高手主管 開會4絕招.doc

高手主管 開會4絕招開會最常出現(xiàn)的場面，不是鬧哄哄，就是靜悄悄。高明的主管如何成功主持會議？把會開好有四大關(guān)鍵可以依循。會議應該是互動的，不應是被動的；會議應該是有架構(gòu)的，不應是散亂的。成功的會議作者韓克爾（Shri L. Henkel）沒人喜歡開會，但開會卻是組織有效運作的關(guān)鍵要素。開會開得好不好，更是檢驗主管的領(lǐng)導能力，以及他的團隊工作能力及效率最直接的途徑。開會最常出現(xiàn)的場面，不是鬧哄哄，就是靜悄悄。前者人多嘴雜議而不決，后者除了會議主持人滔滔不絕之外沒人發(fā)言，兩種情況都是沒有組織、沒有效率的開會，開會開到死的怨言自然出現(xiàn)，主管的威信也自然不斷受損。討論如何開會的著作非常多，綜觀各家之言，把會開好有四大關(guān)鍵。第1招 出席人選適當一項會議能否開得有效果，首要關(guān)鍵因素就是與會者。很多主管喜歡愈多人開會愈好，因此經(jīng)?？梢钥吹接行┡c會者百無聊賴，從頭到尾不發(fā)一語，既浪費資源，也有害組織效率。因此，慎選與會人選，是會議能否開得好的第一步。1.與開會主題直接相關(guān)：部門內(nèi)直接相關(guān)的人，才需要出席，避免不相干的人參加，徒然虛耗資源。若是跨部門會議，請別的部門主管指定出席者，后續(xù)開會由被指定者出席，但必須將開會通知及會議結(jié)論同時寄給被指定者。2.控制開會人數(shù)：開會人數(shù)最好不要超過十人，否則會議很難有效率。若開會人數(shù)太多，必須分組、分子題討論。3.事先指定會議記錄者：會議紀錄至關(guān)重要，但許多人往往忽略這一點。開會之前，必須先指定誰來做會議紀錄，詳實記錄會議的發(fā)言、決議、決議事項執(zhí)行者及執(zhí)行時間表等細節(jié)。第2招 沒準備，別來開會很多人兩手空空來開會，光是讓每個人進入狀況便耗掉許多時間。每個人都做足準備，發(fā)言討論才能夠切中問題，否則會議很容易陷入冗長無聊、浪費時間、難以達成結(jié)論。1.事先說明會議的主題及目的：為避免離題及散亂，開會前必須寄發(fā)開會通知，清楚說明會議主題及目的，并指定報告人員。2.事先將議程寄發(fā)給與會者：議程中除了討論事項之外，必須訂定報告時間、討論時間等細節(jié)，以利會議的推進。3.備妥并閱讀報告資料：每一位與會者都必須準備好跟自己負責的部份相關(guān)的資料及報告，并至少在開會前一天寄給其它與會者；不報告的人也必須在進入會場前先閱讀完所有的報告和數(shù)據(jù)，并做好提問及發(fā)言的準備。每位與會者均做足準備，會議才能迅速進入有效討論及決議。第3招 有議必有決很多會議會而不議，議而不決，決而不行。這些問題，都出在議程管理不當及未厘清責任歸屬。1.檢視上次決議進度：會議一開始，必須先檢視上次會議結(jié)果的執(zhí)行進度，是否有發(fā)生問題或遇到困難？方向和時間表需不需要修正？然后才進行新事項議題的討論。2.討論集中：進行報告時，為避免報告遭到打斷，疑問可提，發(fā)表意見則不宜。討論時，必須確保不離題。一旦離題，主管必須適時拉回主軸。與會人員意見沖突爭執(zhí)不下時，主管必須懂得適度仲裁。必要時可動用表決解決爭議。3.議必決、決必行：達到?jīng)Q議之后，指定負責及協(xié)辦人員，議定完成任務日期、進度檢查點(check points)及凍結(jié)點。檢查點目的在于進度回報及進度管理。凍結(jié)點指的是過了某個時間之后，該決議不得再做大幅度變動，以免造成混亂及延誤。4.會議紀錄：會議紀錄必須包含會議名稱、與會人員、召開時間及地點、討論事項、發(fā)言，以及決議、負責執(zhí)行人員、檢查點及凍結(jié)點。紀錄整理好之后，開完會的當天、最遲隔天，就把會議紀錄傳給所有與會者。其目的有二：一、讓每個人再度確認會議結(jié)果，以免有的人因認知不同而產(chǎn)生誤解。二、白紙黑字記錄下來，以利后續(xù)追蹤管理進度。第4招 開會不拖拉開會最忌不準時開始，不準時結(jié)束，兩者都會嚴重影響所有與會者的工作、增加公司成本，同時延誤相關(guān)人等后續(xù)時程。1.準時開始、準時結(jié)束：明訂會議開始時間，遲到超過十分鐘不得進場，嚴格制行，讓開會準時變成部門習慣。2.進程時間控管：事先寄發(fā)議程，開會時將議程寫在白板上，嚴格按照時間表開會，如果議題討論即將超時又尚未達成決議，主管必須動用表決或親自決議。假如討論時發(fā)現(xiàn)該議題的確牽涉復雜，眼前沒有足夠信息可供做出正確判斷，或不同部門需要再回去討論，則可暫時擱置，訂定下次開會時間之后，進入下一議題討論。把會開好4大絕招1.出席人選適當 2.沒準備，別來開會3.有議必有決 4.開會不拖拉慎選與會人選1. 與開會主題直接相關(guān)。2. 控制開會人數(shù)。3. 事先指定會議記錄者。沒準備，別來開會1. 說明會議主