淺談公司信息化建設(shè)的檔案管理.doc

淺談公司信息化建設(shè)的檔案管理 【摘要】本文闡述了當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的意義及現(xiàn)狀，并就其信息化建設(shè)中存在的不足之處，提出加快推進檔案管理信息化建?O的途徑，以便加快檔案管理信息化建設(shè)進程，加強檔案信息的開發(fā)與利用，真正提高檔案的利用效率，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。 【關(guān)鍵詞】信息化；檔案建設(shè)；檔案管理 企業(yè)檔案是指企業(yè)在其各項職能活動中形成的具有保存價值的各種數(shù)據(jù)（包括文字、圖像、聲音、圖表等）的原始記錄材料和實物的總和。它是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，也是企業(yè)發(fā)展建設(shè)的重要依據(jù)和原始記錄，隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模的逐步龐大，檔案的信息量也隨之加大，檔案管理難度也相應(yīng)增加，所以企業(yè)的信息化建設(shè)必須跟上時代發(fā)展的步伐，必須將企業(yè)的檔案管理納入企業(yè)的信息化建設(shè)中來。 一、公司檔案信息化管理的意義 企業(yè)檔案信息化管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的一個重要組成部分，不僅是維護企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的有效證據(jù)，更是一種十分重要的信息資源，是關(guān)系企業(yè)經(jīng)濟和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。完整的檔案是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營、資源及歷史概貌的重要資料。利用檔案已成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中必不可少的一項有效手段。 首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放。其次，決策的及時正確，管理措施的得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業(yè)檔案真實系統(tǒng)地記錄了企業(yè)以往經(jīng)營管理中的經(jīng)驗和失誤，有利于促進企業(yè)組織管理、經(jīng)營決策的創(chuàng)新。再次，檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識普及等提供智能化服務(wù)。企業(yè)檔案存儲和記憶了企業(yè)的各項活動，是企業(yè)文化、知識的歷史積累。 二、檔案管理信息化的基本內(nèi)容 所謂檔案管理信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，用計算機對檔案信息進行收集、篩選和相應(yīng)的加工，使之轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式的二次文獻信息供人們參考和利用的過程。 公司在生產(chǎn)運營的過程中每年都會產(chǎn)生大量的檔案資料，內(nèi)容涉及文書、科技、合同、工程等等各種各樣的重要信息，這些信息真實地記錄了單位的發(fā)展歷史，利用計算機將這些信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息分類、存儲在計算機中，以方便公司進行管理。這就是公司的檔案管理信息化，實行檔案信息化管理，必將更好服務(wù)于企業(yè)的規(guī)劃與發(fā)展。 三、當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及解決方案 （一）當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的問題。1.企業(yè)對檔案管理信息化的意識比較淡薄。企業(yè)檔案管理信息化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，投資比較高。有些企業(yè)會錯誤地認(rèn)為檔案不能直接為企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟效益，他們將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)和產(chǎn)品銷售上，但對于為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的檔案事業(yè)卻疏于管理和建設(shè)，對檔案信息數(shù)字化所需的設(shè)備不予配備或配備不齊，電子文件的整理和歸檔較為混亂。2.企業(yè)檔案管理人員水平有限。很多企業(yè)的現(xiàn)代管理理念不強。它們不注重檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致了檔案管理人員的經(jīng)驗不夠、服務(wù)意識不強，使他們的檔案管理水平、業(yè)務(wù)能力難以適應(yīng)新時期檔案管理的要求。3.檔案信息安全保障體系不夠健全。如設(shè)備損壞、病毒危害、惡意攻擊和入侵、應(yīng)用軟件漏洞等都屬于信息化安全范疇，在提供人事檔案信息服務(wù)以滿足利用需求時，非法用戶的進入人事檔案信息管理系統(tǒng)和傳輸過程中的信息被竊聽是常見的安全問題。 （二）加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的措施。1.轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者檔案管理的信息化意識水平直接決定了是否會進行信息化建設(shè)以及信息化的深度和廣度。為促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)把企業(yè)檔案信息化的概念和愿望變?yōu)閷嵺`和現(xiàn)實，意識到企業(yè)檔案管理信息化將來的影響和效益，正視其復(fù)雜性和艱巨性，并關(guān)心和支持這一事業(yè)，積極倡導(dǎo)和鼓勵、支持有所作為的理念和行動，在資金、設(shè)備、人才等方面予以適當(dāng)?shù)耐度耄褭n案信息化管理納入本企業(yè)工作計劃和考核范圍。2.增強檔案管理意識，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)檔案管理信息化必須依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。努力建設(shè)一批德才兼?zhèn)?、精干、高效、勇于開拓創(chuàng)新的檔案人才隊伍，是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的保證，也是檔案持續(xù)發(fā)展的根基。3.建立檔案信息安全保障體系。檔案部門要加強對檔案信息的安全管理，建立專人負(fù)責(zé)制度，實行檔案信息傳輸安全管理制度。制定嚴(yán)格的權(quán)限管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行上網(wǎng)利用檔案信息審核制度，防止檔案信息失密情況的發(fā)生。 四、結(jié)語 企業(yè)檔案的信息化管理對企業(yè)的發(fā)展具有深遠的影響。我們每一個檔案工作者，都應(yīng)在思想上、行動上做好充分的準(zhǔn)備，積極創(chuàng)造條件，充分利用先進技術(shù)與手段探索企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)的新途徑、新方法，推進檔案資源信息化建設(shè)進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展。 【參考文獻】 1譚國寧.檔案管理信息化建設(shè)探討.J.企業(yè)科技與發(fā)展20