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廣州裳界企業(yè)管理服務(wù)有限公司文件編號(hào) QP-001文件版本A/0文件管理控制程序文件性質(zhì)控制頁(yè) 碼6/51.0目的為確保公司所屬部門使用的文件能迅速且正確的流通，且各相關(guān)部門能適時(shí)獲得適當(dāng)且有效的文件版本。20范圍本程序適用于與本公司內(nèi)部質(zhì)量管理有關(guān)的各類文件資料（包括采用任何形式或類型的媒體的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、表單及外來(lái)文件資料等）的管理3. 0職責(zé)3.1管理者代表3.2各部門負(fù)責(zé)人序號(hào)文件類別/文件名稱文件編號(hào)制訂者審 核審批獲得途徑1一階文件質(zhì)量手冊(cè)(QM)見(jiàn)5.1管理代表總經(jīng)理人事行政部2二階文件程序文件(QP)各部門管理代表總經(jīng)辦人事行政部3三階文件制度、流程(WI)、作業(yè)指導(dǎo)書(SOP)等各部門管理代表總經(jīng)辦人事行政部4崗位職責(zé)人事行政部管理代表總經(jīng)辦人事行政部5四階文件質(zhì)量記錄表單各部門部門主管部門主管人事行政部4.0內(nèi)容4.1受控文件：指授權(quán)、更改及發(fā)放都受控制的文件，包括以下幾大類：4.1.1體系文件：包括各質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書（檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)）、表單等；4.1.2外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)類文件：包括國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)等標(biāo)準(zhǔn)類資料；4.1.3外來(lái)技術(shù)文件：包括客戶技術(shù)文件、客戶樣板、供方規(guī)格書類資料。4.2受控文件：文件分發(fā)后有任何修訂或文件取消，人事行政部將跟進(jìn)該文件。受控文件蓋有紅色“受控文件”印章；4.3非受控（參考）文件：作為參考目的而使用的文件；文件經(jīng)分發(fā)后，有任何修訂版本或文件取消，人事行政部將不跟進(jìn)該文件，非受控文件蓋有紅色“參考文件”印章；4.4受控文件原稿：授權(quán)者親筆簽名文件；4.5作廢文件：凡文件有新版發(fā)行時(shí)，人事行政部把舊版文件統(tǒng)一收回，人事行政人員在文件上加蓋紅色作廢章；5.0文件編碼5.1 編碼規(guī)則u 質(zhì)量手冊(cè)（一級(jí)文件）的編號(hào)：QMXX 流水號(hào)（01、02）質(zhì)量管理手冊(cè)u(píng) 管理程序文件（二級(jí)文件）的編號(hào):QP-XX流水號(hào)(01、02) 質(zhì)量管理體系程序文件u 作業(yè)指導(dǎo)性/標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性/工藝流程性（三級(jí)文件）文件的編號(hào):WIZZ-XXX流水號(hào)(001、002)部門代碼文件代碼（WI制度、流程/SOP作業(yè)指導(dǎo)書） u 表格及記錄（四級(jí)文件）的編號(hào):FM XXYYY-(A/0)版本/版次(初版為A/0，改版為A/1，以此類推) 表格流水號(hào)(001、002) 部門代碼 文件類別代號(hào)（FM）u 部門代碼：部門名稱管理者代表網(wǎng)絡(luò)部生產(chǎn)部PMC/倉(cāng)儲(chǔ)人事行政部外貿(mào)部研發(fā)部采購(gòu)部部門代碼MRNDPDMDHRSDTDID5.2 文件版次（即版本和修改次數(shù)）的修訂：5.2.1 版次以A/0表示，A/（1-99）代表版本，n（0-5）代表修改次數(shù)；5.2.2 第一次正式發(fā)行的版次為0版，以后文件有修訂時(shí)，修改次數(shù)每次遞增1， 如A/1、A/2以此類推；5.2.3 當(dāng)文件修訂5次后，則應(yīng)修訂版本（每次遞增1），即A/5版次文件經(jīng)修訂后，其版次變更為B/0以此類推，具體參照文件編碼表 ；5.2.4 四階文件質(zhì)量記錄不作編碼管制。5.3受控文件的制訂、修訂、廢止5.3.1 制訂：各部門視業(yè)務(wù)及組織任務(wù)需要擬定所需的文件后，交由部門主管審查總經(jīng)辦核準(zhǔn)頒布施行；5.3.2 修訂：文件若不符合現(xiàn)狀，需修訂、增訂的要由申請(qǐng)單位填寫文件申請(qǐng)單說(shuō)明修訂原因，修改完成的審查、總經(jīng)辦核準(zhǔn)、頒布發(fā)行程序內(nèi)容; 5.3.3 廢止：5.3.3.1文件廢止的申請(qǐng)、審查、核準(zhǔn)、頒布程序同文件修訂程序；5.3.3.2廢止后原文件編號(hào)列管，避免重復(fù)使用；5.3.3.3廢止文件原件保存期限為一年。5.4受控文件的分發(fā)5.4.1 文件由人事行政部負(fù)責(zé)編號(hào)，交相關(guān)單位審查核準(zhǔn)；5.4.2 各部門應(yīng)指定專人與人事行政部溝通；5.4.3 人事行政部按管理者代表指定范圍復(fù)制適當(dāng)份數(shù)，加蓋紅色“受控文件”章后發(fā)行，并請(qǐng)收文單位在文件分發(fā)及回收記錄表上簽收；5.4.4 受控文件須登錄于文件匯總表。5.5受控文件的收回5.5.1 修訂及廢止時(shí)，人事行政部在回收舊版文件時(shí)，應(yīng)注意數(shù)量及內(nèi)容完整性，并記錄于文件分發(fā)及回收記錄表上；5.5.2 文件的回收完成后，人事行政部應(yīng)更新文件匯總表。5.6受控文件的保存和銷毀5.6.1 受控文件的原件保存于人事行政部；5.6.2 受控文件及外來(lái)文件的接收和使用部門承擔(dān)保管好文件的責(zé)任，保持文件的齊全、清潔和統(tǒng)一；5.6.3 人事行政部每年定期發(fā)行文件匯總表給各部門，以檢查文件保管狀況并作相應(yīng)改善措拖；5.6.4 文件修訂和廢止時(shí)，人事行政部統(tǒng)一銷毀；5.6.5 因資料積累而保存的舊版文件，應(yīng)加蓋紅色作廢章，且與其它文件隔離放置（一般作廢文件保存期為三年）; 5.6.6 本公司文件所指的保存期限均指最短保存期限，實(shí)際保存期限可根據(jù)指示或某種考慮無(wú)限期延長(zhǎng)；5.7受控文件的申請(qǐng)和借閱; 5.7.1 因文件遺失或者補(bǔ)發(fā)或者增發(fā)的，應(yīng)由相關(guān)部門填寫文件申請(qǐng)單，經(jīng)部門主管及管理者代表核準(zhǔn)后方可發(fā)放；5.7.2 借閱文件須由部門主管填寫文件申請(qǐng)單，經(jīng)人事行政部登錄后，方可借閱，借閱部門應(yīng)負(fù)保全的責(zé)任；5.7.3 未經(jīng)許可任何人不得自行復(fù)制受控文件。5.8受控文件外發(fā)5.8.1 若因業(yè)務(wù)需要對(duì)外發(fā)行文件，應(yīng)由相關(guān)部門填寫文件申請(qǐng)單，經(jīng)管理者代表核準(zhǔn)后方可發(fā)行；5.8.2 該文件若是指導(dǎo)對(duì)方生產(chǎn)、運(yùn)作、設(shè)計(jì)則加蓋“受控文件”印章，人事行政部人員應(yīng)要求申請(qǐng)部門于文件分發(fā)及回收記錄表簽收；5.9 外來(lái)文件5.9.1 外來(lái)文件由總經(jīng)辦審核其適用性，由人事行政部加蓋藍(lán)色“外來(lái)文件”章交由相關(guān)部門。對(duì)此類外來(lái)文件，總經(jīng)辦審核其適用性，人事行政部應(yīng)對(duì)不適用的文件作回收處理；5.9.2 上述外來(lái)文件不另行編號(hào)，而使用其原有編號(hào)及版本，發(fā)行及回收同“受控文件”；5.10 各種產(chǎn)品信息管理5.10.1客戶提供的信息資料：由總經(jīng)辦識(shí)別，行政并加蓋藍(lán)色“外來(lái)文件”章和予以記錄；5.10.2 自制產(chǎn)品樣板照片：由研發(fā)部總監(jiān)校對(duì)核準(zhǔn)后交給人事行政部，人事行政部復(fù)印數(shù)份，并在復(fù)印件上加蓋藍(lán)色“受控文件”章后發(fā)至生產(chǎn)、品質(zhì)等部門；原件人事行政部交回研發(fā)部保存，上述發(fā)放結(jié)果人事行政部應(yīng)予以記錄；5.11 四階文件即質(zhì)量記錄表單的制訂、修改、廢止、分發(fā)程序按本文件控制程序執(zhí)行；5.12 文件審核：每年12月，由人事行政部組織各部門重新審核所有文件（含外來(lái)文件），確認(rèn)其有效性，必要時(shí)更新；5.13 電腦媒體資料的備份由人事行政部視情況進(jìn)行，當(dāng)電腦媒體資料與書面文件有沖突時(shí)，依書面文件為準(zhǔn)；5.14 信息交流與溝通：5.14.1信息有外部信息、內(nèi)部信息；A：外部信息包括市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)、勞動(dòng)、環(huán)保等；B：內(nèi)部信息包括日?；顒?dòng)信息、工藝變更通知，訂單信息、質(zhì)量異常信息、緊急事態(tài)活動(dòng)信息等；5.14.2信息的傳遞：A：如書面形式信息，可以直接將信息復(fù)印件發(fā)放給各個(gè)部門或轉(zhuǎn)化 為