某某某公司聲像檔案管理制度

某某某公司聲像檔案管理制度1目的加強(qiáng)和規(guī)范某某某公司聲像檔案管理。 2適用范圍適用于某某某公司。3定義與述語(yǔ) 某某某公司聲像檔案是指在日常工作以及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司具有保存價(jià)值的錄像、照片等輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。聲像檔案一般由錄像（音）帶、光盤(pán)和照片組成。4職責(zé)4.1某某某公司辦公室負(fù)責(zé)聲像檔案的歸檔和保存管理。4.2聲像檔案形成單位負(fù)責(zé)對(duì)需要?dú)w檔的聲像資料進(jìn)行收集、整理、編輯，定期向檔案部門(mén)移交歸檔。5內(nèi)容5.1歸檔范圍5.1.1記錄某某某公司重要工作進(jìn)程、反映廠重大工作成果的聲像資料；5.1.2領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查、調(diào)研、會(huì)見(jiàn)、工程典禮等重要活動(dòng)的聲像材料； 5.1.3黨代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)，以及重要工作會(huì)議，專(zhuān)業(yè)會(huì)議的聲像材料；5.1.4重要的宣傳、展覽、以及表彰勞動(dòng)模范、先進(jìn)生產(chǎn)（工作）者和優(yōu)秀黨員等聲像材料；5.1.5榮獲的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、證書(shū)照片等有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物的照片； 5.1.6反映廠精神文明建設(shè)，職工文化生活的獲獎(jiǎng)的聲像材料；5.1.7歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)人的照片；5.1.8其它具有保存價(jià)值的聲像材料。5.2歸檔要求5.2.1各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的聲像材料一般歸檔一份；比較重要的和利用頻繁的聲像材料適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。5.2.2與紙質(zhì)文件配套的電子文件，與紙質(zhì)文件一并歸檔。5.2.3其它各項(xiàng)工作中形成的聲像材料，翌年6月由各部門(mén)兼職檔案員和攝錄員對(duì)應(yīng)歸檔的聲像材料進(jìn)行整理，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后向本單位檔案部門(mén)移交歸檔。5.2.4 歸檔的光盤(pán)、照片載體文件，由文件形成部門(mén)編寫(xiě)文字說(shuō)明，文字說(shuō)明與載體記錄的信息相符。5.2.5 利用數(shù)碼相機(jī)拍攝的,要形成紙質(zhì)照片,電子照片要與紙質(zhì)照片編號(hào)一一對(duì)應(yīng)。同時(shí)電子照片應(yīng)做備份。5.2.6照片要求800萬(wàn)象素以上，對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。5.2.7歸檔的光盤(pán)必須是可讀文件。必須在有關(guān)設(shè)備上演示和檢測(cè)，（檢測(cè)的內(nèi)容包括：硬件和軟件環(huán)境的有效性和信息記錄格式、有無(wú)病毒感染等）運(yùn)轉(zhuǎn)正常，清潔，無(wú)劃痕，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。5.2.8歸檔的聲像材料必須是原版、原件。6檔案的整理6.1整理原則:聲像檔案的整理應(yīng)從有利于保持聲像檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管、便于提供利用為原則，照片、底片和說(shuō)明一同整理和存放。錄音帶、錄像帶單獨(dú)整理和存放。6.2整理方法6.2.1照片的整理方法6.2.1.1照片檔案的分類(lèi)按年度-問(wèn)題（機(jī)構(gòu)）-保管期限進(jìn)行分類(lèi);6.2.1.2照片的排列按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列；6.2.1.3照片的編號(hào)采用：全宗號(hào)-年度-保管期限代碼-冊(cè)號(hào)-張?zhí)?；全宗?hào)：集團(tuán)公司給立檔案單位編制的代號(hào)；年度：照片形成的年度；保管期限代碼：分別用“1、2、3對(duì)應(yīng)代表永久、長(zhǎng)期、短期；冊(cè)號(hào)：某一全宗某一保管期限內(nèi)照片冊(cè)的排列從“1”開(kāi)始的順序編號(hào)；張?zhí)枺赫掌趦?cè)內(nèi)的排列從“1”開(kāi)始的順序編號(hào)。注：如本照片與其它載體有密切聯(lián)系的，應(yīng)將其它載體檔案編號(hào)標(biāo)注卷內(nèi)目錄的備注欄內(nèi)。6.2.1.4大張照片應(yīng)單張組卷，單獨(dú)存放，并在卷內(nèi)目錄的備注欄內(nèi)注明“大張”。6.2.2錄像、錄音帶整理方法6.2.2.1錄像、錄音帶在盒套外貼上標(biāo)簽，注明題目、日期、盤(pán)數(shù)、帶長(zhǎng)、時(shí)間、聲道、機(jī)器型號(hào)等。6.2.2.2錄像、錄音帶采用年度-大流水編號(hào)。6.2.3 光盤(pán)整理方法6.2.3.1光盤(pán)的分類(lèi)：按時(shí)間-問(wèn)題（機(jī)構(gòu)）-保管期限分類(lèi)排序；6.2.3.2光盤(pán)的編號(hào)：年度-盤(pán)號(hào)；盤(pán)號(hào)為年度內(nèi)光盤(pán)從“1”開(kāi)始的順序編號(hào)。6.2.3.3光盤(pán)應(yīng)附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫(xiě)編號(hào)、名稱(chēng)、保管期限、日期和識(shí)別或運(yùn)行電子文件的軟、硬件環(huán)境。6.2.3.4 電子文件的存儲(chǔ)格式：1.光盤(pán)的文件格式：XLS、DOC、JPEG。2.用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接結(jié)技術(shù)制作的文件，通用格式為：MPEG、AVI；3.用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，通用格式為：WAV、MP3。6.3 文字說(shuō)明編寫(xiě)方法6.3.1文字說(shuō)明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等，文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順，準(zhǔn)確揭示和概括照片的內(nèi)容和全部信息 ，主要人物要標(biāo)明位置。時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。6.3.2大照片的說(shuō)明可另用紙書(shū)寫(xiě)，一同保存。6.3.3 光盤(pán)（會(huì)議錄音類(lèi)）的文字說(shuō)明應(yīng)包括講話內(nèi)容、講話人姓名、職務(wù)、講話排序、講話計(jì)時(shí)、錄制日期、錄制人、密級(jí)等；6.3.4 光盤(pán)（大型活動(dòng)攝影類(lèi)）的文字說(shuō)明應(yīng)包括主要內(nèi)容、制式、語(yǔ)別、密級(jí)、規(guī)格、放映時(shí)間、錄制時(shí)間、錄制人等。6.4 聲像檔案保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、可靠程度、有效性等因素劃定保管期限。（可參照紙質(zhì)文件保管期限）6.5案卷質(zhì)量要求6.5.1照片、錄像帶、錄音帶、光盤(pán)以?xún)?cè)、盤(pán)組成保管單位。6.5.2立卷要規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰，不得出現(xiàn)重編，漏編及空號(hào)現(xiàn)象。案卷整齊美觀，有卷內(nèi)目錄和備考表。6.5.3說(shuō)明格式正確、項(xiàng)目齊全、能正確提示聲像內(nèi)容和整理情況。6.5.4檔案人員應(yīng)按照要求及檢驗(yàn)項(xiàng)目逐一驗(yàn)收。對(duì)檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)退回形成單位重新制作，并再次進(jìn)行檢驗(yàn)7聲像檔案利用與保管7.1檔案利用7.1.1 聲像檔案一般不得借出。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借 (只能用拷貝提供利用) 。未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)任何部門(mén)人員不允許擅自復(fù)制電子文件。7.1.2檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行登記、建帳，帳目要注明相應(yīng)紙質(zhì)檔案的檔號(hào)，同時(shí)建立機(jī)讀目錄7.2檔案保管7.2.1 聲像檔案的保管分為日常保管和入庫(kù)保管。其中日常保管由拍攝人完成，按照一年為期限，待整理后交檔案室入庫(kù)保管。7.2.2聲像檔案庫(kù)保存的溫度為14-24;相對(duì)濕度為37%-67%;聲像檔案應(yīng)立放，磁帶庫(kù)必須避開(kāi)30奧斯特以上的磁場(chǎng)，磁場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm。7.2.3聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，防止受污染的聲像檔案入庫(kù)。接觸底片應(yīng)帶潔凈套操作，防止汗?jié)n污染。7.2.4錄像、錄音帶每年倒帶一次。對(duì)聲像檔案庫(kù)，要半年檢查一次。7.2.5電子檔案應(yīng)每5年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查，如發(fā)現(xiàn)光盤(pán)損壞或出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)拷貝，如軟、硬平臺(tái)發(fā)生改變，則應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)換，檢查拷貝，轉(zhuǎn)換等情