北大青鳥-Time_Management時(shí)間管理

1、時(shí)間管理 Time Management,引子：你了解時(shí)間嗎？,一項(xiàng)調(diào)查表明： 工作繁忙的人同其配偶或其他“主要共同生活者”有意義的交流時(shí)間平均每天2分鐘； 人們一般平均8分鐘受一次干擾，每小時(shí)約7次，每次大約5分鐘，每天大約4小時(shí)； 一天自學(xué)1小時(shí)，3至5年后成為專家。,第一章 時(shí)間和時(shí)間管理,時(shí)間的概念和特征 時(shí)間管理,時(shí)間是什么？,時(shí)間是過去、現(xiàn)在、未來組成的一連串事件。 韋氏字典 時(shí)間金錢，時(shí)間=生命的價(jià)值。 時(shí)間的特征： 公平性：時(shí)間對每個人都同樣公平，每人 每天都是24小時(shí)，每小時(shí)都是60分，每分都是60秒。 單程性：時(shí)間一去不返，人生是一次單程旅行。,？既然時(shí)間是公平的，那么為什

2、么有人在有限的時(shí)間里既取得了學(xué)業(yè)的成就、事業(yè)的成功，又沒耽誤享受親情和友情，還能使自己的生活豐富多彩，秘密何在呢？,何謂時(shí)間管理？,秘密在于是否掌握時(shí)間管理其本質(zhì)是主動有效地控制時(shí)間，而非被動的受制于時(shí)間。時(shí)間管理實(shí)際包含三個層次的問題： 意愿和決心：由人生觀價(jià)值觀等決定，由個人自行解決； 原則和方法：本培訓(xùn)要解決的核心問題，將圍繞此展開； 形成行為習(xí)慣：關(guān)鍵是觀念和毅力。,第二章 時(shí)間那去了？對時(shí)間的分析,請你分析：軟件開發(fā)部項(xiàng)目經(jīng)理王鵬的一天。 請問：王鵬的時(shí)間管理是否存在問題，如有，應(yīng)如何改進(jìn)？,自我測試,你能支配自己的時(shí)間嗎？,時(shí)間分析方法,工作清單分析； 工作重要性分析； 工作緊急性

3、分析； 工作效益性分析；,工作清單分析：,分析你在一個工作日內(nèi)都做了那些工作事項(xiàng)并填入下表，連續(xù)記錄四周后匯總。 說明：累計(jì)超過10分鐘的工作填入“工作事項(xiàng)”。,工作重要性分析：,分析一段時(shí)間內(nèi)各工作事項(xiàng)的重要程度并填表。 說明：“重要性”的標(biāo)準(zhǔn)如下： 非常重要 A 絕對重要（其他事情都可以不做也要做） 重要 B 需要做（你不做就要出問題） 不太重要 C 應(yīng)該做（可做可不做但做比不做好一點(diǎn)） 不重要 D 可不做（做也不見得好）,工作緊急性分析：,分析一段時(shí)間內(nèi)各工作事項(xiàng)的緊急程度并填入下表。 說明：“緊急性”的標(biāo)準(zhǔn)如下： 非常緊急 A 現(xiàn)在就做（馬上放下其他事情開始做） 緊急 B 短時(shí)間內(nèi)需要

4、做（一般為當(dāng)天要做） 不太緊急 C 可放一放再做（可納入計(jì)劃中去安排） 不緊急 D 什么時(shí)候干都行（無需計(jì)劃）,工作效益性分析：,這里的效益指投入單位的人力資源（時(shí)間、精力、努力）而產(chǎn)出的成果。分析一段時(shí)間內(nèi)各工作事項(xiàng)的效益并填入下表。 說明：“工作效益” 可以從以下三個的指標(biāo)衡量： A 目標(biāo)/職務(wù)貢獻(xiàn)度：某事項(xiàng)對實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)或履行崗位職責(zé)的貢獻(xiàn)大小，貢獻(xiàn)越大，效益越高。 B 必要性：某事項(xiàng)由你來做的必要程度（可否由其他同事或下屬完成），必要性越強(qiáng)，效益越高。 C 所需人力資源（時(shí)間、精力、努力），顯然，所需資源越少，效益越高。,自我分析,盡可能全面地列出你具有代表性的一周/一個月的所有工作事

5、項(xiàng)，并按照上面介紹的方法進(jìn)行分析。,第三章 時(shí)間管理的原則,制訂計(jì)劃 排序分時(shí) 80/20原則 符合生理周期 養(yǎng)成習(xí)慣,原則1：制訂計(jì)劃,計(jì)劃：為完成一定的目標(biāo)而事前對措施和步驟 作出的部署。 計(jì)劃的作用：事先計(jì)劃是時(shí)間管理的根本途徑， 要想控制時(shí)間，必須首先制訂計(jì)劃。,計(jì)劃的前提是確立目標(biāo),哈佛大學(xué)有一個非常著名的關(guān)于目標(biāo)對人生影響的跟蹤調(diào)查。對象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境等條件都差不多的年輕人，調(diào)查結(jié)果如下：,3%,10%,60%,27%,有清晰且長期 的目標(biāo),有清晰但短期 的目標(biāo),有較模糊目標(biāo),無目標(biāo),3%,10%,60%,27%,二十五年后：,25年來幾乎都不曾更改過自己的人生目標(biāo)。他們都

6、朝著同一個方向不懈地努力，現(xiàn)在，他們幾乎都成了社會備界的頂尖成功人士，他們中不乏白手創(chuàng)業(yè)者、行業(yè)領(lǐng)袖、社會精英,大都生活在社會的中上層。他們的共同特點(diǎn)是，那些短期目標(biāo)不斷被達(dá)成，生活狀態(tài)穩(wěn)步上升，成為各行各業(yè)的不可或缺的專業(yè)人士。如醫(yī)生、律師、工程師、高級主管等等,幾乎都生活在社會的中下層面，他們能安穩(wěn)地生活與工作，但都沒有什么特別的成績,幾乎都生活在社會的最底層，他們的生活都過得很不如意，常常失業(yè)。靠社會救濟(jì)，并且常常都在抱怨他人，抱怨社會，抱怨世界,制訂計(jì)劃的SMART原則,S 明確的(Specific) M 可衡量的(Measurable) A 可達(dá)成又具挑戰(zhàn)性的（Achievable）

7、 R 相適的或稱合理的（Relevance） T 時(shí)間性（Timeliness）,我的目標(biāo)是想在一年內(nèi)賺 100萬！請問我應(yīng)該如何計(jì)劃我的目標(biāo)呢？,一個符合SMART原則的計(jì)劃是目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)的度量儀。,計(jì)劃的形成：采用樹杈法（魚骨法）將目標(biāo)分解成任務(wù)形成計(jì)劃,寫下一個大目標(biāo)； 寫出實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)所有的必要條件及充分條件，作為小目標(biāo)，即第一層樹杈 ； 寫出實(shí)現(xiàn)每個小目標(biāo)所需的必要條件及充分條件，變成第二層樹杈 ； 如此類推，直到畫出所有的樹葉-即時(shí)目標(biāo)為止，才算完成該目標(biāo)多杈樹的分解 ； 檢查多杈樹分解是否充分、即反之從葉子到樹枝再到樹干，不斷檢查如果小目標(biāo)均達(dá)成，大目標(biāo)是否一定會達(dá)成，如是則表示分

8、解已完成；如不是則表明所列的條件還不夠充分，繼續(xù)補(bǔ)充被忽略的樹枝 。,目標(biāo) 尋找 如意配偶,相遇條件,你的條件,對象條件,能力,品格,生理?xiàng)l件,工作,他可能期望你達(dá)到的條件,如何吸引他,如何找到他,如何創(chuàng)造緣份,收入,未來,感情長期維系條件,個人條件,個人觀念,家庭條件,基本條件,應(yīng)自我塑造的條件,他會在哪里,如何處理競爭者,如何接觸到他,事業(yè)條件,一位人事主管的周工作計(jì)劃,原則2：排序分時(shí),即排出順序、分配時(shí)間資源,時(shí)間管理矩陣圖,重要 不重要,緊急 不緊急,危機(jī) 急迫的問題 有限期的任務(wù)，會議 籌備事項(xiàng),準(zhǔn)備及預(yù)防工作 計(jì)劃 關(guān)系的建立 培訓(xùn)，授權(quán)，創(chuàng)新,干擾，一些電話 一些會議 一些緊急

9、事件 符合別人期望的事,細(xì)瑣的工作 浪費(fèi)時(shí)間的閑聊 無關(guān)緊要的信件 無關(guān)緊要的私人電話,錯誤傾向：偏重第一類事務(wù), 結(jié)果： 壓力 筋疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局,錯誤傾向：偏重第三類事務(wù), 結(jié)果： 輕重不分，未有效完成本職 缺乏自制力，怪罪他人 面臨危機(jī)壓力 失去目標(biāo)與計(jì)劃,第二象限工作法,合理的按照緊急和重要兩個緯度劃分自己的工作事項(xiàng)； 將大部分時(shí)間和精力放在第二象限的工作上，主要根據(jù)第二象限的工作制訂計(jì)劃，80%的時(shí)間資源放在第二象限，20%放在其他象限。,原則3：80/20原則,80/20原則（也叫帕雷托原則）： 80%的工作價(jià)值來自于20%的工作事項(xiàng)，而剩下的20%的價(jià)值來自于80%

10、的工作事項(xiàng)。,80/20原則的啟示,啟示：20%的工作事項(xiàng)創(chuàng)造80%的工作價(jià)值；抓住工作的關(guān)鍵，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保證80%的工作結(jié)果；改進(jìn)這20%的工作處理方法，可以獲得80%的新效果。 誤區(qū)：面面俱到都想做好；完全主義都想做完；平均分配時(shí)間和精力。,原則4：符合生理周期,了解你的“興奮”和“低潮”時(shí)間段并以此為依據(jù)制定你每天的工作計(jì)劃。 請做以下測試，了解自己的生活節(jié)奏，以便有效的工作：,原則5：養(yǎng)成習(xí)慣,送給參訓(xùn)者三句話： 好習(xí)慣是在有意識的控制中形成的，壞習(xí)慣是在無意識的放任中形成的。 我們先要塑造自己良好的習(xí)慣，然后好習(xí)慣會塑造我們自己。 形成好習(xí)慣的過程同

11、時(shí)也是克服壞習(xí)慣的過程，形成過程中會比較困難，但好習(xí)慣一旦養(yǎng)成也會具有自然的慣性，保持起來相對比較容易；堅(jiān)持下去，21天可基本形成習(xí)慣。,第四章 時(shí)間管理的步驟,分析當(dāng)前工作事項(xiàng)和時(shí)間支配 確定浪費(fèi)時(shí)間的因素 審核目標(biāo) 將目標(biāo)分解成可管理的任務(wù) 安排時(shí)間計(jì)劃 實(shí)施計(jì)劃并力爭形成習(xí)慣 評估計(jì)劃并進(jìn)行調(diào)整,一、分析你當(dāng)前的工作事項(xiàng)和時(shí)間支配情況 。,分析你在一個工作日內(nèi)都做了那些工作事項(xiàng)和實(shí)際用時(shí)，連續(xù)記錄四周后匯總成星期和月度工作完成情況表； 運(yùn)用“緊急性”、“重要性”、“效益性”指標(biāo)對工作事項(xiàng)作出分類，分別歸納到第一至第四象限中；,二、確定浪費(fèi)時(shí)間的因素并列出應(yīng)對它們的策略。,審查你的時(shí)間使用

12、情況，并確定浪費(fèi)時(shí)間的因素。 針對每一種浪費(fèi)時(shí)間的因素，思考適合你的風(fēng)格的策略。一次對付一種浪費(fèi)時(shí)間的因素。 對你制定的策略進(jìn)行嘗試，保留切合實(shí)際的那些。,三、審核目標(biāo)。,審核你個人的工作目標(biāo)是否與組織的戰(zhàn)略、目標(biāo)、部門的任務(wù)以及崗位職責(zé)相適應(yīng)。 考慮你為每一目標(biāo)安排的優(yōu)先順序、時(shí)間資源分配和完成期限。,四、將目標(biāo)分解成可管理的任務(wù)。,采用樹杈法（魚骨法）將工作目標(biāo)分解成需要完成的多層任務(wù)，在此基礎(chǔ)上才能制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作計(jì)劃。 根據(jù)任務(wù)對首要目標(biāo)的支持程度，給每項(xiàng)任務(wù)設(shè)定優(yōu)先順序，將任務(wù)按先后順序進(jìn)行排列。,五、安排時(shí)間計(jì)劃。,在任務(wù)分解的基礎(chǔ)上制定自己的年度、半年、季

13、度、月度、周工作計(jì)劃；同時(shí)從長期和短期的角度考慮，計(jì)劃每天應(yīng)完成的任務(wù)，一次應(yīng)制定出數(shù)周甚或數(shù)月的時(shí)間安排。 根據(jù)計(jì)劃確定所有必要的工作事項(xiàng)，運(yùn)用“緊急性”、“重要性”、“效益性”指標(biāo)對工作事項(xiàng)作出分類，分別歸納到第一至第四象限中； 運(yùn)用第二象限工作法排出完成事項(xiàng)的順序和分配時(shí)間資源。,目標(biāo)任務(wù)總體工作計(jì)劃工作事項(xiàng)短期具體工作計(jì)劃,整體思路：,六、實(shí)施計(jì)劃并力爭形成習(xí)慣。,帶上你的待辦事項(xiàng)清單，需要時(shí)對照查詢，以保證你至少完成了當(dāng)天的首要任務(wù)。 在一天結(jié)束時(shí)對計(jì)劃進(jìn)行復(fù)核。獎賞自己按計(jì)劃完成了某些任務(wù)，并在一周剩下的時(shí)間內(nèi)對計(jì)劃進(jìn)行必要的調(diào)整。 謹(jǐn)記，像堅(jiān)持計(jì)劃這樣的新習(xí)慣一開始是很難保持的。

14、習(xí)慣成自然，你實(shí)踐得越多，保持起來就會越容易。,七、評估計(jì)劃并進(jìn)行調(diào)整。,在使用有關(guān)輔助工具安排時(shí)間一個月之后，監(jiān)督你的執(zhí)行情況及其所帶來的結(jié)果。向自己提出以下問題： 你能完成為一周設(shè)定的任務(wù)嗎？ 為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)你正在取得進(jìn)展嗎？ 不做某些事情會有什么后果？ 你在回避浪費(fèi)時(shí)間的情況嗎？ 這是你能堅(jiān)持的計(jì)劃嗎？ 如果你在按時(shí)完成任務(wù)方面有困難，可以讓你的經(jīng)理、同事和下屬提供反饋意見。采納他們的意見不斷改進(jìn)自己的工作，并根據(jù)你的分析修訂自己的計(jì)劃。,第五章 時(shí)間管理的技巧,安排時(shí)間計(jì)劃的技巧 遵循時(shí)間計(jì)劃的技巧 控制浪費(fèi)時(shí)間因素的技巧,一、安排時(shí)間的技巧,1期望不要太多,我們都有太多的事情要做。承認(rèn)你

15、不可能將所有的目標(biāo)都實(shí)現(xiàn)是很重要的，即使是你的最首要目標(biāo)。期望太多對生活的所有方面都有不好的影響?！傲私饽愕闹饕?zé)任，專注于你最主要的目標(biāo)”這一原則有助于你避開這個陷阱。,2利用工具,時(shí)間安排工具可以幫助你輕而易舉地對任務(wù)和活動進(jìn)行整體規(guī)劃，使你能夠觀察自己能否應(yīng)對任何計(jì)劃外的請求，也可以使你了解自己為什么沒有時(shí)間。 以下是一些時(shí)間計(jì)劃工具： 年度、季度、月度與每周的工作計(jì)劃表格 待辦事項(xiàng)清單 約會日程表 管理軟件（如電腦日程表和個人助理） 臺歷、效率手冊,下面重點(diǎn)介紹待辦事項(xiàng)清單：一份有效的待辦事項(xiàng)清單包括以下按優(yōu)先順序排列的工作事項(xiàng)：,你需要做出的決定； 你需要起草的總結(jié)報(bào)告； 你正在等待

16、的信息； 你需要撥打或你期待接聽的電話； 你需要發(fā)送的信函和電子郵件； 你應(yīng)該參加的會議和約會；,3記住帕金森定律：,抓住工作的關(guān)鍵，集中80%的主要精力做20%的主要工作。,4平衡你每日的活動：,即計(jì)劃時(shí)間時(shí)要考慮放松的時(shí)間，用來活動身體、娛樂和參加社會活動。,5每天留出至少一個小時(shí)計(jì)劃外的時(shí)間,用以應(yīng)付危機(jī)和突發(fā)事件和處理一些耗費(fèi)時(shí)間而無效的事情。,6給每月工作設(shè)定一個核心主題,爭取每月完成一項(xiàng)重要任務(wù)，每周完成組成該重要任務(wù)的重要一環(huán)。,二、遵循時(shí)間計(jì)劃的技巧,1利用個人生理周期：,了解你的“興奮”和“低潮”時(shí)間段，把需要創(chuàng)造力和智慧的重要工作或活動安排在你精力旺盛的時(shí)間來做。日常的或單

17、調(diào)的事務(wù)則應(yīng)放在精力不太旺盛時(shí)處理。,2今天抽取一些時(shí)間為明天最重要的工作做些準(zhǔn)備。,查看你的檔案，審查時(shí)間期限，或突出關(guān)鍵事件，這樣當(dāng)你第二天開始工作時(shí)，你將節(jié)省不少時(shí)間。,3獎勵自己的有效使用工作時(shí)間。,4不必花太多時(shí)間追求完美。,如果你已完成當(dāng)天任務(wù)的90%，你就算成功了。,5將你的計(jì)劃放在一個易于取放的地方。,把你要完成的目標(biāo)粘貼到你隨時(shí)可以看見的地方。視線之內(nèi)應(yīng)該永遠(yuǎn)有一幅掛歷或臺歷打開著置于你的桌面之上。不時(shí)用它檢查你一天的工作是否達(dá)到了目標(biāo)。,三、控制浪費(fèi)時(shí)間因素的技巧,1給約會限定以保持你自己能在既定的會面時(shí)間內(nèi)集中精力。,2合并同類項(xiàng)：,盡可能將相似的任務(wù)進(jìn)行綜合與合并。,3

18、把諸如回電話、收發(fā)EMAIL、約會、案頭工作等相似的活動集中到一個時(shí)間段處理。,例如，將所有的電話安排在每天計(jì)劃好的某個時(shí)間一起打；在一上班、午休后、下班前各留15分鐘處理EMAIL，余時(shí)不看。,4利用意料之外的空閑時(shí)間,下列多種因素會導(dǎo)致出現(xiàn)意料之外的空閑時(shí)間：旅行延遲、會議取消、約會延遲。這些時(shí)間經(jīng)常會被浪費(fèi)掉。要養(yǎng)成利用這些空余時(shí)間處理事務(wù)的習(xí)慣。,利用空閑時(shí)間的建議：,5分鐘 10分鐘 30分鐘 安排一個約會 打一個簡短的電話 瀏覽刊物、雜志和 寫張便條 為某次會議準(zhǔn)備議題 安排你的每周計(jì)劃 更新代辦單 閱讀并回復(fù)電子郵件 撰寫一份報(bào)告提綱 安排即將來臨的旅行 填寫一份開支報(bào)告,5利用授權(quán),授權(quán)能夠讓你在你所擁有的時(shí)間內(nèi)擴(kuò)大你能夠完成的工作范圍。仔細(xì)檢查你希望授權(quán)出去的工作，并為此挑選適合的人員。如