2010年制藥集團財務管理制度

2012年步長制藥市場財務管理制度（修訂版）一、 銀行專用賬戶管理：事業(yè)部、分公司營銷運營所需在銀行開立的專用資金賬戶；執(zhí)行公司銀行賬戶管理制度1.1 開戶與銷戶按集團開戶規(guī)定報批至制藥總裁；1.2 賬戶在集團財務部備案；1.3 部門不得私設小金庫；違者全部沒收，并處部門負責人及財務負責人12萬元罰款；違法的，追究其法律責任；二、借款管理第一條 借款原則2.1 專指因公借款，不允許任何形式的因私借款及不得向本公司以外的任何人或單位借支任何款項。2.2 所有借款必須有預算，或辦理預算外資金審批手續(xù)，并且符合相關政策、制度等規(guī)定標準和要求，否則不予借款。2.3 市場人員不得在藥廠借款；不得向非本事業(yè)部（分公司）人員借支任何非本事業(yè)部業(yè)務款項。機關人員不得在大區(qū)借款；違規(guī)者，處部門負責人及財務負責人500-1000元罰款，并收回借款；2.4 借款實行前賬不清，后賬不借原則；同一人前一筆借款尚未核銷或清還時，不得再次借款。特殊情況確需借款的，財務審核應注明已借金額，由總經理指定擔保人，并按審批權限經相關領導批準后方能借款。2.5 藥事費借款、嚴格按權限審核執(zhí)行，限定核銷或還款清帳日期，報相關領導審批后實施，由所屬事業(yè)部大區(qū)經理負責借款；核銷時、嚴格按董事會審批要求分攤并及時收回；2.6 競資格失敗者交回借款；（簽呈審批時要另注明項目內容）2.7、科研、學術課題借款由學術經理（產品經理）憑附有合同、協(xié)議的簽呈，按審批權限報相關領導審批后到財務辦理借款手續(xù)；2.8 承包制事業(yè)部市場周轉資金借款小于5萬元簽呈審批至常務副總裁；5萬元以上，小于10萬元簽呈審批至執(zhí)行總裁；大于等于10萬元簽呈審批至總裁，各事業(yè)部主管審批領導負領導責任，借款利率為月息1%，按月結清；借款不超過三個月；第二條 期限規(guī)定1、凡超過三個月的借款必須辦理清帳手續(xù)，個別確有特殊原因，必須打簽呈，報經相關領導批準，明確延期歸還時間，方可延期，財務嚴格執(zhí)行；2、年末所有借款必須歸還，確需續(xù)借的另行辦理借款審批手續(xù)；第三條 掛賬規(guī)定1、借款匯入單位的，必須掛對方單位，同時注明經辦人；2、借現(xiàn)金的，直接掛經辦人；3、同一人不得多頭掛賬；三、營銷費用管理3.1 學術會、圓桌會、科會、旅游活動借款、核銷審核要點：A、有活動方案；學術會有聯(lián)合用藥議題； B、有會議議程；旅游活動合同簽訂有財務（分公司、大區(qū)設有財務）或推廣經理協(xié)同，“貨比三家、價比三家”；C、有銷量承諾；（事業(yè)部對醫(yī)藥代表要有承諾考核）D、活動前在財務備案，大中型學術推廣會、大型贊助會、院長論壇、省地縣級學術會、特殊返利、視屏會、OTC店員培訓會、專家店員聯(lián)誼會等相關學術活動，公司支持費用超過2萬元以上的學術會議必須將會議預算情況按相應審批程序結束后按審批權限審批后，還必須將復印件交審計局備案，后由審計局駐地財務稽查對會議情況進行跟蹤落實，事業(yè)部指定專人協(xié)同執(zhí)行；會后審核簽字方可進行核銷；E、有簽到表；有會場照片；有活動評估等支持件。有協(xié)同人、推廣經理核實參會人數、專家身份并簽字，核銷時必須有審計稽核簽字；F、活動結束后30個工作日內到財務核銷清帳；G、集團財務部、集團審計局、制藥集團財務部定期檢查，對查出違反此規(guī)定的財務經理給予經濟處罰；3.2 2萬以上市場活動費用備案、核銷流程1.相關部門按規(guī)定將各級領導簽字后的簽呈交審計局和財務部雙重備案財務先行編號,審計局依次備案.2. 公司支持市場活動費用超過2萬元的一律備案.3.凡涉及費用支出的簽呈經本部門領導審批后必須經財務部簽批有無預算后方可報上一級領導簽字.4.審核三要點： (1)借款時如沒有在審計局和財務部雙重備案,不予借款.(2)雖沒有借款,但沒有備案,不予報銷.(3)核銷時,如沒有備案,或沒有審計稽查簽字的不予核銷.3.3 差旅費借款、核銷審核要點：A、機關人員出差人填制出差申請核、銷表，按審批權限履行審批程序后報財務備案；OAB、出差結束回司7個工作日內辦理到財務核銷手續(xù)；有借款的一并歸還借款；C、實際出差地與申請時備案必須一致，否則不予核銷；D、超過2個月費用不予核銷；E、大區(qū)經理按“四縣八鎮(zhèn)考核規(guī)定”必須有銷售總監(jiān)級以上人員簽字認可，與本事業(yè)部各部門銜接，實行差旅費一月一報；如銷售總監(jiān)把關不嚴，出現(xiàn)虛假“四縣八鎮(zhèn)”，負連帶責任。3.4捐贈、贊助費核銷審核要點：1）、對社會公益性捐贈、贊助，總裁決；2）、公司業(yè)務內學術費用等會議性贊助費，3萬元內（含3萬元）各事業(yè)部總經理決；3萬元以上8萬元內（含8萬元）常務副總裁決，8萬元以上執(zhí)行總裁決；3）、大于2萬元的贊助，履行完審批手續(xù)的簽呈必須到財務、審計局備案；4）、審計局、事業(yè)部指定協(xié)同人協(xié)同執(zhí)行；5）、核銷時有協(xié)同人簽字，審計稽核簽字；6）、發(fā)現(xiàn)虛假贊助首次處10倍罰款，由所有責任人分攤（包括總經理、總監(jiān)、大區(qū)經理、直到醫(yī)藥代表等各級人員），二次開除；3.5特殊交際費，事先有簽呈，履行審批手續(xù)，提供合法票據并有協(xié)同人（或電話事先請示）簽名。3.6 代理制、承包制、事業(yè)部收取市場相關準備金規(guī)定 1.為保全公司配發(fā)資料、禮品費用回收，按辦事處等級收取1-5萬元準備金，由總經理決； 2.對沖擊保證金實行差異化管理，常沖貨者加大收取保證金額度； 3.從2010年10月1日起，如代理商逃跑及預算制、承包制地辦欠費收不回者，大區(qū)經理（總監(jiān)）負管理不善的連帶責任，導致的經濟損失由各有關責任人按比例承擔，具體政策由各事業(yè)部單行制定，在制藥集團財務部備案（附：事業(yè)六部、事業(yè)一部連帶處罰措施）； 4.事業(yè)部發(fā)貨資信管理，實行風險審批責任制；每筆發(fā)貨審核，財務審核資信，如有欠款，注明商業(yè)欠款金額；如果財務已經注明有沖擊罰款并建議停止發(fā)貨，但市場還要求發(fā)貨時，由大區(qū)經理寫出擔保書，所屬事業(yè)部總經理簽字確認，如出現(xiàn)問題由大區(qū)經理和總經理承擔責任。事業(yè)部六沖擊政策補充規(guī)定.doc事業(yè)一部市場交接的責任認定制度.doc（各事業(yè)部若有更嚴格細致的制度，則以事業(yè)部制度為準）3.7藥事費、竟資格借款核銷審核要點：1、申請費用要簽呈說明藥事、竟資格費的用途和預期的目標，按照規(guī)定的權限審批。2、費用控制要求同一項工作由一個人負責，一人借款。3、費用核銷分攤，借款人在借款之月起三個月內和藥事、竟資格結果公布之日起10個工作日孰短的期限內核銷，核銷的支持件包括達到預期目標的證明資料和費用票據等。嚴格按董事會審批要求分攤并及時收回；沒有達到預期目標的藥事、竟資格費由借款人承擔。4、確因特殊原因需延時核銷審批至執(zhí)行總裁。3.8 各項費用簽呈按核決權限經總裁決后，借款、核銷環(huán)節(jié)按核決權限簽批，不再上報總裁；四、工作例會制度例會時間：實行月度工作例會制度，每月第二個周三為工作例會召開時間，遇節(jié)假日順延，特殊情況以制藥集團財務部通知為準。參會人員：邀請步長制藥集團各位領導參會并指導工作；各事業(yè)部、三公司、西安經營公司和咸陽經營公司財務經理以上人員，三公司財務經理電話參會。（并邀請有關藥廠財務上線短暫溝通）；會議內容：對照本月工作計劃，總結本月工作完成情況。安排部署下月工作，各事業(yè)部匯報下月工作計劃。研討日常管理過程中存在的問題。傳達公司最新（近）的講話精神和工作要求。安排部署階段性工作。日常培訓。會議紀律各單位財務負責人必須按時參加，不得請假。形成會議紀要作為檢查工作的依據。五、費用發(fā)票核銷管理辦法暫行規(guī)定 為規(guī)范費用項目內容,對費用項目比例要求作如下規(guī)定:1.運輸費：（含運輸費與運雜費），指將供貨方貨物運到需貨方的飛機,火車.輪船,汽車的長途費用,貨物到達需方城市車站繼續(xù)運往倉庫短途費用,以及中途裝卸費用. 要求必須有專用運輸發(fā)票及承運單位印章?？商峁┐祟惏l(fā)票，金額最多占當月發(fā)票總額的2%；2.郵電費：憑移動，聯(lián)通，電信，網通及郵局等公司打印實時話費報銷清單和郵費核銷. 提供發(fā)票金額占當月發(fā)票總額的2%；不得出現(xiàn)整本聯(lián)號定額電訊票；3.差旅費：（含車輛費）因業(yè)務需要，從日常工作地，經批準派外地工作，所需長途及市內交通費，住宿費用。住宿費發(fā)票必須寫明人數，從月日到月日，天數，單價. 提供發(fā)票金額占當月發(fā)票總額的10-30%；如果地辦經理每次只提供一類或兩類的發(fā)票（飛機票，火車票等），而且發(fā)票是真實的，則可以核銷；車輛費：車輛費可使用加油票、車輛修理票、過路過橋費；不得出現(xiàn)整本聯(lián)號汽車票、加油票；4.辦公費：因經營業(yè)務需要,在專營商店超市.文化商店購買辦公用品的耗材及物料,以及水電,暖氣費用. 要求提供正規(guī)發(fā)票并且填寫購買的品種.規(guī)格.數量,單價及金額.（辦公費發(fā)票附蓋有所購貨單位出據的明細清單） 提供發(fā)票金額最高額占當月發(fā)票總額的2%.辦公費發(fā)票票面金額大于1000.00元的要提供購買明細單，入庫、出庫領用單。并能夠合理解釋用途； 5.會議費：指各種業(yè)務推廣會、經驗交流、總結會、科內會、院內會、大型學術會、公司及地辦年會等費用。 會議費發(fā)票應提供機打發(fā)票，單位名稱及內容必須齊全，后附會議內容、地點、議程及總結，參會人員簽到表；娛樂城開具發(fā)票不能為會議費。提供發(fā)票金額占當月發(fā)票總額的40-70%；全年不可出現(xiàn)連號發(fā)票；6.宣傳費：（宣傳費、廣告費）指通過經工商部門批準專門機構制作，已經通過一定媒體傳播，并已取得廣告專用發(fā)票的費用。 要求必須有通過媒體公布的廣告內容及與媒體簽訂的合同. 可提供此類發(fā)票，金額最多占當月發(fā)票總額的1-5%7.租賃費：根據經營業(yè)務需要,經批準租入資產而支付補償費用.要求必須附有與業(yè)主簽訂的租賃合同及正規(guī)租賃業(yè)務發(fā)票. 可提供此類發(fā)票，金額最多占當月發(fā)票總額的1%8.業(yè)務招待費，是指發(fā)生的與生產，銷售業(yè)務直接相關的業(yè)務宴請，禮品、旅游等活動需要支付的費用；可提供此類發(fā)票，金額最多占當月發(fā)票總額的1；（業(yè)務招待費與交際費）；同時還應注意以下幾點:1.票據紙張粘貼順序為從小到大，有些單據過大過長，應折疊成報銷單大小。2.發(fā)票應該書寫工整,無亂抹涂改痕跡.3.發(fā)票抬頭寫明：所屬法人單位全稱如： 陜西步長制藥有限公司 菏澤步長制藥有限公司 山東步長制藥股份有限公司山東步長醫(yī)藥銷售有限公司 保定步長天浩制藥有限公司4.票據要按內容和金額大小依次粘貼在票據粘貼單上。5.提供超市小票及發(fā)票內容請不得涉及生活必須品及衣物類發(fā)票。6.發(fā)票日期應在距離提供日期六個月內，跨年度不超過三個月方給予核銷。7、必須提供合法發(fā)票，核銷票據提供時應上網查詢真?zhèn)危粚τ谔峁┘侔l(fā)票所產生的經濟損失和法律責任由發(fā)票提供人承擔； 以上對發(fā)票項目的解釋和規(guī)定,要求在提供發(fā)票時嚴格遵守.六、關于執(zhí)行全國新版普通發(fā)票的通知各部門、各事業(yè)部：國家稅務總局國稅發(fā)2009142號文規(guī)定，“2011年1月1日起，全國統(tǒng)一使用新版普通發(fā)票，各地廢止的舊版普通發(fā)票停止使用?！币唬?、新版票種類型分三大類：通用機打發(fā)票、通用手工發(fā)票、通用定額發(fā)票。（一）通用機打發(fā)票分為平推式發(fā)票和卷式發(fā)票。機打發(fā)票基本聯(lián)次為三聯(lián)，即存根聯(lián)、發(fā)票聯(lián)、記賬聯(lián)。 （二）通用手工發(fā)票手工發(fā)票分為千元版和百元版2種，基本聯(lián)次為三聯(lián)，即存根聯(lián)、發(fā)票聯(lián)、記賬聯(lián)。 （三）通用定額發(fā)票定額發(fā)票按人民幣等值以元為單位，劃分為壹元、貳元、伍元、拾元、貳拾元、伍拾元、壹佰元，共7種面額。定額發(fā)票聯(lián)次為并列二聯(lián),即存根聯(lián)和發(fā)票聯(lián)；有獎發(fā)票為并列三聯(lián)，即存根聯(lián)、發(fā)票聯(lián)、兌獎聯(lián)。二）、普通發(fā)票代碼的編制規(guī)則是： 從左至右按照下列順序編制：第1位為國地稅代碼，第2位第5位為行政區(qū)域代碼，第6位、第7位為年份代碼，第8位為行業(yè)代碼，第9位第12位為發(fā)票種類代碼。三） 、按國稅發(fā)2009142號文規(guī)定和上市規(guī)范要求：1、從2011年8月1日起各項費用核銷必須提供新版發(fā)票。2、手工發(fā)票的限額應嚴格控制在百元版和千元版。對超出千元版的舊版手工發(fā)票一律拒收；3、如果出票單位當地稅務部門目前只能提供非當年舊版發(fā)票，須在發(fā)票背面注明出票單位聯(lián)系電話，及其主管稅務部門電話?；蛱峁┊數囟悇詹块T相關證明，以備稅務部門和財務審核；四）、必須提供合法發(fā)票，核銷票據提供時應上網查詢真?zhèn)?；對于提供假發(fā)票所產生的經濟損失和法律責任由發(fā)票提供人承擔；七、關于發(fā)票專用章式樣的通知根據國家稅務總局公告2011年第7號關于發(fā)票專用章式樣有關問題的公告，自2012年1月1日起啟用新式發(fā)票專用章。我單位自2012年1月1日起，不再接受加蓋老式發(fā)票專用章的發(fā)票，特此通知。附：發(fā)票專用章樣章發(fā)票專用章尺寸規(guī)定：一、形狀為橢圓形，尺寸為4030（mm）；二、邊寬1mm；三、中間為稅號， 18位阿拉伯數字字高3.7mm，字寬1.3mm，18位阿拉伯數字總寬度26mm（字體為Arial）；四、稅號上方環(huán)排中文文字高為4.2mm，環(huán)排角度（夾角）210-260度，字與邊線內側的距離0.5mm（字體為仿宋體）；五、稅號下橫排“發(fā)票專用章”文字字高4.6mm，字寬3mm，延章中心線到下橫排字頂端距離4.2mm（字體為仿宋體）；六、發(fā)票專用章下橫排號碼字高2.2mm，字寬1.7mm，延章中心線到下橫排號碼頂端距離10mm（字體為Arial），不需編號時可省去此橫排號碼：八、預算制事業(yè)部費用執(zhí)行管理領導小組工作制度及流程一、組織機構：組 長：事業(yè)部、分公司總經理執(zhí)行組長：事業(yè)部、分公司財務經理（財務總監(jiān)）組 員：各大區(qū)經理 、 各推廣經理 、各大區(qū)會計以及各職能部門（財務部 人事行政部 市場部 銷售服務部）全體人員。二、組織宗旨：1、 費用管理程序化、規(guī)范化、標準化、科學化，為進一步強化落實責任制，保穩(wěn)定、保安全、保發(fā)展。2、 大區(qū)經理作為第一責任人保證市場各種費用及時足額投入到位，加強費用管理，嚴肅財經紀律，堵塞漏洞，防止腐敗。3、 服務、監(jiān)管大區(qū)費用投入是否及時、足額到位終端。4、 在費用管理上建立各職能部門要齊抓共管的系統(tǒng)工程，落實到組織管理的高度確保投入產出高效，提高團隊整體素質，在費用管理上人人都是管理者、人人都是執(zhí)行者，人人都是監(jiān)督者。確保實現(xiàn)安全高效，健康發(fā)展的最高目標！三、制度及流程：監(jiān)管執(zhí)行項目：依政策、預算點位，重點是獎金、LWF、CXF、固定費、托管地區(qū)TF。所有費用執(zhí)行嚴格按照政策及預算.具體如下:1、監(jiān)管及工作流程：1、大區(qū)財務每天上報資金報表，財務部及時了解資金余額及使用項目；2、費用執(zhí)行小組人員，必須認真核