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EXCEL電子表格使用技巧大全如果我們?cè)谟肊xcelXP處理龐大的數(shù)據(jù)信息時(shí)，不注意講究技巧和方法的話，很可能會(huì)花費(fèi)很大的精力。因此如何巧用ExcelXP，來(lái)快速輸入信息就成為各個(gè)ExcelXP用戶非常關(guān)心的話題，筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。1、快速輸入大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字如果我們需要在ExcelXP工作表中輸入大量的帶有小數(shù)位的數(shù)字時(shí)，按照普通的輸入方法，我們可能按照數(shù)字原樣大小直接輸入，例如現(xiàn)在要在單元格中輸入0.05這個(gè)數(shù)字時(shí)，我們會(huì)把“0.05”原樣輸入到表格中。不過(guò)如果需要輸入若干個(gè)帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，我們?cè)侔凑丈厦娴姆椒ㄝ斎氲脑?，每次輸入?shù)字時(shí)都需要重復(fù)輸入小數(shù)點(diǎn)，這樣工作量會(huì)變大，輸入效率會(huì)降低。其實(shí)，我們可以使用ExcelXP中的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能，讓所有數(shù)字的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能時(shí)，我們可以先在ExcelXP的編輯界面中，用鼠標(biāo)依次單擊“工具”/“選項(xiàng)”/“編輯”標(biāo)簽，在彈出的對(duì)話框中選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，然后在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。以后我們?cè)佥斎霂в行?shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點(diǎn)將在回車鍵后自動(dòng)進(jìn)行定位。例如，我們要在某單元格中鍵入0.06的話，可以在上面的設(shè)置中，讓“位數(shù)”選項(xiàng)為2，然后直接在指定單元格中輸入6，回車以后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?.06”，怎么樣簡(jiǎn)單吧？2、快速錄入文本文件中的內(nèi)容現(xiàn)在您手邊假如有一些以純文本格式儲(chǔ)存的文件，如果此時(shí)您需要將這些數(shù)據(jù)制作成ExcelXP的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會(huì)這樣做；將菜單上的數(shù)據(jù)一個(gè)個(gè)復(fù)制/粘貼到工作表中，也需花很多時(shí)間。沒(méi)關(guān)系！您只要在ExcelXP中巧妙使用其中的文本文件導(dǎo)入功能，就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷復(fù)制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時(shí)，您只要在ExcelXP編輯區(qū)中，依次用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)/獲取外部數(shù)據(jù)/導(dǎo)入文本文件”命令，然后在導(dǎo)入文本會(huì)話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件，再按下“導(dǎo)入”鈕以后，程序會(huì)彈出一個(gè)文本導(dǎo)入向?qū)?duì)話框，您只要按照向?qū)У奶崾具M(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。3、快速輸入大量相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間，而且還比較容易出錯(cuò)。你可以通過(guò)下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：首先同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。4、快速進(jìn)行中英文輸入法切換一張工作表常常會(huì)既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換：首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個(gè)合適的中文輸入法；接著打開(kāi)“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框，選中“IME模式”標(biāo)簽，在“模式”框中選擇打開(kāi)，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框中，單擊“IME模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。5、快速刪除工作表中空行刪除ExcelXP工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來(lái)，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來(lái)進(jìn)行刪除：首先打開(kāi)要?jiǎng)h除空行的工作表，在打開(kāi)的工作表中用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“插入”菜單項(xiàng)，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列，在列中順序填入整數(shù)；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中列的數(shù)據(jù)，以列重新排序，然后刪去列。按照這樣的刪除方法，無(wú)論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。6、快速對(duì)不同單元格中字號(hào)進(jìn)行調(diào)整在使用ExcelXP編輯文件時(shí)，常常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等，致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示在屏幕上，為了讓這些單元格中的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上，就不得不對(duì)這些單元格重新定義較小的字號(hào)。如果依次對(duì)這些單元格中的字號(hào)調(diào)整的話，工作量將會(huì)變得很大。其實(shí)，您可以采用下面的方法來(lái)減輕字號(hào)調(diào)整的工作量：首先新建或打開(kāi)一個(gè)工作簿，并選中需要ExcelXP根據(jù)單元格的寬度調(diào)整字號(hào)的單元格區(qū)域；其次單擊用鼠標(biāo)依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/“對(duì)齊”標(biāo)簽，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框，并單擊“確定”按鈕；此后，當(dāng)你在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果輸入的數(shù)據(jù)長(zhǎng)度超過(guò)了單元格的寬度，ExcelXP能夠自動(dòng)縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。如果你對(duì)這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，則字符可自動(dòng)增大或縮小字號(hào)，以適應(yīng)新的單元格列寬，但是對(duì)這些單元格原設(shè)置的字體字號(hào)大小則保持不變。7、快速輸入多個(gè)重復(fù)數(shù)據(jù)在使用ExcelXP工作表的過(guò)程中，我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)的數(shù)據(jù),如果依次輸入，無(wú)疑工作量是巨大的?，F(xiàn)在我們可以借助ExcelXP的“宏”功能,來(lái)記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過(guò)程,然后將這些命令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時(shí),計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。使用宏功能時(shí)，我們可以按照以下步驟進(jìn)行操作:首先打開(kāi)工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；接著再用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“工具”菜單項(xiàng)，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項(xiàng)，并從隨后彈出的下級(jí)菜單中選擇“錄制新宏”命令；設(shè)定好宏后，我們就可以對(duì)指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序?qū)⒆詣?dòng)對(duì)所進(jìn)行的各方面操作記錄復(fù)制。8、快速處理多個(gè)工作表有時(shí)我們需要在ExcelXP中打開(kāi)多個(gè)工作表來(lái)進(jìn)行編輯，但無(wú)論打開(kāi)多少工作表，在某一時(shí)刻我們只能對(duì)一個(gè)工作表進(jìn)行編輯，編輯好了以后再依次編輯下一個(gè)工作表，如果真是這樣操作的話，我們倒沒(méi)有這個(gè)必要同時(shí)打開(kāi)多個(gè)工作表了，因?yàn)槲覀兺瑫r(shí)打開(kāi)多個(gè)工作表的目的就是要減輕處理多個(gè)工作表的工作量的，那么我們?cè)撊绾螌?shí)現(xiàn)這樣的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift鍵或“Ctrl鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個(gè)彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對(duì)其實(shí)行多方面的批量處理；接著在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單，進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表的操作；然后在“文件”菜單中選擇“頁(yè)面設(shè)置”，將選中的多個(gè)工作表設(shè)成相同的頁(yè)面模式；再通過(guò)“編輯”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，在多個(gè)工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作；通過(guò)“格式”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，將選中的多個(gè)工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作；接著在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕，將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個(gè)工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時(shí)生成了格式完全相同的表格。問(wèn)：在Excel中如何給單元格重新命名？答：Excel給每個(gè)單元格都有一個(gè)默認(rèn)的名字，其命名規(guī)則是列標(biāo)加橫標(biāo)，例如D3表示第四列、第三行的單元格。如果要將某單元格重新命名，只要用鼠標(biāo)單擊某單元格，在表的左上角就會(huì)看到它當(dāng)前的名字，再用鼠標(biāo)選中名字，就可以輸入一個(gè)新的名字了。問(wèn)：如何去掉默認(rèn)的表格線(網(wǎng)線)？答：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺辈藛沃械摹斑x項(xiàng)”，再單擊對(duì)話框中的“視圖”，找到“網(wǎng)格線”，使之失效(將左邊的“”去掉)。問(wèn)：怎樣才能給工作表命名？答：雙擊當(dāng)前工作表下部的名稱，如“Sheet1”，再輸入新的名稱即可。問(wèn)：我在統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)時(shí)，希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時(shí)，能顯示為“不及格”，輸入60以上的分?jǐn)?shù)時(shí)，顯示為“及格”。請(qǐng)問(wèn)怎樣才能夠?qū)崿F(xiàn)？答：用IF函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)。假設(shè)分?jǐn)?shù)在B3單元格中，要將等級(jí)顯示在C3單元格中。那么在C3單元格中輸入以下公式實(shí)現(xiàn)不同的等級(jí)：=if(b3=60,“不及格”，“及格”)分“不及格”和“及格”兩個(gè)等級(jí)=if(b3=60,“不及格”，if(b3=90,“及格”，“優(yōu)秀”)分三個(gè)等級(jí)=if(b3=60,“不及格”，if(b3=70,“及格”，if(b390,“良好”，“優(yōu)秀”)分為四個(gè)等級(jí)注意：符號(hào)為半角，IF與括弧之間不能有空格，而且最多嵌套7層。問(wèn)：怎樣跨表操作數(shù)據(jù)？答：設(shè)有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的三張工作表，現(xiàn)要用Sheet1的D8單元格的內(nèi)容乘以40，再加上Sheet2的B8單元格內(nèi)容乘以60作為Sheet3的A8單元格的內(nèi)容。則應(yīng)該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式：=Sheet1!D840Sheet2!B860。問(wèn)：我的工作表中有一些重要數(shù)據(jù)或計(jì)算公式不希望被別人修改或刪除，想僅僅對(duì)這一區(qū)域加密保護(hù)，不知道有什么方法？答：方法如下：1.加密：選擇“格式單元格保護(hù)”，選定“鎖定”項(xiàng)，“確定”后返回。然后選擇“工具保護(hù)保護(hù)工作表”，根據(jù)提示兩次輸入口令后退出。此時(shí)再想修改選定區(qū)域中的單元格，將提示該單元格已被保護(hù)的信息。2.解密：依次選擇“工具保護(hù)撤消工作表保護(hù)”，輸入保護(hù)口令后，“確認(rèn)”退出即可。問(wèn)：請(qǐng)問(wèn)如何連續(xù)打開(kāi)多個(gè)工作簿？答：可按如下步驟進(jìn)行：選取菜單“文件打開(kāi)文件”，按住Ctrl鍵后用鼠標(biāo)選定你欲打開(kāi)的文件，選“確定”退出，此時(shí)你選中的文件將同時(shí)被打開(kāi)。問(wèn)：我同時(shí)打開(kāi)多個(gè)工作簿時(shí)，它們一般都會(huì)疊在一起，如何才能夠方便地激活工作簿？答：可以用快捷鍵CtrlF6嘛，它可以依此激活各工作簿。問(wèn)：怎樣同時(shí)操作多個(gè)工作簿？答：同時(shí)打開(kāi)多個(gè)工作簿時(shí)，可對(duì)窗口進(jìn)行重排以達(dá)到同時(shí)操作多個(gè)工作簿的目的，方法如下：選取菜單“窗口重排窗口”，可根據(jù)自己的愛(ài)好分別選取“層疊”、“水平并排”或“垂直并排”方式，以后用戶只需單擊工作簿上方的藍(lán)條即可激活相應(yīng)的工作簿。問(wèn)：我想Excel一啟動(dòng)即裝入自己的工作簿，不知有何高招？答：可按下述方法進(jìn)行：方法一：將自己的工作簿拷入Excel的啟動(dòng)目錄excel5xlstart中；方法二：用戶自定義啟動(dòng)目錄，具體操作是：選取“工具選項(xiàng)常規(guī)”，在“替補(bǔ)啟動(dòng)目錄”中輸入自己的工作目錄(c:mytoolmywork)，“確定”即可。問(wèn)：我在用Excel時(shí)它沒(méi)有正確計(jì)算出結(jié)果而顯示了一個(gè)錯(cuò)誤信息#，請(qǐng)問(wèn)這是怎么回事？答：這可能是你輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長(zhǎng)或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大，在單元格中顯示不下了，可以通過(guò)調(diào)整列標(biāo)之間的邊界來(lái)修改列的寬度來(lái)解決。還有可能就是你對(duì)日期和時(shí)間做減法時(shí)格式不正確：Excel中的日期和時(shí)間必須為正值。如果日期或時(shí)間產(chǎn)生了負(fù)值，將在整個(gè)單元格中顯示。如果仍要顯示這個(gè)數(shù)值，請(qǐng)單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，再單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡，然后選定一個(gè)不是日期或時(shí)間的格式。問(wèn)：在Excel中快速輸入大寫(xiě)中文數(shù)字有何簡(jiǎn)便方法？答：好辦，步驟為：1.將光標(biāo)移至需要輸入大寫(xiě)數(shù)字的單元格中。2.利用數(shù)字小鍵盤(pán)在單元格中輸入相應(yīng)的小寫(xiě)數(shù)字（如123.45）。3.右擊該單元格，并從彈出的快捷菜單中執(zhí)行“設(shè)置單元格格式”命令。4.從彈出的“單元格格式”對(duì)話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡。5.從“分類”列表框中選擇“特殊”選項(xiàng)；從“類別”列表框中選擇“中文大寫(xiě)數(shù)字”選項(xiàng)。6.單擊“確定”按鈕，用戶輸入的123.45就會(huì)自動(dòng)變?yōu)椤耙及圪E拾叁點(diǎn)肆伍”效果不錯(cuò)吧!問(wèn)：當(dāng)我在某個(gè)單元格中輸入計(jì)算公式后，Excel只會(huì)顯示數(shù)據(jù)方式，我想查看原始的計(jì)算公式，那怎樣在公式和結(jié)果之間進(jìn)行切換呢？答：若想查看原始的計(jì)算公式，只需單擊“Ctrl”鍵（后撇號(hào)，鍵盤(pán)上浪線符的小寫(xiě)方式），Excel就會(huì)在計(jì)算公式和最終計(jì)算結(jié)果之間進(jìn)行切換。不過(guò)此功能僅對(duì)當(dāng)前活動(dòng)工作簿有效，若擬將所有工作簿都設(shè)置為只顯示公式，則應(yīng)采用如下方法：1.執(zhí)行“工具”菜單的“選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框。2.單擊“視圖”選項(xiàng)卡。3.復(fù)選“窗口選項(xiàng)”欄中的“公式”選項(xiàng)。4.單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“選項(xiàng)”對(duì)話框。問(wèn)：在Excel中怎樣才能夠自動(dòng)為表格添加序號(hào)？答：舉個(gè)例來(lái)說(shuō)吧：要實(shí)現(xiàn)諸如“第1欄”、“第2欄”“第10欄”之類的數(shù)據(jù)填充工作，具體步驟為：1.在A1、B1單元格中分別輸入“第1欄”、“第2欄”字樣。2.用鼠標(biāo)將A1:B1單元格定義為塊。3.為它們?cè)O(shè)置適當(dāng)?shù)淖煮w、字號(hào)及對(duì)齊方式（如居中、右對(duì)齊）等內(nèi)容。4.將鼠標(biāo)移至B1單元格的右下角，當(dāng)其變成十字形時(shí)，拖動(dòng)鼠標(biāo)向右移動(dòng)，直至J1欄為止。5.放開(kāi)鼠標(biāo)，則A1J1欄就會(huì)出現(xiàn)諸如“第1欄”、“第2欄”“第10欄”的欄號(hào)，且它們的格式、排列位置都完全相同。當(dāng)然，我們也可采用同樣的辦法在Excel表格中自動(dòng)設(shè)置F1、F2或第1行、第2行之類的行號(hào)或序號(hào)，操作也十分方便。問(wèn)：我在Excel中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，數(shù)據(jù)與單元格的寬度經(jīng)常不匹配，可以讓數(shù)據(jù)與單元格自動(dòng)相匹配嗎？答：Excel具備有“縮小字體填充”功能，它可自動(dòng)讓單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)與單元格的寬度相匹配，我們只需利用這一功能即可實(shí)現(xiàn)由系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)節(jié)單元格內(nèi)的字號(hào)大小、并實(shí)現(xiàn)與單元格的寬度相適應(yīng)的目的，十分方便。具體使用步驟為：1.將希望具備有該功能的單元格定義為塊。2.執(zhí)行Excel“格式”菜單的“單元格”命令，系統(tǒng)彈出“單元格”對(duì)話框。3.在“單元格”對(duì)話框中選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡。4.復(fù)選“文本控制”框中的“縮字體填充”選項(xiàng)。5.單擊“確定”按鈕。這樣，被選定單元格