檔案檢查標(biāo)準(zhǔn)

.,一、企業(yè)檔案工作檢查標(biāo)準(zhǔn)詮釋二、企業(yè)檔案管理效能評(píng)估的方法及內(nèi)容,.,一、企業(yè)年檢標(biāo)準(zhǔn)（一）進(jìn)一步完善檔案工作規(guī)章制度（8分）內(nèi)容與要求：重點(diǎn)完善“文件材料歸檔辦法”及“檔案分類編號(hào)辦法”，要求“文件材料歸檔辦法（范圍）”對(duì)單位文件材料的收集有實(shí)際指導(dǎo)意義，要求“檔案分類編號(hào)辦法”與單位檔案實(shí)體分類一致檢查方法：各單位應(yīng)于6月底前將本單位的“文件材料歸檔辦法（范圍）”報(bào)市檔案局；“檔案分類編號(hào)辦法”年檢時(shí)現(xiàn)場(chǎng)檢查檢查標(biāo)準(zhǔn)：切合實(shí)際得滿分，否則酌情扣分。未報(bào)送“文件材料歸檔辦法（范圍）”的此項(xiàng)不得分；報(bào)送晚于要求時(shí)間的此項(xiàng)得分不超過4分。,.,評(píng)分細(xì)則：歸檔辦法（5分）檢查之前沒有交的扣5分沒有按要求（6月底）及時(shí)報(bào)送的扣2分太籠統(tǒng)、不合理的酌情扣1-3分分類編號(hào)辦法（3分）沒有分類編號(hào)辦法的扣2分分類編號(hào)辦法與單位檔案實(shí)體分類不一致的扣1分,.,（二）完成2005年度文件材料的歸檔整理工作（30分）1、2005年度形成的歸檔文件材料達(dá)到齊全完整的要求（20分）檢查方法：根據(jù)各單位報(bào)送的“文件材料歸檔范圍”抽查10項(xiàng)內(nèi)容的檔案檢查標(biāo)準(zhǔn)：齊全完整得滿分，否則按比例扣分評(píng)分細(xì)則：在各門類中分別抽查。會(huì)計(jì)類中檢查工資單，文書、科檔各一半，按一份材料2分計(jì)算實(shí)際得分。,.,2、檔案整理符合青島市歸檔文件整理規(guī)程（文件級(jí)）要求（10分）檢查方法：抽查2005年度形成的歸檔文件，抽查范圍涉及各類，且總抽查率不低于已歸檔文件的5%。檢查標(biāo)準(zhǔn)：符合要求得滿分，否則按比例扣分檢查要求：材料整理、編目等符合有關(guān)要求,.,（三）開展重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理工作（5分）內(nèi)容與要求：按照青檔字200291號(hào)的要求，做好相關(guān)重點(diǎn)項(xiàng)目的監(jiān)督、指導(dǎo)和服務(wù)工作檢查方法：聽取情況介紹并檢查對(duì)相關(guān)重點(diǎn)項(xiàng)目監(jiān)督、指導(dǎo)和服務(wù)證明材料檢查標(biāo)準(zhǔn)：符合要求得滿分，否則按比例扣分。無重點(diǎn)項(xiàng)目則該項(xiàng)自然得分評(píng)分細(xì)則：涉及到重點(diǎn)項(xiàng)目的單位（青鋼、機(jī)場(chǎng)、海爾、港務(wù)局、海信、澳柯瑪、國(guó)信實(shí)業(yè)等）反饋重點(diǎn)項(xiàng)目檔案資料管理情況登記表的得2分；有材料證明對(duì)下屬單位進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)的得3分。,.,（四）建立全宗卷（5分）內(nèi)容與要求：根據(jù)檔案工作指南要求建立檔案全宗卷檢查方法：按照有關(guān)要求檢查企業(yè)檔案全宗卷檢查標(biāo)準(zhǔn)：全宗卷應(yīng)由七部分組成，每缺少1部分扣0.7分，缺材料酌情扣分，沒有全宗卷則不得分。,.,全宗卷有以下7部分組成：收集環(huán)節(jié)：至少要有檔案交接登記表整理環(huán)節(jié)：要有分類方案、檔案整理加工登記表鑒定環(huán)節(jié)：至少要有檔案保管期限表保管環(huán)節(jié)：至少要有檔案檢查記錄統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)：至少要有檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表、本單位的檔案登記表利用環(huán)節(jié)：至少要有全宗指南、檔案利用效果登記表新技術(shù)應(yīng)用環(huán)節(jié)：應(yīng)有計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說明材料全宗卷內(nèi)材料的整理、編號(hào)、裝具按上次培訓(xùn)的要求執(zhí)行,.,（五）加強(qiáng)對(duì)下屬單位的監(jiān)督指導(dǎo)（14分）1、8月底前完成對(duì)下屬企業(yè)的年度檢查并制發(fā)檢查情況通報(bào)（6分，要求檢查通報(bào)8月底前報(bào)市檔案局備案）檢查方法：檢查各單位對(duì)下屬企業(yè)年度檢查情況的通報(bào)，并抽查個(gè)單位以確認(rèn)檢查情況檢查標(biāo)準(zhǔn)：有通報(bào)且符合事實(shí)得滿分；有通報(bào)但與實(shí)際情況有出入酌情扣分；雖檢查但無通報(bào)得2分；沒檢查不得分,.,2、做好3年內(nèi)對(duì)所有下屬企業(yè)檔案管理效能評(píng)估一次的計(jì)劃，并按計(jì)劃逐年實(shí)施，每年評(píng)估結(jié)果、評(píng)估報(bào)告應(yīng)于當(dāng)年8月底前報(bào)市檔案局備案（7分，未按要求備案的，既使進(jìn)行了評(píng)估也不得分）檢查方法：市檔案局將參與各單位對(duì)一個(gè)下屬企業(yè)的評(píng)估工作（各單位6月底前報(bào)邀請(qǐng)市檔案局參與評(píng)估的下屬單位名單，市檔案局參與的評(píng)估工作截至8月底）檢查標(biāo)準(zhǔn)：制定了對(duì)所有下屬企業(yè)檔案管理效能評(píng)估計(jì)劃的得1分；按照青島市企業(yè)檔案管理效能評(píng)估辦法，對(duì)下屬企業(yè)（市檔案局參與的）效能評(píng)估的等級(jí)將折算為市直企業(yè)的得分級(jí)、級(jí)6分、級(jí)分、級(jí)分。,.,3、負(fù)責(zé)組織對(duì)下屬企業(yè)的檔案登記工作并收集本系統(tǒng)所屬單位的登記報(bào)表（1分）檢查方法：檢查所屬單位的登記報(bào)表檢查標(biāo)準(zhǔn)：登記表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確得滿分，否則按比例扣分,.,（六）加強(qiáng)照片檔案管理（8分）1、照片整理符合青島市照片歸檔與管理規(guī)范要求（3分）檢查方法：按照青島市照片歸檔與管理規(guī)范檢查歸檔照片檢查標(biāo)準(zhǔn)：沒有歸檔照片或歸檔照片無保存價(jià)值的不得分；歸檔照片20張以上并符合要求得滿分，未完成的酌情扣分,.,2、各單位應(yīng)于年檢前將本單位重要照片檔案的復(fù)制件移交進(jìn)市檔案館（5分）檢查方法：檢查各單位報(bào)送照片復(fù)制件的時(shí)間和照片內(nèi)容（檢查之前準(zhǔn)備好，檢查時(shí)交給檢查組）檢查標(biāo)準(zhǔn)：符合進(jìn)館要求得滿分，否則不得分檢查要求：將本單位歷史以來重要照片檔案的復(fù)制件刻錄光盤，可以多年度的刻錄在一個(gè)光盤上。沒有“光盤劃分”功能的，應(yīng)按青檔字200514號(hào)要求，手工建立說明文件和數(shù)碼照片子目錄文件夾，然后進(jìn)行刻錄。,.,（七）檔案信息化建設(shè)（30分）1、完成全部檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)（5分）檢查方法：檢查企業(yè)案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)檢查標(biāo)準(zhǔn)：完成全部檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的得滿分，未完成的按比例扣分,.,2、完成全部檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)（10分）檢查方法：檢查企業(yè)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)檢查標(biāo)準(zhǔn)：完成上一年度形成的歸檔文件材料文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的得5分，未完成的按比例扣分；完成其它所有年度形成的歸檔文件材料文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的得5分，未完成的按比例扣分,.,3、全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)（15分）（1）檢查近三年管理類檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)情況（10分）檢查標(biāo)準(zhǔn)：完成對(duì)近三年本單位制發(fā)的公文和接收的電子公文及維護(hù)職工權(quán)益等重要的管理類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的得10分，未完成的按比例扣分檢查方法：抽查10份，根據(jù)實(shí)際情況按比例計(jì)算得分。維護(hù)職工權(quán)益的檔案：如涉及計(jì)劃生育獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)的明細(xì)表、住房補(bǔ)貼表、介紹信及存根、工資轉(zhuǎn)移證、勞動(dòng)人事方面（招聘、用工、大中專生報(bào)到證等）,.,（2）檢查特色全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)情況（加分項(xiàng)，5分）檢查標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)利用頻繁、利用價(jià)值大的檔案進(jìn)行數(shù)字化（具體范圍由各單位根據(jù)各自的實(shí)際情況及單位工作需要確定），根據(jù)各單位數(shù)字化成效（數(shù)字化工作量的大小、現(xiàn)實(shí)及潛在的利用效果等）確定加分情況，加分不超過5分例如：產(chǎn)品圖紙專題檔案數(shù)字化等,.,（八）各單位應(yīng)做的準(zhǔn)備工作1、各單位應(yīng)對(duì)照檢查標(biāo)準(zhǔn)（市直企業(yè)按以上標(biāo)準(zhǔn)；市屬企業(yè)按照主管單位制定的檢查標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，如果主管單位沒有制定，市檔案局將按照以上標(biāo)準(zhǔn)對(duì)二級(jí)單位進(jìn)行檢查）進(jìn)行自查，做好迎檢準(zhǔn)備。2、將檢查各條目所對(duì)應(yīng)的印證材料準(zhǔn)備好。比如：分類編號(hào)辦法、監(jiān)督指導(dǎo)重點(diǎn)項(xiàng)目的證明材料、監(jiān)督指導(dǎo)下屬單位的印證材料、對(duì)下屬企業(yè)效能評(píng)估計(jì)劃等等。3、各單位8月底之前交2份材料：對(duì)下屬單位檢查通報(bào)和評(píng)估結(jié)果（含報(bào)告）；現(xiàn)場(chǎng)檢查之前準(zhǔn)備好刻錄的光盤（要求移交進(jìn)館的照片）和對(duì)下屬單位的評(píng)估計(jì)劃，檢查的時(shí)候交給檢查組,.,二、檔案管理效能評(píng)估（一）評(píng)估小組的組成：由市檔案局、市直主管部門及業(yè)界資深人士3至5名聯(lián)合組成，依據(jù)青島市企業(yè)檔案管理效能評(píng)估辦法（青檔字200523號(hào)）組織實(shí)施。,.,（二）評(píng)估內(nèi)容檔案管理效能評(píng)估的內(nèi)容為檔案的歸檔率、檔案檢索效率和檔案安全保管狀況。1、檔案的歸檔率（評(píng)估方式：實(shí)地檢查）（1）管理類檔案（5分）抽查不少于10份的文件材料，根據(jù)抽查數(shù)量，按比例計(jì)算該類實(shí)際得分。,.,（2）產(chǎn)品類檔案（5分）抽查3套檔案，根據(jù)文件材料歸檔情況，確定該類得分。（3）科研類檔案（5分）抽查2套檔案，根據(jù)文件材料歸檔情況，確定該類得分。,.,（4）基建類檔案（5分）抽查2套（不同規(guī)模）檔案，根據(jù)文件材料歸檔情況，確定該類得分（兩個(gè)基建項(xiàng)目的評(píng)估得分比值為6：4）。（5）設(shè)備類檔案抽查2套自制設(shè)備和2套外購(gòu)設(shè)備的文件材料，無自制設(shè)備則抽查4套外購(gòu)設(shè)備文件，根據(jù)文件材料歸檔情況，確定該類得分。,.,（6）產(chǎn)權(quán)類檔案（10分）抽查不少于10份文件材料，根據(jù)抽查數(shù)量，按比例計(jì)算該類實(shí)際得分。（7）人事類檔案（5分）隨機(jī)抽查10個(gè)一線工作人員的檔案，按比例計(jì)算該類實(shí)際得分。說明：人事檔案只檢查有無，不檢查具體內(nèi)容和整理情況。,.,（8）實(shí)物類檔案（5分）根據(jù)企業(yè)的榮譽(yù)和資質(zhì)，抽查5件實(shí)物，根據(jù)實(shí)際情況，確定得分。（9）聲像類檔案（5分）隨機(jī)抽查反映本企業(yè)重大活動(dòng)、重大事件的10套聲像材料，根據(jù)實(shí)際情況，確定得分。,.,2、檔案檢索效率（評(píng)估方式：模擬利用測(cè)評(píng)）限時(shí)30分鐘，調(diào)閱庫(kù)房中存放的10卷（件）檔案。根據(jù)30分鐘內(nèi)調(diào)出而且調(diào)對(duì)的份數(shù)，按比例計(jì)算得分。（此項(xiàng)共30分）,.,3、檔案安全保管狀況（評(píng)估方式：實(shí)地檢查）（1）防火（3分）要求有防火的設(shè)備，如滅火器（必須有效）（2）防盜（3分）要求有相應(yīng)的防盜措施（有防盜門窗或監(jiān)控設(shè)備都可以）（3）防有害生物（3分）要求有防蟲、防鼠設(shè)施,.,（4）防潮（3分）要求