儀器設(shè)備管理系統(tǒng)使用流程說明

儀器設(shè)備管理系統(tǒng)使用流程說明說明:高職高專及獨(dú)立成人院校上報(bào)數(shù)據(jù)應(yīng)報(bào)基表一、二、三、七,綜合表二是根據(jù)這幾個基表自動生成的。本次上報(bào)數(shù)據(jù)對高職高專和成人院校來說,要求報(bào)建校以來至2009年8月31日的數(shù)據(jù),要求上報(bào)單臺件價格或成套價格在800元以上的儀器設(shè)備。系統(tǒng)安裝完成后運(yùn)行的界面如下圖: 點(diǎn)擊“進(jìn)入”按鈕進(jìn)入系統(tǒng),點(diǎn)擊“退出”按鈕退出系統(tǒng)。一、首次安裝并運(yùn)行本系統(tǒng)時應(yīng)做的步驟如下:(一、進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù):“系統(tǒng)維護(hù)”/“確認(rèn)系統(tǒng)參數(shù)”(4-A 出現(xiàn)如下圖窗口,進(jìn)行系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置: 其中第一次運(yùn)行時,當(dāng)前系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)選擇“系統(tǒng)生成(建帳階段”,此時主要完成系統(tǒng)各數(shù)據(jù)庫的建立。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建立成功后,由于是第一次上報(bào),當(dāng)輸入數(shù)據(jù)時,還應(yīng)選擇“系統(tǒng)生成(建帳階段”選項(xiàng)。然后對“打印機(jī)設(shè)置”進(jìn)行各項(xiàng)設(shè)置。其他選項(xiàng)設(shè)置均采用默認(rèn)即可。以后再上報(bào)的時候,當(dāng)前系統(tǒng)狀態(tài)應(yīng)選擇“正常運(yùn)行(維護(hù)帳階段”(二、進(jìn)行“系統(tǒng)維護(hù)”/“初始化數(shù)據(jù)庫”(4B剛安裝完本系統(tǒng)或機(jī)器中目前基本庫中數(shù)據(jù)確實(shí)無用時,可采用本功能清除本機(jī)中的基本數(shù)據(jù)庫,點(diǎn)擊“初始化數(shù)據(jù)庫”后,出現(xiàn)如下圖所示: 單擊“全部選擇”將左邊的數(shù)據(jù)庫全部選中,然后選擇“確定”按鈕,會出現(xiàn)如下圖: 此時表示數(shù)據(jù)已經(jīng)全部清除了。點(diǎn)擊“退出”按鈕退出當(dāng)前窗口。(三、進(jìn)行系統(tǒng)基本數(shù)據(jù)的輸入1、單位庫管理:(4C本功能可對單位庫進(jìn)行添加、修改、刪除等操作,操作時可將本單位下屬部門按兩位一級的方式進(jìn)行編號,并將單位編號、單位名稱、單位性質(zhì)等內(nèi)容輸入單位庫。 步驟:1“單位庫管理”:將部門及科室進(jìn)行編號,每2位數(shù)字為一級,最多不超過10位。單擊“添加”按鈕,進(jìn)行部分及科室錄入,并將單位編號錄入。如電子工程系定為02,計(jì)算機(jī)應(yīng)用實(shí)驗(yàn)室0201,程控交換實(shí)驗(yàn)室為0202,以此方法類推即可錄入單位庫管理。儀器設(shè)備必須落實(shí)到最低一級上。每輸入完一條信息后按“存盤”按鈕保存數(shù)據(jù)、或者按“修改”按鈕,結(jié)束本條輸入,再點(diǎn)擊“添加”按鈕進(jìn)行下一條錄入,全部錄入完成后按“退出”按鈕。 刪除單位時,請先選“修改”,然后再按“刪除”即可。說明:1、0119為教學(xué)科研單位2039 行政單位4059 后勤可以空出、以備新增。2、在本系統(tǒng)中,每一臺儀器設(shè)備的單位編號都要落實(shí)在最低一級編號上(即末級上 2、“管理員庫管理”:(4D用于錄入/修改/刪除每一個部門的設(shè)備管理員的基本信息情況。 點(diǎn)擊“添加”按鈕可向系統(tǒng)中添加管理人員相關(guān)數(shù)據(jù),點(diǎn)擊“修改”按鈕后,選擇相關(guān)部門,可修改選擇部門的人員相關(guān)信息。3、“存放地點(diǎn)管理”:(4E將儀器設(shè)備存放的地點(diǎn)編成號并錄入其中,存放地編號原則為:校區(qū)編號+建筑物編號+樓層編號+房間號,兩位兩位一級。 添加完畢后點(diǎn)“存盤”后,按“退出”鍵出此功能的錄入。注意:“清空添加”按鈕在本系統(tǒng)中多次出現(xiàn),其作用只是清空當(dāng)前窗口中的瀏覽區(qū)域,而不是清空數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容,與此相關(guān)的數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容保持不變。至此,系統(tǒng)完成前期的設(shè)置工作。二、上報(bào)數(shù)據(jù)錄入1、系統(tǒng)設(shè)置(4-A點(diǎn)擊菜單“系統(tǒng)維護(hù)”/“確認(rèn)系統(tǒng)參數(shù)”,在“系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置”對話框中選定“系統(tǒng)生成(建帳階段”,然后點(diǎn)擊“存儲返回”按鈕退出當(dāng)前對話框。 2、數(shù)據(jù)錄入：數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)輸入主機(jī)信息，即（1-A-A） ，進(jìn)入主機(jī)信息錄入界面 3、主機(jī)信息錄入界面如下圖： 點(diǎn)擊“清空添加”按鈕即可進(jìn)行新數(shù)據(jù)錄入， “清空添加”是清除當(dāng)前窗口的數(shù)據(jù)（除 默認(rèn)值外） ，但不改變數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，相當(dāng)于一些軟件中的“添加” 。 “復(fù)制添加” 表示復(fù) 制當(dāng)前屏幕顯示的記錄至新記錄中，并允許修改，同時儀器設(shè)備編號自動加 1。 注意：1）標(biāo)有紅色星號的字段的為必填項(xiàng)，標(biāo)藍(lán)色星號的字段是計(jì)算機(jī)自動生成項(xiàng)。暗色 星號和無星號的字段是備用字段，可輸可不輸。 2） 儀器編號我們采用 8 位，前四位為購置年份，后四位為當(dāng)前購置流水號；儀器編 號是本系統(tǒng)的主關(guān)鍵字，即值必須唯一，不能空且不能有重復(fù)編號出現(xiàn)，本編號可以唯一確 定某一臺設(shè)備，這個編號一直跟隨某臺儀器設(shè)備，不因該設(shè)備的調(diào)轉(zhuǎn)、報(bào)廢而更改。本項(xiàng)目 向教育部傳送。由系統(tǒng)自動生成，無需錄入。 3）分類號：本系統(tǒng)內(nèi)的關(guān)鍵字，不能為空。本項(xiàng)目的值按 2000 年 5 月國家教育部高 教司統(tǒng)一頒發(fā)的“高等學(xué)校固定資產(chǎn)分類編碼手冊”的規(guī)定填寫，不得自行增加，若有些新 生設(shè)備查無對應(yīng)編碼，填上一級編碼，編碼末位填“00”補(bǔ)齊 8 位。自制、組裝、個別進(jìn)口設(shè) 備應(yīng)按儀器功能定義對應(yīng)的分類號，不能隨意定義。 ）本項(xiàng)目在系統(tǒng)中作為輔關(guān)鍵字，不能 為空。本項(xiàng)目向教育部傳送。 4）儀器名稱： 表示該臺儀器設(shè)備的漢字名稱，在分類目錄中與分類號對應(yīng)，但該名 稱可以不與高等學(xué)校固定資產(chǎn)分類目錄的名稱一致，超過 15 個漢字的可縮寫，不能為空， 本項(xiàng)目向教育部傳送。 5）型號：本項(xiàng)目不能為空，本項(xiàng)目向教育部傳送，按儀器設(shè)備標(biāo)牌或說明書標(biāo)示填 寫，型號不清的儀器設(shè)備，經(jīng)學(xué)校管理部門核實(shí)后，填“*”，超出字段長度應(yīng)截取主要部分 填寫。 6）規(guī)格：本項(xiàng)目不能為空， ，本項(xiàng)目向教育部傳送。指儀器設(shè)備的規(guī)格和主要技術(shù)指 標(biāo)。規(guī)格不清的儀器設(shè)備，經(jīng)學(xué)校管理部門核實(shí)后，填“*”，超出字段長度應(yīng)截取主要部分 填寫。 7）單價：指儀器設(shè)備包括附件在內(nèi)的總價格（人民幣價格） 。以元為單位，保留兩位 小數(shù)。本項(xiàng)目為系統(tǒng)內(nèi)的輔關(guān)鍵字，不能為空。 8）精密儀器的“廠家”向教育部傳送，國產(chǎn)設(shè)備的廠家填漢字，其他可填應(yīng)英文名 或譯名，沒有的可填“無” 9）校區(qū)：是指設(shè)備在哪個校區(qū)使用，0不分 1 1 校區(qū) -10）現(xiàn)狀： 指儀器設(shè)備使用的狀態(tài)，按代碼填寫：1.在用-正在使用的儀器設(shè)備； 2.多余-具有使用價值而未使用的儀器設(shè)備；3.待修-待修或正在維修的儀器設(shè)備；4.待報(bào) 廢-已經(jīng)失去使用價值，而未履行正式報(bào)廢手續(xù)的儀器設(shè)備；8.降檔-經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)允許降檔 次使用、管理的儀器設(shè)備；9.其他-現(xiàn)狀不詳?shù)膬x器設(shè)備。不能為空 11）購置日期：指儀器設(shè)備到校驗(yàn)后的日期或預(yù)付款定做的儀器設(shè)備的購置日期，前 四位表示年，后兩位表示月，中間以“.”隔開，本項(xiàng)目不能為空，月份不清的填“00” ，購 置日期填寫完之后，儀器編號自動生成 12）出廠日期格式同購置日期，注意出廠日期的時間要在購置日期之前，本項(xiàng)目不向 教育部傳送。 13） “領(lǐng)用人”項(xiàng)填入當(dāng)前正使用或保管的人，新使用單位辦理領(lǐng)用手續(xù)的人名， 強(qiáng)調(diào)的是目前正在使用。 （如果 4D，管理員庫建立完之后，系統(tǒng)自動填寫） “經(jīng)手人”指最初領(lǐng)取這件設(shè)備的人，即校內(nèi)辦理使用手續(xù)的人名，強(qiáng)調(diào)的是第一次。 14）指儀器設(shè)備具體的生產(chǎn)國家按世界各國和地區(qū)名稱代碼（GB2659-81）填寫， 合資、三資企業(yè)產(chǎn)品的國碼，按產(chǎn)品標(biāo)牌的國碼填寫，國碼不清楚的填“000” 。不能為空， 默認(rèn)值為中國，國別碼在 4HL 里查找。 15）使用方向：指儀器設(shè)備的使用性質(zhì)，按代碼填寫：1.教學(xué)為主；2.科研為主。若 某臺儀器設(shè)備教學(xué)與科研使用機(jī)時各占一半，填代碼“2”。 16）設(shè)備來源：儀器來源：按代碼填寫：1.購置；2.捐贈：指自然人、法人或其他組 織自愿無償向?qū)W校捐贈的儀器設(shè)備；3.自制：主要部分是自行設(shè)計(jì)、加工、制造的儀器設(shè)備； 4.校外調(diào)入（如抵押） ：除前三項(xiàng)外的其他來源。 17）如果有儀器設(shè)備的圖片，則圖片必須放入到安裝目錄的 PICT 目錄下。圖片大小 不限。 說明： 、如果一條記錄填寫完成，按“存盤”按鈕進(jìn)行存盤，按“清空添加”按鈕進(jìn)行下 一條記錄的添加，全部錄入完成后，按“退出”按鈕退出錄入功能。如果待輸入的下一條記 錄與當(dāng)前的這條記錄有很多是相同的，則可以按“復(fù)制添加”按鈕，然后修改不同項(xiàng)即可。 輸入數(shù)臺相同儀器設(shè)備時， 即一樣的記錄包含很多， 可以只填一條記錄， 但要在 “成批條數(shù)” 中指定有多少數(shù)目。如六十臺相同配置的計(jì)算機(jī)，則只填入一條記錄，并在“成批條數(shù)”選 項(xiàng)中錄入 60，系統(tǒng)自動完成這些數(shù)據(jù)的編號。 、輸入領(lǐng)用單位號、分類號、國碼這三個字段時，如輸錯，系統(tǒng)會提示是否查詢相應(yīng) 代碼庫。 、字段處帶有“復(fù)制”處，表示可按 F7 或用鼠標(biāo)單擊該圖標(biāo)，復(fù)制上一記錄本字段的內(nèi)容。 、可以采用復(fù)制、粘貼方式加快修改速度，也可采用“查找”或上下、首尾記錄定位所修 改數(shù)據(jù)，快速修改表示屏幕上同時出現(xiàn) 20 記錄供修改。 、計(jì)算機(jī)軟件作為儀器設(shè)備的附件上報(bào)（最好放到 05 類計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里） ，不作為單臺件上 報(bào)。 4、附件信息錄入 （1-A-B） 所謂附件信息是指主要設(shè)備所配置的一些附件，此時可將這部分?jǐn)?shù)據(jù)錄入到附件庫中。 錄入方式與“主機(jī)信息”錄入方式相同。附件編號由 11 位組成 其中前 8 位為儀器編號，后 三位為流水號，注意主機(jī)信息錄入時設(shè)備單價要包括附件單價。 5、貴重儀器設(shè)備年使用情況信息的錄入 （1-A-C） 貴重儀器設(shè)備是指 03 類（儀器儀表）中單價在人民幣 40 萬元（含）以上，使用方向?yàn)榻虒W(xué) 或科研的儀器設(shè)備。必須是現(xiàn)用的。 6、數(shù)據(jù)修改：一般修改就行 （1-B-A-A） 、 （1-B-B） 7、數(shù)據(jù)查錯： （1-C-A-A/B/CD） 數(shù)據(jù)完成錄入后，需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，可通過數(shù)據(jù)管理中的查錯功能完成。 通過“數(shù)據(jù)查錯”功能的各項(xiàng)菜單完成