秘書學概論大學期末考試復習題.doc

論述題1. 秘書的涵義是什么？秘書的類別和層次是什么？ 答：秘書：掌管文書并協(xié)助機關(guān)或部門負責人處理日常工作的人員。 類別：1）機關(guān)秘書2）企業(yè)秘書3）私人秘書4）商業(yè)秘書5）涉外秘書 層次：1）高級秘書2）中級秘書3）初級秘書2. 秘書工作的主要內(nèi)容是什么？其主要特點是社么？ 答：主要內(nèi)容：1）文書撰寫2）文書制作3）文書處理4）檔案管理5）會議組織6）調(diào)查研究7）信息資料工作8）信仿工作9）接待工作10）協(xié)調(diào)工作11）督查工作12）日程安排13）日常事務14）辦公室管理15）其他臨時交辦事項 特點：1）輔助性2）綜合性3）機密性4）服務性3什么是秘書學？秘書學主要研究哪些內(nèi)容？答：秘書學是研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的科，是一門綜合性，應用性的科學。 秘書學研究內(nèi)容：（1）研究我國秘書工作的現(xiàn)狀，了解內(nèi)容、性質(zhì)與作用，掌握其規(guī)律、程序與方法；（2）研究中央秘書機關(guān)對秘書工作的指示、規(guī)范與要求；（3）研究我國古代秘書工作和外國秘書工作經(jīng)驗，批判地繼承古代秘書工作遣產(chǎn)，借鑒與吸收外國秘書工作的有益成分。（4）研究秘書人員應有的知識、能力、修養(yǎng)、素質(zhì)及職業(yè)道德，了解秘書的任職資格與要求；（5）研究秘書學與相關(guān)學科的關(guān)系，以促使秘書學的豐富與發(fā)展。4秘書工作機構(gòu)設置原則是什么？秘書工作機構(gòu)的性質(zhì)是什么？答：設置原則：一是精簡原則；二是縱向?qū)哟瘟可?；三是橫向幅度可適當加大。 性質(zhì)：1）機密性2）輔助性3）綜合性4）服務性5秘書工作機構(gòu)是的職能是什么？秘書工作機構(gòu)的原則是什么？答：職能：1）助手職能2）參謀職能3）樞紐職能4）協(xié)調(diào)職能5）保密職能6）公關(guān)職能 工作原則：1）明確職責、權(quán)限、目標、任務2）制定秘書工作的各項制度和標準3）分清主次，有條不紊4）科學地安排工作程序5）準確細致，切實無誤6）迅速果斷，講求時效7）忠到職守，安于職分8）加強教育、管理，不斷提高素質(zhì)、能力6秘書班子怎樣才能做到群體優(yōu)化？答：秘書群體的科學組合應遵從“異質(zhì)結(jié)合”的原則，即由不同的專長，學歷、能力、年齡、以及性格、性別的人員組合。群體優(yōu)化的第二個條件是合理分工，密切合作。分工的原則是職才相適，要使職得其人，人盡其才。7秘書部門管理包括哪些內(nèi)容？答：1）機構(gòu)與部門職責2）崗位責任制3）工作程序和工作方法4）信息系統(tǒng)5）辦公自動化8秘書應具備哪些能力？答：1）寫作能力2）口頭表達能力3）聽知能力4）閱讀概括能力5）社交活動能力6）協(xié)調(diào)能力7）觀察分析能力8）應變能力9）使用先進辦公器械的能力10）預測能力9秘書應當具有哪些職業(yè)道德？答：1）忠于職守2）嚴守機密3）恪守信用4）文明禮貌5）廉法奉公10秘書處理人際關(guān)系一般準則有哪些？答：1）尊重 2）禮貌 3）樂于助人 4）贊美他人 5）寬容與體諒 6）公允論述題（第五章至第六章）1. 秘書人員的辦公室管理有哪些方面？ 答：廣義的辦公室管理既包括辦公室環(huán)境與物業(yè)的管理，又包括辦公人員的行為管理。2. 秘書人員的接待工作應當遵循哪些原則？秘書人員應當怎樣做好日程安排工作？ 答：原則：1）文明禮貌 2）負責 3）與人方便 4）講求時效 5）按制度辦事 6）遵守紀律 安排工作：1）服從于組織的總目標和整體計劃 2）區(qū)分輕重緩急 3）隨時補充、調(diào)整 4）提示和督促 5）酌留彈性、勞逸結(jié)合3. 督查工作應遵循哪些原則和程序？ 答：原則：1）領導負責 2）分級負責 3）實事求是 4）不直接辦案 5）講求時效 程序：1）查辦立項 2）查辦通知 3）催辦 4）直接調(diào)查 5）商討處理 6）結(jié)案反饋 7）立卷歸檔4. 秘書保密工作主要有哪些方面？有什么意義？保密工作的方針是什么？ 答：方面：（1）文件保密 （2）會議保密 （3）通迅保密 （4）電腦保密 （5）涉外保密 意義：（1）在政治上，保障國家安全 （2）在軍事上，確保戰(zhàn)爭勝利 （3）在經(jīng)濟上，是保障國家利益，取得競爭勝利的重要條件 方針：（1）積極參與防范 （2）突出重點 （3）既確保國家機密，又便利各項工作。5. 秘書應怎樣管理并使用公章和介紹信？ 答：公章的保管：公章由單位主管指定專人（一般為秘書）保管并使用。公章應放置在機要室或辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi)，鑰匙不可掛在抽屜或保險箱上,應由保管人隨身攜帶，也不可委托他人代管。 公章的使用：蓋用單位公章，必須由單位主要負責人或主要負責人授權(quán)的專人審核簽名批準，并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等用項詳細登記。 介紹信的保管：正式介紹信通常為專門印制并有編號，如聯(lián)系一般事務也有以單位信箋代替者。介紹信一般和公章由同一人保管并使用，與公章須同等重視，不可缺頁或丟失。 介紹信的使用：凡領用介紹者須主管批準，秘書不得擅自開具發(fā)放。開具介紹信時應由秘書自己填寫領用人姓名、身份，去往何單位、聯(lián)系保業(yè)務、領用日期、有效期限等項，正本和存根必須一致。與落款處及騎縫線上應加蓋兩次公章。秘書不得委托他人或讓領用人自己填寫蓋章，尤其不得將空白介紹信或單位信箋加蓋公章后交給領用人,否則,出了事故秘書要負責任。6. 秘書為什么要做好值班工作？ 答：一般的政府機關(guān)、企事業(yè)單位的行政部門都是實行8小時工作制。白天工作，夜間休息。我國還實行每周雙休日制。這樣，一年365天，有52個星期六、日，再加上10天法定假日，共有116天是非工作日。可是交通、生產(chǎn)、醫(yī)療、安全等部門都是每日24小時連續(xù)工作的，何況業(yè)務聯(lián)系、人來人往、信息傳遞、自然變化也不可能都限制在工作時日之內(nèi)，尤其是國際交往、世界性業(yè)務還涉及到不同時區(qū)，這些都需要行政部門采取補充辦法，就有了秘書的值班工作。在節(jié)假日也安排人員值班，以維持機關(guān)、單位不停地運轉(zhuǎn)，各項工作不至于中斷或延誤。7. 秘書寫作有哪些特點？其過程是怎樣的？ 答：特點：1）代單位立言，非個人意愿 2）集體成果，非個人創(chuàng)作 3）內(nèi)容真實、實用、客觀、符合政策 4）語言要求流暢、平實、簡潔、規(guī)范 5）講究文體格式 過程：1）立意 2）選材 3）結(jié)構(gòu) 4）文字表達 5）修改 6）審核8. 秘書寫作的原則和要求是什么？文書處理的原則和要求是什么？ 答：秘書寫作的原則：1）符合方針、政策、法令、法規(guī)；2）二是忠于機關(guān)制文意圖；3）是堅持實事求是的精神。 秘書寫作的要求：1）信息量大，措施具體，指示性強 2）內(nèi)容高度概括，語言表達實用、精確 3）用材精要，語言深入淺出，主題富有個性 4）講究文明禮貌，語言得體，多一點人情味 文書處理的原則：文書處理必須準確、及時、安全、保密，加強集中統(tǒng)一管理，堅持實事 求是，按要求和規(guī)定進行的原則。 文書處理的要求：1）必須準確、周密、確保質(zhì)量 2）必須及時、迅速、注重時效 3）必須做到安全、可靠，確保國家機密 4）必須加強集中統(tǒng)一管理。 5）必須堅持實事求是，按要求和規(guī)定進行。 6）精簡文件，深入實際，反對官僚主義和文牘主義。9. 收文和發(fā)文的辦理程序是怎樣的？ 答：收文辦理程序：1）簽收、拆封和登記 2）分辦和傳閱 3）擬辦與批辦4）承辦、催辦和注辦。 發(fā)文辦理程序：1）擬稿、審核、與簽發(fā) 2）繕印與校對 3）用印、登記與封發(fā)10怎樣進行公文立卷？怎樣進行案卷歸檔？答：公文立卷的基本方法：1） 根據(jù)文件的特征組卷，即問題特征、時間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊特征。2）“六個特征”在組卷時應靈活運用，即在一個案卷之內(nèi)結(jié)合使用兩個、三個甚至四個特征立卷，是比較科學可行的辦法。3）適當照顧文件的保存價值組卷，劃分文件的保管期限，分為永久保存的、長期保存的（保管期限為16-50年）、短期保存的（15年以下）三種形式。 案卷歸檔：文書部門立好的案卷，必須逐年移交給機關(guān)檔案集中保管，稱為“歸檔”。1. 歸檔范圍，也即文書立卷的范圍，指機關(guān)在工作活動中形成和使用的文件以及其他有關(guān)的材料（包括照片、圖表、印模、錄像帶等）。 2. 歸檔時限。一般應在第二年上半年向檔案部門移交。 3. 歸檔要求： 應歸檔的文件材料必須齊全、完整； 文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷； 歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值、分類整理、立卷，案卷標題應簡明確切。 機關(guān)檔案室在接收案卷時，應按照時以上要求對案卷檢查驗收。 移交目錄一式二至三份，一份經(jīng)簽字后留公文處理部門使用，另外一至二份交機關(guān)檔案室保存。11. 會議的要素是什么？會前、會間、會后秘書應當做好哪些工作？ 答：會議的要素，即：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點。 會前準備：1）會議計劃和成本預算 2）文件準備 3）會場準備 4）會議議程、程 序的似定 5）會議通知的發(fā)送 會間準備：1）會場的組織與服務 2）會議信息的收集與編發(fā) 3）會議文件的起革 會后工作：1）會后事務 2）會議文書立卷 3）會議傳達 4）會議決議的催辦12. 試擬一份跨地區(qū)的工作會議通知。 答：通知的構(gòu)成：標題、主送機關(guān)、正文、落款和日期13. 某公司要召開董事會，試擬會議議程和程序表。 答案略14. 信訪工作的要素是什么？信訪工作有哪些用作用？ 答：信訪工作由信訪者、信訪受理者、信訪關(guān)系、信訪工作四個要素構(gòu)成。 信訪工作的作用：（1）參政議政作用（2）監(jiān)督控制作用（3）信息反饋作用（4）化解矛盾作用（5）公關(guān)形象作用15. 信訪訪辦理和信訪處理應遵循怎樣的原則？ 答：1）辦理原則，信訪工作的辦理原則是：“分級負責，歸口辦理” 2）處理原則，信訪的處理原則是“以事實為根據(jù)，以黨的政策和國家的法律為準繩，區(qū)別情況，實事求是地進行處理。16. 信訪處理的程序和方法是怎樣的？ 答：程序：1）受理、登記 2）立案、呈批 3）承辦、交辦、轉(zhuǎn)辦 4）調(diào)查、處理5）催辦、回告 6）審查、結(jié)案 7）復信、督查 8）總結(jié)、綜合研究工作 9）立卷17. 溝通有哪些類型和方法？ 答：溝通的類型：1）單向溝通 2）雙向溝通 3）多向溝通 溝通的方法：1）直接溝通 2）間接溝通 3）明示溝通 4）暗示溝通18. 協(xié)調(diào)的哪些作用？應當遵循哪些原則？ 答：作用：1）緩解矛盾 2）消除誤會 3）積極平衡 4）融洽關(guān)系 原則：1）政策指導原則 2）公正無私原則 3）平等、尊重原則 4）統(tǒng)籌兼顧原則 5）隨機應變原則19. 秘書協(xié)調(diào)有哪些主要內(nèi)容？ 答：1）政策協(xié)調(diào) 2）地區(qū)關(guān)系協(xié)調(diào) 3）部門關(guān)系協(xié)調(diào) 4）工作關(guān)系協(xié)調(diào) 5）會議協(xié)調(diào) 6）領導關(guān)系協(xié)調(diào) 7）人際關(guān)系協(xié)調(diào) 8）股東關(guān)系協(xié)調(diào) 9）職工關(guān)系協(xié)調(diào) 20秘書協(xié)調(diào)的主要步驟和方法是怎樣的？答：主要步驟：1）摸清情況 2）找出癥結(jié) 3）提擬方案 4）反復磋商 5）督促落實 6）檢查反饋 方法：1）信息溝通法 2）宣傳教育法 3）中介法 4）在同存異法 5）冷處理法 6）避虛就實法 7）先易后難法 8）步步為營法 9）場景變換法 10）交談法1秘書學秘書學是研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的科學，是一門綜合性、應用性的科學。通俗地說秘書學就是研究秘書人員如何做好秘書工作的科學。2平行平行文是指互相沒有隸屬關(guān)系的單位、機關(guān)之間或同級機關(guān)之間的一種行文，如“函”，“通知”。3秘書工作機構(gòu)秘書工作機構(gòu)是行政組織內(nèi)的綜合辦事機構(gòu)和參贊性機構(gòu)。4協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)就是通過協(xié)商、溝通、調(diào)和、調(diào)解、調(diào)節(jié)，使產(chǎn)生隔閡、失調(diào)、差異及至矛盾的各方消除隔閡、彼此理解、互諒互讓、求同存異，使矛盾得到解決，達到政令統(tǒng)一、目標一致、步調(diào)一致、團結(jié)一致，從而產(chǎn)生改造社會、創(chuàng)造精神文明和物質(zhì)財富的巨大力量。5督查督查是指秘書協(xié)助領導，把已經(jīng)布置卻拖延不辦或辦理不力的工作自上而下地督促、檢查，使之落實、妥善。6保密保密就是知悉無形秘密或掌握有形秘密的人員保守、保護這些秘密，不向無關(guān)人員泄露或失密。7印信工作印信工作是指機關(guān)、單位公務和介紹信的管理、使用工作。8文書工作文書工作是指機關(guān)、單位在使用文書，處理日常公務的活動中，圍繞著文書的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。9信訪工作信訪工作是指人民群眾以寫信和上訪（包括電話）的方式向黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位反映情況、申述困難或冤屈、提出批評或建議、檢舉或控告等，而黨政機關(guān)、企事業(yè)單位由專設部門、專職人員或秘書部門、秘書人員予以受理、處理的一系列活動過程。10溝通現(xiàn)代意義上的溝通泛指政治、外交、文化和一切思想意識領域內(nèi)的情況互通、意見交流。從行政管理學和秘書學角度看，溝通主要是指政務和業(yè)務信息的傳遞和交流，乃是行政管理工作和秘書工作必不可少的手段之一。簡答題1秘書應當具有哪些能力？秘書處理人際關(guān)系的一般準則有哪些？（1）寫作能力（2）口頭表達能力（3）聽知能力（4）閱讀概括能力（5）社交活動能力（6）協(xié)調(diào)能力（7）觀察分析能力（8）應變能力（9）使用先進辦公器械的能力（10）預測能力準則（1）尊重（2）禮貌和禮儀（3）樂于助人（4）贊美他人（5）寬容與體諒（6）公允2秘書寫作有什么特點？其原則和要求是什么？（1）代單位立言，非個人意愿 （2）集體成果，非個人創(chuàng)作（3）內(nèi)容真實、使用、客觀、符合政策 （4）語言要求流暢、平實、簡潔、規(guī)范（5）講究文體格式原則（1）符合方針、政策、法令、法規(guī)（2）忠于機關(guān)制文意圖（3）堅持實事求是的精神要求（1）信息量大，措施具體，指示性強（2）內(nèi)容高度概括，語言表達實用，精確（3）用材精要，語言深入淺出，主題富有個性（4）講究文明禮貌，語言得體，多一點人情味3會前、會間、會后應做好哪些準備工作？會前準備（1）會議計劃和成本預算（2）文件準備（3）會場準備（4）會議議程、程序的擬定（5）會議通知的發(fā)送會間工作（1）會場的組織與服務（2）會議信息的收集與編發(fā)（3）會議文件的起草 會后工作（1）會場清理（2）人員離會（3）會議決算（4）會議文書立卷（5）會議傳達（6）會議催辦4信訪處理的程序和方法是怎樣的？（1）受理