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文檔簡介
中小學校檔案管理工作規(guī)范一、檔案工作的基本原則(一)學校檔案是指在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。(二)學校檔案工作是辦好學校的重要基礎(chǔ)工作之一,是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標志,也是評估學校全面建設(shè)的重要內(nèi)容之一。(三)學校必須按照山東省中小學檔案管理暫行辦法管理好本校檔案。本校檔案必須實行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準確、安全、便于開發(fā)利用。(四)學校應制定立卷歸檔制度,逐步做到“三納入”、“四同步”:納入學校工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入各部門的職責范圍和有關(guān)人員崗位責任制;在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時,要同時考慮做好檔案工作。(五)學校應設(shè)立綜合檔案室,明確一位校領(lǐng)導分管檔案工作,校內(nèi)各部門要有一位負責人分管本部門的檔案工作,并配備適當?shù)膶#妫┞殭n案人員。學校領(lǐng)導要關(guān)心檔案人員的思想、工作、生活,不斷提高檔案人員的政治、業(yè)務素質(zhì)。檔案人員應相對穩(wěn)定。(六)學校要把檔案工作列入學校發(fā)展計劃,在人員、經(jīng)費、庫房、設(shè)備等方面給予保證。(七)學校檔案工作要逐步從經(jīng)驗管理向科學管理轉(zhuǎn)變,采用電子計算機等先進技術(shù)管理檔案,大力開發(fā)檔案信息資源,滿足教學和各項工作需要。二、檔案室的主要任務(一)貫徹執(zhí)行黨和國家檔案工作的方針、政策和法規(guī),規(guī)劃全校檔案工作。(二)制定本校檔案工作規(guī)章制度,監(jiān)督、指導檢查執(zhí)行情況。(三)負責收集、征集、整理、分類、鑒定、保管和統(tǒng)計全校各類檔案及有關(guān)資料。(四)開展檔案的利用工作。(五)參加信息工作的整體化建設(shè),負責編輯檔案參考資料,編制檢索工具,積極開發(fā)檔案信息資源。(六)參加檔案工作協(xié)作、學術(shù)研究和交流活動。(七)接受同級檔案部門及上級業(yè)務主管部門的監(jiān)督指導,培訓全校各有關(guān)部門兼職檔案工作人員。(八)開展檔案宣傳工作和利用者教育活動。(九)完成學校領(lǐng)導交辦的其他任務。三、檔案工作的制度建設(shè)(一)綜合性的規(guī)章制度,包括各種綜合性的實施辦法、細則和規(guī)定。(二)立卷、單份文件歸檔制度,包括各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。(三)檔案保管制度,包括檔案的安全保護和庫房、設(shè)備的管理措施。(四)檔案的保密、保衛(wèi)制度,包括檔案的保密、保衛(wèi)措施和對檔案人員的相應要求。(五)檔案統(tǒng)計制度,包括統(tǒng)計時間、類別、數(shù)量、內(nèi)容、檢索和利用工作。(六)利用制度,包括利用手續(xù)、方式、要求、批準權(quán)限和管理辦法等。(七)檔案的鑒定制度,包括鑒定原則、范圍、組織、辦法、程序、手續(xù)等。(八)崗位責任制,包括目標、職責、權(quán)限、任務、考核、獎懲措施等。四、檔案人員的素質(zhì)要求(一)能認真執(zhí)行黨和國家方針政策、公正廉潔,嚴守黨和國家機密。(二)能認真學習檔案專業(yè)知識、管理科學知識和其它相關(guān)學科知識,工作責任心強,敬業(yè)愛崗。(三)具有一定專業(yè)知識并經(jīng)上崗培訓。五、檔案的收集(一)收集范圍1、學校在教學、科研、管理各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的材料。(1)學校檔案的歸檔范圍共分七大類:黨政、教學、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、會計、特殊載體(含聲像)等。幼兒園還要增加衛(wèi)生保健類。(2)國內(nèi)外與學校有關(guān)的各種具有保存價值和其它資料。(3)校內(nèi)教職員工在其非職務范圍的公務活動中形成的文件材料,可交由學校檔案室作資料保存。2、建國前本學校的各類檔案。3、并入本校的單位的檔案資料。4、上級決定由本校保管的撤銷單位的檔案。(二)立卷歸檔分工。1、部門整理立卷歸檔是檔案工作的基本制度和基礎(chǔ),校內(nèi)各部門必須分工明確,協(xié)同配合。2、學校領(lǐng)導及各職能部門分管檔案工作的負責人,都應把涉及相應范圍的檔案工作列入自己的職責范圍,督促有關(guān)部門、有關(guān)人員認真做好工作。3、全校性、綜合性的由校長辦公室負責整理歸檔,其余按部門職能分工負責立卷歸檔。4、整理立卷歸檔涉及多個部門的文件,應由主要職能部門歸口,其他部門形成的亦應相對集中。(三)歸檔文件和案卷的質(zhì)量要求。1、歸檔文件及案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律,保持彼此之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管利用。文件材料必須準確反映學校教學、科研和管理活動的真實內(nèi)容,手續(xù)完備,制作和書寫材料應利于長期保存。(1)黨政類檔案,按“卷”整理的,依問題、時間或重要程度組卷。按“件”整理歸檔的,可采用年度類別(二級類目)保管期限的方法分類,文件數(shù)量少的單位可采用年度保管期限的方法分類。(2)教學、科研、基建、設(shè)備等專題性、成套性的檔案,按階段、項目、型號等分別組卷(具體參閱各工作規(guī)范)。(3)特殊載體類,按類別(指實物、照片、錄音、錄像)、內(nèi)容、項目組合。2、確定文件材料的保存價值,要根據(jù)學校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要,準確進行判斷:(1)凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌,對本校、社會、歷史研究有長遠利用價值的,列為永久保管;(2)凡反映學校一般工作活動,長期對學校和社會有查考利用價值的,列入長期保管;(3)凡在較短時期內(nèi)對學校工作有查考價值的,列為短期保管。3、對上級發(fā)來的文電,除少數(shù)直接針對本校,并要執(zhí)行的重要文件,應永久保管外,其余列為短期保管或作資料保管。4、卷內(nèi)文件排列,卷內(nèi)文件要求文字材料在前,圖樣在后(圖樣按目錄或圖號排列)、正文在前,文稿在后。5、編目:卷內(nèi)文件材料按排列次序打印卷內(nèi)文件目錄,并按頁依次在文件右上角(背面有文、圖的在左上角)編頁號。單份整理的文件材料按件號順序編制打印歸檔文件目錄。對文件材料原有題名不能隨意更改和簡化,若原有題名無實質(zhì)內(nèi)容或無題名的,要重新擬定并在前后加 。沒有責任者、日期的文件,要考證清楚,及時補上。會議記錄應概括出主要內(nèi)容。聲像材料應按規(guī)定內(nèi)容標出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見號。6、填寫備考表應將卷內(nèi)文件材料立卷情況說明,立卷人、檢查人姓名、時間填上。檢查人應是立卷單位負責人。7、案卷題名:案卷題名應簡明確切,體式一致。題名須包括責任者、內(nèi)容、名稱(文種)等。字數(shù)不超過50個字。8、案卷裝訂:案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物,托裱破損文件,字跡模糊的應復制與原件放在一起。裝訂使用軟封面,并用毛筆、鋼筆或計算機打印封面的題名和應填寫的項目。(四)歸檔時間和手續(xù)。1、黨政部門和按年度歸檔的部門應在次年三月底之前初步立卷(整理)后,移交綜合檔案室。2、教學部門和按教學年度歸檔的部門應在每學年結(jié)束后三個月內(nèi),將文件材料整理立卷,并移交綜合檔案室。3、科研檔案應在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內(nèi)歸檔。教師在公開刊物上發(fā)表的論文、出版的專著應在出版后及時歸檔。4、基建文件材料歸檔工作應與工程建設(shè)同步進行,在項目完成通過鑒定驗收時應通知檔案部門參加,工程驗收后三個月內(nèi)將基建全過程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好,并移交綜合檔案室。5、設(shè)備儀器檔案,在設(shè)備儀器開箱時,有關(guān)部門應通知檔案室參加驗收,安裝調(diào)試后一個月內(nèi)主辦部門應將全部相關(guān)材料整理好移交綜合檔案室。6、會計檔案按年度由財務部門按要求和規(guī)定整理歸檔,在財務部門保管三年期滿后的次年6月底前移交綜合檔案室。7、特殊載體檔案在每項工作完成后,由主辦部門將聲像材料和文字簡介或?qū)嵨铮?個月內(nèi)移交綜合檔案室歸檔。8、隨時接收上級規(guī)定應接收的檔案。9、接收檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊,一式二份,交接雙方要簽名蓋章。六、檔案的整理(一)劃分全宗1、檔案必須按全宗整理,同一全宗的檔案不能分散,不同全宗的檔案不能混雜。2、建國后學校形成的包括各門類和載體的檔案作一個全宗,全宗名稱隨學校名稱變動而改變。(二)檔案的分類、編號。1、檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎(chǔ)上,按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類編號。2、分類是以全宗為單位,按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇,結(jié)合記述的內(nèi)容性質(zhì),對庫存檔案整理、編號、排架。(三)檔案檢索工具的編制。1、案卷目錄應根據(jù)不同門類檔案的具體情況分年度編制,做到不出現(xiàn)重復的檔號。2、從實際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具:全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引。七、檔案的計算機管理(一)檔案管理應納入學校自動化信息管理網(wǎng)絡,可使用廣東省檔案局推薦的與本規(guī)范配套的計算機檔案管理系統(tǒng),提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。(二)計算機檔案管理系統(tǒng)應用軟件的配置環(huán)境、機種選型要和本單位自動化信息管理網(wǎng)絡一致。最好盡可能選用容量較大,檔次較高的計算機,以保證檔案科學管理的需要和學校教育管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。八、檔案的保管(一)庫房要求。1、新設(shè)置的庫房應基本符合國家檔案部門的有關(guān)規(guī)定。原有不合格庫房,應按規(guī)范逐步改造。新建校辦公樓或數(shù)字樓應考慮檔案庫房的設(shè)置。2、庫房應有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設(shè)施。3、庫房標準溫度為1424C,標準相對濕度為4560%。(二)庫房應根據(jù)工作需要逐步配置計算機、復印機、抽濕機、空調(diào)機、吸塵器等必須的設(shè)備。(三)檔案入庫時應檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位,按不同門類、載體,依檔號順序排列。(四)庫房排架應從左至右,從上至下依分類大綱次序和檔號順序排架,庫房排架應編順序號,各柜、各庫均應有檔案資料存放指引卡和示意圖。(五)綜合檔案室應對檔案的安全定期組織檢查,記錄在案。發(fā)現(xiàn)問題,及時解決,對破損、褪變檔案要及時修補復制。九、檔案的鑒定和統(tǒng)計(一)檔案的鑒定。1、綜合檔案室應根據(jù)本規(guī)范并結(jié)合國家有關(guān)保管期限原則規(guī)定,對已到期的檔案進行鑒定。2、在分管校長領(lǐng)導下,由檔案室和相關(guān)部門組成鑒定小組,采用直接鑒定的方法,以一個年度或一個項目的成套檔案材料為基礎(chǔ),按照分工,個人初鑒,集體審查,對到期的檔案,提出銷毀或延長保管期限的意見,登記造冊,經(jīng)分管校長批準后,方可存毀。3、銷毀檔案必須有兩人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。(二)檔案的統(tǒng)計。1、建立健全統(tǒng)計臺帳并指定專人負責,掌握檔案的接收、整理、利用、移出、銷毀和庫存內(nèi)各種情況數(shù)據(jù),按檔案行政管理部門和上級主管部門的要求及時報送各種報表。2、按上級主管部門和學校要求進行定期的綜合或?qū)m椊y(tǒng)計分析。3、對統(tǒng)計數(shù)字進行綜合分析,找出存在的問題,提出改進措施、建議,并報學校領(lǐng)導審閱。十、檔案的開發(fā)利用(一)檔案人員要熟悉庫藏,主動為校領(lǐng)導和各部門提供利用服務。1、要充分發(fā)揮各校優(yōu)勢,加強內(nèi)外信息的綜合開發(fā)利用,發(fā)揮檔案的信息功能,定期跟蹤服務,提高其社會效益和經(jīng)濟效益。2、綜合檔案室內(nèi)應有閱覽室和復印設(shè)備,為利用者提供方便。(二)珍貴檔案應以復制件代替原件提供利用。(三)建立健全利用手續(xù)。1、凡利用庫藏檔案,均應按規(guī)定辦理利用手續(xù),填寫檔案借閱登記表,經(jīng)批準才能給予利用。2、利用結(jié)束后,利用者應如實填寫檔案利用效果登記表,留檔案室存查。3、學校檔案一般不外借,特殊情況,經(jīng)校領(lǐng)導批準后方能借出。對借出的檔案室要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞或丟失,應寫出書面報告,并根據(jù)不同情況,報學校按規(guī)定嚴肅處理。十一、檔案的編研和學術(shù)研究(一)學
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