Idjqbs實(shí)用日語寫作第2章(中文版)

1、秋風(fēng)清，秋月明,落葉聚還散,寒鴉棲復(fù)驚。商務(wù)信函書寫要領(lǐng)一、商務(wù)信函書寫準(zhǔn)備階段190二、商務(wù)信函的基本格式193三、現(xiàn)代新型商務(wù)信函的寫作關(guān)鍵205四、商務(wù)信函書寫完畢后207一、商務(wù)信函書寫準(zhǔn)備階段 一般來說，我們通過觀察商業(yè)信函的構(gòu)成格式、只要依照其基本流程將固定句型和慣用語句進(jìn)行組合，就可以輕松地寫出一份簡(jiǎn)單的信函。盡管如此，在進(jìn)行整體的信函構(gòu)思之前，如果就信函的主要內(nèi)容、即：主文部分再多進(jìn)行些考慮的話，就會(huì)進(jìn)一步提高商業(yè)信函的整體效果。 也就是說，商業(yè)信函中最困難的就是主文部分的障礙-“必須將紛繁復(fù)雜的事件歸納成簡(jiǎn)單易懂的內(nèi)容”。 那么，當(dāng)我們要對(duì)一個(gè)復(fù)雜的事件進(jìn)行簡(jiǎn)單的歸納總結(jié)時(shí)，

2、要做到哪幾步呢？ 讓我們先來看看如下的幾個(gè)要領(lǐng)：（一）、對(duì)收信人、發(fā)信人進(jìn)行確認(rèn)發(fā)信人己方公司（公司）己方部門（課）管理職務(wù)（課課長(zhǎng)）具體擔(dān)當(dāng)人（課）個(gè)人 在書寫商業(yè)信函的時(shí)候，首先應(yīng)當(dāng)明確收發(fā)雙方的身份、職務(wù)等內(nèi)容。比如說，收信人是對(duì)方的公司、還是對(duì)方公司下屬的某一部門；具體的收信人是寫那個(gè)部門的管理職務(wù)還是具體事件的擔(dān)當(dāng)者本人；有的時(shí)候收信的一方也可能是若干人，或者是不確定的多數(shù)的消費(fèi)者。收信的一方是團(tuán)體還是個(gè)人，決定著季節(jié)問候語、事件的敘述方式各有所不同。收信人發(fā)給公司（公司全體）發(fā)給部門（課全體）發(fā)給管理職務(wù)（課先生（女士）發(fā)給具體擔(dān)當(dāng)人（課 先生（女士）發(fā)給若干相關(guān)人（各位客戶）發(fā)給

3、不確定的多數(shù)消費(fèi)者（各位客戶、無具體姓名） 對(duì)于發(fā)信人一欄，也要事先考慮清楚是寫自己的名字、部門的名稱還是管理職務(wù)的名稱。（二）、決定格式下面，讓我們考慮一下選擇怎樣的信函格式。其實(shí)，信函格式的形式并非種類繁多，常見形式有：開頭寫著收信人、發(fā)信人和標(biāo)題的固定形式；類似于普通信函的書信形式；以附記形式（在“記”下方記錄條目）記載重要事項(xiàng)的形式；或者添加附頁進(jìn)行歸納總結(jié)等形式。（三）、記錄下必要的事項(xiàng)接下來，對(duì)于那些必須傳達(dá)給對(duì)方的內(nèi)容要進(jìn)行一番整理。使用文字處理機(jī)寫信函時(shí)，可以先把所想到的寫出來，然后再對(duì)所寫的內(nèi)容進(jìn)行重新整理。像前文部分的寒暄語等內(nèi)容，因?yàn)橛泄潭ǖ恼Z句，所以在書寫時(shí)不必太為此而

4、傷腦筋，然而重要的是那些出現(xiàn)在本文或者附記條目中的內(nèi)容。如果在發(fā)出信函以后，還要通過電話對(duì)內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的話，也會(huì)給對(duì)方帶來不便。因此切記要把所有必要事項(xiàng)都概括統(tǒng)一起來。要描述的事項(xiàng)，應(yīng)包含著下列5W3H中的全部、或者其中的一部分，這些是必要的要素。最好是把想到的內(nèi)容制成列表，通過對(duì)照5W3H來確認(rèn)一下是否有遺漏的部分。 when where who why何 what how many how much how二、商務(wù)信函的基本格式商務(wù)信函的基本格式如前所述，商務(wù)信函于日常生活中使用的信函之間并非存在著天壤之別。只是在商務(wù)世界里，為了保障業(yè)務(wù)得以順利進(jìn)行，而存在著若干規(guī)則或習(xí)慣而已。因此，于平

5、時(shí)隨心所欲記錄下的一般文章相比，商務(wù)信函有時(shí)會(huì)要求形式上比較鄭重、并具有高雅的格調(diào)。那么，首先讓我們掌握兩種基本的格式，即：縱向書寫和橫向書寫?？v向書寫主要用在禮節(jié)性的場(chǎng)合或者要求格調(diào)比較高雅的信函，比如：請(qǐng)?zhí)?、寒暄問候類信函等。不過上述這些情況也可以使用橫向書寫的格式。最近，由于數(shù)字、外語等也越來越多地被引入到信函中使用，因此橫向書寫的信函在現(xiàn)實(shí)工作中已經(jīng)日益成為主流。本書結(jié)合工作中的實(shí)際情況，將主要對(duì)橫向書寫的格式進(jìn)行介紹，當(dāng)然無論縱向書寫還是橫向書寫，只要選擇的格式能夠?qū)χ谱骱?jiǎn)潔、明了的信函有所幫助就可以了。 縱向書寫格式（一般）開頭語問候語起首語主文 末文 結(jié)束語發(fā)信日期發(fā)信人 收信人

6、 附記 追記 結(jié)束語（再拜以上）橫向書寫格式（一般）信函編號(hào)發(fā)信日期收信人發(fā)信人信函名稱（標(biāo)題）開頭語問候語 起首語主文 末文 結(jié)束語附記 追記 附加材料 商務(wù)信函格式構(gòu)成和文例下面將按照商務(wù)信函的基本格式和構(gòu)成，舉出具體的信函示例。商務(wù)信函和一般書信相同，有前文、本文、后附三部分構(gòu)成。前文信函編號(hào)發(fā)信日期收信人發(fā)信人本文信函名稱開頭語問候語起首語主文末文結(jié)束語后附附記追記附加材料前文信函編號(hào) 標(biāo)記在業(yè)務(wù)往來信函、公司內(nèi)部信函上的編號(hào)，主要用于分類和檢索。在信函上標(biāo)記編號(hào)，既便于相關(guān)人員進(jìn)行檢索，又可以避免工作出誤差。不過需要注意的是：在社交性信函上一般不標(biāo)記編號(hào)。 例：總務(wù)科發(fā)出的第10號(hào)信

7、函總第10號(hào)、或總發(fā)第10號(hào) 營(yíng)業(yè)部的第136號(hào)照會(huì)信函營(yíng)照發(fā)第136號(hào) 發(fā)信日期 日期對(duì)商務(wù)往來信函是非常重要的。值得注意的是：在信函上標(biāo)記的日期不是信函完成的日期,而是發(fā)出信函的當(dāng)日日期。年號(hào)可以是公歷，也可以是日本年號(hào)。但要注意至少在某一公司內(nèi)部做標(biāo)記時(shí)應(yīng)做到統(tǒng)一。另外，在日本國(guó)內(nèi)，一般使用類似“平成年”的日本年號(hào)。 例：平成15年12月5日 2003年6月8日 收信人 要寫正式名稱而不是略稱。此外，尤其重要的是收信人和發(fā)信人的稱呼寫法要對(duì)照統(tǒng)一。再有，盡管尊敬稱謂也很重要，但要注意避免諸如“先生様”之類的重復(fù)敬稱。如果遇到對(duì)如何稱呼對(duì)方感到猶豫不決的情況，可以統(tǒng)一用“様”的稱謂。 例：

8、御中稱呼政府機(jī)關(guān)、公司等團(tuán)體時(shí)興協(xié)物產(chǎn)株式會(huì)社人事部全體 殿書寫職務(wù)、個(gè)人名字時(shí)東南株式會(huì)社會(huì)計(jì)部海崎茜閣下北東工會(huì)主席四方徹閣下 殿様先生寫給個(gè)人時(shí)資材部長(zhǎng)閣下目方正先生（女士）吉永佳子老師 各位寫給某部屬的部員、科員等多數(shù)人時(shí)各位會(huì)員各銷售店各位客戶 一同様寫給某部屬的全體成員時(shí)俱樂部全體 發(fā)信人 首先，應(yīng)注意和收信人的稱呼寫法要對(duì)照統(tǒng)一。一般會(huì)在姓名的后面蓋上自己的印章，但在社交性的信函中不蓋印章。有的時(shí)候，根據(jù)信函的需要在發(fā)信人后面加上所在地、電話號(hào)碼，也會(huì)給人一種周到的感覺。 例：注意收信人和發(fā)信人寫法的對(duì)照統(tǒng)一。株式會(huì)社 銷售課長(zhǎng)尾崎 慎一閣下 光吉株式會(huì)社 產(chǎn)品銷售課長(zhǎng)葛西宏 山

9、岸株式會(huì)社 董事木本正雄先生（女士） 株式會(huì)社 董事長(zhǎng)九島渡 本文信函名稱 信函名稱控制在20字以內(nèi)，以簡(jiǎn)短的語言書寫，并能夠達(dá)到通過名稱使人對(duì)信函內(nèi)容一目了然的目的。名稱寫在發(fā)信人的下方中央的位置。有時(shí)候，還會(huì)在事項(xiàng)名稱下面加上下劃線、或采用比本文稍大一些的字體書寫，以此加以強(qiáng)調(diào)。 例：關(guān)于訪問貴公司的相關(guān)事項(xiàng) 關(guān)于批發(fā)價(jià)格的照會(huì) l 寒暄問候函、致謝函等社交性的信函中一般不寫信函名稱。開頭語 開頭語也存在著一些定式。一般，開頭語和結(jié)束語呼應(yīng)使用。讓我們先來記住下列的四種基本形式。 開頭語結(jié)束語的慣用形式場(chǎng) 合開頭語結(jié)束語注意事項(xiàng)一般場(chǎng)合拝啓敬具鄭重場(chǎng)合謹(jǐn)啓敬具、敬白“敬白”一般用于表達(dá)更強(qiáng)

10、敬意的場(chǎng)合。事情緊急的場(chǎng)合前略草、以上此時(shí)季節(jié)問候語也省略不寫。來信回復(fù)的場(chǎng)合拝復(fù)敬具l 公司內(nèi)部的信函一般省略開頭語，在信函的最后以“以上”結(jié)束全文。l 慰問信、以及表達(dá)悼念之意的信函，一般省略開頭語、問候語等，直接進(jìn)入正文。問候語 表達(dá)問候的語言，一般按照季節(jié)問候語慶賀安泰的問候語表達(dá)感謝的問候語的順序書寫。從季節(jié)問候語中，我們可以對(duì)日本人對(duì)大自然的關(guān)心程度窺見一斑，即使是商業(yè)信函，也由此讓我們感受到日本獨(dú)特的傳統(tǒng)。慶賀安泰的問候語，實(shí)際上寫的是一些恭祝對(duì)方的公司、團(tuán)體日益繁榮和發(fā)展的吉祥話。此外，表達(dá)感謝的問候語是向?qū)Ψ狡綍r(shí)給與自己的關(guān)照表達(dá)謝意的語句。盡管這些問候語句看起來有些繁瑣，但

11、是每一部分的問候語都有各自固定使用的句子，只要把這些固定語句組合在一起，問候語這部分就可以很簡(jiǎn)單地完成了。 與各種問候與相關(guān)的固定語句，請(qǐng)具體參照第四章的文例部分。 例初冬時(shí)節(jié)，欣聞貴公司日益繁榮，不勝欣喜。平日承蒙格外眷顧，不勝感激。 起首語起語又稱起首語，在問候語之后，另起一行，空一格開始書寫。最常用的起首語是“”，然后寫上“、當(dāng)社”（那么，關(guān)于弊公司）、“、件”（那么，關(guān)于某事）等語句。 此外，還有“実”（其實(shí)）、“”（順便提及）等寫法。主文 可以說，主文就是整個(gè)信函的正文。作為傳達(dá)事件內(nèi)容最重要的一部分，主文是不可或缺的。 正如本章節(jié)前面所述，在著手寫主文部分之前，如果能按照53的思路

12、將必須要傳達(dá)給對(duì)方的事項(xiàng)事先進(jìn)行一番整理的話，在書寫主文時(shí)將會(huì)得到事半功倍的效果。當(dāng)然，53并不意味著一定要在一部信函中全部體現(xiàn)出來，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)內(nèi)容進(jìn)行選擇取舍也是很必要的。 例關(guān)于某某同學(xué)于2004年4月入我校學(xué)習(xí)一事，在今天的教授會(huì)議上已經(jīng)正式得到批準(zhǔn)。我方將盡快將入學(xué)通知書郵寄給您，目前由于急需辦理“在留資格認(rèn)定證明書”的相關(guān)申請(qǐng)，因此能否請(qǐng)您在1月18日以前將10張照片（34）寄送到國(guó)際交流中心我處？ when 1月18日以前where國(guó)際交流中心who我why辦理“在留資格認(rèn)定證明書”申請(qǐng)what 照片（34）how many 10張how much 無how郵寄末文 末文可以起

13、到對(duì)主文的內(nèi)容加以叮囑，使其更加明確的作用。在末文部分往往會(huì)寫上一些結(jié)束時(shí)的寒暄問候語、或者祝福健康、發(fā)展等相關(guān)的語句，如果能選擇一些和主文內(nèi)容相互對(duì)應(yīng)、統(tǒng)一的固定語句，那么將會(huì)更好地突出整個(gè)文章的效果。 關(guān)于末文中適用的固定語句，請(qǐng)參照第四章文例。 例今后也請(qǐng)多加鞭策、指導(dǎo)。 匆忙致信，請(qǐng)多多關(guān)照。 結(jié)束語 結(jié)束語是為結(jié)束正文而寫的短小的問候語。務(wù)必要注意與“開頭語”對(duì)應(yīng)使用。結(jié)束語的基本形式請(qǐng)參照第的開頭語部分。后附附記有些內(nèi)容如果在正文部分書寫的話，可能會(huì)使文章顯得冗長(zhǎng)復(fù)雜。比如會(huì)議召開的時(shí)間地點(diǎn)議題、訂貨的貨品名稱數(shù)量等。如果不把這些內(nèi)容寫在正文中，而是以附記的形式記錄下來的話，看起來

14、就會(huì)一目了然。 當(dāng)信函中出現(xiàn)附記內(nèi)容的時(shí)候，一定要在正文中寫上諸如“下記”（ 如下所記）、“別記”（如附記所載）之類的短語，用以明示對(duì)方。 此外，如果需要在附記中適用序號(hào)，要注意序號(hào)的統(tǒng)一、如：、（）（）（）（）、1234、（1）（2）（3）（4）等。統(tǒng)一的序號(hào)讓人感覺到很正規(guī)，從而留下良好的印象。 例如下所記、我們將召開一個(gè)小型婚宴 記 時(shí) 間9月14日（六）下午6點(diǎn)8點(diǎn) 地 點(diǎn)東亞飯店 公主號(hào)房間 電話（1234）5678 另、煩請(qǐng)各位在9月10日以前將您能否出席的回執(zhí)寫在隨信寄出的 明信片上，寄回給我們。 追記也稱“補(bǔ)寫”，對(duì)于正文中沒有記入的事項(xiàng)、或者如果在正文中寫的話擔(dān)心文章內(nèi)容會(huì)變

15、得雜亂無章的、亦或有兩件以上的傳達(dá)事項(xiàng)、分開來寫更清楚易懂等，如上這些情況會(huì)在文章后面加以補(bǔ)充，并以“”（此外）、“追”（追加）、“追伸”（追加）、“追記”（追記）等語句作為開頭。注意：l 要總結(jié)得盡量簡(jiǎn)短。l 在表達(dá)悼念之意的文章中，盡量不要有追記的內(nèi)容。附加材料 在需要附加其他的材料、數(shù)據(jù)等內(nèi)容時(shí)，注意要在信函中明確記載相關(guān)的內(nèi)容和數(shù)量等。 例隨信附記材料申請(qǐng)書8份 另外還應(yīng)注意到，在信息化社會(huì)日益發(fā)展的今天，通過傳真的方式互通往來的情況也在日益增加。在使用傳真方式時(shí)，不同的公司或社會(huì)團(tuán)體所采用的格式往往也各不相同。在這里，我們?yōu)榇蠹医榻B的是一種基本的傳真格式。傳真紙平成年月日收信人株式會(huì)

16、社社營(yíng)業(yè)部田中太郎 先生發(fā)信人株式會(huì)社服務(wù)中心佐藤剛傳真號(hào)碼00-0000-0000傳真號(hào)碼 00-0000-0000發(fā)送頁數(shù)（含此頁） 張電話號(hào)碼00-0000-0000題目：關(guān)于事宜內(nèi)容：三、現(xiàn)代新型商務(wù)信函的寫作關(guān)鍵商務(wù)信函的寫作，基本上都可以按照相對(duì)固定的形式，通過將一些固定語句或慣用寫法進(jìn)行組合來完成。但是，這并不意味著只要按照固定的格式書寫，就一定能夠?qū)懗鲆黄壬鷦?dòng)、又漂亮的文章。其實(shí)，可以說商務(wù)信函也在同社會(huì)發(fā)展的時(shí)代一起不斷地變化出新的形式。而這其中最關(guān)鍵的，便是要注意“書寫簡(jiǎn)潔”。下面，讓我們從這五個(gè)方面來看一看新時(shí)代的商務(wù)信函應(yīng)注意的幾個(gè)原則。（一）、橫向書寫 與縱向書寫相

17、比較，橫向書寫的方法在書寫和朗讀時(shí)都很方便，而且在置身于經(jīng)濟(jì)全球化的日本社會(huì)中，橫向書寫成為主流也是必然之舉。當(dāng)然，我們還應(yīng)注意到書寫時(shí)與橫向書寫相適應(yīng)的一些具體規(guī)則。例如：數(shù)字一般應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字的寫法、文章應(yīng)遵循由左向右書寫的原則等等。（二）、“”的鄭重表達(dá) 除了一些訓(xùn)令性質(zhì)的公司內(nèi)部信函、以及信函中以條目形式記載的事項(xiàng)之外，一般在信函中應(yīng)該使用“”的鄭重體表達(dá)方式。并且，由于商務(wù)信函主要在商務(wù)往來中進(jìn)行交往的場(chǎng)合使用，因此書寫時(shí)應(yīng)注意盡量避免那些難于理解的“”、“”等文言體的表現(xiàn)，而使用“”、“”等日常會(huì)話中的表達(dá)方式，盡量書寫得簡(jiǎn)單易懂。（三）、常用漢字 商務(wù)信函中所用到的漢字，應(yīng)避免

18、那些難解、難讀的字，而盡量使用常用漢字表范圍內(nèi)的漢字進(jìn)行書寫。 常用漢字表請(qǐng)參照第四章。（四）、詞匯書寫的統(tǒng)一 在文藝作品中，有時(shí)為了突出節(jié)奏感、或是表達(dá)當(dāng)時(shí)的感情，對(duì)于同一個(gè)詞匯，往往會(huì)在某些地方使用漢字來表達(dá)、而在另外的地方又會(huì)使用假名來表達(dá)。但是在商務(wù)信函中，這樣的寫法是絕對(duì)禁止的。在繁忙的商務(wù)活動(dòng)中，誰會(huì)有足夠的時(shí)間去研讀一篇措辭紛亂復(fù)雜的文章呢？ 現(xiàn)在，對(duì)于日語某些詞匯中的送假名寫法也是因人而異、形形色色，例如：詞匯“引続”就有“引続”、“引続”兩種寫法，“取付”的寫法更有“取付”、“取付”、“取付”等，真是眾說紛紜。在書寫商業(yè)信函的時(shí)候，就需要先確定一個(gè)統(tǒng)一的寫法，至少在一篇文章當(dāng)中，應(yīng)該對(duì)某個(gè)詞匯的寫法進(jìn)行統(tǒng)一。（五）、尊敬語自謙語 尊敬語自謙語的區(qū)別使用總是很難的。也許有的人會(huì)抱有這樣的想法：即使日本人也常常用錯(cuò)尊敬語自謙語，因此只要不妨礙彼此的交流，哪怕用錯(cuò)了也沒什么大不了。但是在商務(wù)往來的世界里，這樣的