關(guān)于郵件使用規(guī)定及要求

1、.關(guān)于郵件使用規(guī)定及要求各位同事：為了提高工作效率，能及時處理工作上的事情，對工作進展進行有力的推動以及避免不必要的糾紛及誤會，針對工作郵件做出以下規(guī)定：一、郵件使用原則1 、重大事件及自身無法解決的事情必須發(fā)送郵件至公司2 、收件人必須為需回復人員的郵箱，抄送相關(guān)人員知悉、3 、發(fā)件人必須跟進郵件進度，如需相關(guān)人員回復請主動催促4 、 各項工作文件必須以郵件的形式發(fā)送至相關(guān)人員二、 郵件的內(nèi)容1 、不得出現(xiàn) “空白標題 ”，并且標題要簡短、清晰、明了2 、標題需反映文章的內(nèi)容和重要性，禁止使用含義不清晰標題3 、每封郵件對應一個主題，不得將不同事情寫進同一個主題中，以免日后混亂，不便于整理4

2、 、 郵件內(nèi)容當中如需特別注意事項或重點說明事項，需用不同顏色或字體體現(xiàn)，以便引起閱讀人員注意，有針對性的回復相關(guān)問題或事項5 、回復對方郵件時，可以根據(jù)回復內(nèi)容需要更改標題，不要RE 一大串，避免閱讀困難，造成信息混亂6 、如有附件，請注明附件內(nèi)容及注意事項1 / 4.三、郵件回復要求1 、各類郵件 8 小時內(nèi)回復，最晚不得超過24 小時，以免拖延工作進度，造成工作失職，如有特殊情況應設(shè)定自動回復已告知發(fā)件人2 、進行針對性回復；根據(jù)郵件主題及內(nèi)容回復相關(guān)內(nèi)容，不得回復與主題及內(nèi)容無關(guān)的內(nèi)容3 、回復內(nèi)容后，注明回復人員姓名，建議設(shè)置個性簽名4 、回復不得少于 10 個字；必須提供解決方案或

3、思路，不可隨意轉(zhuǎn)發(fā)或直接回復空白郵件5 、 郵件內(nèi)請勿進行多次討論， 郵件屬于決定性或定義性文件，具有代表性及決策性，如需對問題進行討論，請在郵件中注明需開會協(xié)商討論，將會議內(nèi)容以郵件形式發(fā)送全體與會人員6 、要區(qū)分 Reply和 Reply All （區(qū)分單獨回復和回復全體） ：a) 如果只需要單獨個人知道的事或僅個人有關(guān)的問題，則單獨回復給個人即可；b) 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，請勿選擇回復全部人員進行討論c) 有問題需要與發(fā)件人單獨討論，請討論好了再發(fā)送最終結(jié)果；不得向其他同事頻繁發(fā)送未確定結(jié)果的郵件；d) 選擇回復全部的郵件應為確定性文件或

4、需相關(guān)人員提前閱讀，不可發(fā)送不確定性文件2 / 4.e) 點擊“回復全部 ”前，要三思而行！四、 關(guān)于附件1 、如果郵件帶有附件，需在正文里面提示收件人查看附件；2 、附件文件應按標準模式進行命名，不得隨意更改文件命名3 、正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時；4 、附件數(shù)目不得超過4 個，數(shù)目較多時應壓縮成一個文件；5 、如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用；6 、在發(fā)送郵件的時候請注意區(qū)分“ 收件人 ”、“抄送人 ”a) “ 收件人 ”的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的人，他需要對郵件予以回復；b) “抄送人 ”的人則是需要知道這件事的人， “抄送人 ”的人沒有義務(wù)對郵件予以回復，當然如果 “抄送人 ”的人有建議，可以回復郵件；五、其余注意事項1 、只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源；2 、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息；或注明你的觀點及意見3 、在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收