中小學(xué)校檔案管理工作規(guī)范.doc

中小學(xué)校檔案管理工作規(guī)范一、檔案工作的基本原則（一）學(xué)校檔案是指在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。（二）學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，也是評(píng)估學(xué)校全面建設(shè)的重要內(nèi)容之一。（三）學(xué)校必須按照山東省中小學(xué)檔案管理暫行辦法管理好本校檔案。本校檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、安全、便于開(kāi)發(fā)利用。（四）學(xué)校應(yīng)制定立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入學(xué)校工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入各部門(mén)的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)考慮做好檔案工作。（五）學(xué)校應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，校內(nèi)各部門(mén)要有一位負(fù)責(zé)人分管本部門(mén)的檔案工作，并配備適當(dāng)?shù)膶?zhuān)（兼）職檔案人員。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心檔案人員的思想、工作、生活，不斷提高檔案人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案人員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定。（六）學(xué)校要把檔案工作列入學(xué)校發(fā)展計(jì)劃，在人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備等方面給予保證。（七）學(xué)校檔案工作要逐步從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，采用電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)管理檔案，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，滿(mǎn)足教學(xué)和各項(xiàng)工作需要。二、檔案室的主要任務(wù)（一）貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家檔案工作的方針、政策和法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作。（二）制定本校檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)檢查執(zhí)行情況。（三）負(fù)責(zé)收集、征集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)全校各類(lèi)檔案及有關(guān)資料。（四）開(kāi)展檔案的利用工作。（五）參加信息工作的整體化建設(shè)，負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源。（六）參加檔案工作協(xié)作、學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。（七）接受同級(jí)檔案部門(mén)及上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)，培訓(xùn)全校各有關(guān)部門(mén)兼職檔案工作人員。（八）開(kāi)展檔案宣傳工作和利用者教育活動(dòng)。（九）完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。三、檔案工作的制度建設(shè)（一）綜合性的規(guī)章制度，包括各種綜合性的實(shí)施辦法、細(xì)則和規(guī)定。（二）立卷、單份文件歸檔制度，包括各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。（三）檔案保管制度，包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備的管理措施。（四）檔案的保密、保衛(wèi)制度，包括檔案的保密、保衛(wèi)措施和對(duì)檔案人員的相應(yīng)要求。（五）檔案統(tǒng)計(jì)制度，包括統(tǒng)計(jì)時(shí)間、類(lèi)別、數(shù)量、內(nèi)容、檢索和利用工作。（六）利用制度，包括利用手續(xù)、方式、要求、批準(zhǔn)權(quán)限和管理辦法等。（七）檔案的鑒定制度，包括鑒定原則、范圍、組織、辦法、程序、手續(xù)等。（八）崗位責(zé)任制，包括目標(biāo)、職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核、獎(jiǎng)懲措施等。四、檔案人員的素質(zhì)要求（一）能認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家方針政策、公正廉潔，嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密。（二）能認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、管理科學(xué)知識(shí)和其它相關(guān)學(xué)科知識(shí)，工作責(zé)任心強(qiáng)，敬業(yè)愛(ài)崗。（三）具有一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)并經(jīng)上崗培訓(xùn)。五、檔案的收集（一）收集范圍1、學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的材料。（1）學(xué)校檔案的歸檔范圍共分七大類(lèi)：黨政、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、會(huì)計(jì)、特殊載體（含聲像）等。幼兒園還要增加衛(wèi)生保健類(lèi)。（2）國(guó)內(nèi)外與學(xué)校有關(guān)的各種具有保存價(jià)值和其它資料。（3）校內(nèi)教職員工在其非職務(wù)范圍的公務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，可交由學(xué)校檔案室作資料保存。2、建國(guó)前本學(xué)校的各類(lèi)檔案。3、并入本校的單位的檔案資料。4、上級(jí)決定由本校保管的撤銷(xiāo)單位的檔案。（二）立卷歸檔分工。1、部門(mén)整理立卷歸檔是檔案工作的基本制度和基礎(chǔ)，校內(nèi)各部門(mén)必須分工明確，協(xié)同配合。2、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門(mén)分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，都應(yīng)把涉及相應(yīng)范圍的檔案工作列入自己的職責(zé)范圍，督促有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員認(rèn)真做好工作。3、全校性、綜合性的由校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)整理歸檔，其余按部門(mén)職能分工負(fù)責(zé)立卷歸檔。4、整理立卷歸檔涉及多個(gè)部門(mén)的文件，應(yīng)由主要職能部門(mén)歸口，其他部門(mén)形成的亦應(yīng)相對(duì)集中。（三）歸檔文件和案卷的質(zhì)量要求。1、歸檔文件及案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管利用。文件材料必須準(zhǔn)確反映學(xué)校教學(xué)、科研和管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)利于長(zhǎng)期保存。（1）黨政類(lèi)檔案，按“卷”整理的，依問(wèn)題、時(shí)間或重要程度組卷。按“件”整理歸檔的，可采用年度類(lèi)別（二級(jí)類(lèi)目）保管期限的方法分類(lèi)，文件數(shù)量少的單位可采用年度保管期限的方法分類(lèi)。（2）教學(xué)、科研、基建、設(shè)備等專(zhuān)題性、成套性的檔案，按階段、項(xiàng)目、型號(hào)等分別組卷（具體參閱各工作規(guī)范）。（3）特殊載體類(lèi)，按類(lèi)別（指實(shí)物、照片、錄音、錄像）、內(nèi)容、項(xiàng)目組合。2、確定文件材料的保存價(jià)值，要根據(jù)學(xué)校工作需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，準(zhǔn)確進(jìn)行判斷：（1）凡反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本校、社會(huì)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管；（2）凡反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，長(zhǎng)期對(duì)學(xué)校和社會(huì)有查考利用價(jià)值的，列入長(zhǎng)期保管；（3）凡在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考價(jià)值的，列為短期保管。3、對(duì)上級(jí)發(fā)來(lái)的文電，除少數(shù)直接針對(duì)本校，并要執(zhí)行的重要文件，應(yīng)永久保管外，其余列為短期保管或作資料保管。4、卷內(nèi)文件排列，卷內(nèi)文件要求文字材料在前，圖樣在后（圖樣按目錄或圖號(hào)排列）、正文在前，文稿在后。5、編目：卷內(nèi)文件材料按排列次序打印卷內(nèi)文件目錄，并按頁(yè)依次在文件右上角（背面有文、圖的在左上角）編頁(yè)號(hào)。單份整理的文件材料按件號(hào)順序編制打印歸檔文件目錄。對(duì)文件材料原有題名不能隨意更改和簡(jiǎn)化，若原有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無(wú)題名的，要重新擬定并在前后加 。沒(méi)有責(zé)任者、日期的文件，要考證清楚，及時(shí)補(bǔ)上。會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見(jiàn)號(hào)。6、填寫(xiě)備考表應(yīng)將卷內(nèi)文件材料立卷情況說(shuō)明，立卷人、檢查人姓名、時(shí)間填上。檢查人應(yīng)是立卷單位負(fù)責(zé)人。7、案卷題名：案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明確切，體式一致。題名須包括責(zé)任者、內(nèi)容、名稱(chēng)（文種）等。字?jǐn)?shù)不超過(guò)50個(gè)字。8、案卷裝訂：案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。裝訂使用軟封面，并用毛筆、鋼筆或計(jì)算機(jī)打印封面的題名和應(yīng)填寫(xiě)的項(xiàng)目。（四）歸檔時(shí)間和手續(xù)。1、黨政部門(mén)和按年度歸檔的部門(mén)應(yīng)在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交綜合檔案室。2、教學(xué)部門(mén)和按教學(xué)年度歸檔的部門(mén)應(yīng)在每學(xué)年結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)，將文件材料整理立卷，并移交綜合檔案室。3、科研檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。教師在公開(kāi)刊物上發(fā)表的論文、出版的專(zhuān)著應(yīng)在出版后及時(shí)歸檔。4、基建文件材料歸檔工作應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行，在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收時(shí)應(yīng)通知檔案部門(mén)參加，工程驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)將基建全過(guò)程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。5、設(shè)備儀器檔案，在設(shè)備儀器開(kāi)箱時(shí)，有關(guān)部門(mén)應(yīng)通知檔案室參加驗(yàn)收，安裝調(diào)試后一個(gè)月內(nèi)主辦部門(mén)應(yīng)將全部相關(guān)材料整理好移交綜合檔案室。6、會(huì)計(jì)檔案按年度由財(cái)務(wù)部門(mén)按要求和規(guī)定整理歸檔，在財(cái)務(wù)部門(mén)保管三年期滿(mǎn)后的次年6月底前移交綜合檔案室。7、特殊載體檔案在每項(xiàng)工作完成后，由主辦部門(mén)將聲像材料和文字簡(jiǎn)介或?qū)嵨?，?個(gè)月內(nèi)移交綜合檔案室歸檔。8、隨時(shí)接收上級(jí)規(guī)定應(yīng)接收的檔案。9、接收檔案必須履行手續(xù)，填寫(xiě)移交清冊(cè)，一式二份，交接雙方要簽名蓋章。六、檔案的整理（一）劃分全宗1、檔案必須按全宗整理，同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。2、建國(guó)后學(xué)校形成的包括各門(mén)類(lèi)和載體的檔案作一個(gè)全宗，全宗名稱(chēng)隨學(xué)校名稱(chēng)變動(dòng)而改變。（二）檔案的分類(lèi)、編號(hào)。1、檔案分類(lèi)編號(hào)是在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類(lèi)編號(hào)。2、分類(lèi)是以全宗為單位，按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合記述的內(nèi)容性質(zhì)，對(duì)庫(kù)存檔案整理、編號(hào)、排架。（三）檔案檢索工具的編制。1、案卷目錄應(yīng)根據(jù)不同門(mén)類(lèi)檔案的具體情況分年度編制，做到不出現(xiàn)重復(fù)的檔號(hào)。2、從實(shí)際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具：全宗介紹、分類(lèi)目錄、全引目錄、專(zhuān)題目錄和文件字號(hào)索引。七、檔案的計(jì)算機(jī)管理（一）檔案管理應(yīng)納入學(xué)校自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò)，可使用廣東省檔案局推薦的與本規(guī)范配套的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，提高開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的能力。（二）計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的配置環(huán)境、機(jī)種選型要和本單位自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò)一致。最好盡可能選用容量較大，檔次較高的計(jì)算機(jī)，以保證檔案科學(xué)管理的需要和學(xué)校教育管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。八、檔案的保管（一）庫(kù)房要求。1、新設(shè)置的庫(kù)房應(yīng)基本符合國(guó)家檔案部門(mén)的有關(guān)規(guī)定。原有不合格庫(kù)房，應(yīng)按規(guī)范逐步改造。新建校辦公樓或數(shù)字樓應(yīng)考慮檔案庫(kù)房的設(shè)置。2、庫(kù)房應(yīng)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施。3、庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)溫度為1424C，標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)濕度為4560%。（二）庫(kù)房應(yīng)根據(jù)工作需要逐步配置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、抽濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、吸塵器等必須的設(shè)備。（三）檔案入庫(kù)時(shí)應(yīng)檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位，按不同門(mén)類(lèi)、載體，依檔號(hào)順序排列。（四）庫(kù)房排架應(yīng)從左至右，從上至下依分類(lèi)大綱次序和檔號(hào)順序排架，庫(kù)房排架應(yīng)編順序號(hào)，各柜、各庫(kù)均應(yīng)有檔案資料存放指引卡和示意圖。（五）綜合檔案室應(yīng)對(duì)檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決，對(duì)破損、褪變檔案要及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制。九、檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)（一）檔案的鑒定。1、綜合檔案室應(yīng)根據(jù)本規(guī)范并結(jié)合國(guó)家有關(guān)保管期限原則規(guī)定，對(duì)已到期的檔案進(jìn)行鑒定。2、在分管校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案室和相關(guān)部門(mén)組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個(gè)年度或一個(gè)項(xiàng)目的成套檔案材料為基礎(chǔ)，按照分工，個(gè)人初鑒，集體審查，對(duì)到期的檔案，提出銷(xiāo)毀或延長(zhǎng)保管期限的意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)分管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可存毀。3、銷(xiāo)毀檔案必須有兩人監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。（二）檔案的統(tǒng)計(jì)。1、建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，掌握檔案的接收、整理、利用、移出、銷(xiāo)毀和庫(kù)存內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按檔案行政管理部門(mén)和上級(jí)主管部門(mén)的要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。2、按上級(jí)主管部門(mén)和學(xué)校要求進(jìn)行定期的綜合或?qū)ｍ?xiàng)統(tǒng)計(jì)分析。3、對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字進(jìn)行綜合分析，找出存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施、建議，并報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱。十、檔案的開(kāi)發(fā)利用（一）檔案人員要熟悉庫(kù)藏，主動(dòng)為校領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)提供利用服務(wù)。1、要充分發(fā)揮各校優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)內(nèi)外信息的綜合開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮檔案的信息功能，定期跟蹤服務(wù)，提高其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。2、綜合檔案室內(nèi)應(yīng)有閱覽室和復(fù)印設(shè)備，為利用者提供方便。（二）珍貴檔案應(yīng)以復(fù)制件代替原件提供利用。（三）建立健全利用手續(xù)。1、凡利用庫(kù)藏檔案，均應(yīng)按規(guī)定辦理利用手續(xù)，填寫(xiě)檔案借閱登記表，經(jīng)批準(zhǔn)才能給予利用。2、利用結(jié)束后，利用者應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)檔案利用效果登記表，留檔案室存查。3、學(xué)校檔案一般不外借，特殊情況，經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借出。對(duì)借出的檔案室要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，并根據(jù)不同情況，報(bào)學(xué)校按規(guī)定嚴(yán)肅處理。十一、檔案的編研和學(xué)術(shù)研究（一）學(xué)