辦公室6S管理辦法(初稿).doc

曙光集團辦公室6S管理辦法（初稿）為了提高工作效率，有效地加速辦公室工作環(huán)境和工作狀況的調整及改良，同時發(fā)揮辦公室對外窗口的作用，樹立企業(yè)良好的對內對外形象，特制定本辦法。一、6S管理的定義和作用 “6S管理”是現代企業(yè)辦公場所行之有效的現場管理理念和方法，其作用是：提高效率，保證質量，使工作環(huán)境整潔有序，預防為主，保證安全。“6S管理”分別是整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）、安全（SECURITY）六個項目。1、 整理（SEIRI） 對工作現場物品進行分類處理，區(qū)分為必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和貴重物品等，除了有必要的留下來，其他的都消除掉。 作用：騰出空間，空間活用，防止誤用，塑造清爽的工作場所。2、 整頓（SEITON） 對非必要物品果斷丟棄，對必要物品要妥善保存，使工作現場秩序昂然、井井有條；并能經常保持良好狀態(tài)。這把留下來的必要用的物品依規(guī)定位置擺放，并放置整齊加以標示。 作用：工作場所一目了然，消除尋找物品的時間，整整齊齊的工作環(huán)境，消除過多的積壓物品。3、 清掃（SEISO） 對各自崗位周圍、辦公設施進行徹底清掃、清洗，保持無垃圾、無臟污。 作用：保持工作場所干凈、亮麗的環(huán)境。4、 清潔（SEIKETSU） 維護清掃后的整潔狀態(tài)。5、 素養(yǎng)（SHITSUKE） 養(yǎng)成良好的習慣，并遵守規(guī)則做事，培養(yǎng)積極主動的精神。作用：培養(yǎng)有好習慣，遵守規(guī)則的員工，營造團員精神。6、安全（SECURITY） 重視全員安全教育，樹立良好的安全觀念，時刻保持都有安全意識，防范于未然。作用：建立良好安全工作環(huán)境，防止和降低安全事故。二、實行6S管理的目的1、實行6S管理，是理順工作現場秩序和提高工作效率的重要管理手段。2、將6S管理引用到辦公室管理，能有效地加速辦公室工作環(huán)境和工作狀況的調整及改良，最終提高了工作效率。3、辦公室代表公司的窗口，為了發(fā)揮窗口的作用，企業(yè)需樹立良好的對內對外形象。三、適用范圍本辦法適用于辦公室所有人員。四、6S管理具體規(guī)定：（一）、制度制定職責：編制（行政部）、審核（分管副總) 、批準（總經理），本制度最終解釋、修改、廢止權歸行政部所有。 （2） 、實施職責： 行政部統(tǒng)一管理公司各辦公室6S的推動工作，負責組建一個由各部門指定人員參加的6S管理小組，由分管副總擔任組長，該小組有權對各部門6S開展情況進行指導、監(jiān)督、檢查、評比、獎罰和發(fā)布。（3） 監(jiān)督職責： 行政部負責對6S管理小組成員及各部門6S開展工作進行監(jiān)督，行政部負責對辦公室6S管理工作實施檢查考核。（4） 責任區(qū)1、個人責任區(qū)是指個人的桌面、抽屜、電腦、文件柜以及個人辦公桌周邊的地面。每個人均有責任做好個人責任區(qū)的6S工作。2、公共責任區(qū)是指走廊、公共通道、樓梯口、洗手間和未分配到部門的辦公區(qū)域。公共責任區(qū)的6S工作由行政部制定標準，并指定專人管理。會議室使用的相關規(guī)定參照公司會議管理辦法。（五）個人6S操作規(guī)范（行為、著裝、妝扮、禮儀）1、員工下班離開辦公室之前，均須整理個人桌面，需將桌面文件資料放入文件框內，重要或涉密文件鎖入抽屜里面防止丟失和泄密。桌面允許擺放的物品包括電腦（關閉主機和顯示器電源）、電話、文具架、資料框和茶杯，其它物品一律不得保留。2、個人抽屜應每星期整理一次，對于用不到的東西，應從抽屜里清理走，最下面一個抽屜可用于存放私人物品。3、椅子需擺放整齊，不得將衣物、手提包掛在椅背上。4、公司內的植物有專人維護，不得將茶水倒入花盆內。5、對作廢處理的文件、資料，應遵照安全、保密的原則進行銷毀。6、個人跟工作無關的物品必須放置到個人抽屜里，如雨具、化妝品、手提包等。7、人離開座位時，應保持電腦顯示器處于關閉狀態(tài)；8、不得在辦公區(qū)內就餐、吃零食。9、辦公區(qū)內保持安靜，不得在辦公區(qū)和走道上大聲喧嘩，影響辦公。10、辦公區(qū)內員工著裝應嚴格按公司要求執(zhí)行，整潔大方，有工服的必須穿工服；沒工服的須穿與工服相近顏色的服裝，禁止穿拖鞋、涼鞋、短褲、迷你裙、吊帶裝以及其他奇裝異服。11、必須按規(guī)定佩帶工牌，工牌要保證干凈。12、男員工不得留光頭、不得染發(fā)、發(fā)長不過耳、后不過領。13、女員工頭發(fā)要整潔，染色不宜過艷，涂指甲油用淡色。14、對同事要禮貌，不許侮辱、謾罵同事。15、同事之間和睦相處，不拉幫結派，不得無端挑剔他人毛病、不涉及他人隱私。16、接聽電話及接待來訪客人時言行應大方得體；接聽電話，在聽到電話鈴響后的兩聲接聽；工作時間提倡使用普通話。（六）6S工作紀律操作規(guī)范 1、上班時間不得做與工作無關的事，如看報紙、雜志、聽音樂等。 2、上班時間不得上與工作無關的網站，不得看視頻、玩電腦游戲。 3、上班時間不得嬉笑打鬧、不得串崗閑聊或打瞌睡。 4、上班時間不得用公司電話接打與工作無關的電話。 5、不得在非吸煙區(qū)吸煙，吸煙時間每次不得超過10分鐘。 6、按時參加公司或部門組織的各種會議。 7、上班不得遲到、早退，不得請人或代人打卡，更不可無故曠工，員工外出辦事必須經部門負責人同意，填寫登記表。 8、遵守辦公紀律，不得沖撞、譏諷檢查人員。 9、不得在公司接待和約見與工作無關的人員；不得隨意將無關人員帶進公司內。10、在對外活動中，嚴守公司紀律，維護公司信譽，確保公司形象，不得有損害公司信譽、形象和利益的行為。11、員工不得挪用公款為個人謀取不當利益，不在任何場合、任何情況下打聽、議論、泄露本人及公司的薪酬福利待遇。12、未經公司批準，不得在外從事兼職，所有人員不得索取或接受相關單位的禮品、禮券和現金，如確實無法謝絕的收到相關物品后必須如數上交。13、電腦桌面、屏幕保護程序不得有不健康的內容或畫面，電腦上不得安裝或從網上下載游戲軟件及非工作軟件，不得利用公司電腦瀏覽不健康網站或從事其他違法行為。 （七）6S工作環(huán)境操作規(guī)范 1、辦公桌面、電腦機箱、顯示器、鍵盤表面和文件柜內外保持清潔，擦拭無明顯灰塵，離開辦公室時，必須將椅子歸位放好。 2、文件夾、書籍和資料分類擺放整齊，標識清楚，保持整潔。 3、桌面上禁止放置任何與辦公無關的物品（水杯和集團放置的綠色植物除外）。 4、辦公室地面不能有垃圾、紙屑等垃圾，紙簍應放在辦公桌下，不得隨意放置。 5、不能在辦公室內隨意張貼文件、通知、宣傳品等。 6、電話線、電源線應置于辦公室墻邊、角落或桌子底下、排列整齊、不可得凌亂放置。 7、禁止將茶葉渣和垃圾倒入花盆內。 8、必須按規(guī)定使用辦公設備，不得私拆設備，未經設備管理人員同意，不得私自更改設備配置。 9、公司及各部門需在公告欄張貼的文件、通知、宣傳品等均需經行政部許可，其張貼期限遵循下列規(guī)定：一般張貼品保留3-5天，重要張貼品保留7-10天。10、 每份張貼物的左下角應注明張貼天數及起止時間，到期應由貼出人負責收回。 （八）6S工作管理安全操作規(guī)范 1、在辦公區(qū)不得吸煙，禁止攜帶易燃易爆物品進入公司。 2、每天下班離開前關掉一切電源設備。 3、不帶與工作無關的人員到公司，不在公司會私客。 4、不得私拉亂接電線和使用違規(guī)電器設備。 5、不得將涉及公司秘密的文件資料上傳到網絡。 6、由最后離開辦公室人員關燈、關窗、拉窗簾、關空調，確保資源不被浪費和安全；7、不得故意破壞辦公區(qū)的安全設施設備和器材。8、預約到訪客戶必須由本人或指定人員到前臺迎接。五、6S檢查與評比規(guī)則（一）、6S檢查組織與實施1、檢查方式根據檢查項目內容的性質可分為：定期檢查和隨機抽查兩種方式。2、集團行政部負責組織各公司6S管理小組成員每周五對各公司6S管理標準中比較固化的項目落實情況進行檢查評比。行政部安排專人負責對6S管理標準中彈性項目進行隨機抽查，對抽查中發(fā)現的問題進行記錄并由當事人簽字確認。（二）辦公室6S管理評比規(guī)則 1、檢查6個方面辦公室6S管理檢查標準，由定期檢查項和隨機抽查項，兩部分綜合評分。 2、評比等級：獲得90100分為優(yōu)；8089分為良；7079分為中；6569分為及格；65分以下為差。 3、每次檢查，對不合格項目須拍照記錄，檢查完將檢查記錄交給各部門負責人一份，督促當事人在期限內整改。 4、每周周一公布上周評比結果，并下發(fā)通報意見。 5、各部門的6S管理執(zhí)行情況，將作為對部門績效考核內容之一（權重10%）。（說法不妥，）列入績效考核中“嚴格遵守集團各項制度及流程”此項指標中的其中一個考核點。 6、公司在年中及年末對成績突出（優(yōu)、良）的部門予以獎勵。六、6S管理罰則 1、發(fā)現員工在非吸煙區(qū)內吸煙的，每人每次罰款100元。 2、遇客人來訪，接待人員應注意提醒客人公司的吸煙規(guī)定。若發(fā)現客人在非吸煙區(qū)吸煙的，則處罰該客戶的接待人員，每次罰款100元。 3、違規(guī)泄漏公司秘密視情節(jié)處以100-500的罰款，情況特別嚴重者按公司相關規(guī)定進行處罰。 4、下班后未關閉電腦、個人辦公用設備和空調電源的每次處以20元的罰款，部門負責人處以50元罰款。 5、未經公司同意私自拉接電線和使用違規(guī)電器設備的每發(fā)現一次處以100元的罰款。 6、未按公司規(guī)定著裝的每發(fā)現一次處以20元的罰款。 7、上班時間違規(guī)使用電腦看視頻、玩游戲者每發(fā)現一次處以20元的罰款。 8、一次性紙杯是為客戶準備，員工喝水自備水杯，如違反此項每人每次罰款10元。7、 附則 1、本規(guī)定未盡事宜以公司員工手冊或其它有關規(guī)定為準。 2、本制度自頒發(fā)之日起開始生效。（試行一個月） 3、附件 附件一：辦公樓責任區(qū)域劃分表辦公樓責任區(qū)域劃分表序號單位部門責任區(qū)域責任人備注 附件二：辦公室6S檢查記錄表辦公室6S檢查記錄表周 次單位 部門檢查日期序 號項目類別項目內容檢查情況檢查合格（否）12345678檢查得分等 級檢查員受檢部門代表附件三：辦公室6S管理檢查標準辦公室6S管理檢查標準5S內容工作內容及標準自查頻分值違紀備注整理=物品分類處理 1、將不再使用的文件資料或破舊書籍、過期報紙等按公司要求的方式廢棄。1次/日2、將不經常使用的文件資料進行分類編號整齊存放于文件柜中。1次/日3、將經常使用的文件資料進行分類整理，整齊放于辦公桌抽屜或長柜中。1次/日4、將正在使用的文件資料分為待處理、正處理、已處理三類，整齊放于辦公桌面或長柜上，做到需要的文件資料能快速找到。1次/日5、應將工作服等個人用品放于辦公桌的長柜中。1次/日6、柜（櫥）頂、長椅上、沙發(fā)上、窗臺上、禁止擺放任何物品。1次/日整頓=物品擺放整齊1、辦公桌、椅、柜（櫥）、衣架、報架等物品放置要規(guī)劃有序，布局美觀。1次/日2、辦公桌面可放置辦公設施、臺歷、文件夾、正在使用的文件、票據、電話、茶杯等物品，要求放置整齊有序。2次/日3、辦公桌擋板、辦公椅上禁止搭掛任何物品。桌面上禁止放置任何與辦公無關的物品（水杯和集團放置的綠色植物除外）。2次/日4、筆、墨、橡皮、尺子等辦公用具整齊放于桌面一側或抽屜中。隨時辦公桌面、辦公桌抽屜內物品應整齊有序、分類放置，沒有作廢或與工作無關的物品，如抹布、個人物品、報紙等1次/日5、報紙、雜志等閱讀資料看完后要收起，需要留存的整齊放于文件柜內或報架上。1次/日6、茶葉桶應整齊放于辦公桌抽屜一側。1次/日7、辦公室內電器線路走向規(guī)范、美觀，電腦線不凌亂。定期自查8、文件夾、書籍和資料分類擺放，標識清楚，保持整潔，下班前整理好辦公桌面。1次/日9、電話號碼表應貼在墻壁上或屏風兩側；屏風上不得放置或張貼其他與工作無關的物品。隨時清掃=物品打掃干凈1、房要里外清潔，門框、窗戶框上無灰塵。1次/日2、地面及四周踢角干凈，要顯露本色，無灰塵、污跡。1次/日3、室內墻壁及屋頂每周清掃一次，做到無污染、無爆皮、無蜘蛛網；墻上不許亂貼、亂畫、亂掛、亂釘。1次/日4、窗玻璃干凈透明，無水跡、雨跡、污跡；窗框潔凈無污跡；窗臺無雜物、無灰塵；門玻璃干凈透亮，不掛貼報紙和門簾。1次/日5、窗簾整齊潔凈、無灰塵，懸掛整齊。1次/日6、辦公桌面和文件柜內外保持清潔，擦拭無明顯灰塵。 1次/日7、燈具、電扇、空調、電腦機箱、顯示器、飲水機、打印機等電器，表面潔凈，無灰塵；各種電器開關、線路無灰塵、無安全隱患。1次/日8、文件柜頂、表面要保持潔凈、無灰塵、無污跡，柜內各種資料、票據分類整齊存放，并根據資料內容統(tǒng)一標識。 2次/日10、辦公桌面、會議桌面擋板內外、長柜內外應保持潔凈、無灰塵、無污跡。1次/日11、電話要擦拭干凈，整齊放于辦公桌橫板處或辦公桌面；電話線要整齊有序，不凌亂。2次/日12、接待用茶杯保持干凈無茶垢污漬。1次/日12、垃圾要及時傾倒，不能裝的太滿；門后禁止存放垃圾；條帚、墩布、簸箕等清潔用具整齊放于門后；抹布可疊好放于盆架上，或整齊搭掛于門后。1次/日13、植物是否枯黃，泥土是否缺水；植物是否干凈無污跡；花盆無煙頭雜物；花盆表面是否干凈無污漬。1次/日清潔=保持整潔，持之以恒1、每天上班前對自己的衛(wèi)生區(qū)進行清掃。1次/日2、上班時間隨時保持。隨時3、自我檢查，對發(fā)現的不符合項隨時整改。隨時4、下班前整理好當天的資料、文件、票據，分類歸檔。1次/日5、下班后整理辦公桌上的物品，放置整齊；整理好個人物品，定置存放。1次/日素養(yǎng)=良好的習慣，遵守規(guī)則做事，培養(yǎng)積極主動的精神，保持良好精神面貌1、上班時間佩帶上崗證，穿戴整潔的工作服，儀容整齊大方；沒工服的必須穿與工服相近顏色服裝。1次/日2、鞋襪必須保持清潔，鞋面不得明顯骯臟；不得穿前露腳趾、后露腳跟的鞋子（拖鞋、涼鞋）。隨時3、言談舉止文明有禮，對人熱情大方，樂于助人，不大聲喧嘩，工作精神飽滿。隨時4、男員工不得留光頭、不得染發(fā)、發(fā)長不過耳、后不過領；1次/日5、女員工頭發(fā)要整潔，留長發(fā)的必須戴頭花，指甲應經常修剪，女員工涂指甲油要用淡色，女員工上班要化淡妝，慎用濃香型的化妝品及化濃妝。1次/日6、坐姿要端正，雙腿交疊時腿要保持平穩(wěn)；站姿要挺直，不可無精打采，辦公區(qū)內不得在座椅或沙發(fā)上躺睡。1次/日7、在辦公區(qū)域內不可奔跑，有急事可以小碎步或加大步幅。隨時8、不得在辦公區(qū)內就餐、吃零食；不得在非吸煙區(qū)吸煙，吸煙時間一次不得超過10分鐘。隨時9、對同事要禮貌，團結友愛，不許侮辱、謾罵同事，不得相互指責、打架斗毆。隨時10、同事之間和睦相處，不拉幫結派，不無端挑剔他人毛病、不涉及他人隱私。隨時11、接聽電話要禮貌。禁止用免提電話，在開會和特殊場合要及時將手機設為震動、當別人打錯電話時要禮貌解釋或轉接。隨時12、養(yǎng)成節(jié)約的好習慣，充