文件管理制度.doc

.文件管理制度1.目的為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。2.范圍本制度適用浙江依目了然服飾有限公司。3.相關(guān)職責(zé)3.1人事行政部3.1.1 負(fù)責(zé)建立、健全公司文件管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改。3.1.2 負(fù)責(zé)公司文件的下發(fā)及管理。3.1.3 負(fù)責(zé)本制度的宣導(dǎo)與實(shí)施。3.2 其它各部門 3.2.1負(fù)責(zé)制訂與本部門工作職責(zé)相關(guān)的文件制度及流程 3.2.2負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定執(zhí)行4.定義公司文件是指：在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)工作活動(dòng)的重要依據(jù)或工具。5參考資料 無6程序 6.1公司文件的種類及范圍 6.1.1公司的文件種類主要有：公告、通知、通報(bào)、制度。6.2.1各類公司文件使用范圍：6.2.1.1 公告：主要運(yùn)用于公司的各類人事變動(dòng)，如：任命、崗位變動(dòng)等。6.2.1.2通知：適用于發(fā)布臨時(shí)事件和措施；傳達(dá)公司高層有關(guān)指示；要求下級(jí)部門辦理或者需要知曉的事項(xiàng)等，例如：放假通知等。6.2.1.3通報(bào)：適用于公司采取重大或強(qiáng)制性措施、或人事嘉獎(jiǎng)與懲罰，例如：部門內(nèi)部不適當(dāng)?shù)臎Q定或規(guī)定；對(duì)做出突出貢獻(xiàn)優(yōu)秀員工的獎(jiǎng)勵(lì)或?qū)τ趪?yán)重違反公司規(guī)章制度員工的處罰等。6.2.1.4制度：主要運(yùn)用于公司各項(xiàng)政策的實(shí)施細(xì)則及各項(xiàng)工作流程的解釋、補(bǔ)充和完善。6.2公司文件的處理6.2.1公司文件處理的管理口徑公司文件管理歸口于人事行政部，人事行政部負(fù)責(zé)所有公司文件的下發(fā)管理，負(fù)責(zé)建立健全公司文件管理制度，加強(qiáng)公司文件的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理，按期進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，保證公司文件處理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。公司人事行政部指定專人負(fù)責(zé)公司文件管理工作。公司文件管理人員應(yīng)忠于職守、廉潔正派、保密觀念強(qiáng)。6.2.2公司文件處理的定義及原則6.2.2.1公司文件處理指公司文件的編號(hào)、下發(fā)、宣貫、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。6.2.2.2公司文件處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。公司文件由人事行政部統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、立卷、歸檔和銷毀。6.2.2.3公司各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實(shí)行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和安排公司工作的文件。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公司文件，是防止各部門出現(xiàn)執(zhí)行無效文件的主要措施。6.2.2.4對(duì)于公司以文本打印的形式下發(fā)的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內(nèi)，簽收人不得復(fù)印，如因復(fù)印導(dǎo)致的執(zhí)行非受控有效文件，造成的問題由執(zhí)行人負(fù)責(zé)。6.2.3公司公文的分類及操作6.2.3.1公司文件按機(jī)密程度，可分為：絕秘、秘密、一般；6.2.3.2公司文件按緊急程度，可分為：特急、緊急、一般；6.2.3.3公司文件按發(fā)文部門，可分為：公司文件、各部門文件。6.2.3.4公司文件按內(nèi)容分類，可分為：公告、通知、通報(bào)、制度。6.2.4公司文件的機(jī)密等級(jí)劃分的規(guī)定與操作6.2.4.1根據(jù)文件涉及的業(yè)務(wù)秘密程度劃分為“絕密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因?yàn)橐餐瑫r(shí)是業(yè)務(wù)文件、所以不允許無限制地向公司外部宣傳。6.2.4.2公司使用文件的機(jī)密等級(jí)的具體劃分：a) 公司使用文件中，大部分屬于“秘密”及“一般”。b) 對(duì)于公司絕密及秘密文件，還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。c) 公司文件是否設(shè)定為絕秘或秘密文件由擬稿部門和總經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容共同確認(rèn)。d) 文件的秘密等級(jí)不是按所示的文件種類進(jìn)行劃分的，而按其內(nèi)容來判斷。下述為一般分類規(guī)則：e) 公司經(jīng)營計(jì)劃、發(fā)展規(guī)劃、研發(fā)項(xiàng)目資料等屬于“絕密”文件。f) 技術(shù)文件、質(zhì)量文件、商務(wù)文件、項(xiàng)目清單、業(yè)績考核標(biāo)準(zhǔn)、傭金計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品價(jià)格、公司經(jīng)營管理政策以及相應(yīng)的培訓(xùn)課件等屬于“秘密”。g) 管理制度、業(yè)務(wù)通知、臨時(shí)銷售政策、工作標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)關(guān)于工作流程方面的資料等通常屬于“一般”文件。但其內(nèi)容若與公司的經(jīng)營管理有聯(lián)系、含有特殊技術(shù)信息及管理思想等時(shí)，屬于“秘密”。6.2.4.1對(duì)文件的處理權(quán)限的規(guī)定：秘密等級(jí)水印標(biāo)記發(fā)送方式發(fā)放范圍復(fù)制簽收收回絕密要打印文本總監(jiān)級(jí)以上不允許需要需要秘密要打印文本經(jīng)理級(jí)以上不允許需要需要一般不要文本或電子檔視工作要求視工作要求不需要不需要a) 對(duì)于被列為公司“絕密”類文件，下發(fā)對(duì)向?yàn)榭偙O(jiān)級(jí)以上人員，及相關(guān)關(guān)鍵責(zé)任工作人員。其它需了解相關(guān)內(nèi)容方能開展工作的人員，需在總監(jiān)的主導(dǎo)下對(duì)于工作相關(guān)內(nèi)容予以學(xué)習(xí)了解。b) 對(duì)于被列為公司“秘密”類文件，下發(fā)對(duì)向?yàn)椴块T經(jīng)理級(jí)以上人員及部門文件管理員，其它人員需在部門經(jīng)理或培訓(xùn)人員的主導(dǎo)下對(duì)于工作相關(guān)的內(nèi)容予以學(xué)習(xí)了解。 6.2.5公司緊急文件的規(guī)定與操作 緊急程度發(fā)放方式接收時(shí)間發(fā)放時(shí)限特急水印文本當(dāng)天17：00分（含）前當(dāng)日下發(fā)當(dāng)天17：00分（不含）后次日下發(fā)郵件當(dāng)天17：30分（含）前當(dāng)日下發(fā)緊急水印文本當(dāng)天16：00分（含）前當(dāng)日下發(fā)當(dāng)天16：00分（不含）后次日下發(fā)郵件當(dāng)天17：00分（含）前當(dāng)日下發(fā)一般水印文本當(dāng)天15：00分（含）前當(dāng)日下發(fā)當(dāng)天15：00分（不含）后次日下發(fā)郵件當(dāng)天16：00分（不含）前當(dāng)日下發(fā) 6.2.6公司文件的眉頭及編號(hào)規(guī)則 6.2.6.1為保證公司各級(jí)管理制度在制定、發(fā)布、實(shí)施和流通過程的有效性，統(tǒng)一設(shè)置公司制度文檔文號(hào)的眉頭和編號(hào)規(guī)則：a)眉頭如下：杭州依目了然服飾有限公司文件編號(hào)YMLR-GS-GM-001保密等級(jí)XXXXXX制度版次A/0緊急程度頁碼1/Xb）編號(hào)規(guī)則：YMLR:公司范圍內(nèi)文件GS：編制部門（相關(guān)代號(hào)見下表）GM：文件性質(zhì)001：文件流水編號(hào)c)相關(guān)編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)如下：部門編制代號(hào)文件性質(zhì)編制代號(hào)公司文件GS制度文件GM營銷中心文件YX作業(yè)指導(dǎo)書QM設(shè)計(jì)部文件SJ表格表單FM生產(chǎn)部文件SC通知、通報(bào)、公告TM品控部文件PK聯(lián)絡(luò)公函LM人事行政部文件RSd）版次規(guī)則：文件第1次修訂發(fā)文基本定版為“A”依次類推第2次為“B”那么依次順延，進(jìn)行修訂、修改可用數(shù)字進(jìn)行后綴。例如：A版某文件修訂一次那么該文件版次為“A/1”，如果修訂、修改2次則為“A/2”以此類推。e）頁碼規(guī)則：頁碼顯示格式為“1/X”前數(shù)字代表該頁在本文件中的頁數(shù)，后數(shù)字代表該文件的總頁數(shù)，例如：某文件一共5頁那么 該文件的第1頁的頁碼反應(yīng)應(yīng)該為“1/5”。f）保密等級(jí)、緊急程度：根據(jù)文件在公司的保密程度以及使用的緊急情況按照前文規(guī)定標(biāo)注于文件頁面（加蓋相應(yīng)墨章）。6.2.6.2發(fā)文部門：按公司文件分類標(biāo)準(zhǔn)編制，發(fā)文部門按擬文部門，即若管理總部擬訂“管理”；若營銷中心各部門擬訂“營銷”；若生產(chǎn)中心擬訂“生產(chǎn)”。6.2.6.3內(nèi)容分類：按照文件內(nèi)容的歸屬種類，即通知、公告、制度等。6.2.6.4文件編號(hào)：按發(fā)文部門編號(hào)，即若管理總部第一次發(fā)文，即編號(hào)為“01”；若管理總部第二次發(fā)文“02”；若生產(chǎn)中心第一次發(fā)文即編號(hào)為“01”等。6.2.6.5文件年份及流水號(hào)：即按當(dāng)年發(fā)文的第X次發(fā)文編號(hào)，不分發(fā)文部門，依次編號(hào)。6.2.7聯(lián)合發(fā)文6.2.7.1聯(lián)合發(fā)文的定義是指：下發(fā)文件涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門，需跨部門聯(lián)合確定內(nèi)容方可執(zhí)行的文件。如“技術(shù)部”發(fā)文，但文件相關(guān)內(nèi)容涉及到“計(jì)劃部”或其它部門的配合支持方能執(zhí)行，視為聯(lián)合發(fā)文。6.2.7.2需要聯(lián)合發(fā)文的部門，需由擬文部門確認(rèn)文件內(nèi)容，交由擬聯(lián)合部門審核確認(rèn)后，逐級(jí)審批到總經(jīng)理后方可發(fā)文，否則不得發(fā)文。6.2.8文件下發(fā)6.2.8.1公司所有文件的下發(fā)，不分機(jī)密等級(jí)及緊急程度，均需填寫發(fā)文申請(qǐng)審核表附件一并逐級(jí)審批同意后，方可發(fā)文。秘密等級(jí)審批權(quán)限絕秘秘密一般通報(bào)、通知、公告-制度部門初審 聯(lián)合部門審議（只針對(duì)需聯(lián)合下發(fā)的文件） 上級(jí)主管復(fù)審/決審 總經(jīng)理決審6.2.8.2公司規(guī)章制度等類文件的下發(fā)，涉及到員工切身利益的，如：公司考勤管理制度、獎(jiǎng)懲管理制度、員工手冊等。需總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后，方可成文下發(fā)。6.2.8.3新文件的下發(fā)如涉及到原有文件的作廢，應(yīng)在新文件下發(fā)后立即廢止，且廢止的舊文件須按廢止的相關(guān)程序予以保管或銷毀。6.2.8.4涉及相關(guān)制度及政策的文件，如需培訓(xùn)，須在培訓(xùn)課件制作完成并經(jīng)過人事行政部培訓(xùn)組審核通過后方可下發(fā)文件。6.2.8.5文件編制具體流程參見公司文件編制流程附件二。 a) 一般事務(wù)性文件的編制，應(yīng)事先向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出口頭申請(qǐng)。 b）公司對(duì)外文件由人事行政部提向總經(jīng)理出口頭申請(qǐng)。 c）保密文件及絕密文件由相關(guān)主導(dǎo)部門負(fù)責(zé)人向總經(jīng)理提出書面申請(qǐng)。6.2.8.6申請(qǐng)通過后由相關(guān)部門草擬初稿。6.2.8.7初稿形成后由人事行政部進(jìn)行初審。6.2.8.8人事行政部審核完畢的草案根據(jù)文件類型組織會(huì)審核準(zhǔn)。6.2.9文件的下發(fā)及簽收6.2.9.1文件的下發(fā)流程參見內(nèi)部發(fā)文處理流程附件三。6.2.9.2行政文控文員對(duì)核準(zhǔn)之定稿進(jìn)行校對(duì)、（蓋章、裝訂）登記。6.2.9.3行政文控文員根據(jù)發(fā)文部門提供的受文部門清單按部門份數(shù)復(fù)印文件并做好相關(guān)記錄。6.2.9.4文控文員將文件發(fā)放至各受文部門并于發(fā)文登記表（附件四）做好記錄。6.2.9.5部門文件管理人員簽收并于收文登記表（附件五）做好記錄。6.2.9.6受文部門對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行貫宣或傳閱。6.2.9.7受文部門對(duì)文件進(jìn)行歸檔并監(jiān)督執(zhí)行、落實(shí)情況。6.2.9.8公司所有下發(fā)的文件，必須辦理簽收手續(xù)。由人事行政部提供發(fā)文登記表附件四，交相關(guān)部門收文人員簽收。6.2.10文件的宣貫6.2.10.1公司所有下發(fā)的規(guī)章制度、通知及公告等，如文件的內(nèi)容需向公司全體員工傳達(dá)，均需在公司公告欄張貼。6.2.10.2對(duì)于公司制度類文件，涉及到與工作相關(guān)的流程操作與執(zhí)行的，須由發(fā)文部門聯(lián)合人事行政部，在受文范圍內(nèi)組織培訓(xùn)，并針對(duì)特定人員予以考核。具體培訓(xùn)方式以人事行政部要求為準(zhǔn)。6.2.10.3對(duì)于公司除制度以外的通知公告等類型文件由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)在部門內(nèi)部宣貫。6.2.10.4人事行政部，應(yīng)按照公司文件的受文范圍要求，針對(duì)受文范圍員工組織培訓(xùn)。具體方式以人事行政部要求為準(zhǔn)。6.2.10.5文件張貼的時(shí)間限制a) 公告：需公司內(nèi)部張貼1周；b) 通知：通常需公司內(nèi)部張貼一周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求。c) 通報(bào)：通常需公司內(nèi)部張貼兩周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求。d) 制度：以復(fù)印件形式下發(fā)的，公司內(nèi)部全體員工宣貫的，通常需公司內(nèi)部張貼一周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求；秘密級(jí)以上文件的文件，不得在公司內(nèi)部張貼，但受文人需在部門內(nèi)部按文件下發(fā)要求的范圍內(nèi)組織宣貫。6.3文件的保管與存檔6.3.1文件的保管分為：有效期內(nèi)文件的保管與過期文件的保管。6.3.2對(duì)于有效期內(nèi)的文件，須按“發(fā)文部門機(jī)密程度-文件編號(hào)”進(jìn)行有序存檔管理。如公司發(fā)文，文件編號(hào)為：YMLR-GS-GM-001，機(jī)密程度為：秘密，應(yīng)分放在機(jī)密類文件中，按編號(hào)有序排列。6.3.3公司文件在下發(fā)后兩周內(nèi)需進(jìn)行存檔管理6.3.3.1文件管理人員需建立公司在用文件的目錄公司在用文件目錄表附件六，每月15日及月底（遇節(jié)假日順延）將公司在用文件的目錄進(jìn)行更新。6.3.3.2各部門需設(shè)立部門所須使用文件的檔案柜，按照公司在用文件的目錄進(jìn)行存檔管理。職能部門由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)指定專人負(fù)責(zé)存檔。6.3.3.3公司文件的存檔方式，視公司發(fā)文方式的變化而更改，具體方式將由人事行政部另行通知。6.3.4對(duì)于已過時(shí)效期限的文件6.3.4.1公司所有下發(fā)的文件，在文件時(shí)效過期后必須退還至人事行政部。6.3.4.2對(duì)于時(shí)效過期的文件應(yīng)按照發(fā)文年份-機(jī)密程度分類存放一年后銷毀。如特殊文件需長期存放保管，需提交說明至人事行政部文件管理員，由文件管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)一存放。6.4文件的借閱6.4.1公司所有已存檔文件，只能予以查看，不得帶出、復(fù)制或拷背。6.4.2公司文件的借閱，可以整個(gè)文件借閱，或借閱文件的某一部分內(nèi)容。借閱的要求或內(nèi)容需要在公司文件調(diào)閱單附件七中明確說明，文件管理員視借閱內(nèi)容予以發(fā)放文件。6.4.3公司文件的借閱，原則上均需當(dāng)天返回。6.4.4公司所有文件借閱，均需辦理借閱手續(xù)6.4.4.1對(duì)于部門內(nèi)部文件的查閱，需經(jīng)過部門經(jīng)理的同意后，至部門文件管理員處進(jìn)行查看。6.4.4.2對(duì)于公司跨部門文件的查看，需由部門主管填寫公司文件調(diào)閱單附件七，明確說明借閱理由及工作需要，并按流程審核后予以查看：6.4.4.2.1對(duì)于秘密等級(jí)為“一般”的文件需經(jīng)過直屬主管的批準(zhǔn)后交人事行政部經(jīng)理同意后至文件管理員處進(jìn)行查看；6.4.4.2.2對(duì)于秘密等級(jí)為“秘密”或“絕密”類文件，必須逐級(jí)審批至總經(jīng)理后至文件管理員處進(jìn)行查看。6.4.4.2.2公司文件的調(diào)閱原則上不得一次調(diào)閱多個(gè)文件，對(duì)于一次借閱兩個(gè)或以上的文件，必須附件明確說明原因，否則不予批準(zhǔn)。6.5文件的廢止及銷毀6.5.1文件的廢止是指：新文件的發(fā)布涉及到原有文件的作廢；或是由于公司的經(jīng)營模式或組織架構(gòu)變動(dòng)，相關(guān)政策及文件已無實(shí)際可執(zhí)行價(jià)值和依據(jù)，而涉及到的相關(guān)文件的作廢；或是公司出臺(tái)的具有實(shí)效性的文件，而已過其時(shí)效期而自動(dòng)廢止。6.5.2文件的銷毀是指：對(duì)于已作廢或廢止的文件，在一定存放期后，由人事行政部對(duì)其進(jìn)行銷毀處理。6.5.4文件廢止后各部門必須退還至人事行政部。由人事行政部統(tǒng)一對(duì)其銷毀。6.6相關(guān)處罰規(guī)定各部門必須按公司在用文件目錄，對(duì)于下發(fā)至本部門的文件進(jìn)行存檔保管，文件柜必須加鎖，由部門文件管理員統(tǒng)一保管。公司會(huì)定期對(duì)各部門文件的宣導(dǎo)情況及存檔情況進(jìn)行檢查。在檢查過程中發(fā)現(xiàn)未按公司規(guī)定執(zhí)行的，將作一定處罰：6.6.1對(duì)于公司“秘密”及“絕密”文件在簽收后保管不當(dāng)，泄密或丟失的：6.6.1.1機(jī)密程度為“秘密”的文件，對(duì)于直接責(zé)任人，即文件的保管者處以100元/次/份的罰款；部門經(jīng)理負(fù)連帶責(zé)任，同處以100元/次/份的罰款。6.6.1.2機(jī)密程度為“絕密”的文件，對(duì)一直接責(zé)任人，即文件的保管者處以200元/次/份的罰款；部門經(jīng)理負(fù)連帶責(zé)任