營(yíng)運(yùn)管理系統(tǒng)會(huì)議管理制度（110）

營(yíng)運(yùn)管理系統(tǒng)會(huì)議管理制度 編號(hào) Q MN YY GL5 1 1 2011 0 1 目的 為了規(guī)范營(yíng)運(yùn)管理系統(tǒng)的會(huì)議管理程序 提高會(huì)議效率特 制定本制度 2 適用范圍 本制度適用于營(yíng)運(yùn)管理系統(tǒng)各類會(huì)議 會(huì)議落實(shí)考核標(biāo)準(zhǔn) 也適用于集團(tuán)會(huì)議 營(yíng)運(yùn)管理系統(tǒng)副總裁安排工作的追蹤落實(shí) 3 文件換版說明 本制度將編號(hào)為 Q MN YY GL5 1 1 2010 0 實(shí)施日期為 2010 年 11 月 18 日的 營(yíng)運(yùn)管理系統(tǒng)會(huì)議管理制度 的適用范 圍延伸到系統(tǒng)內(nèi)部各部門 補(bǔ)充了系統(tǒng)級(jí)會(huì)議以外其他各類會(huì) 議的考核標(biāo)準(zhǔn) 此文件實(shí)施之日起 原文件作廢 4 工作標(biāo)準(zhǔn) 4 1 會(huì)議類型 4 1 1 系統(tǒng)級(jí)會(huì)議 營(yíng)運(yùn)管理系統(tǒng)例會(huì) 副總裁辦公會(huì) 系統(tǒng)年度計(jì)劃的各類 專題會(huì)議 由兩個(gè)以上中心負(fù)責(zé)人參加的其他正式會(huì)議 4 1 2 其他會(huì)議 依據(jù)各部門的會(huì)議情況 分為內(nèi)部例會(huì) 專題會(huì)議 溝通 會(huì)及其他會(huì)議 各部門例會(huì)頻次 召開時(shí)間 參會(huì)人員及匯報(bào) 材料模板等相關(guān)內(nèi)容以會(huì)議通知為準(zhǔn) 4 2 會(huì)議時(shí)間和頻次 營(yíng)運(yùn)管理系統(tǒng)例會(huì)每季度召開 時(shí)間為每季度第一個(gè)月 20 2 日左右 副總裁辦公會(huì)召開時(shí)間以通知為準(zhǔn) 系統(tǒng)級(jí)專題會(huì)議 由總經(jīng)辦根據(jù)各中心提報(bào)計(jì)劃于每年 12 月底前統(tǒng)一制定排期 各中心內(nèi)部會(huì)議由中心自行確定 會(huì)議通知和紀(jì)要在總經(jīng)辦文 員處備案 4 3 會(huì)議地點(diǎn) 和林基地 全國(guó)各事業(yè)部所在地 4 4 參會(huì)人員 營(yíng)運(yùn)系統(tǒng)例會(huì)參加人員為副總裁直管人員和總監(jiān)級(jí)以上人 員 其他人員以會(huì)議通知為準(zhǔn) 其他會(huì)議參會(huì)人員由會(huì)議組織 部門確定 4 5 會(huì)議主持 營(yíng)運(yùn)管理系統(tǒng)例會(huì)由行政中心總經(jīng)理主持 其他會(huì)議由會(huì) 議組織部門負(fù)責(zé)人或指定人員主持 4 6 會(huì)議記錄 營(yíng)運(yùn)管理系統(tǒng)例會(huì)由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)記錄 其他會(huì)議由會(huì)議組 織部門安排專人記錄 4 7 會(huì)議通知及匯報(bào)材料收集時(shí)間 至少在會(huì)議召開前一周將會(huì)議時(shí)間 地點(diǎn) 參會(huì)人員 會(huì) 議議程和匯報(bào)內(nèi)容等通知到參會(huì)人員或參會(huì)部門文件資料員 各部門依據(jù)會(huì)議通知要求提供匯報(bào)材料 4 8 匯報(bào)材料要求 工作計(jì)劃必須要定量 即達(dá)到 80 量化 不能定量的必須 要定性 即明確完成到什么程度 并體現(xiàn)重點(diǎn)工作的詳細(xì)計(jì)劃 工作規(guī)劃的匯報(bào)時(shí)間不得低于整體匯報(bào)時(shí)間的 50 工作完成情況要與目標(biāo)一一對(duì)應(yīng)且詳細(xì)敘述 對(duì)未完成或 完成效果不好的項(xiàng)目進(jìn)行分析 指出責(zé)任所在并制定改進(jìn)措施 3 正式會(huì)議以 PPT 形式匯報(bào) 匯報(bào)模板執(zhí)行組織部門要求 會(huì)議材料要提前進(jìn)行殺毒 系統(tǒng)例會(huì)材料統(tǒng)一使用 office 2003 sp3 編輯 如有影音 文件必須能用暴風(fēng)影音 2009 版打開 其他會(huì)議執(zhí)行組織方要求 在會(huì)議中需要討論解決的問題至少在會(huì)議前 3 個(gè)工作日提 交相關(guān)部門組織討論 并提交會(huì)議組織部門備案 其他匯報(bào)內(nèi)容根據(jù)會(huì)議通知要求進(jìn)行 4 9 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)要求 所有參會(huì)人員提前 5 分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng) 請(qǐng)假人員至少在會(huì)前 一天將假條遞交會(huì)務(wù)組織部門 否則視為缺席 除通知參會(huì)的人員外 其他人員參會(huì)必須在會(huì)議前 3 天與 組織部門聯(lián)系 會(huì)議期間不得隨意外出 手機(jī)全部靜音 系統(tǒng)級(jí)會(huì)議要求 手機(jī)放于指定存放處 會(huì)議期間應(yīng)保持良好的精神狀態(tài) 不做與會(huì)議無關(guān)事情 除記錄員外所有參會(huì)人員不得使用筆記本電腦 會(huì)議著裝執(zhí)行營(yíng)運(yùn)管理系統(tǒng)綜合治理管理制度要求 4 10 會(huì)議內(nèi)容傳達(dá)要求 為期一天的會(huì)議在會(huì)后 3 個(gè)工作日內(nèi)由會(huì)議組織部門網(wǎng)發(fā) 會(huì)議紀(jì)要 會(huì)期每增加一天紀(jì)要出具時(shí)間可相應(yīng)增加兩天 會(huì) 議紀(jì)要要求真實(shí)準(zhǔn)確 各部門收到后要在內(nèi)部傳達(dá)并張貼 針對(duì)會(huì)議工作部署 要求各部門負(fù)責(zé)人在參會(huì)后 2 個(gè)工作 日內(nèi)在內(nèi)部傳達(dá)并安排落實(shí) 4 11 會(huì)議落實(shí)要求 4 會(huì)議落實(shí)必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成 如出現(xiàn)工作實(shí)際未完成 但敷衍了事以其它完成工作代替的現(xiàn)象 或到落實(shí)期限才反饋 落實(shí)安排有變均按未完成判定 出具制度 方案類的落實(shí)內(nèi)容所規(guī)定的完成時(shí)間均指方案 最終簽發(fā)時(shí)間 如未在規(guī)定期限內(nèi)簽發(fā)均按未完成處理 由幾個(gè)部門協(xié)同完成的落實(shí)內(nèi)容 牽頭部門有協(xié)調(diào) 調(diào)配 各部門資源進(jìn)行相關(guān)落實(shí)活動(dòng)的權(quán)力 對(duì)于未按照要求配合落 實(shí)的部門具有依據(jù)制度追究責(zé)任的權(quán)力 會(huì)議落實(shí)結(jié)果必須在落實(shí)期限內(nèi)報(bào)送到組織部門 所有會(huì) 議落實(shí)結(jié)果要有部門第一負(fù)責(zé)人或被授權(quán)人審批簽字 落實(shí)時(shí)限 內(nèi)未提供完成結(jié)果或材料不全無法證明落實(shí)項(xiàng)目是否完成者 均視為未完成 在會(huì)議落實(shí)內(nèi)容未全部完成前如部門職責(zé)發(fā)生 變更 必須在職責(zé)變更 3 個(gè)工作日內(nèi)將落實(shí)工作移交到新的落 實(shí)部門 并將簽字的交接表在追蹤部門備案 否則仍追蹤原落 實(shí)部門 所有會(huì)議落實(shí)內(nèi)容的完成時(shí)間是指規(guī)定完成時(shí)間當(dāng)日的 17 00 前 過期視為未按時(shí)完成 5 考核標(biāo)準(zhǔn) 5 1 對(duì)會(huì)議組織部門考核標(biāo)準(zhǔn) 會(huì)務(wù)準(zhǔn)備不充分 安排不到位 通知不明確或出現(xiàn)其他影 響會(huì)議質(zhì)量問題 對(duì)會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)人負(fù)激勵(lì) 100 元 次 5 2 匯報(bào)材料提供考核標(biāo)準(zhǔn) 匯報(bào)材料未按時(shí)提供對(duì)匯報(bào)人負(fù)激勵(lì) 50 元 天 會(huì)場(chǎng)拷貝 材料負(fù)激勵(lì) 100 元 次 因現(xiàn)場(chǎng)拷貝材料導(dǎo)致會(huì)議延時(shí) 在上述基礎(chǔ)上負(fù)激勵(lì) 20 元 分鐘 系統(tǒng)級(jí)會(huì)議會(huì)場(chǎng)拷貝材料發(fā)現(xiàn)病毒負(fù)激勵(lì) 20 元 個(gè) 因 5 病毒造成電腦異常等影響會(huì)議情況負(fù)激勵(lì) 200 元 次 5 3 匯報(bào)內(nèi)容考核標(biāo)準(zhǔn) 未按會(huì)議要求準(zhǔn)備材料或匯報(bào)內(nèi)容出現(xiàn)漏項(xiàng) 不符合項(xiàng) 隱藏實(shí)際數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)不真實(shí)等情況 對(duì)匯報(bào)人負(fù)激勵(lì) 50 元 處 5 4 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)考核標(biāo)準(zhǔn) 會(huì)議中出現(xiàn)遲到 早退 中途離場(chǎng) 著裝不符 匯報(bào)不講 普通話 做與會(huì)議無關(guān)事情 注意力不集中 打瞌睡 手機(jī)響 不簽到等現(xiàn)象 系統(tǒng)級(jí)會(huì)議對(duì)責(zé)任人負(fù)激勵(lì) 50 元 次 無故不 到負(fù)激勵(lì) 200 元 次 其他會(huì)議無故不到負(fù)激勵(lì) 50 元 次 出現(xiàn) 上述其他不符負(fù)激勵(lì) 20 元 次 會(huì)議發(fā)言時(shí)稱呼職位 對(duì)稱呼方與被稱呼方各負(fù)激勵(lì) 25 元 次 如被稱呼方不在場(chǎng)時(shí)則免于負(fù)激勵(lì) 匯報(bào)超時(shí)負(fù)激勵(lì) 10 元 分鐘 以 100 元封頂 視頻或電話會(huì)議由于參會(huì)部門調(diào)試失誤導(dǎo)致會(huì)議延誤 對(duì) 責(zé)任部門負(fù)責(zé)人負(fù)激勵(lì) 20 元 分鐘 會(huì)議期間出現(xiàn)其他不符執(zhí)行 蒙牛集團(tuán)會(huì)務(wù)管理制度 考 核標(biāo)準(zhǔn) 5 5 會(huì)議傳達(dá)和落實(shí)考核標(biāo)準(zhǔn) 會(huì)議紀(jì)要未按時(shí)出具 對(duì)會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)人負(fù)激勵(lì) 50 元 天 如被反饋記錄有誤 失真 負(fù)激勵(lì) 50 元 處 例會(huì)精神未傳達(dá)或傳達(dá)不及時(shí) 如員工對(duì)例會(huì)安排工作不 清晰 對(duì)與本崗位相關(guān)落實(shí)工作不了解 未傳達(dá)和張貼例會(huì)精 神等 每次對(duì)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人負(fù)激勵(lì) 50 元 會(huì)議落實(shí)內(nèi)容未按時(shí)完成 系統(tǒng)或跨中心會(huì)議對(duì)責(zé)任部門 負(fù)責(zé)人負(fù)激勵(lì) 100 元 天 每項(xiàng)以 500 元封頂 再次追蹤時(shí)仍未 6 完成直接負(fù)激勵(lì) 500 元 項(xiàng) 中心及中心內(nèi)跨部門會(huì)議負(fù)激勵(lì) 50 元 天 每項(xiàng)以 200 元封頂 再次追蹤時(shí)仍未完成負(fù)激勵(lì) 200 元 項(xiàng) 其他會(huì)議負(fù)激勵(lì) 20 元 天 每項(xiàng)以 100 元封頂 再次追 蹤時(shí)仍未完成負(fù)激勵(lì) 100 元 項(xiàng) 會(huì)議落實(shí)回復(fù)內(nèi)容出現(xiàn)不準(zhǔn)確 漏項(xiàng)等問題 系統(tǒng) 中心 以及跨部門會(huì)議對(duì)部門負(fù)責(zé)人負(fù)激勵(lì) 50 元 處 其他會(huì)議對(duì)部 門負(fù)責(zé)人負(fù)激勵(lì) 20 元 處 系統(tǒng)或跨中心的會(huì)議 如屬兩個(gè)以上部門間互相推諉 扯 皮或相互影響而未完成工作 對(duì)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人各負(fù)激勵(lì) 100 元 天 如純屬由于其他部門原因造成未按計(jì)劃完成 無責(zé)任方 必須在落實(shí)期限內(nèi)將相關(guān)部門簽字確認(rèn)的無責(zé)任證明材料提供 至追蹤部門方能剔除責(zé)任考核 要求定期提供階段性數(shù)據(jù)或進(jìn)展者如未按時(shí)提供 依據(jù)集 團(tuán)材料報(bào)送管理制度進(jìn)行考核 集團(tuán)例會(huì)落實(shí)內(nèi)容未按時(shí)完成對(duì)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人負(fù)激勵(lì) 500 元 項(xiàng) 如果導(dǎo)致營(yíng)運(yùn)管理系統(tǒng)被集團(tuán)通報(bào)負(fù)激勵(lì) 1000 元 項(xiàng) 在驗(yàn)