項目材料采購管理制度

項目部材料采購管理制度為了進一步加強材料管理，降低工程成本，規(guī)范材料管理、采購、周轉過程，增收節(jié)支，提高企業(yè)經濟效益，本著分清職責，保證材料正常供應的原則，現(xiàn)結合實際情況，經工作學習總結一下: 第一條、項目部材料負責人工作職責1、負責工程所用材料、設備、租賃材料的采購供應工作,匯總項目部周轉材料及使用材料計劃，編制項目部材料成本及利潤工作報表，加強項目材料設備、材料出入庫、材料臺賬及材料成本的核算。進行工程材料的管理與控制，及時反映工程材料的實際支出、盈虧。2、負責并監(jiān)督在工程施工中能多次周轉使用及輔助材料的采購、運輸、調撥、報廢等工作。3、負責工程材料的詢價報價、材料信息及樣品樣本的收集，建立建全材料合格供應商信息庫。4、負責工程項目主要材料、設備的詢價、采購、合同簽訂等工作，項目部對所進材料質量進行監(jiān)督、使用及統(tǒng)一調撥管理。監(jiān)督施工隊自購主要材料，零星材料及輔材類材料質量監(jiān)督。5、負責項目部材料、設備、周轉材料的使用管理及各項目部材料賬目的考核、抽查、監(jiān)督工作。 第二條、材料計劃1、工程部施工員提前5-7天將工程所需材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等提出項目材料使用計劃，填制項目材料使用計劃表項目經理簽字確認后，由材料員進行詢價、比價、定價，詢價單位不少于5家。2、一些特殊材料（商混、鋼材等）要充分考慮到材料的使用環(huán)境與供應要求，項目現(xiàn)場負責人應提前做好材料需求計劃并與供貨商到施工現(xiàn)場與施工技術人員進行技術性交底，以免造成供貨條件或環(huán)境不能及時供貨。3、零星材料計劃由項目現(xiàn)場負責人和現(xiàn)場技術員及時提出，填寫零星材料采購明細表經項目經理簽字、核實交由材料員進行詢價采購。4、對臨時急需材料，項目負責人提出計劃，項目經理簽字批準后采購，嚴禁材料人員擅自采購無計劃材料。5、材料員在做材料計劃工作，應在工程簽訂合同后根據(jù)施工圖紙、效果圖等拿出主要材料品類，并根據(jù)拿出的材料品類開始組織詢價及供應商的考察咨詢（主要目的是在第一時間開始材料工作，避免工期緊張造成材料供應不及時）。 第三條、材料詢價、定價程序 1、材料員在收到項目部提出的材料計劃單后視工程部位需要緩、急一周內完成材料的詢價工作，填寫材料采購比價單 (附3至5家材料供應商的明細報價,聯(lián)系人、聯(lián)系電話、供應商名稱、地址等報價單須蓋供應單位公章)，材料采購比價單經由項目預算人員進行預算對比各相關人員進行意見交流，得以統(tǒng)一建議同意采購后，由項目經理審核批準，再進行材料的合同簽訂及采購工作。2、對大宗材料、設備的詢價、定價、采購，由采購部、項目部組織采取公開招標或議標的方式，確定供應商洽商合同，經項目經理審核后方可采購。3、對小型材料、設備的詢價、定價、采購，由采購部自行詢價報項目部審核，由材料員進行采購。采購時必須注明采購地點、供應商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話（確保信息準確）出現(xiàn)材料組織困難應及時向項目經理匯報。第四條、材料采購程序1、材料員根據(jù)項目經理審批的材料采購比價單的情況及時簽訂采購合同，采購員按項目使用材料的時間、數(shù)量組織材料進場；材料員直接聯(lián)系供料商，要求供貨商按要求供貨。2、材料員負責對材料的出入庫進行全程管理，并根據(jù)工程的進展情況及時與供應商聯(lián)系，確保材料供應順利進行。3、項目需由甲方或業(yè)主批價認可的材料，由項目部預算人員進行成本控制負責統(tǒng)一報甲方或業(yè)主辦理材料批價手續(xù)。第五條、合同簽訂1、在一定量金額（與項目所屬地區(qū)、公司財務部要求進行確定）的材料、設備合同的簽訂，采購部根據(jù)材料采購比價單確定的供應商,綜合市場詢價情況，擬訂出材料合同樣本（技術性指標需會同項目部技術人員確認）隨附供應商資質證明。 2、零星材料采購，原則上可以不簽訂合同，項目部填寫備案說明，相關人員簽字后交采購部備案。3、合同簽訂前應當把合同上發(fā)公司進行合同審查、復查，確保合同無法律漏洞、空白等條例。第六條、材料款付款程序1、主要材料撥款，材料員根據(jù)實際進場材料情況填寫材料撥款申請單（此單據(jù)由財務部編制），經項目經理與財務部進行審批，作為付款依據(jù)。2、材料進場后由財務部按合同簽訂的付款比例及付款方式進行材料款的撥付，財務部在付款前需與材料供應商和財務會計核對進場材料數(shù)量，核實無誤后由采購部填寫內部付款通知單（此單據(jù)由財務部編制），經財務部、項目經理批準后辦理付款。3、對于公司指定的長期合作的小型材料（指成批量的零星材料）供應商，原則上不必簽合同，但供應商必須提供該批材料的生產廠家、品牌及單價并附供應商的資質證明材料，如：營業(yè)執(zhí)照、稅務登記等）4、項目所需材料必須有相應的發(fā)票，而且應嚴格按照當?shù)囟悇站?、項目業(yè)主、自己公司的要求開出相應所供材料的合法發(fā)票。第七條、材料備用金、臺帳管理1、原則上每個材料員，負責該項目材料總賬的管理、材料驗收（調撥）明細賬、租賃材料、周轉材料明細賬、與供應商對賬、材料驗收單、收料單、月盤點的統(tǒng)計和上報工作。2、需要現(xiàn)金購買的材料，由材料員經辦人填寫備用金借款單，項目經理批準后，到項目財務部領取，憑票據(jù)到項目財務處報銷沖備用金帳。3項目經理和財務負責人必須負責監(jiān)督材料員材料資金的使用，嚴格控制資金在合同范圍內執(zhí)行。4、材料對賬、報賬與盤點：（1）每個工程項目必須建立材料采購臺賬、材料出入庫臺賬、周轉材料明細賬、租賃臺賬，由現(xiàn)場負責人、財務會計、材料員分別簽字留存。（2）對賬時間：每月25日項目經理參與項目會計與材料員進行對賬。（3）盤點時間：每月25日到31日項目經理參與項目會計與材料員進行庫存盤點第八條、材料、設備、驗收、調撥、出入庫管理1、材料、設備入庫管理（1）材料、設備進場，材料員應立即組織相處倉庫管員、項目施工員辦理入庫，登記入賬手續(xù)，入庫前倉庫管員應清點好材料的數(shù)量，核對對材料、設備的外觀、形狀，檢驗材料的質量，對所進材料的證明、規(guī)格型號確認、材質核對。核對無誤后由材料員、倉庫管員、項目施工員立即填寫材料驗收單辦理入庫。材料進場和材料入出庫管理附帶的各種文件資料由材料員提供給資料員編入資料檔案。（2）所有材料入庫材料員必須填寫材料驗收單,同時填寫材料收料單，填寫時必須與實際收料的類別、型號、數(shù)量、單價、金額相符。2、材料驗收管理（1）材料進場后材料員在第一時間組織監(jiān)理、項目施工人員對材料進行驗收，砂子、石子按車量方進行抽檢，鋼筋、木方、水泥、紅磚等材料按車點數(shù)（過磅）進行抽檢。需要復檢的材料應會同資料員、供應商采取樣本報檢。（2）相應負責對進場驗收、調撥后材料的使用情況進行全程管理，對退場材料進行整理達到驗收標準，不達標進行組織材料退場。（3）對現(xiàn)場報廢的材料、物資，由項目部負責進行清理，報公司批準后進行處理，處理費用上交公司財務。3、 材料丟失、退場、報廢管理。（1)、項目部材料員在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)周轉物資及現(xiàn)場材料有丟失情況是，第一時間將丟失情況向項目部匯報并查清原因，交財務部、材料員備案。（2）、工程結束后，剩余材料堆公司倉庫的，盤點后填寫剩余材料退庫明細表，交財務部留存。退給供應商的材料要填寫退料單，（負值，紅字體現(xiàn)）。同樣財務部、材料員留存。（3）、施工過程中，現(xiàn)場廢料處理要填