客戶應(yīng)收賬款管理規(guī)定

應(yīng)收賬款管理規(guī)定 第 1 頁 共 8 頁 應(yīng)收賬款管理規(guī)定應(yīng)收賬款管理規(guī)定 1總則 1 1為加強集團下屬各子公司應(yīng)收賬款的管理 保證企業(yè)資金安全 特制訂本規(guī)定 1 2本規(guī)定所稱信用政策包括 信用期間 信用等級標準 信用額度和現(xiàn)金折扣 1 2 1信用期間是指企業(yè)給予客戶的付款期限 1 2 2信用標準是指客戶獲得交易信用須具備的條件 1 2 3信用額度是指允許客戶賒銷的最高限額 1 2 4現(xiàn)金折扣是企業(yè)對客戶在商品價格上所做的扣減 1 3本規(guī)定適用于下屬各子公司客戶 2客戶信息檔案 2 1客戶信息檔案的建立由業(yè)務(wù)部或營銷部負責 由業(yè)務(wù)部或營銷部收集查實 錄入 計算機系統(tǒng)并將相關(guān)資料文件歸檔備查 客戶信息檔案包括 2 2客戶基本資料 包括客戶的名稱 地址 電話 法定代表人 經(jīng)營管理者等 2 2 1客戶特征 包括客戶的市場區(qū)域 銷售能力 發(fā)展?jié)摿?經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營理念等 2 2 2業(yè)務(wù)狀況 包括客戶的銷售業(yè)績 市場份額 市場競爭力 市場地位 與競爭者 的關(guān)系及與本公司的業(yè)務(wù)關(guān)系和合作情況 2 2 3交易現(xiàn)狀 包括客戶的銷售活動現(xiàn)狀 存在的問題及客戶目前的市場形象 聲譽 財務(wù)狀況 信用狀況等 2 2 4客戶的合法證件 客戶為公司 個體工體戶性質(zhì) 需提供已年檢的營業(yè)執(zhí)照 稅 務(wù)登記證 組織機構(gòu)代碼證 客戶為私人性質(zhì) 無法提供營業(yè)執(zhí)照等資料 需提 供身體證復(fù)印件并且由客戶親筆簽名 2 3客戶的信息資料由經(jīng)辦業(yè)務(wù)部或營銷部專人負責收集和整理 凡與本公司交易次 數(shù)在 萬元以上的 應(yīng)本日交易當日業(yè)務(wù)員填寫客戶檔案表 客戶兩次累 計超過 萬元以上的客戶均應(yīng)于第二次交易完成之日起一日內(nèi)完成建檔 2 4客戶的信息資料為公司的商業(yè)秘密 所有經(jīng)管人員須妥善保管 不得泄露 2 5客戶的信息資料發(fā)生變更時 業(yè)務(wù)部或營銷部應(yīng)當隨時匯總整理后交指定專人予 以更新或補充 并提交財務(wù)部存檔備查 3信用政策制訂 應(yīng)收賬款管理規(guī)定 第 2 頁 共 8 頁 3 1公司統(tǒng)一制訂信用期間 信用額度 現(xiàn)金折扣等相應(yīng)的信用政策和賬款支付 結(jié) 算方式 3 2由各子公司總經(jīng)理 財務(wù)經(jīng)理共同初步審定 報總公司財務(wù)總監(jiān)核定 總公司董 事長核準后 交由子公司執(zhí)行 每半年對客戶的信用額度和期限核定一次 核定 后由業(yè)務(wù)部或營銷部 財務(wù)部歸檔備查 3 2 1信用期間 信用額度 現(xiàn)金折扣由業(yè)務(wù)部會同財務(wù)部共同制訂 經(jīng)總經(jīng)理批準 3 2 2采用月結(jié) 季結(jié) 年結(jié) 鋪底 代銷等貨款支付方式的客戶條件 由業(yè)務(wù)部或營 銷部會同財務(wù)部制訂 經(jīng)總經(jīng)理批準 3 2 3采用支票 匯票 匯款 銀行承兌等賬款結(jié)算方式的客戶條件 由財務(wù)經(jīng)理制訂 總經(jīng)理批準 3 3信用政策是營銷部或業(yè)務(wù)部向客戶授予信用的唯一依據(jù) 任何超出信用政策的特 殊銷售必須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審查 總經(jīng)理批準 3 4客戶的信用額度和期限核定依據(jù) 3 4 1客戶與公司業(yè)務(wù)合作時間 3 4 2客戶的資信狀況 3 4 3上年度客戶的實際銷售及回款金額 資金回收率等 4信用調(diào)查 4 1營銷部或業(yè)務(wù)部負責調(diào)查 收集客戶信用評定所需信息資料 并提出給予客戶信 用期間和限額的建議 財務(wù)部負責審核建議 確認信息資料的真實性 4 2對顧客進行信用調(diào)查時 調(diào)查人員須根據(jù)客戶類別選擇 填寫相應(yīng)的調(diào)查表單 并提供詳盡的客戶調(diào)查報告 以利于公司對客戶進行信用分析和評價 4 2 1對未曾建立業(yè)務(wù)往來而欲申請信用政策的新客戶 調(diào)查人員須詳細調(diào)查 收集有 關(guān)客戶財務(wù) 市場 公司及負責人情況等客戶資料 填寫 客戶信用額度和結(jié)算 方式申請 調(diào)整表 并提交客戶調(diào)查報告 該客戶已年檢營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件 稅務(wù)登記證 組織機構(gòu)代碼證 銀行信用等級證書附后 如客戶為私人性質(zhì) 無 法提供營業(yè)執(zhí)照等資料 需提供身體證復(fù)印件并且由客戶親筆簽名 4 2 2對已授信的老客戶進行信用核查 每季度次月 5 日前 由調(diào)查人員從客戶付款 采購 營業(yè) 員工等項目調(diào)查老客戶的信用動態(tài)和財務(wù)往來會計相關(guān)應(yīng)收賬款賬 齡風險報表綜合評估核定 并要求對老客戶信用額度變更填寫 客戶檔案 信用 額度和結(jié)算方式申請 調(diào)整表 4 2 3對已與公司建立業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶欲申請信用政策的 調(diào)查同本款 3 2 2 條 應(yīng)收賬款管理規(guī)定 第 3 頁 共 8 頁 5信用等級應(yīng)用 5 1財務(wù)部依據(jù)客戶信譽 償債能力 資本 有無抵押 環(huán)境影響五個方面評價客戶 信用的可信賴程序 據(jù)此將客戶信用等級劃分為 A B C D 四個信用等級 5 2A 級為守信客戶 用綠色表示 B 級為警示客戶 用藍色表示 C 級為失信客戶 用黃色表示 D 級為嚴重失信客戶 用黑色表示 5 3根據(jù)信用等級 財務(wù)部須將客戶相應(yīng)地分為 A B C D 四個級別進行分級管理 5 3 1對 A 級客戶予以重點扶持 享受規(guī)定的信用額度 信用期間和現(xiàn)金折扣等待遇 5 3 2對 B 級客戶予以密切關(guān)注 一般要求現(xiàn)款交易 特殊情況需要賒銷時須進行信用 特批 5 3 3對 C 級客戶加強提貨檢查 堅決要求現(xiàn)款交易 該客戶不列為主要客戶 須逐步 以信用良好 經(jīng)營實力強的客戶取而代之 5 3 4對 D 級客戶實行重點監(jiān)控 堅決要求現(xiàn)款交易 并在追回貨款的情況下逐步淘汰 此類客戶 6信用評價 6 1營銷部或業(yè)務(wù)部負責收集評定信用客戶的所需信息資料 財務(wù)部確認 分析市場 營銷部或業(yè)務(wù)部報送的信用評估資料并進行信用等級評價 6 2客戶信用申請由業(yè)務(wù)員準備信用審批資料后申報 按規(guī)定程序?qū)徟?6 3企業(yè)信用審批資料包括 客戶信用調(diào)查表 客戶信用狀況核查表 營業(yè) 執(zhí)照副本復(fù)印件 近期財務(wù)報告 銀行信用等級證書 建議信用等級及信用政策 6 4信用等級審批 6 4 1業(yè)務(wù)員調(diào)查 收集客戶信用審批所需的所有資料 填寫信用審批相關(guān)表單 6 4 2業(yè)務(wù)員將審批表單交直接上級審核 由其提出客戶信用等級建議 6 4 3營銷部或業(yè)務(wù)部主管審核后交營銷部或業(yè)務(wù)部經(jīng)理確認 如營銷部或業(yè)務(wù)部經(jīng)理 對客戶情況存有疑惑 由營銷部或業(yè)務(wù)部對該客戶進行再調(diào)研 6 4 4經(jīng)確認的客戶申請資料 由營銷部或業(yè)務(wù)部經(jīng)理交財務(wù)部 6 4 5營銷部經(jīng)理或業(yè)務(wù)部經(jīng)理核實客戶信用審批資料 調(diào)查補充分析所需財務(wù)資料 填寫 信用分析表 6 4 6營銷部或業(yè)務(wù)部經(jīng)理審核信用分析表并對客戶的信用等級提出主觀評價 6 4 7財務(wù)部 營銷部或業(yè)務(wù)部會審確定客戶信用等級 報總經(jīng)理審核 董事長審批 應(yīng)收賬款管理規(guī)定 第 4 頁 共 8 頁 6 4 8財務(wù)部經(jīng)理簽發(fā)信用等級評定通知書 往來會計及營銷部或業(yè)務(wù)部跟單員建檔備 案 6 4 9各授權(quán)人員根據(jù)審批權(quán)限按信用等級確定賒銷和信用消費額度 6 5信用合同簽署 信用審批通過后 由業(yè)務(wù)部或營銷部與客戶簽訂付款協(xié)議 7信用監(jiān)控 7 1應(yīng)收賬款管理 7 1 1財務(wù)部往來會計為應(yīng)收賬款管理人員 負責按賒銷單位全稱及經(jīng)辦人設(shè)立臺賬 詳細 序時地記載賒銷商品的數(shù)量和金額 進行應(yīng)收款的日常管理 7 1 2對新增客戶銷售的 要求明確付款結(jié)算方式和信用額度 并在銷售出庫前要求業(yè) 務(wù)部上報 客戶信用額度和結(jié)算方式申請 調(diào)整表 審核客戶結(jié)算方式和信用額 度 7 1 3往來會計或財務(wù)指定人員按 客戶檔案 信用額度和結(jié)算方式申請 調(diào)整表 或 應(yīng)收賬款余額表審核是否發(fā)貨 符合公司管理規(guī)定的方可簽字放行 否則倉庫不 予發(fā)貨 特殊情況按授權(quán)人特批后可以發(fā)貨 7 1 4應(yīng)收賬款管理人員須關(guān)注每批商品的賒銷時間 每周向財務(wù)經(jīng)理報送 應(yīng)收賬款 異常報告 7 1 5賬齡按應(yīng)收款發(fā)生的時間分為 1 30 天 31 60 61 90 91 120 121 150 150 天以上欠款 六個時間段 7 1 6應(yīng)收賬款管理人員 每周按賒銷單位類別匯總統(tǒng)計并填寫 賬齡分析表 7 1 7月末 依據(jù) 賬齡分析表 應(yīng)收賬款異常報告 等資料對應(yīng)收賬款進行綜合 分析 經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核后上報總經(jīng)理和董事長 財務(wù)管理中心 7 1 8每月 5 日前 往來會計必須詳細填寫 未收款明細表 由賬款責任人逐筆親自 簽名承認未收 其約定收款日據(jù)發(fā)票開據(jù)日期超過 1 個月以上者 還應(yīng)注明原因 填妥后 分別呈報公司營銷部經(jīng)理或業(yè)務(wù)部經(jīng)理 財務(wù)經(jīng)理 催款人直接上級 7 1 9財務(wù)部往來會計與營銷部或業(yè)務(wù)部指定對賬核算員核對應(yīng)收賬款相符后 再財務(wù) 部每月 27 日定期與客戶對賬 提供應(yīng)收款余額表和欠款確認單 要求客戶簽字 確認 并轉(zhuǎn)交財務(wù)往來會計存檔 7 1 10每月營銷部經(jīng)理或業(yè)務(wù)部經(jīng)理 財務(wù)部負責人召開賬款分析會議 研討超期應(yīng)收 賬款的回收 必要時通過法律程序追回 如為訂單客戶按簽訂合同辦理 7 2信用審核 7 2 1財務(wù)部往來會計負責信用審核工作 審查客戶訂單 查看訂單中貨款有無超限 應(yīng)收賬款管理規(guī)定 第 5 頁 共 8 頁 超期或不符合約定支付方式的 7 2 2對于超期 超限或異?？蛻粲袡?quán)立刻通知倉庫拒絕發(fā)貨 7 2 3凡前次賒銷超過信用期限及信用額度未在約定時間結(jié)算的 除客戶能提供可靠的 擔保外 一律不再發(fā)貨 7 2 4每筆除現(xiàn)金結(jié)算客戶的 必須經(jīng)財務(wù)部指定專人審核 銷售出庫單 或 送貨單 是否超出公司規(guī)定的信用額度和結(jié)算方式 符合條件的簽字確認 否則倉庫不予 發(fā)貨 特殊情況按授權(quán)人特批后可以發(fā)貨 7 3信用特批 7 3 1B 級客戶要求賒銷時 由營銷部經(jīng)理或業(yè)務(wù)部經(jīng)理特批 7 3 2倉庫根據(jù)營銷部經(jīng)理或業(yè)務(wù)部經(jīng)理特批單發(fā)貨后 往來會計將審批意見存檔跟進 報告財務(wù)經(jīng)理 如超期無法收回追究業(yè)務(wù)經(jīng)理經(jīng)濟責任 對金額在 10 萬元 以上的特批賒銷 財務(wù)經(jīng)理立即向總經(jīng)理報告 7 4信用等級緊急調(diào)整 7 4 1對異常賬款的客戶 財務(wù)經(jīng)理有權(quán)對信用等級進行緊急調(diào)整 將該客戶信用降 級或轉(zhuǎn)為現(xiàn)金客戶 7 4 2信用客戶在使用支票或匯票支付貨款時出現(xiàn)空頭支票等不誠實行為 往來會計須 立即通知業(yè)務(wù)員追收貨款 將該客戶轉(zhuǎn)為現(xiàn)金客戶并列入黑名單 7 4 3財務(wù)部須立即向營銷部或業(yè)務(wù)部下發(fā)黑名單通知 直到該客戶有足夠的證據(jù)說明 其償付能力方可解除黑名單 并重新按信用客戶等級審批程序辦理信用申請 7 5信用月度審查 7 5 1對已授信的老客戶進行信用核查 每月 5 日前 由營銷部或業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)員從客戶 付款 采購 營業(yè) 員工等項目的變化來調(diào)查老客戶的信用動態(tài) 并填寫 客戶 信用狀況核查表 7 5 2財務(wù)經(jīng)理會同營銷部或業(yè)務(wù)部經(jīng)理從應(yīng)收賬款回收款情況和 客戶信用狀況核查 表 核查有無不符合信用等級的跡象 如須重新進行信用評價 在信用評價未出 來以前通知有關(guān)部門暫停享受信用政策 8賬款清收 8 1營銷部或業(yè)務(wù)部經(jīng)理負責控制 督導(dǎo)催收應(yīng)收款工作 并負責制訂和實施應(yīng)收款 計劃并組織賬款回收 8 2往來會計是應(yīng)收賬款的主管人員 負責應(yīng)收賬款的日常監(jiān)督和報告 對不能收回 的應(yīng)收賬款提出處理建議 應(yīng)收賬款管理規(guī)定 第 6 頁 共 8 頁 8 3業(yè)務(wù)員是賬款的具體責任人 負責配合收款人員完成責任賬款的回收工作 8 4營銷部或業(yè)務(wù)部經(jīng)理針對應(yīng)收賬款賬齡和金額的不同分別采取不同的催收方式 8 5財務(wù)部應(yīng)于每月 30 日前制作本月 客戶對賬單 與有應(yīng)收賬款的客戶對賬 客戶對賬單 應(yīng)由客戶親筆簽名或加蓋公章 特殊情況下可通過傳真的方式進 行對賬 但通過傳真方式進行對賬的客戶 至少每個季度屆滿五日內(nèi)交寄一份上 一季度 欠款確認書 交寄給公司的 欠款確認書 應(yīng)是由客戶親筆簽名或加 蓋公章的原件并統(tǒng)一交至財務(wù)部進行存檔 8 6業(yè)務(wù)部和營銷部應(yīng)嚴格對照財務(wù)部的 客戶對賬單 及時核對 跟蹤賒銷客戶 的回款情況 對未按期結(jié)算應(yīng)收賬款的客戶進行催收 出現(xiàn)異常情況的 及時匯 報給分公司總經(jīng)理 財務(wù)經(jīng)理及總公司財務(wù)總監(jiān) 8 7對超過信用期限或約定期限未支付清貨款的客戶 按以下規(guī)定處理 8 7 1超過 1 10 日的 金額 元以上 由經(jīng)辦業(yè)務(wù)主管上報部門負責人 并電話 催收 業(yè)務(wù)員向直接上級報告超期原因和催收情況 業(yè)務(wù)員直接上級核查是否已 停止了對該客戶的發(fā)貨 并出面與客戶商談歸還所欠的貨款 必要時由財務(wù)人員 協(xié)助 8 7 2超過 11 20 日的 金額 元以上 須向營銷部經(jīng)理或業(yè)務(wù)部經(jīng)理報告 并 督辦追討 8 7 3超過 20 30 日的 金額 元以上 由業(yè)務(wù)部或營銷部經(jīng)理上報總經(jīng)理 派 員上門催收 并由業(yè)務(wù)部對經(jīng)辦業(yè)務(wù)主管給予相應(yīng)處罰 8 7 4超過 30 日并經(jīng)催收無效的 金額 元以上 由業(yè)務(wù)部或營銷部經(jīng)理報總經(jīng) 理批準后作個案處理 提請法律顧問簽發(fā) 律師函 對發(fā) 律師函 無效的客 戶 考慮通過訴訟等方式催收 并由業(yè)務(wù)部或營銷部對經(jīng)辦人給予相應(yīng)處罰 8 7 5情況緊急或情況特殊的 不受前四款規(guī)定的限制 8 7 6財務(wù)部每周整理應(yīng)收賬款欠款和對賬情況表上報總經(jīng)理 財務(wù)管理中心 8 8貨到結(jié)款的客戶 可先開票發(fā)貨 如貨到不能結(jié)款則必須將貨拉回 否則 其欠 款由業(yè)務(wù)員承擔 8 9營銷部經(jīng)理或業(yè)務(wù)部經(jīng)理對嚴格執(zhí)行信用政策 控制應(yīng)收貨款負有直接責任 應(yīng) 收貨款作為考核業(yè)務(wù)員或業(yè)務(wù)主管 經(jīng)理績效的重要指標之一 8 10財務(wù)部或指定專人在外出清收應(yīng)收帳款前應(yīng)仔細核對 客戶對賬單 的正確性 做好行程安排和預(yù)算報財務(wù)部經(jīng)理審核 總經(jīng)理審批 催收和對賬人員應(yīng)隨時向 財務(wù)經(jīng)理電話匯報工作進度和行程 款項收回后應(yīng)整理好相關(guān)帳款 由客戶簽字 應(yīng)收賬款管理規(guī)定 第 7 頁 共 8 頁 后及時向財務(wù)部交納相關(guān)款項并銷帳 8 11催收人員清收應(yīng)收帳款時有下列行為之一的 一經(jīng)發(fā)現(xiàn) 根據(jù)公司規(guī)定處罰 情 節(jié)嚴重者移交司法部門追究其相關(guān)法律責任 8 11 1不及時上交或侵占 挪用所收款項的 8 11 2弄虛作假 協(xié)助客戶逃避債務(wù) 9應(yīng)收賬款交接應(yīng)收賬款交接 9 1業(yè)務(wù)員 業(yè)務(wù)主管或業(yè)務(wù)經(jīng)理 銷售往來會計崗位調(diào)換 離職 必須對經(jīng)手的應(yīng) 收帳款進行交接 未辦清交接手續(xù)的 不得離崗 公司不予辦理離職手續(xù) 拒不 交接或交接不清的 責任由移交人負責 交接完畢后 責任由接交人負責 公司 保留追究拒不交接或交接不清員工全部法律責任的權(quán)利 9 2業(yè)務(wù)人員接交時 應(yīng)與客戶核對帳單 遇有疑問或帳目不清時應(yīng)立即向主管反映 未立即呈報或故意代為隱瞞的 應(yīng)與離職人員共同承擔責任 9 3業(yè)務(wù)離職人員完成移交手續(xù)并經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理 總經(jīng)理確認同意后方可發(fā)放該移 交人員未結(jié)算的工資 未經(jīng)經(jīng)理和總經(jīng)理同意而自行發(fā)放的 由責任人負責賠償 9 4業(yè)務(wù)人員辦理交接時由業(yè)務(wù)部及財務(wù)部監(jiān)督 移交時發(fā)現(xiàn)有貪污或挪用公款 短 缺物品 現(xiàn)金 票據(jù)或其他憑證等情形的 除限期全額賠償外 情節(jié)嚴重的 公 司還將依法追究其民事及刑事責任壞賬損失確認 10壞賬核銷 10 1壞賬損失確認 10 1 1每年年度終了 由財務(wù)部經(jīng)理組織專人全面清查應(yīng)收款項 并與債務(wù)人核對 10 1 2對確實無法收回的應(yīng)收款項 由應(yīng)收賬款的往來會計取證后向財務(wù)經(jīng)理 總經(jīng)理 董事長 財務(wù)管理中心財務(wù)總監(jiān)提交壞賬損失報告 詳細闡明壞賬損失的原因和 事實 10 1 3對涉及訴訟的壞賬損失 由總公司總經(jīng)辦委托律師出具法律意見書 10 1 4壞賬損失報告經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核后 對確認的壞賬損失提出財務(wù)處理意見 提交總 經(jīng)辦和總公司財務(wù)管理中心會議審定后進行賬務(wù)處理 10 1 5壞賬損失視以不同情況按以下方法確認 債務(wù)人被依法宣告破產(chǎn) 撤銷的 在取得破產(chǎn)宣告 注銷工商登記或吊銷執(zhí)照的 證明以及政府部門責令關(guān)閉的文件等有關(guān)資料 在扣除以債務(wù)人清算財產(chǎn)清償?shù)?部分后 對仍不能收回的應(yīng)收款項 作為壞賬損失 應(yīng)