中小學校檔案管理工作規(guī)范.doc

中小學校檔案管理工作規(guī)范一、檔案工作的基本原則（一）學校檔案是指在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。（二）學校檔案工作是辦好學校的重要基礎(chǔ)工作之一，是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標志，也是評估學校全面建設(shè)的重要內(nèi)容之一。（三）學校必須按照山東省中小學檔案管理暫行辦法管理好本校檔案。本校檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、安全、便于開發(fā)利用。（四）學校應制定立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入學校工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入各部門的職責范圍和有關(guān)人員崗位責任制；在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同時考慮做好檔案工作。（五）學校應設(shè)立綜合檔案室，明確一位校領(lǐng)導分管檔案工作，校內(nèi)各部門要有一位負責人分管本部門的檔案工作，并配備適當?shù)膶＃妫┞殭n案人員。學校領(lǐng)導要關(guān)心檔案人員的思想、工作、生活，不斷提高檔案人員的政治、業(yè)務素質(zhì)。檔案人員應相對穩(wěn)定。（六）學校要把檔案工作列入學校發(fā)展計劃，在人員、經(jīng)費、庫房、設(shè)備等方面給予保證。（七）學校檔案工作要逐步從經(jīng)驗管理向科學管理轉(zhuǎn)變，采用電子計算機等先進技術(shù)管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源，滿足教學和各項工作需要。二、檔案室的主要任務（一）貫徹執(zhí)行黨和國家檔案工作的方針、政策和法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作。（二）制定本校檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導檢查執(zhí)行情況。（三）負責收集、征集、整理、分類、鑒定、保管和統(tǒng)計全校各類檔案及有關(guān)資料。（四）開展檔案的利用工作。（五）參加信息工作的整體化建設(shè)，負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源。（六）參加檔案工作協(xié)作、學術(shù)研究和交流活動。（七）接受同級檔案部門及上級業(yè)務主管部門的監(jiān)督指導，培訓全校各有關(guān)部門兼職檔案工作人員。（八）開展檔案宣傳工作和利用者教育活動。（九）完成學校領(lǐng)導交辦的其他任務。三、檔案工作的制度建設(shè)（一）綜合性的規(guī)章制度，包括各種綜合性的實施辦法、細則和規(guī)定。（二）立卷、單份文件歸檔制度，包括各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。（三）檔案保管制度，包括檔案的安全保護和庫房、設(shè)備的管理措施。（四）檔案的保密、保衛(wèi)制度，包括檔案的保密、保衛(wèi)措施和對檔案人員的相應要求。（五）檔案統(tǒng)計制度，包括統(tǒng)計時間、類別、數(shù)量、內(nèi)容、檢索和利用工作。（六）利用制度，包括利用手續(xù)、方式、要求、批準權(quán)限和管理辦法等。（七）檔案的鑒定制度，包括鑒定原則、范圍、組織、辦法、程序、手續(xù)等。（八）崗位責任制，包括目標、職責、權(quán)限、任務、考核、獎懲措施等。四、檔案人員的素質(zhì)要求（一）能認真執(zhí)行黨和國家方針政策、公正廉潔，嚴守黨和國家機密。（二）能認真學習檔案專業(yè)知識、管理科學知識和其它相關(guān)學科知識，工作責任心強，敬業(yè)愛崗。（三）具有一定專業(yè)知識并經(jīng)上崗培訓。五、檔案的收集（一）收集范圍1、學校在教學、科研、管理各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的材料。（1）學校檔案的歸檔范圍共分七大類：黨政、教學、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、會計、特殊載體（含聲像）等。幼兒園還要增加衛(wèi)生保健類。（2）國內(nèi)外與學校有關(guān)的各種具有保存價值和其它資料。（3）校內(nèi)教職員工在其非職務范圍的公務活動中形成的文件材料，可交由學校檔案室作資料保存。2、建國前本學校的各類檔案。3、并入本校的單位的檔案資料。4、上級決定由本校保管的撤銷單位的檔案。（二）立卷歸檔分工。1、部門整理立卷歸檔是檔案工作的基本制度和基礎(chǔ)，校內(nèi)各部門必須分工明確，協(xié)同配合。2、學校領(lǐng)導及各職能部門分管檔案工作的負責人，都應把涉及相應范圍的檔案工作列入自己的職責范圍，督促有關(guān)部門、有關(guān)人員認真做好工作。3、全校性、綜合性的由校長辦公室負責整理歸檔，其余按部門職能分工負責立卷歸檔。4、整理立卷歸檔涉及多個部門的文件，應由主要職能部門歸口，其他部門形成的亦應相對集中。（三）歸檔文件和案卷的質(zhì)量要求。1、歸檔文件及案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管利用。文件材料必須準確反映學校教學、科研和管理活動的真實內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書寫材料應利于長期保存。（1）黨政類檔案，按“卷”整理的，依問題、時間或重要程度組卷。按“件”整理歸檔的，可采用年度類別（二級類目）保管期限的方法分類，文件數(shù)量少的單位可采用年度保管期限的方法分類。（2）教學、科研、基建、設(shè)備等專題性、成套性的檔案，按階段、項目、型號等分別組卷（具體參閱各工作規(guī)范）。（3）特殊載體類，按類別（指實物、照片、錄音、錄像）、內(nèi)容、項目組合。2、確定文件材料的保存價值，要根據(jù)學校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，準確進行判斷：（1）凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校、社會、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管；（2）凡反映學校一般工作活動，長期對學校和社會有查考利用價值的，列入長期保管；（3）凡在較短時期內(nèi)對學校工作有查考價值的，列為短期保管。3、對上級發(fā)來的文電，除少數(shù)直接針對本校，并要執(zhí)行的重要文件，應永久保管外，其余列為短期保管或作資料保管。4、卷內(nèi)文件排列，卷內(nèi)文件要求文字材料在前，圖樣在后（圖樣按目錄或圖號排列）、正文在前，文稿在后。5、編目：卷內(nèi)文件材料按排列次序打印卷內(nèi)文件目錄，并按頁依次在文件右上角（背面有文、圖的在左上角）編頁號。單份整理的文件材料按件號順序編制打印歸檔文件目錄。對文件材料原有題名不能隨意更改和簡化，若原有題名無實質(zhì)內(nèi)容或無題名的，要重新擬定并在前后加 。沒有責任者、日期的文件，要考證清楚，及時補上。會議記錄應概括出主要內(nèi)容。聲像材料應按規(guī)定內(nèi)容標出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見號。6、填寫備考表應將卷內(nèi)文件材料立卷情況說明，立卷人、檢查人姓名、時間填上。檢查人應是立卷單位負責人。7、案卷題名：案卷題名應簡明確切，體式一致。題名須包括責任者、內(nèi)容、名稱（文種）等。字數(shù)不超過50個字。8、案卷裝訂：案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡模糊的應復制與原件放在一起。裝訂使用軟封面，并用毛筆、鋼筆或計算機打印封面的題名和應填寫的項目。（四）歸檔時間和手續(xù)。1、黨政部門和按年度歸檔的部門應在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交綜合檔案室。2、教學部門和按教學年度歸檔的部門應在每學年結(jié)束后三個月內(nèi)，將文件材料整理立卷，并移交綜合檔案室。3、科研檔案應在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內(nèi)歸檔。教師在公開刊物上發(fā)表的論文、出版的專著應在出版后及時歸檔。4、基建文件材料歸檔工作應與工程建設(shè)同步進行，在項目完成通過鑒定驗收時應通知檔案部門參加，工程驗收后三個月內(nèi)將基建全過程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。5、設(shè)備儀器檔案，在設(shè)備儀器開箱時，有關(guān)部門應通知檔案室參加驗收，安裝調(diào)試后一個月內(nèi)主辦部門應將全部相關(guān)材料整理好移交綜合檔案室。6、會計檔案按年度由財務部門按要求和規(guī)定整理歸檔，在財務部門保管三年期滿后的次年6月底前移交綜合檔案室。7、特殊載體檔案在每項工作完成后，由主辦部門將聲像材料和文字簡介或?qū)嵨铮?個月內(nèi)移交綜合檔案室歸檔。8、隨時接收上級規(guī)定應接收的檔案。9、接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊，一式二份，交接雙方要簽名蓋章。六、檔案的整理（一）劃分全宗1、檔案必須按全宗整理，同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。2、建國后學校形成的包括各門類和載體的檔案作一個全宗，全宗名稱隨學校名稱變動而改變。（二）檔案的分類、編號。1、檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類編號。2、分類是以全宗為單位，按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合記述的內(nèi)容性質(zhì)，對庫存檔案整理、編號、排架。（三）檔案檢索工具的編制。1、案卷目錄應根據(jù)不同門類檔案的具體情況分年度編制，做到不出現(xiàn)重復的檔號。2、從實際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具：全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引。七、檔案的計算機管理（一）檔案管理應納入學校自動化信息管理網(wǎng)絡，可使用廣東省檔案局推薦的與本規(guī)范配套的計算機檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。（二）計算機檔案管理系統(tǒng)應用軟件的配置環(huán)境、機種選型要和本單位自動化信息管理網(wǎng)絡一致。最好盡可能選用容量較大，檔次較高的計算機，以保證檔案科學管理的需要和學校教育管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。八、檔案的保管（一）庫房要求。1、新設(shè)置的庫房應基本符合國家檔案部門的有關(guān)規(guī)定。原有不合格庫房，應按規(guī)范逐步改造。新建校辦公樓或數(shù)字樓應考慮檔案庫房的設(shè)置。2、庫房應有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設(shè)施。3、庫房標準溫度為1424C，標準相對濕度為4560%。（二）庫房應根據(jù)工作需要逐步配置計算機、復印機、抽濕機、空調(diào)機、吸塵器等必須的設(shè)備。（三）檔案入庫時應檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔號順序排列。（四）庫房排架應從左至右，從上至下依分類大綱次序和檔號順序排架，庫房排架應編順序號，各柜、各庫均應有檔案資料存放指引卡和示意圖。（五）綜合檔案室應對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，對破損、褪變檔案要及時修補復制。九、檔案的鑒定和統(tǒng)計（一）檔案的鑒定。1、綜合檔案室應根據(jù)本規(guī)范并結(jié)合國家有關(guān)保管期限原則規(guī)定，對已到期的檔案進行鑒定。2、在分管校長領(lǐng)導下，由檔案室和相關(guān)部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個年度或一個項目的成套檔案材料為基礎(chǔ)，按照分工，個人初鑒，集體審查，對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經(jīng)分管校長批準后，方可存毀。3、銷毀檔案必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。（二）檔案的統(tǒng)計。1、建立健全統(tǒng)計臺帳并指定專人負責，掌握檔案的接收、整理、利用、移出、銷毀和庫存內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按檔案行政管理部門和上級主管部門的要求及時報送各種報表。2、按上級主管部門和學校要求進行定期的綜合或?qū)ｍ椊y(tǒng)計分析。3、對統(tǒng)計數(shù)字進行綜合分析，找出存在的問題，提出改進措施、建議，并報學校領(lǐng)導審閱。十、檔案的開發(fā)利用（一）檔案人員要熟悉庫藏，主動為校領(lǐng)導和各部門提供利用服務。1、要充分發(fā)揮各校優(yōu)勢，加強內(nèi)外信息的綜合開發(fā)利用，發(fā)揮檔案的信息功能，定期跟蹤服務，提高其社會效益和經(jīng)濟效益。2、綜合檔案室內(nèi)應有閱覽室和復印設(shè)備，為利用者提供方便。（二）珍貴檔案應以復制件代替原件提供利用。（三）建立健全利用手續(xù)。1、凡利用庫藏檔案，均應按規(guī)定辦理利用手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，經(jīng)批準才能給予利用。2、利用結(jié)束后，利用者應如實填寫檔案利用效果登記表，留檔案室存查。3、學校檔案一般不外借，特殊情況，經(jīng)校領(lǐng)導批準后方能借出。對借出的檔案室要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應寫出書面報告，并根據(jù)不同情況，報學校按規(guī)定嚴肅處理。十一、檔案的編研和學術(shù)研究（一）學