OA辦公系統(tǒng)管理制度.doc

Q/CT湖北東神楚天化工有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) Q/CTGL-XX-002-2014OA辦公系統(tǒng)管理規(guī)定2014-03-20發(fā)布 2014-04-01實(shí)施湖北東神楚天化工有限公司 發(fā)布OA辦公系統(tǒng)管理規(guī)定（試行）1. 范圍本規(guī)定適用于湖北東神楚天化工有限公司各部門在日常工作中信息采集、加工、傳遞、存取及業(yè)務(wù)流程規(guī)范處理等工作。2.術(shù)語(yǔ)和定義 OA辦公管理系統(tǒng)： 利用現(xiàn)代通信技術(shù)、辦公自動(dòng)化設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或工作站來(lái)實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理、信息管理和決策支持的綜合自動(dòng)化，英文縮寫OA。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）是建立在計(jì)算機(jī)局部網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上的一種分布式信息處理系統(tǒng)，所以又稱辦公信息系統(tǒng)。OA系統(tǒng)是一種人機(jī)系統(tǒng)，其核心設(shè)備是電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或OA工作站。OA系統(tǒng)包括信息采集、信息加工、信息傳輸和信息存取等四個(gè)基本環(huán)節(jié)（以下簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)）。3.OA辦公系統(tǒng)部門管理職責(zé)3.1公司黨政辦是OA系統(tǒng)的主管部門，是系統(tǒng)公文處理的中樞，負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)試運(yùn)行的組織、協(xié)調(diào)和督辦，確保OA系統(tǒng)試運(yùn)行工作有序進(jìn)行；負(fù)責(zé)保障公司網(wǎng)絡(luò)的暢通和安全，以及系統(tǒng)的調(diào)試安裝、功能完善、人員培訓(xùn)等技術(shù)支持和服務(wù)，保障OA系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)；負(fù)責(zé)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子公文及其他電子材料的歸檔、整理、監(jiān)控工作。3.2公司各部門必須明確一名OA辦公系統(tǒng)負(fù)責(zé)人，確定本部門所配備的每臺(tái)電腦的管理人員或操作人員，并指定涉及OA系統(tǒng)的操作人員，負(fù)責(zé)本部門數(shù)據(jù)信息的操作，確保數(shù)據(jù)錄入、審核、審批等工作程序正常進(jìn)行，從而確保本部門操作人員正確使用系統(tǒng)。3.3所有參與OA辦公系統(tǒng)操作的人員，必須經(jīng)過(guò)公司黨政辦組織的培訓(xùn)，掌握操作程序，確保正確操作該系統(tǒng)。3.4 OA辦公系統(tǒng)日常維護(hù)由黨政辦副主任、計(jì)算機(jī)管理員負(fù)責(zé)，各部門在操作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)向黨政辦計(jì)算機(jī)管理員反饋。3.5公司管理督察部將每周或不定期對(duì)試運(yùn)行階段OA系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行檢查考核、并及時(shí)將檢查考核結(jié)果公示。3.6在試運(yùn)行階段，各部門主管總經(jīng)理或副總是推行OA系統(tǒng)的第一責(zé)任人，對(duì)本制度所列舉的第一批試運(yùn)行工作流程的推動(dòng)全面負(fù)責(zé)。具體責(zé)任流程項(xiàng)目見(jiàn)OA系統(tǒng)工作流程項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表。4.試運(yùn)行時(shí)間根據(jù)公司安排，OA系統(tǒng)于2013年11月14日起運(yùn)行，各部門自此啟動(dòng)日起，必須按本制度的“工作要求”開(kāi)始操作該系統(tǒng)。5.工作要求5.1 各部門于11月20日前將分管OA系統(tǒng)的負(fù)責(zé)人及涉及OA系統(tǒng)操作人員的名單報(bào)送黨政辦備案（規(guī)定運(yùn)行OA系統(tǒng)的電腦必須注明責(zé)任人，如為公用電腦，必須確定該電腦管理責(zé)任人）。5.2 試運(yùn)行初期，各部門必須核對(duì)本部門相關(guān)信息，如有變動(dòng)修改，請(qǐng)及時(shí)報(bào)黨政辦。5.3 試運(yùn)行階段，公文運(yùn)轉(zhuǎn)以電子文件為主，第一批通過(guò)OA系統(tǒng)處理的公文（第一批試用公文項(xiàng)目見(jiàn)表OA辦公系統(tǒng)試用項(xiàng)目表），采取紙質(zhì)和OA辦公系統(tǒng)電子版并行辦理（先在OA辦公系統(tǒng)上操作）；對(duì)于此次非試用項(xiàng)目，涉及相關(guān)部門的，可以自己試用，則以紙質(zhì)傳遞為主，暫不嚴(yán)格要求在OA系統(tǒng)中操作。在此次正式啟用的OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目目錄內(nèi)的，如遇系統(tǒng)故障等異常情況，各單位可暫時(shí)以紙質(zhì)文件運(yùn)轉(zhuǎn)，確保正常辦公，待故障排除后，再將相關(guān)文件補(bǔ)錄到系統(tǒng)中。5.4 各部門負(fù)責(zé)人及涉及OA辦公系統(tǒng)操作的人員，上班時(shí)間必須登錄OA系統(tǒng)，及時(shí)處理系統(tǒng)中的公文。同時(shí)，為促進(jìn)辦公方式和習(xí)慣的轉(zhuǎn)變，操作人員在系統(tǒng)上完成規(guī)定操作(發(fā)送到下一節(jié)點(diǎn))后,應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員、領(lǐng)導(dǎo)。5.5 OA系統(tǒng)中的正文使用Word文件格式，不得采用其他文件格式；附件文件一般采用Word文件格式，也可使用掃描的PDF文件格式。個(gè)別文件附件頁(yè)數(shù)太多且不方便電子化的，附件可按紙質(zhì)文件報(bào)送運(yùn)轉(zhuǎn)，正文及處理單仍通過(guò)OA系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)。此外，發(fā)文的附件需進(jìn)行審批修改的，一并粘貼至正文處。5.6某些關(guān)于經(jīng)費(fèi)審批的文件，在文件通過(guò)OA系統(tǒng)辦結(jié)后，有關(guān)部門可到相應(yīng)文件管理崗位獲取由主管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)親筆簽名的紙質(zhì)文件到財(cái)務(wù)處辦理相關(guān)手續(xù)。5.7 以公司名義向公司外發(fā)送的公文，在文件通過(guò)OA系統(tǒng)辦結(jié)后，有關(guān)單位可到黨政辦的發(fā)文管理崗位獲取紙質(zhì)文件辦理報(bào)送手續(xù)。6. 考核標(biāo)準(zhǔn)6.1 在上班期間沒(méi)及及時(shí)登錄OA辦公系統(tǒng)的，是中層及以上管理干部的，扣1分，辦公室員工，扣20元。如電腦系部門公用的，則考核到部門，由部門再考核到責(zé)任人。6.2 OA辦公系統(tǒng)每個(gè)節(jié)點(diǎn)操作不得超過(guò)一天，如因出差等原因，可委托他人辦理（OA系統(tǒng)的“事務(wù)委托”可進(jìn)行操作），未按規(guī)定時(shí)間操作的，若是中層及以上干部的扣1分，每延遲一天，加扣0.5分,若是普通員工,扣20元,每延遲一天加扣10元;如果上一級(jí)節(jié)點(diǎn)因工作緊急,提出有特別時(shí)間要求的,則按此時(shí)間要求操作,未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成操作的, 若是中層及以上干部的扣1分，每延遲一天，加扣0.5分, 若是普通員工,扣20元,每延遲一天加扣10元;若因此影響了相關(guān)部門工作的,則按上述考核的雙倍執(zhí)行,若因此工作未按規(guī)定完成,影響公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),上報(bào)公司經(jīng)理辦公會(huì)處理.6.3如因出差,出差人員必須在OA辦公系統(tǒng)中辦理事務(wù)委托,如未辦理此手續(xù)，視作未按規(guī)定操作，按上述第二條比照考核；如辦理的事務(wù)委托，則受委托人有義務(wù)按規(guī)定操作，否則受委托人將按上述第二款比照考核執(zhí)行。6.4 在試運(yùn)行階段，第一批試運(yùn)行的項(xiàng)目，必須是先以O(shè)A辦公系統(tǒng)操作后，再以紙質(zhì)傳遞辦理，否則，每發(fā)生一次未按此規(guī)定操作行為，扣除責(zé)任人20元。6.5 對(duì)于內(nèi)、外招待費(fèi)申報(bào)，必須按先有OA辦公系統(tǒng)申報(bào)手續(xù)，黨政辦才在紙質(zhì)單據(jù)上審批，否則，申請(qǐng)招待人因違規(guī)扣20元；如外招因故不能及時(shí)在OA辦公系統(tǒng)上提交的，則應(yīng)于招待費(fèi)發(fā)生之日起二天內(nèi)在OA辦公系統(tǒng)上提交，否則，若是中層及以上干部的，扣1分，普通員工的，扣20元；若是因公出差在外發(fā)生的招待費(fèi)，必須于出差回公司上班的二日內(nèi)在OA辦公系統(tǒng)上提交，否則，若是中層及以上干部的，扣1分，普通員工的，扣20元。6.6 對(duì)于黨政辦組織的OA辦公系統(tǒng)專項(xiàng)培訓(xùn)，未參加的，每次扣款50元。6.7 未在規(guī)定時(shí)間之前向黨政辦報(bào)送本制度的工作要求第一款之規(guī)定內(nèi)容的，否決部門主管副總及部門經(jīng)理各1分，報(bào)送備案資料內(nèi)容不符合要求的，扣款部門經(jīng)理30元。7. 附則7.1本制度由黨政辦制定。7.2 本制度自發(fā)布之日起試行。7.3 附OA辦公系統(tǒng)試用項(xiàng)目表7.4 附OA系統(tǒng)工作流程項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表 OA系統(tǒng)工作流程項(xiàng)目操作簡(jiǎn)要說(shuō)明表（第一批試運(yùn)行）序號(hào)類別項(xiàng)目提請(qǐng)人審核人審批人其它11生產(chǎn)計(jì)劃申請(qǐng)表制造部門辦事員制造部門經(jīng)理生產(chǎn)部門經(jīng)理審核人及審批人按程序逐級(jí)操作即可2輔助材料采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表生產(chǎn)部、各制造部門經(jīng)理或副經(jīng)理生產(chǎn)副總主要用于維修配件等，審核人及審批人按程序逐級(jí)操作即可3原材料采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)單材料倉(cāng)庫(kù)保管員主要用于生產(chǎn)用原、輔材料等，審核人及審批人按程序逐級(jí)操作即可4產(chǎn)成品周報(bào)表黨政辦統(tǒng)計(jì)員生產(chǎn)副總總經(jīng)理審核人及審批人按程序逐級(jí)操作即可5生產(chǎn)任務(wù)臨時(shí)調(diào)節(jié)單市場(chǎng)部業(yè)務(wù)員內(nèi)勤員市場(chǎng)部經(jīng)理或副經(jīng)理、生產(chǎn)部門經(jīng)理審核人及審批人按程序逐級(jí)操作即可6安全隱患整改通知單生產(chǎn)安全部經(jīng)理副經(jīng)理審核人及審批人按程序逐級(jí)操作即可72原輔材料試驗(yàn)及實(shí)驗(yàn)申請(qǐng)單市場(chǎng)部采購(gòu)員劉副總經(jīng)理審核人及審批人按程序逐級(jí)操作即可8原輔材料入庫(kù)檢驗(yàn)報(bào)告單市場(chǎng)部采購(gòu)員技術(shù)開(kāi)發(fā)部質(zhì)檢員技術(shù)開(kāi)發(fā)部副經(jīng)理審核人及審批人按程序逐級(jí)操作即可93員工上崗?fù)ㄖ獑吸h政辦人力資源管理員黨政辦主任審核人及審批人按程序逐級(jí)操作即可10培訓(xùn)實(shí)施記錄及評(píng)價(jià)表黨政辦人力資源管理員黨政辦主任執(zhí)行總經(jīng)理審核人及審批人按程序逐級(jí)操作即可114招待申請(qǐng)單發(fā)生招待的部門人員部門經(jīng)理、副總黨政辦副主任副總分內(nèi)招和外招，必須選擇；審核人及審批人按程序逐級(jí)操作即可12公文稿紙發(fā)文申請(qǐng)表需發(fā)紅文等文件的部門部門經(jīng)理、副總黨政辦副主任副總主要用于紅頭文件發(fā)文前的審核13辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)單綜合部?jī)?nèi)勤員、相關(guān)部門經(jīng)理部門經(jīng)理、副總總經(jīng)理各部門購(gòu)非常規(guī)辦公用品可提此單；審核人及審批人按程序逐級(jí)操作即可145資金計(jì)劃申請(qǐng)表各部門辦事員或內(nèi)勤員部門經(jīng)理、副總計(jì)財(cái)部經(jīng)理分臨時(shí)計(jì)劃、月度計(jì)劃、匯總計(jì)劃必須選擇；審核人及審批人按程序逐級(jí)操作即可156產(chǎn)成品出庫(kù)單市場(chǎng)部?jī)?nèi)勤員部門經(jīng)理副經(jīng)理審核人及審批人按程序逐級(jí)操作即可167OA系統(tǒng)的“協(xié)同工作”各部門中層及以上導(dǎo)部門經(jīng)理及副總定向傳遞信息、溝通平臺(tái)17OA系統(tǒng)的