(jìn)行協(xié)議對(duì)于已由申請(qǐng)部門審批者批準(zhǔn)的執(zhí)行審議書,確認(rèn)審議書上預(yù)算的適當(dāng)性,決定是否給予批準(zhǔn),進(jìn)行協(xié)議。1.4. 緊急申請(qǐng) 由于發(fā)生緊急情況,不可能按正常步驟起草執(zhí)行審議書時(shí),必須由申請(qǐng)部門審批者向采購部門審批者進(jìn)行通報(bào),在達(dá)成口頭協(xié)議后再進(jìn)行采購,并在第二天內(nèi)填寫執(zhí)行審議書并報(bào)批法人長批準(zhǔn)后,向采購部門通報(bào)。1.5. 文件保存期限執(zhí)行審議書及附件需保存5年。2. P/R作業(yè)2.1. 申請(qǐng)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 確認(rèn)器材編碼并進(jìn)行申請(qǐng) 執(zhí)行審議書獲得批準(zhǔn)后,根據(jù)產(chǎn)品規(guī)格,在SAP R/3中確認(rèn)是否存在該器材的編碼。 如果不存在,通過MRO編碼賦予系統(tǒng)(SPARE PARTS為PIMS,消耗品為BCS),申請(qǐng)新編碼。(必須輸入事項(xiàng):產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單位、品牌)2) 生成P/R 申請(qǐng)負(fù)責(zé)人利用該產(chǎn)品的編碼在SAP R/3填寫P/R。* P/R管理項(xiàng)目i) 非庫存品目(在處理GR時(shí)GI也同時(shí)進(jìn)行的品目) 消耗性:在Account assignment category中指定為“K” 成本中心選擇與申請(qǐng)者所在部門相關(guān)的內(nèi)容。資產(chǎn)性/投資性: 在Account assignment category中指定為“A,M”。通過事前生成資產(chǎn)號(hào)碼,進(jìn)行部門資產(chǎn)登記。ii) 庫存品目(GR與GI分別進(jìn)行的品目)消耗性、資產(chǎn)性/投資性:指定為MRO器材用Storage Location。iii) 共同輸入事項(xiàng)預(yù)算:獲得批準(zhǔn)和已達(dá)成協(xié)議的執(zhí)行審議書上的預(yù)算金額Plant:申請(qǐng)者所屬部門Plant申請(qǐng)者:按照“申請(qǐng)者姓名(內(nèi)線電話)”形式輸入。iv) P/R按照采購部門制定的各器材采購負(fù)責(zé)人所屬采購小組分類填寫。 采購部門要求增加預(yù)算的采購件也必須以被批準(zhǔn)的價(jià)格對(duì)P/R進(jìn)行修改后再執(zhí)行。2.2. 申請(qǐng)部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 批準(zhǔn)P/R 確認(rèn)是否與執(zhí)行審議書的內(nèi)容一致后,在SAP R/3進(jìn)行批準(zhǔn)。2.3. 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 批準(zhǔn)器材編碼并通告采購負(fù)責(zé)人每天通過MRO編碼賦予系統(tǒng)(消耗性器材為BCS)確認(rèn)新申請(qǐng)的編碼是否有重復(fù),并確認(rèn)必須填寫事項(xiàng)后,迅速判斷是否予以批準(zhǔn),并將結(jié)果用Single通知申請(qǐng)者。但,根據(jù)法人情況,采購負(fù)責(zé)人也可根據(jù)申請(qǐng)部門的編碼生成申請(qǐng)直接申請(qǐng)編碼。* SPARE PARTS由總部的PIMS管理負(fù)責(zé)人決定是否批準(zhǔn)。第8條 (執(zhí)行審議書的接收與報(bào)價(jià)工作)1. 執(zhí)行審議書的接收1.1. 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 管理接收明細(xì)單在接收審議書時(shí)一定要在執(zhí)行審議書上標(biāo)明接收日期,并在管理臺(tái)帳上進(jìn)行登記。2. 報(bào)價(jià)工作2.1. 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 要求報(bào)價(jià) 參與企業(yè)數(shù)原則上應(yīng)以明確均等的條件向2家以上企業(yè)提出報(bào)價(jià)請(qǐng)求,但以下情況為例外。* 作為單一報(bào)價(jià)處理i) 專利產(chǎn)品、試用新產(chǎn)品等購買處為特定企業(yè)時(shí)ii) 與本公司共同開發(fā),需要對(duì)外保密時(shí)iii) 為了保證質(zhì)量或因技術(shù)研究關(guān)系,必須依賴供貨企業(yè)的技術(shù)時(shí)* 省略報(bào)價(jià)單 簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品在合同期內(nèi)進(jìn)行采購時(shí)。 按產(chǎn)品特性的參與企業(yè)選擇基準(zhǔn)i) 簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品a. 為了決定合同單價(jià),需以法人所在地供貨商和其他地區(qū)供貨商為對(duì)象同時(shí)進(jìn)行。但,如果其他地區(qū)供貨商所報(bào)價(jià)格比本地供貨商所報(bào)價(jià)格低時(shí),可以以此價(jià)格為根據(jù),對(duì)本地供貨商的價(jià)格進(jìn)行誘導(dǎo)。b. 即使單價(jià)合同期限為1年,也應(yīng)在每個(gè)季度調(diào)查、了解市場(chǎng)情況。ii) 未簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品基本上以本地供貨商為對(duì)象進(jìn)行,但如屬以下情況必須與其他地區(qū)的供貨商報(bào)價(jià)相比較。a. 在4個(gè)月期間價(jià)格無變動(dòng)時(shí)b. 所報(bào)價(jià)格被提高時(shí) 在選擇報(bào)價(jià)企業(yè)時(shí)的優(yōu)先順序i) 產(chǎn)品品牌(調(diào)查是否有直接交易可能性和出庫價(jià))ii) 營業(yè)所及總代理店iii) 各地代理店及銷售店iv) 本公司客戶中可以供貨的企業(yè)2) 接收?qǐng)?bào)價(jià)報(bào)價(jià)單必須是封印好且在截止日期前收到的文件。3)要求二次報(bào)價(jià) 報(bào)價(jià)單拆封后如果審批者有進(jìn)行二次報(bào)價(jià)的指示,或負(fù)責(zé)人判斷有協(xié)商的必要時(shí),必須在當(dāng)天內(nèi)向該企業(yè)提出提交第二次報(bào)價(jià)單的要求。 此時(shí)的報(bào)價(jià)單提交截止日和最初提交截止日期相同,但如果屬于協(xié)商報(bào)價(jià),則可以提示新的截止日。4)管理報(bào)價(jià) 如是為了進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查,馬上開封也無妨,如是為了決定個(gè)別價(jià)格和選擇供貨企業(yè),需交給采購部門審批者開封。 已提出的報(bào)價(jià)單不能返還或作廢,要附在相關(guān)合同審議書或報(bào)告書后,不管是否中標(biāo)都不得泄露報(bào)價(jià)內(nèi)容。2.2. 采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行開封及確認(rèn)每日業(yè)務(wù)開始和結(jié)束時(shí)將從采購負(fù)責(zé)人處接收的報(bào)價(jià)單一并開封并確認(rèn)。2) 決定是否進(jìn)行二次報(bào)價(jià)報(bào)價(jià)單開封后發(fā)現(xiàn)內(nèi)容和提出的基本條件不同,或沒有比執(zhí)行審議書上的預(yù)算更低的企業(yè)時(shí),指示進(jìn)行二次報(bào)價(jià)。此時(shí)參考第一次報(bào)價(jià)單決定二次報(bào)價(jià)提交公司。2.3. 文件保存期限報(bào)價(jià)單和單價(jià)合同產(chǎn)品清單等相關(guān)文件須保存5年。第9條 (決定報(bào)價(jià)及選擇供貨企業(yè))1. 決定價(jià)格1.1. 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 決定內(nèi)定價(jià) 以從前購買價(jià)格和(非)定期市場(chǎng)調(diào)查為依據(jù)決定,不能對(duì)外泄露。 在決定內(nèi)定價(jià)時(shí),需考慮購買數(shù)量的多少、交貨的難易度、交貨期的長短、運(yùn)輸?shù)冉灰讞l件。 內(nèi)定價(jià)不得超過申請(qǐng)部門擬定的預(yù)算,如果預(yù)算不夠,需提出計(jì)算內(nèi)定價(jià)的依據(jù),向申請(qǐng)部門提出增加預(yù)算的要求。2) 合同及價(jià)格協(xié)商在將報(bào)價(jià)單開封后,即使最低報(bào)價(jià)低于內(nèi)定價(jià),根據(jù)采購負(fù)責(zé)人或采購部門審批者的判斷,也可以進(jìn)行價(jià)格協(xié)商。但,貨款支付基準(zhǔn)和交貨期須符合要求報(bào)價(jià)時(shí)提出的條件。1.2. 采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 對(duì)于以下產(chǎn)品直接參與合同及價(jià)格協(xié)商。 需簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品 有必要事前進(jìn)行儲(chǔ)備的產(chǎn)品 雖然單價(jià)很低但總金額很高 其他以相關(guān)公司為對(duì)象的購買2. 選擇供貨企業(yè)為了使依據(jù)價(jià)格決定入選的企業(yè)成為最終供貨企業(yè),必須符合以下“交易企業(yè)基本條件及資格”2.1. 交易企業(yè)基本條件及資格1) 根據(jù)本公司評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),被登記為可交易企業(yè)的企業(yè)。2) 對(duì)于定購產(chǎn)品可以保證穩(wěn)定的供貨量和質(zhì)量的企業(yè)。3) 擁有或租賃了履行供貨所需設(shè)施的企業(yè)。4) 根據(jù)相關(guān)法令的規(guī)定,獲得了許可、認(rèn)可、執(zhí)照或符合相關(guān)資格條件的企業(yè)。5) 如為需對(duì)安全進(jìn)行檢測(cè)的企業(yè)時(shí),需通過相關(guān)機(jī)構(gòu)的檢測(cè)。6) 未被發(fā)現(xiàn)有賄賂集團(tuán)內(nèi)職員的行為,不是由有過受賄經(jīng)歷的退職人員經(jīng)營的企業(yè)。7) 在價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等方面信譽(yù)良好的企業(yè)。8) 具有適當(dāng)水平的技術(shù)實(shí)力、管理能力、競(jìng)爭(zhēng)力、信息提供能力、合作可能性的企業(yè)。9) 財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)及經(jīng)營者意識(shí)結(jié)構(gòu)良好的企業(yè)。2.2. 交易企業(yè)基本條件及資格的例外情況以下情況即使不能滿足交易企業(yè)基本條件及資格,在得到部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)后可作為例外處理。1) 由于緊急情況無法事前對(duì)企業(yè)進(jìn)行評(píng)價(jià)的新交易企業(yè)。2) 專利產(chǎn)品或試用新產(chǎn)品所有企業(yè)。但在這種情況,采購負(fù)責(zé)人得在最初進(jìn)行交易后1年內(nèi)對(duì)該產(chǎn)品的一般化和發(fā)掘代替品做出努力,并將結(jié)果報(bào)告給審批者,保存記錄。3) 需要保密的產(chǎn)品、共同開發(fā)產(chǎn)品或需要利用交易企業(yè)所擁有技術(shù)時(shí)。第10條 (合同審議書)1. 合同審議書1.1. 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1)起草合同審議書根據(jù)規(guī)定樣式起草合同審議書,附上執(zhí)行審議書副本、報(bào)價(jià)單、個(gè)別合同書(已標(biāo)明合同條件的),并依據(jù)報(bào)批規(guī)定獲得批準(zhǔn)。 追加附件 如從前有過購買記錄 須附上相關(guān)合同審議書的副本(包括P/O號(hào)碼,最終選定企業(yè),支付價(jià)格等)。 如為單價(jià)合同品目 須附上單價(jià)合同清單中相關(guān)部分的復(fù)印件2)在管理臺(tái)帳上登記對(duì)于已獲批準(zhǔn)的審議件將其登記在管理臺(tái)帳上,在產(chǎn)品入庫及付款前進(jìn)行一并管理。3) 記錄P/O號(hào)碼P/O獲得批準(zhǔn)后,在合同審議書上追加記錄獲批的P/O號(hào)碼。1.2. 采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 批準(zhǔn)合同審議書 與執(zhí)行審議書的內(nèi)容相比較,審查合同審議書的內(nèi)容是否適當(dāng)后批準(zhǔn)。 利用SAP R/3確認(rèn)是否有過購買紀(jì)錄 利用SAP R/3了解該器材的庫存情況,避免發(fā)生庫存過多的情況。2) 單價(jià)合同書的管理 如屬簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品,同時(shí)檢查相關(guān)個(gè)別單價(jià)合同書的管理狀態(tài)。1.3. 文件保存期限合同審議書及附件須保存5年。第11條 (P/O)1. P/O1.1. 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 在P/O生成前確認(rèn)必備事項(xiàng)A. 已被批準(zhǔn)的合同審議書B. 由申請(qǐng)部門生成并被批準(zhǔn)的P/R2) Purchasing Master Data作業(yè) 合同(Contract)管理所有器材都通過合同功能加以管理。 ) 新品目 合同審議書完成后,如該品目的供貨商為新交易企業(yè),先在Vendor Master登記后,再生成合同, 如為有過交易的企業(yè),按增加合同項(xiàng)目進(jìn)行。 ) 舊品目 對(duì)于事前已簽訂單價(jià)合同的品目,仍使用原有合同, 如不是,按照前一項(xiàng)新品目的規(guī)定處理。 Source List管理 Source List的期間設(shè)定與合同相同。 3) 生成P/O 確認(rèn)執(zhí)行審議書上記錄的P/R號(hào)碼,并利用其生成P/O。 P/O必須與合同審議書上記錄的內(nèi)容和條件相一致, 如果在生成P/O前,發(fā)生了變動(dòng)事項(xiàng),必須在修改合同審議書并再次獲得批準(zhǔn)后 再以此為依據(jù)生成P/O. 但,如果價(jià)格發(fā)生變動(dòng),必須根據(jù)申請(qǐng)部門的要求,對(duì)P/R進(jìn)行變更后, 依據(jù)變更后的P/R生成P/O. 在P/O Sheet上得標(biāo)明以下文字,實(shí)物必須與Invoice一起發(fā)送,在Invoice上必須標(biāo)明 產(chǎn)品P/O號(hào)碼、P/O Item號(hào)碼、器材編碼、Description、數(shù)量. 為了使用以入庫基準(zhǔn)為根據(jù)的ERS處理I/V(生成憑單),在P/O中需選擇GR-Based I/V, ERS, GR功能。但,即使是采用分件生成憑單的法人也得采用以入庫為基準(zhǔn)的貨款支付規(guī)定,因此得選擇GR-Based I/V功能。4) 發(fā)送P/O 向企業(yè)發(fā)送將已獲得審批者批準(zhǔn)的P/O Sheet打印并獲得管理者簽字后,將其發(fā)送給企業(yè)。 向倉庫管理者發(fā)送將已獲得批準(zhǔn)的P/O Sheet復(fù)印件2份在當(dāng)日內(nèi)發(fā)送給倉庫負(fù)責(zé)人,在入庫時(shí)作確認(rèn)用。2.2. 采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 批準(zhǔn)P/O確認(rèn)是否與合同審議書內(nèi)容一致后予以批準(zhǔn)。2.3. 倉庫管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)以下內(nèi)容。1) 在接到的2份P/O Sheet上蓋上印有“企業(yè)負(fù)責(zé)人、倉庫負(fù)責(zé)人、采購負(fù)責(zé)人、采購部門管理者”確認(rèn)欄的圖章后另做保管,以備入庫時(shí)確認(rèn)用。2) 將接到的P/O Sheet的內(nèi)容登記在倉庫管理臺(tái)帳上。2.4. 文件保管期限P/O須保管5年。第12條 (入庫及出庫(器材管理)1. 入庫(G/R)1.1. 倉庫負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 負(fù)責(zé)所有MRO的接收工作2) 在從企業(yè)接收實(shí)物時(shí),將一起接收的發(fā)貨清單與P/O內(nèi)容進(jìn)行比較,確認(rèn)是否有問題。3) 如果沒有問題,企業(yè)負(fù)責(zé)人及倉庫負(fù)責(zé)人在接收的2張P/O Sheet上寫上接收日期并簽名。4) 在SAP R/3中以P/O號(hào)碼為基準(zhǔn),對(duì)所接收的數(shù)量做入庫處理。此時(shí)將系統(tǒng)生成的Material Document號(hào)碼登記在倉庫管理臺(tái)帳上。5) 將貨物按產(chǎn)品分類分別放在事前指定的位置,以便查找。6) 通過Single及電話通知采購申請(qǐng)負(fù)責(zé)人貨物已到,讓其馬上來收領(lǐng)。7) 將接收的發(fā)貨清單與企業(yè)負(fù)責(zé)人、倉庫負(fù)責(zé)人已確認(rèn)過的1張P/O Sheet在第二天早上9點(diǎn)之前交給采購負(fù)責(zé)人。1.2. 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 按發(fā)行的P/O的交貨期,確認(rèn)貨物入庫狀態(tài),避免發(fā)生交貨延遲。2) 以從倉庫負(fù)責(zé)人處接收的發(fā)貨清單和簽過字的P/O Sheet為根據(jù),確認(rèn)系統(tǒng)是否已做G/R處理。確認(rèn)發(fā)貨清單上的交貨日期與入庫處理日期,避免發(fā)生入庫遲延。3) 簽過字的P/O Sheet和發(fā)貨清單將作為核查和支付貨款的憑證,所以應(yīng)另加保管。但在生成個(gè)別憑單時(shí),將其交給當(dāng)日I/V主管部門財(cái)會(huì)部門。4) 每周六以倉庫管理臺(tái)帳和SAP R/3的G/R清單、庫存數(shù)據(jù)為依據(jù)實(shí)施實(shí)物核查作業(yè)。1.3. 文件保管期限 與入庫相關(guān)的文件及倉庫管理臺(tái)帳須保管5年。2. 出庫(G/I)2.1. 采購申請(qǐng)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 接收貨物 如為一般消耗品和S/P,在得到倉庫負(fù)責(zé)人入庫結(jié)束的通知后馬上接收貨物。此時(shí),申請(qǐng)負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺(tái)帳上簽字后,由倉庫負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)部門管理臺(tái)帳上簽字。 如為定期消耗品,針對(duì)所需數(shù)量填寫“定期消耗品申請(qǐng)書”,獲得審批者批準(zhǔn)后,在申請(qǐng)部門管理臺(tái)帳上登記后,將“定期消耗品申請(qǐng)書”復(fù)印件交給倉庫負(fù)責(zé)人,收領(lǐng)貨物。此時(shí),申請(qǐng)負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺(tái)帳上簽字后,由倉庫負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)部門管理臺(tái)帳上簽字。2) 貨物管理對(duì)于收領(lǐng)的貨物,在部門內(nèi)指定地點(diǎn)保管、使用,使用時(shí)對(duì)日期、數(shù)量及使用者進(jìn)行登記、管理。2.2. 倉庫負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 轉(zhuǎn)交貨物 如為一般消耗品和S/P,在轉(zhuǎn)交貨物時(shí),讓申請(qǐng)負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺(tái)帳上簽字,倉庫負(fù)責(zé)人則在申請(qǐng)部門管理臺(tái)帳上簽字。但,實(shí)物轉(zhuǎn)交數(shù)量要與P/R申請(qǐng)數(shù)量一致。 如為定期消耗品,必須接收“定期消耗品申請(qǐng)書”并以其為依據(jù)轉(zhuǎn)交貨物,“定期消耗品申請(qǐng)書”另行保管。此時(shí),申請(qǐng)負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺(tái)帳上簽字,倉庫負(fù)責(zé)人則在申請(qǐng)部門管理臺(tái)帳上簽字。 實(shí)物必須以先入先出原則管理。2) 出庫管理 如為定期消耗品,在轉(zhuǎn)交貨物后馬上在系統(tǒng)中做出庫處理,其內(nèi)容必須與倉庫管理臺(tái)帳的內(nèi)容相一致。2.3. 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 如為定期消耗品,確認(rèn)每日的庫存情況,不發(fā)生庫存低于規(guī)定數(shù)量的現(xiàn)象。2) 每周六以倉庫管理臺(tái)帳和SAP R/3的G/I清單、庫存數(shù)據(jù)為依據(jù)實(shí)施實(shí)物核查作業(yè)。2.4. 文件保管期限 與出庫相關(guān)的文件須保管5年。3. 器材管理3.1. 倉庫庫存管理采購負(fù)責(zé)人和倉庫負(fù)責(zé)人每周六須以以下內(nèi)容為依據(jù)核查倉庫庫存,如有出入,分析發(fā)生出入的原因,向采購部門管理者報(bào)告。* 相關(guān)記錄1) 發(fā)送給倉庫的P/O Sheet、有入庫簽名的P/O Sheet2) 系統(tǒng)入、出庫現(xiàn)況3) 定期消耗品申請(qǐng)書4) 倉庫管理臺(tái)帳5) 申請(qǐng)部門管理臺(tái)帳3.2. 工程庫存管理采購負(fù)責(zé)人和現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人每周六須以以下內(nèi)容為依據(jù)核查倉庫庫存,如有出入,分析發(fā)生出入的原因,向相關(guān)部門管理者報(bào)告。* 相關(guān)記錄1) 申請(qǐng)部門管理臺(tái)帳2) 各部門使用日記3) 倉庫管理臺(tái)帳第13條 (生成憑單和支付貨款)1. 生成憑單1.1. 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 生成憑單(A/P)根據(jù)各法人的貨款支付規(guī)定,在規(guī)定日期以系統(tǒng)入庫現(xiàn)況為基準(zhǔn),使用ERS生成憑單并打印,附上憑證報(bào)批。但,采用分件個(gè)別生成憑單的法人,在生成憑單前要先確認(rèn)以下憑證,以在接收Invoice的當(dāng)天支付為原則。* 憑證 合同審議書復(fù)印件 有入庫簽名的P/O Sheet Invoice1.2. 采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 確認(rèn)是否有入庫疏漏先確認(rèn)SAP R/3 G/R清單,檢查是否有入庫或I/V疏漏。2) 憑單批準(zhǔn) 確認(rèn)打印出來的憑單和附上的憑證是否有問題。 獲得批準(zhǔn)的憑證應(yīng)馬上交給財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人。1.3.財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 解除A/P憑單的Block確認(rèn)從采購部門接收的憑單后,在SAP R/3中將該憑單的Block解除。2) 報(bào)批結(jié)算將標(biāo)有Block已被解除的確認(rèn)用清單打印出來,附上憑單向財(cái)會(huì)部門審批者報(bào)批。1.4. 財(cái)會(huì)部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。確認(rèn)報(bào)批憑單的附件和A/P Block解除是否有問題后予以批準(zhǔn)。1.5. 文件報(bào)告期限憑單與憑證等附件須保管5年。2. 貨款支付2.1. 財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 支付貨款根據(jù)針對(duì)各企業(yè)規(guī)定的貨款支付條件在支付當(dāng)日通過銀行轉(zhuǎn)帳支付。但如不能通過銀行支付,需支付現(xiàn)金時(shí),一定由采購部門管理者確認(rèn)入庫和I/V內(nèi)容后直接交給企業(yè)代表。2.2. 財(cái)會(huì)部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 隨時(shí)以SAP R/3為依據(jù)檢查財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人的貨款支付現(xiàn)況。第14條 (合同) 1.1. 合同的原則1) 合同須在雙方平等的立場(chǎng),根據(jù)當(dāng)事人的協(xié)議而簽訂,依據(jù)信用和誠實(shí)的原則加以履行。1.2. 合同的種類1) 基本交易合同對(duì)交易的一般事項(xiàng)做了定義,根據(jù)規(guī)定的樣式,須在企業(yè)登記時(shí)簽訂,以所有企業(yè)為對(duì)象。2) 定期單價(jià)合同 購買者和供貨者約好進(jìn)行交易,雙方就物價(jià)在一定期間不變達(dá)成協(xié)議。 當(dāng)器材為反復(fù)使用物資、使用量大、供應(yīng)不穩(wěn)定時(shí),為了保證器材的穩(wěn)定供應(yīng)而簽訂。a. 1年合同:合同期為1年合同b. 半年合同:合同期為6個(gè)月的合同 單價(jià)合同在合同審議書批準(zhǔn)后簽訂,將單價(jià)合同產(chǎn)品清單附在合同審議書后一起管理。1.3. 個(gè)別合同1) 基本交易合同原則上為1年。2) 定期單價(jià)合同雖然原則上也為1年,但也可以考慮器材的性質(zhì)和市場(chǎng)情況定為1年以下。3) 個(gè)別合同根據(jù)器材需要時(shí)期,與交易企業(yè)相互協(xié)商簽訂。1.4. 貨款支付標(biāo)準(zhǔn)1) 根據(jù)法人的貨款支付條件支付。1.5. 合同書保管所有合同書均一式兩份,雙方簽字后各保管一份。1.6. 文件保管期限合同書須保管5年。第15條 (市場(chǎng)調(diào)查)1.1. 定義不僅調(diào)查單純形成市價(jià)的市場(chǎng),同時(shí)還調(diào)查、分析對(duì)形成價(jià)格具有影響的所有內(nèi)部、外部因素。1.2. 一般原則1) 計(jì)劃性原則由于器材很多樣,因此需在事前樹立何時(shí)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查的分期市場(chǎng)調(diào)查計(jì)劃,使市場(chǎng)調(diào)查具有一貫性和持續(xù)性。2) 及時(shí)原則市場(chǎng)調(diào)查需在規(guī)定日程內(nèi)完成。3) 選擇調(diào)查時(shí)間的原則由于市場(chǎng)的供求狀況和價(jià)格隨時(shí)變化,需注意選擇調(diào)查時(shí)間。4) 準(zhǔn)確性原則由于市場(chǎng)調(diào)查的準(zhǔn)確性會(huì)直接反映到采購政策的決定,必須準(zhǔn)確。1.3. 種類1) 基礎(chǔ)調(diào)查 為了預(yù)測(cè)一般經(jīng)濟(jì)動(dòng)向而實(shí)施。 調(diào)查基礎(chǔ)器材的市價(jià)、供求變化、相關(guān)企業(yè)的動(dòng)向等。2) 分產(chǎn)品調(diào)查 調(diào)查現(xiàn)在正在采購的器材的供求及價(jià)格動(dòng)向。 作為結(jié)算和決定價(jià)格的資料使用。 作為決定購買時(shí)機(jī)和數(shù)量的資料使用。3) 調(diào)查流通途徑 調(diào)查產(chǎn)品從出廠到購入公司的流通過程。 可以在今后追加發(fā)掘供貨商等政策決定時(shí)使用。4) 調(diào)查企業(yè)動(dòng)向 調(diào)查目前正在供貨的企業(yè)的事業(yè)擴(kuò)大、轉(zhuǎn)移、企業(yè)員工等變動(dòng)事項(xiàng)。 有助于獲得穩(wěn)定的供貨商和管理。1.4. 方法1) 資料調(diào)查 根據(jù)第三機(jī)構(gòu)發(fā)行的相關(guān)資料進(jìn)行調(diào)查 (經(jīng)濟(jì)報(bào)紙、統(tǒng)計(jì)資料、產(chǎn)品介紹、定期刊物等)2) 當(dāng)?shù)卦L問調(diào)查 直接訪問工廠、產(chǎn)地、代理店、特約店、專賣店等收集信息和資料。3) 其他 參照相關(guān)公司及其他公司的類似事例進(jìn)行調(diào)查。 根據(jù)對(duì)比報(bào)價(jià)調(diào)查。1.5. 形態(tài)1) 定期市場(chǎng)調(diào)查 每年3月實(shí)施,以所有產(chǎn)品為對(duì)象。 每季度為檢查簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品的價(jià)格而實(shí)施。2) 臨時(shí)市場(chǎng)調(diào)查 在需要檢驗(yàn)個(gè)別產(chǎn)品價(jià)格時(shí)實(shí)施。但,在所有情況下,原則上都要對(duì)法人所在地和其他地區(qū)同時(shí)實(shí)施調(diào)查,相關(guān)文件需與市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告一起保管。1.6. 文件保管期限 與市場(chǎng)調(diào)查相關(guān)的問題須保管5年。第16條 (新交易企業(yè)登記)1. 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1.1. 確定對(duì)象企業(yè)1) 在選擇供貨商時(shí),比從前的供貨商提出的報(bào)價(jià)低,在合同審議書上被決定為最終供貨商的新交易企業(yè)。2) 在進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查時(shí),由于比從前的客戶報(bào)價(jià)低而獲得的新交易企業(yè)。但在這種情況,需要在選擇供貨商和選擇單價(jià)合同企業(yè)時(shí)再次比較報(bào)價(jià),在被選為最終供貨商后才能成為新交易企業(yè)。在所有情況下,原則上只有符合“交易企業(yè)基本條件和資格”的企業(yè)才能登記。1.2. 準(zhǔn)備需要文件1) 企業(yè)注冊(cè)證2) 客戶管理卡3) 企業(yè)登記申請(qǐng)書(標(biāo)明選擇該企業(yè)的根據(jù))4) 企業(yè)貨款收取存折復(fù)印件1.3. 申請(qǐng)供貨商編碼將已獲批準(zhǔn)的企業(yè)登記申請(qǐng)書復(fù)印件交給供貨商編碼賦予負(fù)責(zé)人,申請(qǐng)供貨商編碼。1.4. 轉(zhuǎn)交企業(yè)貨款收取存折復(fù)印件交給貨款支付主管部門,可以輸入與貨款支付相關(guān)的企業(yè)信息。2. 采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作2.1. 批準(zhǔn)企業(yè)登記申請(qǐng)書審查寫在企業(yè)登記申請(qǐng)書上的新企業(yè)登記原由后給予批準(zhǔn)。3. 供貨商編碼賦予負(fù)責(zé)人3.1. 需確認(rèn)企業(yè)登記申請(qǐng)書復(fù)印件上采購編碼審批者是否已批準(zhǔn)。3.2. 在接收當(dāng)日內(nèi)處理完畢,并將結(jié)果用Single通知采購負(fù)責(zé)人。在已受理的登記申請(qǐng)書復(fù)印件上記錄所賦予的供貨商編碼。4. 財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人審查從采購負(fù)責(zé)人處得到的企業(yè)貨款收取存折復(fù)印件,將相關(guān)信息追加輸入到Vendor Master內(nèi),并將相關(guān)文件另行保管。5. 文件保管期限與新交易企業(yè)登記相關(guān)的文件須保管5年。第17條 (企業(yè)評(píng)估)1. 目的通過判斷供貨商是具有競(jìng)爭(zhēng)力的企業(yè)還是不良企業(yè),從而保持與優(yōu)良企業(yè)進(jìn)行交易。2. 評(píng)估部門由法人采購主管部門進(jìn)行。3. 評(píng)估種類及方法3.1. 定期評(píng)估1) 以所有正在進(jìn)行交易的企業(yè)為對(duì)象,每年3月實(shí)施。以內(nèi)部資料(過去記錄)和外部資料(訪問企業(yè)及與企業(yè)代表面談)為基準(zhǔn)進(jìn)行判斷,必須由采購部門管理者直接進(jìn)行,并判斷是否繼續(xù)保持交易關(guān)系。3.2. 隨時(shí)評(píng)估1) 評(píng)估正在進(jìn)行交易的企業(yè)當(dāng)發(fā)生價(jià)格上漲、交貨遲延等異常征兆時(shí),立即采用與定期評(píng)估相同的辦法實(shí)施,判斷是否繼續(xù)交易。2) 評(píng)估新交易企業(yè)新交易企業(yè)登記3個(gè)月后,以同樣的方法進(jìn)行評(píng)估,判斷是否繼續(xù)進(jìn)行交易。4. 評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)(評(píng)估項(xiàng)目)以質(zhì)量滿意度、交貨期、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、服務(wù)等為標(biāo)準(zhǔn)。(參照附件3評(píng)估表)5. 評(píng)估結(jié)果的采用評(píng)估等級(jí)分?jǐn)?shù)采用標(biāo)準(zhǔn)備注ABC80分以上8060分60分以下- 賦予參與單價(jià)合同的資格- 擁有繼續(xù)報(bào)價(jià)機(jī)會(huì)- 中止交易- 涉嫌賄賂的企業(yè):永遠(yuǎn)中止交易。- 在C等級(jí)企業(yè)中,在得到采購部門認(rèn)可并標(biāo)明原因后可繼續(xù)進(jìn)行交易。 附件: 1. MRO器材品目分類表 2. 業(yè)務(wù)流程3. 評(píng)估表 附件1:MRO器材品目分類表 1. Spare Parts 1.1. 機(jī)械部件 : 發(fā)動(dòng)機(jī),水泵,軸承,帶子,MESH,彈簧,BLOTNUT,鏈條, 包裝,壓縮機(jī)等 1.2. 油 空 壓 : 汽缸,連接器,控制器類,軟管,UNIT類等 1.3. 電氣材料 : 電線類,電線管類,終端帶類,S/W類,燈類,變電設(shè)備類等 1.4. P L C : PLC,換流器相關(guān)部件1.5. 電子部件 : IC,TR,電容器,PC,阻抗,萬能基板等 1.6. 配管材料 : VALAE,UNION類等 2. (一般/定期) 消耗品 2.1. 油 類 2.1.1. 氣 體 : 氫氣,氧氣,氮?dú)獾葰怏w 2.1.2. 燃 料 類 : 丙烷,揮發(fā)油,B-C,D-C,石腦油等2.1.3. 潤 滑 油 : YU KWANG,韓國Shell,Mobil,湖南,特殊油等 2.2. 測(cè) 量 儀 2.2.1. 分 析 : 分析儀類 2.2.2. 測(cè) 量 : 測(cè)量儀類2.2.3. 光 學(xué) : 光學(xué)儀器類 2.3. 工 具 2.3.1. 一般工具 : 電動(dòng), 油壓類,切削,研磨類,作業(yè)工具類等 2.3.2. 測(cè)量工具類 : MICRO METER,量表,檢測(cè)器,測(cè)徑器等測(cè)量工具 2.4. 其 他 2.4.1. 建筑材料 : 木材類,混凝土類,絕熱材料,水泥.墻磚材料,

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