公司渠道信息溝通管理辦法

編 號：_版 本： 保密級： 連封共： 公司渠道信息溝通管理辦法 作者 企發(fā)部 200X 年 07 月 01 日 校對 200X 年 月 日 審核 200X 年 月 日 批準 200X 年 月 日北京XX新技術(shù)有限公司文檔修改記錄表修改人修改時間修改內(nèi)容目 錄1建立渠道信息溝通管理平臺的目的32相關(guān)概念33適用范圍34渠道信息溝通管理的職責和權(quán)限35具體工作內(nèi)容及工作流程46說明71建立渠道信息溝通管理平臺的目的為更好地為分支渠道提供服務，幫助分支渠道加深對產(chǎn)品的理解、提高渠道信息的反饋速度，促進其市場營銷活動，確保XX的分支機構(gòu)、代理商與總部之間信息溝通順暢、反饋及時、有效監(jiān)督、相互促進，XX公司建立渠道信息溝通管理平臺。為了使該平臺的運作流程合理、規(guī)范，有必要使信息的來源、采編、發(fā)布過程制度化，特此編制公司外網(wǎng)渠道管理信息溝通辦法。2相關(guān)概念渠道：XX集團公司所屬分公司、代理商的總稱。3適用范圍適用于XX渠道與總部的溝通管理。4渠道信息溝通管理的職責和權(quán)限4.1 企發(fā)部是公司渠道信息溝通管理的歸口管理部門。4.1.1 負責制定信息溝通管理辦法，引導溝通的正確方向。4.1.2 負責公司內(nèi)、外網(wǎng)的建設和維護工作。4.1.3 負責外網(wǎng)上渠道管理平臺的搭建。4.1.4 對分管的信息來源、發(fā)布質(zhì)量負責。4.1.5 負責對渠道信息溝通管理工作的實施效果進行監(jiān)督。4.1.6 負責管理各方的意見和投訴，及時將存在的問題及改進建議通報各方。4.2 渠道負責按要求實施信息溝通管理辦法。4.2.1 負責及時、完整、全面地將本單位市場運作情況、項目、客戶、經(jīng)驗、發(fā)現(xiàn)的問題及時向總部相應的接口部門提供。4.2.2 負責將對公司的意見和建議等信息，及時向總部相關(guān)部門反饋。4.2.3 負責就總部相關(guān)職能部門信息反饋質(zhì)量及時與企發(fā)部聯(lián)系，有效解決問題。4.3 營銷中心、客戶服務部、開發(fā)部、研究所、質(zhì)量管理部、總裁辦等總部職能部門負責按要求實施信息溝通管理辦法。4.3.1 對分管的信息來源、發(fā)布質(zhì)量負責。4.3.2 對渠道反饋信息的及時響應質(zhì)量負責。4.3.3負責就各渠道信息反饋質(zhì)量及時與企發(fā)部聯(lián)系，有效解決問題。5具體工作內(nèi)容及工作流程渠道、各部門人員提交信息主管領(lǐng)導審批否是否發(fā)布提交、發(fā)布是廢止（通過外網(wǎng)“渠道管理平臺”、電話、傳真、郵件等方式進行）是否需要解決？是否發(fā)布責任部門解決是否需要監(jiān)督？否是責任部門解決企發(fā)部督查督辦5.1 信息溝通的原則是:講求正確的導向、講求質(zhì)量、講求效率、講求相互促進。5.2 工作流程：5.3 渠道信息溝通管理采取外網(wǎng)“渠道管理”平臺、電話、傳真、公文等多種形式。對重大問題必須以傳真等正式行文的方式執(zhí)行。5.4 各部門負責本部門職責范圍內(nèi)信息的收集和分析，按照本辦法要求向相關(guān)部門提供，對所提供信息的正確性和時效性負責。同時負責外部信息的接收和管理。各部門可根據(jù)需要提出欲接收信息的申請。5.5 渠道（主要指分公司）及總部各職能部門設置兼職的信息員（可以將內(nèi)部溝通信息員與之統(tǒng)一為一人），將名單和通訊聯(lián)系方式匯總至企發(fā)部。信息員負責部門內(nèi)外部信息的收集、發(fā)布、接收管理。信息員在進行信息管理時可以采用多種形式，但要采取有效措施確保信息的保密、安全，避免信息的丟失和失效。5.6 信息提出方在向責任方提交相關(guān)申請或意見建議時，對需要對責任方執(zhí)行情況進行監(jiān)督的，可以抄送企發(fā)部（使用郵件交流時，采取轉(zhuǎn)發(fā)方式；在外網(wǎng)“渠道管理”平臺發(fā)布；采用電話、傳真、郵寄等方式時，需通知企發(fā)部）作為監(jiān)督管理的依據(jù)。企發(fā)部負責監(jiān)督對反饋信息形成封閉（閉環(huán)管理）。5.7 對信息提出方提交的相關(guān)要求，責任方必須在當日后的第一個工作日內(nèi)給予答復，重大問題可以延至三個工作日內(nèi)。能夠迅速解決的，在答復的同時解決完畢，對無法短期內(nèi)解決的，需答復解決方案和解決期限，同時保證在確定的期限內(nèi)完成。5.8 企發(fā)部有權(quán)針對責任方?jīng)]有及時答復、解決的情況進行督促，必要時可以將問題向責任方的主管匯報。5.9 外網(wǎng)“渠道管理”平臺維護辦法5.9.1 外網(wǎng)“渠道管理”平臺是公司為促進總部與渠道進行溝通交流在公司外網(wǎng)（）上搭建的信息交互平臺。5.9.2 責權(quán)分配。見下表欄目主題內(nèi)容要求維護方渠道新聞渠道通知總部對渠道管理的決定、政策、公文等及時發(fā)布營銷中心（企業(yè)市場部）、總裁辦渠道新聞總部及渠道市場運作信息（新聞、項目、客戶、經(jīng)驗等）每周至少發(fā)布一篇稿件營銷中心（企業(yè)市場部和政府市場部）工具文件銷售文件公司市場運作方面的相關(guān)支持性文件及時發(fā)布營銷中心（企業(yè)市場部和政府市場部）、客服中心、企發(fā)部產(chǎn)品信息文件公司產(chǎn)品理論、軟件操作、實施應用、維護等方面的信息每月各維護方至少提供兩篇稿件研究所、客服中心投標文件輔助渠道進行投標活動的支持性文件及時提供或更新營銷中心（企業(yè)發(fā)展部、政府市場部）、項目部營銷計劃近期活動一覽通報公司近期已開展市場推廣、銷售信息及時提供營銷中心（企業(yè)發(fā)展部、政府市場部）、企發(fā)部市場計劃公司未來一段時間的市場推廣、銷售計劃及時提供或更新營銷中心（企業(yè)發(fā)展部、政府市場部）、企發(fā)部銷售支持渠道政策公司渠道發(fā)展、支持等相關(guān)政策文件及時提供或更新企發(fā)部其他業(yè)務申請公司相關(guān)業(yè)務申請表格及相關(guān)程序指導文件及時提供或更新營銷中心（企業(yè)發(fā)展部、政府市場部）、總裁辦資源文件內(nèi)刊公司內(nèi)部為文化建設、宣傳推廣形成的刊物及時提供企發(fā)部HHR理論HR管理理論、觀點、研究成果、發(fā)展方向等信息每周至少一篇研究所、企發(fā)部HR實務HR實施案例、感受等實際工作經(jīng)驗信息每周至少一篇研究所、企發(fā)部交流論壇為各方提供的信息反饋、經(jīng)驗交流平臺對要求協(xié)助解決、要求反饋信息的帖子，責任部門必須按5.6條款的要求及時予以解決，企發(fā)部負責對此進行監(jiān)督。公司各職能部門、渠道5.9.3 外網(wǎng)“渠道管理”平臺的登錄采用注冊、審核、發(fā)放密碼、每月變更密碼的方式進行。（1） 營銷中心企業(yè)市場部、政府市場部負責要求所屬符合條件的渠道單位（經(jīng)理及相關(guān)需要登錄“渠道管理”平臺的人員）進行注冊，經(jīng)審核合格，向注冊人員發(fā)放登錄密碼。每個月修改一次密碼。（2） 企發(fā)部負責要求總部相關(guān)職能部門（經(jīng)理及相關(guān)需要登錄“渠道管理”平臺的人員）進行注冊，經(jīng)審核合格，向注冊人員發(fā)放登錄密碼。每個月修改一次密碼。（3） 各渠道單位及公司職能部門、人事管理部門必須及時將本單位人員變動情況反饋至營銷中心企業(yè)市場部、政府市場部和企發(fā)部。營銷中心企業(yè)市場部、政府市場部和企發(fā)部根據(jù)所屬人員調(diào)轉(zhuǎn)情況，及時更新登錄權(quán)限。5.10 各相關(guān)單位設置的信息員或相關(guān)員工在發(fā)布或報送相關(guān)信息時，需經(jīng)過所在部門管理者的審批。渠道單位及總部各職能部門的負責人對所屬單位或部門發(fā)布、傳遞信息的嚴肅性和正確性負責。5.11 渠道管理者作為本辦法執(zhí)行的直接責任人對所在部門開展信息溝通交流工作的質(zhì)量負責。營銷中心（企業(yè)發(fā)展部、政府市場部）、企發(fā)部將定期對渠道、總部職能部門開展信息交流溝通的情況進行總結(jié)，提交公司管理者，作為