會計電算化課件-第3章-總賬系統(tǒng)

第3章總賬系統(tǒng),主要內(nèi)容：,1.總賬管理系統(tǒng)初始設(shè)置(重點(diǎn)）2.總賬日常業(yè)務(wù)處理（重點(diǎn)、難點(diǎn)）3.總賬期末處理（重點(diǎn)、難點(diǎn)）,學(xué)習(xí)目標(biāo)：,通過本章的學(xué)習(xí)，了解總賬系統(tǒng)的基本內(nèi)容。1.熟悉總賬系統(tǒng)中明細(xì)權(quán)限和賬簿、憑證選項的設(shè)置；2.掌握期初余額錄入的方法；3.熟練掌握日常填制、修改、作廢、整理憑證的方法4.掌握憑證審核、記賬、現(xiàn)金管理、銀行對賬的方法5.掌握查詢賬簿、期末轉(zhuǎn)賬、對賬、結(jié)賬等賬務(wù)處理的方法。,3.1總賬管理系統(tǒng)概述,3.1總賬管理系統(tǒng)概述總賬管理系統(tǒng)是用友通管理軟件的核心子系統(tǒng)，適合于各行各業(yè)進(jìn)行賬務(wù)核算及管理工作總賬管理系統(tǒng)既可獨(dú)立運(yùn)行，也可同其他系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn),3.1總賬管理系統(tǒng)概述,3.1總賬管理系統(tǒng)概述3.1.1總賬系統(tǒng)功能概述總賬系統(tǒng)的任務(wù)就是在建立的會計科目體系的基礎(chǔ)上，通過填制憑證反映企業(yè)發(fā)生的各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對憑證進(jìn)行審核、記賬，輸出各種賬簿按照處理流程劃分，主要分為初始設(shè)置、憑證管理、賬簿管理、輔助核算管理和期末處理等,3.1總賬管理系統(tǒng)概述,3.1總賬管理系統(tǒng)概述3.1.1總賬系統(tǒng)功能概述1.初始設(shè)置由用戶根據(jù)本企業(yè)的具體需要建立賬務(wù)應(yīng)用環(huán)境，將用友通總賬管理系統(tǒng)變成適合本單位實際需要的專用系統(tǒng)主要工作包括設(shè)置各項業(yè)務(wù)參數(shù)、明細(xì)賬權(quán)限的設(shè)定和期初余額的錄入等,3.1總賬管理系統(tǒng)概述,3.1總賬管理系統(tǒng)概述3.1.1總賬系統(tǒng)功能概述2.憑證管理通過嚴(yán)密的制單控制保證填制憑證的正確性。提供資金赤字控制、支票控制、預(yù)算控制、外幣折算誤差控制以及查看最新余額等功能，加強(qiáng)對發(fā)生業(yè)務(wù)的及時管理和控制包括完成憑證的錄入、審核、記賬、查詢、打印，以及出納簽字、常用憑證定義等,3.1總賬管理系統(tǒng)概述,3.1總賬管理系統(tǒng)概述3.1.1總賬系統(tǒng)功能概述3.賬簿管理強(qiáng)大的查詢功能使整個系統(tǒng)實現(xiàn)總賬、明細(xì)賬、憑證聯(lián)查，并可查詢包含未記賬憑證的最新數(shù)據(jù)可隨時提供總賬、余額表、明細(xì)賬、日記賬等標(biāo)準(zhǔn)賬表的查詢,3.1總賬管理系統(tǒng)概述,3.1總賬管理系統(tǒng)概述3.1.1總賬系統(tǒng)功能概述4.輔助核算管理總賬管理系統(tǒng)除了提供總賬、明細(xì)賬、日記賬等主要賬簿數(shù)據(jù)的查詢外，還提供以下輔助核算管理：個人往來核算、部門核算、往來管理、現(xiàn)金管理和項目管理,3.1總賬管理系統(tǒng)概述,3.1總賬管理系統(tǒng)概述3.1.1總賬系統(tǒng)功能概述5.月末處理靈活的自定義轉(zhuǎn)賬功能、各種取數(shù)公式可滿足各類業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬工作自動完成月末分?jǐn)偂⒂嬏帷?yīng)轉(zhuǎn)賬、銷售成本、匯兌損益、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)進(jìn)行試算平衡、對賬、結(jié)賬、生成月末工作報告,3.1總賬管理系統(tǒng)概述,3.1總賬管理系統(tǒng)概述3.1.2總賬管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程啟動總賬系統(tǒng)(重點(diǎn)）初始設(shè)置(重點(diǎn)）日常處理（重點(diǎn)、難點(diǎn)）期末處理（重點(diǎn)、難點(diǎn)）,3.2總賬管理系統(tǒng)初始設(shè)置,從原有系統(tǒng)（手工系統(tǒng)或計算機(jī)系統(tǒng)）過渡到新系統(tǒng)并不是完全照抄照搬，而是需要有一個重新設(shè)計的過程?？傎~初始化就是結(jié)合企業(yè)的具體管理需求和用友通管理軟件的特點(diǎn)確定針對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程及解決方案，具體體現(xiàn)為設(shè)置總賬管理系統(tǒng)運(yùn)行的各項參數(shù)及錄入初始數(shù)據(jù),3.2總賬管理系統(tǒng)初始設(shè)置,3.2.1選項設(shè)置首次使用總賬管理系統(tǒng)時，需要確定反映企業(yè)具體核算要求的各種參數(shù)。通過選項設(shè)置定義總賬管理系統(tǒng)的輸入控制、處理方式、數(shù)據(jù)流程、輸出格式等總賬管理系統(tǒng)中按控制內(nèi)容將總賬選項歸并為憑證、賬簿、會計日歷和其他四類內(nèi)容,3.2總賬管理系統(tǒng)初始設(shè)置,3.2.2明細(xì)賬權(quán)限系統(tǒng)管理中對操作員已做了功能權(quán)限的授權(quán)，但僅限于系統(tǒng)功能菜單一級，不能提供更明確的權(quán)限區(qū)分。當(dāng)需要對操作員的權(quán)限做進(jìn)一步的細(xì)化，如希望制單權(quán)限控制到科目、憑證審核權(quán)限控制到操作員、明細(xì)賬查詢控制到科目等，就要在設(shè)置選項時對以上選項作選中標(biāo)記，再到“明細(xì)權(quán)限”功能中進(jìn)行設(shè)置,明細(xì)權(quán)限設(shè)置,1.明細(xì)賬查詢科目權(quán)限設(shè)置2.憑證審核權(quán)限設(shè)置3.制單科目權(quán)限設(shè)置,3.2總賬管理系統(tǒng)初始設(shè)置,3.2.3期初余額為了保證業(yè)務(wù)處理的連續(xù)性，初次使用總賬管理系統(tǒng)時，應(yīng)將經(jīng)過整理的總賬啟用日期前一個月的手工賬余額數(shù)據(jù)錄入計算機(jī)，以此為起點(diǎn)繼續(xù)未來的業(yè)務(wù)處理。在總賬管理系統(tǒng)中主要輸入各科目余額，包括明細(xì)科目余額和輔助賬余額，總賬科目余額自動計算,期初余額錄入（重點(diǎn)）,1.只能錄入最末級科目的余額2.輔助科目期初余額的錄入3.記住“試算平衡”,3.2總賬管理系統(tǒng)初始設(shè)置,3.2.3期初余額在輸入期初數(shù)據(jù)的過程中，需要注意以下問題：1不同性質(zhì)科目的余額輸入2關(guān)于科目的余額方向3期初試算平衡,若為年初所建賬套：,若為年中所建賬套：,3.3總賬日常業(yè)務(wù)處理,在總賬系統(tǒng)中，當(dāng)初始設(shè)置完成后，就可以開始進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理了。日常業(yè)務(wù)處理主要包括填制憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬和各種輔助賬,一、憑證管理（重點(diǎn)、難點(diǎn)）二、賬簿管理（重點(diǎn)）三、現(xiàn)金管理（重點(diǎn)）四、往來管理（重點(diǎn)）,一、憑證,1.填制憑證5.科目匯總2.出納簽字6.記賬3.審核憑證7.常用摘要4.查詢憑證8.常用憑證,1.填制憑證,增加憑證修改憑證作廢、恢復(fù)及整理憑證沖銷憑證,二、出納簽字三、審核憑證四、查詢憑證五、科目匯總六、記賬（反記賬）七、常用摘要八、常用憑證,第三節(jié)賬簿管理,企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成了正式的會計賬簿。賬簿管理包括賬簿的查詢和打印。在用友通管理系統(tǒng)中，賬簿：一、基本會計核算賬簿二、輔助核算賬簿,一、基本會計核算賬簿,（一）總賬查詢（二）余額表查詢（三）明細(xì)賬查詢（四）多欄賬查詢（五）日記賬及日報表查詢,（一）查詢總賬,（1）科目范圍：可輸入起止科目范圍，為空時，系統(tǒng)認(rèn)為是所有科目。（2）科目級次：在確定科目范圍后，可以按該范圍內(nèi)的某級科目，如將科目級次輸入為1-1，則只查一級科目，如將科目級次輸為1-3，則只查一至三級科目。如果需要查所有末級科目，則用鼠標(biāo)選擇“末級科目”即可。（3）若想查詢包含未記賬憑證的總賬，用鼠標(biāo)選擇“包含未記賬憑證”即可。,（二）余額表查詢,余額表用于查詢統(tǒng)計各級科目的本期發(fā)生額、累計發(fā)生額和余額等。傳統(tǒng)的總賬，是以總賬科目分頁設(shè)賬，而余額表則可輸出某月或某幾個月的所有總賬科目或明細(xì)科目的期初余額、本期發(fā)生額、累計發(fā)生額、期末余額，在實行計算機(jī)記賬后，我們建議用戶用余額表代替總賬。,（1）月份范圍：選擇起止月份，當(dāng)只查某個月時，應(yīng)將起止月都選擇為同一月份，如查1998.08月，則月份范圍應(yīng)選擇為1998.08-1998.08。（2）科目范圍：可輸入起止科目范圍，為空時，系統(tǒng)認(rèn)為是所有科目。（3）科目級次：在確定科目范圍后，可以按該范圍內(nèi)的某級科目，如將科目級次輸入為1-1，則只查一級科目，如將科目級次輸為1-3，則只查一至三級科目。如果需要查所有末級科目，則用鼠標(biāo)選擇“末級科目”即可。,（4）余額范圍：用于指定要查找的余額范圍，例如輸入余額下限輸入0.01，上限不輸，則表示查余額大于0.01的所有科目；若輸入200400：表示余額200且余額400的所有科目。（5）科目類型：為空時，系統(tǒng)默認(rèn)全部類型。也可用鼠標(biāo)點(diǎn)取科目類型選擇下拉框，選擇要查詢的科目類型。（6）外幣名稱：為空時系統(tǒng)默認(rèn)所有外幣。指定外幣名稱時，將只查為核算該外幣的科目。（7）包含未記賬憑證：若想查詢包含未記賬憑證的余額表，用鼠標(biāo)選擇“包含未記賬憑證”即可。,注意以下各按鈕的使用：,（三）明細(xì)賬查詢,系統(tǒng)共提供了四種明細(xì)賬的查詢格式:1.普通明細(xì)賬2.按科目排序明細(xì)賬3.按對方科目展開明細(xì)賬4.月份綜合明細(xì)賬,（四）多欄賬查詢,1.建立多欄賬2.自動編制3.多欄賬查詢,二、輔助核算賬簿,1.個人輔助賬查詢2.部門輔助賬查詢,第三節(jié)出納管理,主要內(nèi)容：,一、查詢?nèi)沼涃~及資金日報表二、支票管理三、銀行對賬四、長期未達(dá)審計,三、銀行對賬（難點(diǎn)）,1.