浙江房地產(chǎn)企業(yè)合同管理制度

1、浙江房地產(chǎn)企業(yè)合同管理制度目 錄總 則 合同管理制度總表第一篇 合同計劃管理第一章 合同簽訂計劃第二章 合同履行計劃第二篇 合同簽訂管理第一章 合同簽訂原則第二章 合同簽訂流程第三章 合同權限管理第四章 合同編號管理第五章 格式合同管理第六章 合同注意事項第三篇 合同履行管理第一章 合同跟蹤管理第二章 合同履行跟蹤第三章 對外文書管理第四篇 合同考評管理第一章 部門合同考評第二章 資產(chǎn)合同考評第三章 財務合同考評第四章 法務合同考評附 則 各類附表及附件總 則 合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風險，對于企業(yè)運營的整個過程起著非常關鍵的作用；而合同管理則是規(guī)范合同簽訂、降低合同風險、

2、保證合同目的實現(xiàn)(包括達到既定的成果質量標準和確保收付款項無誤)的主要控制和保障手段，是公司內部管理系統(tǒng)的重要組成部分。公司的合同管理系統(tǒng)主要包括四大內容：合同計劃管理、合同簽訂管理、合同履行管理及合同考評管理。 合同計劃管理的主要目的在于做好合同簽訂及履行的規(guī)劃和預見工作，確保按計劃、有序地安排合同的簽訂及履行工作，避免出現(xiàn)遺漏或無序狀況。合同簽訂管理的主要目的在于做好客戶信譽和綜合能力的評估、明確標的物的質量控制內容、優(yōu)化合同價款及付款方式以及規(guī)范合同條款的擬訂，確保不因客戶論證不到位、質量控制內容不完整、不準確或合同條款表述方面的差錯而給合同履行或救濟造成困難。 合同履行管理的主要目的在

3、于做好合同簽訂完畢實際履行過程中的各項成果驗收和收付款內容的把關和跟蹤工作，確保合同標的達到既定的質量標準，收付款項無差錯，實現(xiàn)合同目的。 為了規(guī)范合同履行的跟蹤工作，公司特別出臺了合同跟蹤內容審批流程，并配合該流程要求制作了信息化管理系統(tǒng)，以確保合同跟蹤內容完整無遺漏，通過系統(tǒng)實時反映合同的真實履行情況。另一方面，為了確保合同履行過程中各項書面依據(jù)的規(guī)范性和有效性，公司特別針對法務類對外文書的出臺了對外文書(法務類)管理辦法。 合同考評管理的主要目的在于確保各責任人遵循合同管理各項已生效的制度及流程，自覺把好合同簽訂及合同履行中的各道關卡，確保合同目的的實現(xiàn)。 為了便于統(tǒng)觀整個合同簽訂、合同

4、履行及合同考評的流程及內容，特制定了合同管理制度總表，以供相關人員簡單查閱流程，但具體要求尚須查閱具體各篇及各章節(jié)內容。 法務部作為公司法律風險防范和法律糾紛處理的責任部門，負責與合同管理相關的所有制度的制訂及監(jiān)督執(zhí)行，并對本制度匯編享有最終解釋權。合同管理制度總表類 目關鍵環(huán)節(jié)適用流程質量標準考評辦法合同計劃25日報月計劃12月報年計劃部門指定人員制表部門負責人審核各項目經(jīng)理審核計劃交資產(chǎn)、法務、財務審查備案按時上報年度及月度合同簽訂計劃、履行計劃，并確保上報的計劃內容完整、時間合理、狀態(tài)真實逾期上報計劃的，每逾期一天扣0.1分；上報計劃不完整或錯誤的，每一項扣0.1分；計劃的簽訂時間不合理

5、的，每次扣0.1分；履行狀態(tài)不真實的，每次扣0.5分。合同簽訂招標/報價流程1目標執(zhí)行(考核價格)批準流程OA系統(tǒng)中各類“目標執(zhí)行批準流程”(具體流程按質量部、財務部要求執(zhí)行)確保目標執(zhí)行批準書中各項要求（包括成果內容及品質，完成時間以及對客戶的約束要求等）完整、準確，滿足合同起草要求目標執(zhí)行批準書內容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項扣0.1分(其他具體要求由質量部、財務部實施考評)2招標文件(報價信息)批準流程(OA系統(tǒng)中“自由流程”，須關聯(lián)“目標執(zhí)行批準流程”)主辦部門或法務部起草招標文件(報價信息)技術責任人、財務責任人、資產(chǎn)責任人同步審核返回發(fā)文者按修改意見修改(OA系統(tǒng)中“招標

6、文件批準流程”，須關聯(lián)“目標執(zhí)行批準流程”及前一“自由流程”) 部門負責人審核項目總經(jīng)理審核法務主管審核執(zhí)行董事審批確保招標文件/報價信息內容滿足項目實際需求，文字表述無誤，不因內容或文字表述差錯而造成損失。招標文件或報價信息內容或文字表述存在明顯差錯而被指正的，每次扣0.1分；因內容或文字表述差錯而造成公司損失的，每2萬元扣1分。審核人逾期完成審核而影響項目進度的，每影響一天扣0.1分(以下環(huán)節(jié)中涉及審核的，則考評標準與此相同)。3客戶批準流程OA系統(tǒng)中的“客戶批準流程” (具體流程按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行) 確保所報客戶具備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用等級。簽訂合同的單位無實際履約能力或信用程

7、度不夠的，扣0.5分；因此造成公司損失的，每2萬元扣1分。(客戶及中標單位批準過程中發(fā)生的其他如客戶數(shù)量提供不足、資料不準確、中標價格不合理等的考核由資產(chǎn)管理中心及執(zhí)行董事實施考評)4評標辦法審批流程具體流程、質量標準及考評辦法按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行5中標單位批準流程OA系統(tǒng)中“中標單位批準流程” (具體流程按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行)確保中標單位具備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用程度。6合同批準流程(OA系統(tǒng)中“自由流程”，須關聯(lián)“中標單位批準流程”)主辦部門或法務部起草合同技術責任人、財務責任人、資產(chǎn)責任人同步審核返回發(fā)文者按修改意見修改(OA系統(tǒng)中“合同批準流程”，須關聯(lián)“中標單位批準流程”及前一

8、“自由流程”) 部門負責人審核項目總經(jīng)理審核法務主管審核董事會審批(具體審批權限請查閱合同審批權限一覽表)確保合同內容符合評標結果，滿足項目實際需求，文字表述無誤，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內容或文字表述差錯而造成損失。合同內容或文字表述存在明顯差錯或與評標結果不符而被指正，每次扣0.1分；因內容或文字表述差錯而造成公司損失的，每2萬元扣1分；合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣0.1分。價格批準流程1目標執(zhí)行批準流程OA系統(tǒng)中的“目標執(zhí)行批準書”(具體流程按質量部要求執(zhí)行)確保目標執(zhí)行批準書中各項要求（包括成果內容及品質，完成時間以及對客戶的約束要求等）完整、準確，滿足

9、合同起草要求目標執(zhí)行批準書內容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項扣0.1分2考核價格批準流程OA系統(tǒng)中的“考核價格批準書” (按財務要求執(zhí)行)按財務部要求由財務實施具體考評3執(zhí)行價格批準流程OA系統(tǒng)中的“執(zhí)行價格批準書”(按財務要求執(zhí)行)按財務部要求4合同批準流程(OA系統(tǒng)中的“合同批準流程”，須關聯(lián)“目標執(zhí)行批準書”、“考核價格批準書”和“執(zhí)行價格批準書”)：主辦部門或法務部起草合同部門負責人審核項目總經(jīng)理審核法務主管審核董事會審核(具體審批權限請查閱合同審批權限一覽表)確保合同內容、價格及付款方式符合目標執(zhí)行及價格批準結果，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內容或文字表述差錯而造成損

10、失。合同內容、價格及付款方式未經(jīng)批準即報批合同，扣0.1分；合同內容、價格及付款方式與目標執(zhí)行及價格批準結果不一致，每處扣0.1分；合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，每處扣0.1分；合同條款因表述存在明顯差錯而被指正的，每處扣0.1分；因表述的差錯而造成公司損失的每2萬元扣1分特殊合同批準流程(OA系統(tǒng)中的“特殊合同批準流程”)部門/項目經(jīng)理提交特殊合同簽訂申請表及合同文本董事長批準特殊合同簽訂申請表法務主管審核合同文本董事長批準合同文本確保合同內容滿足項目實際需求，文字表述無誤，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內容或文字表述差錯而造成損失。合同內容或文字表述存在明顯差錯或與評標結果

11、不符而被指正，每次扣0.1分；因內容或文字表述差錯而造成公司損失的，每2萬元扣1分；合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣0.1分。合同履行1 跟蹤內容的整理、錄入及跟蹤(OA系統(tǒng)中的“合同跟蹤內容批準流程”)部門行政助理在合同簽訂完畢后1個工作日內完成跟蹤內容 (包括合同成果驗收、收付款和與成果驗收、收付款相對應的事務)的整理及報批部門負責人審核財務部經(jīng)理審核法務主管復核行政助理錄入項目管理系統(tǒng)法務主管和財務部經(jīng)理批準部門日常跟蹤系統(tǒng)自動生成的報表準確反映合同履行情況在項目管理系統(tǒng)中完成合同跟蹤內容的錄入與批準，并通過管理系統(tǒng)真實反映合同的具體履行情況。逾期完成整理、錄入的，每逾期

12、1天扣0.1分；主要成果、收付款內容及與之相對應的事務有遺漏的，每遺漏一條扣0.1分；所錄內容與合同約定或批準不相符的，每條扣0.5分；未通過項目管理系統(tǒng)反映合同履行情況的，每次扣0.1分。2合同履行過程中的往來函件及回執(zhí)的原件須及時存檔，發(fā)往對方的函件按對外文書要求執(zhí)行?？荚u辦法參見對外文書部分內容3合同履行過程中合同各方中任何一方發(fā)生違約行為，必須立即采取彌補或救濟措施，確保合同目的的實現(xiàn)。未實現(xiàn)合同目的或因彌補救濟措施不及時而造成公司損失的，每2萬元扣1分。對外文書1廣告文書(OA系統(tǒng)中“廣告發(fā)布內容批準流程”)：發(fā)文策劃部經(jīng)理審核項目總經(jīng)理審核法務主管審核分管副總審核董事長審批須符合廣

13、告法及房地產(chǎn)廣告管理規(guī)定等相關法律法規(guī)若適用流程有誤或未達到前述要求的，每次扣0.1分；因此造成在訴訟或仲裁過程中缺少證據(jù)而造成公司損失的，每2萬元扣1分。2催款通知單(OA系統(tǒng)中“催款通知批準流程”)：主辦會計發(fā)文財務經(jīng)理審核項目總經(jīng)理審核資金部審核法務主管審核董事長審批確保文書表述無誤，且能達到發(fā)文目標，文書送達對方后必須取得有效回執(zhí)并存檔，回執(zhí)須對方有權簽字人簽收(或以特快專遞形式送達，須在郵件詳情單的“內件品名”一欄中注明函告的關鍵內容)，以確保證據(jù)效力3其他文書(OA系統(tǒng)中“對外文書審批流程”)：發(fā)文部門經(jīng)理審核財務審核(如不涉及財務內容，則可跳過) 總經(jīng)理審核(如同屬多個項目或不屬

14、任一項目，則可跳過)法務審核分管領導審核其 他1在合同簽訂及履行過程中，按要求落實每份合同的各責任人，并根據(jù)實際情況及時調整相應的責任人。若未落實責任人的，每次扣0.1分；原責任人因離職、換崗等原因需調整新責任人而未及時調整的，每次扣0.1分。2遵循已批準的合同管理制度中的其他規(guī)定。違反一次，根據(jù)嚴重程度扣0.1分及以上不等。第一篇 合同計劃管理第一章 合同簽訂計劃 一、合同簽訂計劃的目的為了統(tǒng)籌合理地安排合同簽訂各環(huán)節(jié)的時間，不影響合同的正常簽訂，特要求各公司、各部門按年度及月度分別上報合同簽訂計劃，要求完整、合理、準確。二、合同簽訂計劃上報流程1需求部門于每年的12月份上報下年度合同簽訂計

15、劃；于每月的25日前上報下月合同簽訂計劃(年度合同簽訂計劃表和月度合同簽訂計劃表詳見附表1、2)；2需求部門負責人審核；3子公司負責人審核；4法務部及資產(chǎn)采購部備案。第二章 合同履行計劃一、合同履行計劃的目的為了確保合同簽訂后各項義務的正常履行，避免合同各方發(fā)生違約行為，特要求各公司、各部門按月上報合同履行計劃，要求完整、準確，符合合同約定及項目實際進度需求，以便按月有計劃地履行。二、合同履行計劃上報流程1需求部門于每月的25日前上報下月合同履行計劃(詳見附表3)；2需求部門負責人審核；3子公司負責人審核；4法務部、財務部及資產(chǎn)采購部備案。第二篇 合同簽訂管理第一章 合同簽訂原則一、合同簽訂的

16、前提公司所有合同簽訂前，必須經(jīng)過客戶論證和公開招標(報價)或價格批準(本制度有特殊規(guī)定的除外)，確保合同簽訂的對象具備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用等級，同時，在滿足質量及技術要求的前提下，獲得最佳的合同價款和付款方式。二、合同簽訂過程中四大主要責任部門及其基本分工1需求部門(子公司)：負責客戶資料的收集和客戶綜合實力的論證；負責標的物相關質量、技術標準的論證及技術標的評定；負責招標文件（報價信息）及合同文本的起草（如需求部門/子公司認為有需要，則在目標執(zhí)行批準書內容完整明確和招投標資料、評標結果完整明確的前提下，可委托法務部起草招標文件/報價書或合同文本）；需求部門對合同簽訂的整個過程及其引起

17、的后果承擔主要責任。2資產(chǎn)管理中心：負責發(fā)布招標(報價)信息，公開、公平、公正地組織招標(報價)的全程活動；負責客戶及其資料的補充及再論證；負責如實反映開標、詢標、評標過程中的真實情況。3法務部：負責招標文件(報價信息)及合同的法律審核；在接受需求部門（子公司）委托后，負責招標文件（報價信息）及合同文本的起草、報批（在需求部門/子公司所提交的目標執(zhí)行批準書、評標結果、招投標資料完整明確的前提下，不得拒絕需求部門/子公司的委托）。4財務部：負責商務條款的審查及商務標的評定。三、合同簽訂過程中的各類責任人1主責任人：由部門(子公司)負責人或其指定人員擔任。2技術責任人：由合同所涉業(yè)務的專業(yè)技術人員

18、擔任。其中，設計合同的技術責任人為產(chǎn)品研發(fā)部所派設計負責人，房產(chǎn)材料、設備采購合同的技術責任人為產(chǎn)品研發(fā)部所派專項技術人員或工程部專項技術人員；工程承包合同的技術責任人為房產(chǎn)工程部所派負責人；營銷策劃類合同的技術責任人為營銷策劃部指定的本部門專業(yè)人員。若某些合同不涉及專業(yè)技術條款的，則該類合同無需設技術責任人。3財務責任人：由各部門(子公司)的主辦會計擔任。4資產(chǎn)責任人：由資產(chǎn)管理中心采購工程師擔任。四、確定中標單位的基本原則在滿足質量及技術要求的前提下，最低標中標。五、特別說明在所有招標或報價之前，資產(chǎn)管理中心需知會各股東，股東有權在既定的投標/報價截止日前，推薦符合條件的單位參加投標/報價

19、，需求部門(子公司)不得拒絕；同時，股東有權在招標或報價過程中派員參與其中的任一環(huán)節(jié)。但是，流程一旦啟動，任何人（包括股東）均不得干預流程的正常執(zhí)行，如在流程執(zhí)行過程中確須變更操作方式或終止流程執(zhí)行的，則必須有明確的書面指示，并對該項變更或終止決定所引起的后果承擔相應的責任。六、各審核責任人必須按照批準的流程、權限行使權利、承擔義務，且驗收、審核環(huán)節(jié)缺一不可。如若違反，則違反人員按照已簽訂的“重要崗位經(jīng)濟責任書”及公司的考評制度承擔相應責任。第二章 合同簽訂流程一、支出類合同的招標/報價流程1目標執(zhí)行(考核價格)批準(具體按質量部、財務部要求的流程執(zhí)行)2招標文件(報價信息)批準(1) 需求部

20、門行政助理或需求部門委托法務專員起草招標文件(或報價信息)；(2) 起草人將招標文件(或報價信息)分別提交技術責任人、財務責任人、資產(chǎn)責任人進行審核： 技術責任人審核確認招標文件(或報價信息)所涉質量技術要求(包括驗收、服務等內容)是否完整、準確； 財務責任人審核確認所有商務條款是否清晰準確、付款控制方面是否合理； 資產(chǎn)責任人審核確認招標文件(或報價信息)內容是否符合招標要求，評標辦法是否公平、公正、合理；(3) 起草人整合各責任人的合理修改意見，并形成新的招標文件(或報價信息)文本；(4) 部門負責人審核確認所有合理意見是否均已得到落實，招標文件(或報價信息)能否滿足項目需求；(5) 子公司

21、負責人審核確認招標文件(或報價信息)能否滿足項目需求；(6) 法務主管審核確認招標文件(或報價信息)整體表述是否準確、合法；(7) 執(zhí)行董事審核批準。3客戶批準流程(具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行)。注：本環(huán)節(jié)可與招標文件(報價信息)批準環(huán)節(jié)同步進行。4評標辦法批準流程(具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行)。5中標單位批準流程(具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行)。6合同批準流程(1) 需求部門行政助理或由需求部門委托法務部法務專員根據(jù)評標結果起草合同文本；(2) 起草人將合同文本分別提交技術責任人、財務責任人、資產(chǎn)責任人進行審核： 技術責任人審核確認合同文本所涉質量技術要求(包括驗收、服務等內容)是

22、否完整、準確且與招標/報價結果一致； 財務責任人審核確認合同價款、付款方式是否合理且與招標/報價結果一致，財務數(shù)據(jù)相差表述是否準確無差錯，合同所涉稅務條款是否符合國家、省、市現(xiàn)行法務法規(guī)； 資產(chǎn)責任人審核確認合同文本是否符合招標/報價結果。(3) 起草人整合各責任人的合理修改意見，并形成新的合同文本；(4) 部門負責人審核確認所有合理意見是否均已得到落實，確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的；(5) 子公司總經(jīng)理審核確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的；(6) 法務主管審核確認合同文本整體表述是否準確、合法；(7) 董事會審核批準合同文本。 合同批準的權限詳見本篇第三章內容。7簽訂合同。合同文本批準后，法務部

23、、資產(chǎn)管理中心應與需求部門(子公司)做好相關交接工作，并由需求部門(子公司)安排客戶簽訂合同。在合同文本交證章管理員蓋章前，必須確保合同文本中所有應填寫的內容均已準確填寫完畢，包括合同簽訂時間、地點、代表簽字(我方由需求部門負責人代表簽署合同)、聯(lián)系方式及其他簽署頁中所有要求填寫的內容(若合同對方為個人，則必須寫明其身份證號碼)。8合同文本及招標全套資料存檔。由需求部門(子公司)行政助理負責將合同文本及招標全套資料存檔。二、支出類合同的非招標/報價類流程(即價格批準流程)1目標執(zhí)行(考核價格)批準(具體按行政中心質量部要求的流程執(zhí)行)2執(zhí)行價格批準(具體按財務部要求的流程執(zhí)行)3合同批準(1)

24、 需求部門行政助理或由需求部門委托法務部法務專員根據(jù)評標結果起草合同文本；(2) 需求部門負責人審核確認合同文本所涉質量技術要求(包括驗收、服務等內容)是否完整、準確且與招標/報價結果一致；(3) 子公司總經(jīng)理審核確認所有合理意見是否均已得到落實，確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的；(4) 法務主管審核確認合同文本整體表述是否準確、合法；(5) 董事會審核批準合同文本。合同批準的權限詳見本篇第三章內容。三、特殊合同批準流程所謂特殊合同是指需與政府職能部門推薦客戶或公司董事會指定客戶簽訂的合同，凡各部門、子公司需簽訂該類合同的，均可適用本流程。流程簡述：部門/項目經(jīng)理提交特殊合同簽訂申請表(詳見附表4

25、)及合同文本董事長批準特殊合同簽訂申請表法務主管審核合同文本董事長批準合同文本證章管理員核對無誤后用章檔案室存檔系統(tǒng)通知財務部經(jīng)理、資金部閱知并落實合同跟蹤內容注：特殊合同的報批權限歸屬部門及子公司負責人，即“特殊合同批準流程”為需授權的流程，僅部門及子公司負責人才能啟動該流程。四、銷售類合同的簽訂流程根據(jù)公司目前的業(yè)務類別，所涉及的銷售類合同主要有房屋銷售合同(房產(chǎn)公司)、砂石銷售合同(航運公司)和苗木銷售合同(三景園藝公司)。(一) 房屋銷售合同相關流程任何項目在房屋銷售開始前，必須形成規(guī)范的格式合同文本（意向書）。格式合同（意向書）由項目公司起草，或由項目公司提出合同內容的基本要求，委托

26、法務部負責起草（要求提出及文本起草工作必須比開始銷售至少提前一至兩個月），以便各審核人有充足的審核時間。格式文本批準后必須報證章管理員處備案，以備在蓋章前與需簽訂的文本核對，確認已經(jīng)各審批人批準且與格式文本核對無誤后方可加蓋公章。1合同(意向書)格式文本的審批流程(1) 銷售部指定人員或法務專員起草合同(意向書)格式文本；(2) 銷售經(jīng)理審核合同內容的完整性及準確性；(3) 財務責任人審核價格及付款方式；(4) 項目總經(jīng)理審核合同內容的完整性及準確性；(5) 法務主管審核合同條款表述的準確性及合法性；(6) 董事長審批；(7) 證章管理員處備案。2合同(意向書)的簽訂流程(1) 銷售人員根據(jù)已

27、批準的范本填寫合同文本(填寫規(guī)范詳見合同填寫規(guī)范)；(2) 銷售經(jīng)理審核合同條款是否符合已批準的范本及其他各項批準要求；(3) 財務審核價格及付款方式是否符合已批準的價格及付款方式要求，數(shù)據(jù)是否準確；如合同價格低于公司已批準的價格標準，則須提交銷售價格的最終批準權限人審核；(4) 證章管理員核對文本(與已批準的格式文本核對)無誤且以上責任人審核批準后加蓋公章；如與已批準的格式文本核對不一致，則須提交法務審核；(5) 存檔。 (二) 砂石銷售合同簽訂流程砂石銷售合同必須按公司批準的格式文本簽訂，目前已經(jīng)批準的格式文本詳見附件24，砂石銷售合同的格式文本由航運公司證章管理員保管備案，以備在蓋章前與

28、需簽訂的文本核對，確認已經(jīng)各審批人批準且與格式文本核對無誤后方可加蓋公章。1砂石銷售合同格式文本的審批流程如下：(1) 航運公司行政助理或法務專員起草合同格式文本；(2) 航運公司財務經(jīng)理審核；(3) 航運公司總經(jīng)理審核合同內容的完整性及準確性；(4) 法務主管審核合同條款表述的準確性及合法性；(5) 執(zhí)行董事審批；(6) 證章管理員處備案。2砂石銷售合同的具體簽訂流程如下：(1) 銷售主責任人按格式文本制作合同文本，對于格式文本已確定的內容不得修改；(2) 航運公司財務經(jīng)理審核，銷售基價、結算及付款方式等是否符合公司已批準的標準；(3) 總經(jīng)理審核，合同文本、銷售基價、結算及付款方式等是否符

29、合公司已批準的范本及標準；(4) 證章管理員核對文本(與已批準的格式文本核對)無誤且以上責任人審核批準后加蓋公章；如與已批準的格式文本核對不一致，則須提交法務審核；(5) 存檔。(三) 苗木銷售合同簽訂流程苗木銷售合同原則上須按公司批準的格式文本簽訂，目前已經(jīng)批準的格式文本詳見附件25，苗木銷售合同的格式文本由三景園藝公司證章管理員保管備案，以備在蓋章前與需簽訂的文本核對，確認已經(jīng)各審批人批準且與格式文本核對無誤后方可加蓋公章。1苗木銷售合同格式文本的審批流程如下：(1) 三景園藝公司行政助理或法務專員起草合同格式文本；(2) 三景園藝公司財務經(jīng)理審核商務條款表述的準確性及合理性；(3) 三景

30、園藝公司總經(jīng)理審核合同內容的完整性及準確性；(4) 法務主管審核合同條款表述的準確性及合法性；(5) 執(zhí)行董事審批；(6) 證章管理員處備案。2苗木銷售合同的具體簽訂審批流程如下：(1) 銷售主責任人按格式文本填寫合同文本，對于格式文本已確定的內容不得修改；(2) 三景園藝公司財務經(jīng)理審核合同價格及付款方式能否保障公司利益，財務數(shù)據(jù)是否準確；(3) 三景園藝公司總經(jīng)理審核合同整體內容能否保障公司利益；(4) 執(zhí)行董事審批。(5) 證章管理員核對文本(與已批準的格式文本核對)無誤且以上責任人審核批準后加蓋公章；如與已批準的格式文本核對不一致，則須提交法務審核；(6) 存檔。五、土地出讓合同簽訂流

31、程1經(jīng)辦人提交合同文本；2前期技術部經(jīng)理審核，確認土地使用權出讓年限、土地技術參數(shù)等是否與相關規(guī)定及招標文件相符，是否同意合同整體內容；3財務部經(jīng)理審核，確認土地出讓金金額及付款方式是否準確，且與招標文件相符；4項目總經(jīng)理審核，確認土地使用權出讓年限、土地技術參數(shù)等是否與相關規(guī)定及招標文件相符，是否同意合同整體內容；(如尚未確定項目經(jīng)理，則該步驟略)5法務主管審核，確保合同整體內容是否與招標文件相符，文字表述是否有誤；6董事長審批。六、大型房屋租賃合同的簽訂流程 1主辦部門/項目指定人員提交合同文本； 2技術部門負責人審核，確保合同中所涉技術條款與項目實際相符； 3財務部負責人審核，確保合同價

32、格及付款方式合理、財務數(shù)據(jù)準確； 4項目總經(jīng)理審核，確保合同整體內容滿足項目實際需求； 5法務主管審核，確保合同整體內容合法，文字表述準確； 6董事長審批； 7蓋章，確保蓋章的文本與批準的文本一致； 8存檔。 七、基地房屋租賃合同的簽訂流程 1主辦部門指定人員起草合同文本； 2天地建設負責人審核，確保合同整體內容滿足項目實際需求； 3財務部負責人審核，確保合同價格及付款方式合理、財務數(shù)據(jù)準確； 4法務主管審核，確保合同整體內容合法，文字表述準確； 5執(zhí)行董事審批； 6蓋章，確保蓋章的文本與批準的文本一致； 7存檔。第三章 合同權限管理合同審批權限一覽表合同類別合同最終批準權限歸屬控股法務主管控

33、股執(zhí)行董事控股董事長設計類合同總價在50萬以內(含)總價在50萬-200萬(含)總價在200萬以上前期類合同總價在50萬以內(含)總價在50萬-200萬(含)總價在200萬以上策劃類合同總價在50萬以內(含)總價在50萬-200萬(含)總價在200萬以上工程類合同均屬執(zhí)行董事采購類合同均屬執(zhí)行董事基地房屋租賃合同均屬執(zhí)行董事大型房屋租賃合同均屬董事長土地出讓合同均屬董事長顧問類合同均屬董事長借款合同均屬董事長擔保合同均屬董事長按揭合作合同均屬董事長大型項目合作合同均屬董事長其他合同總價在50萬以內(含)總價在50萬-200萬(含)總價在200萬以上銷售類合同銷售類合同根據(jù)公司目前經(jīng)營業(yè)務類別可

34、分為商品房銷售合同、砂石銷售合同、苗木銷售合同三類，一般都采用已經(jīng)公司批準的格式合同，格式合同的最終批準權屬控股公司董事長；實際簽訂銷售合同時，如采用已批準的格式合同且銷售價格在公司已批準的范圍內的，則商品房銷售合同由銷售主管和主辦會計審批；砂石銷售合同和苗木銷售合同由子公司財務經(jīng)理、總經(jīng)理(及執(zhí)行董事)審批；如實際簽訂銷售合同時，對已批準的格式合同有變更的，則除以上審批環(huán)節(jié)外，須由控股公司法務主管批準；如實際簽訂銷售合同時，銷售價格低于公司已批準的銷售價格的，則除以上審批環(huán)節(jié)外，合同須由銷售價格的最終批準權限人批準。注：以上審批權限僅僅說明了合同的最終批準人，在實際報批合同時，合同管理制度中

35、規(guī)定的各專業(yè)審批環(huán)節(jié)仍缺一不可，各部門、子公司須按OA系統(tǒng)中最新的固定流程執(zhí)行。如任何合同須執(zhí)行“特殊合同批準流程”的，則最終審批權均歸屬控股公司董事長。第四章 合同編號管理一、合同編號原則合同編號共12位，編號中包含公司拼音縮寫(4位)、提交審批的年月數(shù)字(6位)、序號數(shù)字(2位)。二、合同編號方法1合同編號的前四位為簽訂公司名稱拼音字母的縮寫，具體如下：天地控股為：“GYKG” 天地房產(chǎn)為：“GYFC” 天地建設為：“GYJS” *科技為：“GGKJ” *實業(yè)為：“JJSY” * 為：“SSGD” 天地航運為：“GYGY” *材料為：“JCCL” *置業(yè)為：“HXZY”*房產(chǎn)為：“ZYFC

36、” *園藝為：“SJYY”2合同編號的第五位至第十位編號為合同提交審批的年月。3合同編號的末兩位是當月以該公司(項目部)名義簽訂的合同的序號。例如：2002年11月，*有限公司共簽訂了10份合同，則第三份合同的編號為：YHSY。4若有新增公司，則編號方法同上。5合同簽訂前幾個環(huán)節(jié)文件(如目標執(zhí)行批準書、招標文件、客戶批準書、中標單位批準書、考核價格批準書、執(zhí)行價格批準書等)的編號方法與合同編號方法相同，即同一份合同的各簽訂環(huán)節(jié)中文件的編號均為同一編號。三、合同編號管理合同編號由法務部統(tǒng)一管理(其中天地建設及夢想置業(yè)的編號分別由該兩個公司的行政助理統(tǒng)一管理)，各部門須使用編號的，均須至法務專員(

37、或相應的行政助理)處索取，法務專員(相應的行政助理)需做好統(tǒng)一管理、登記及發(fā)放，避免錯誤編號及重復編號。第五章 格式合同管理一、格式合同定義本制度所指的格式合同是指使用頻率較高且合同條款較為確定(即合同簽訂過程中所需另行填寫的不固定內容較少)的一種規(guī)范合同。二、格式合同審批流程格式合同由最常使用部門(子公司)起草，或由最常使用部門(子公司)上報需求，提出主要內容及要求，由法務專員負責起草，經(jīng)技術責任人、財務責任人(若不涉及技術專業(yè)性條款或具體商務條款的，則無需經(jīng)技術責任人或財務責任人審核)、部門(子公司)負責人及法務主管審核通過后生效，并在生效之日，將空白格式合同一份交證章管理員備案。三、現(xiàn)有

38、格式合同 公司現(xiàn)有已批準使用的格式文本有： 采購類合同：材料采購合同(附件10)、設備采購合同(附件11)、設備采購及安裝合同(附件12)、鋼筋供貨合同(附件13)、水泥供貨合同(附件14)、預拌混凝土供貨合同(附件15)、鋼管軋頭租賃合同(附件16) 工程類合同：工程施工承包合同(適用于天地房產(chǎn)與天地建設內部總包合同，附件17)、包工包料工程承包合同(附件18)、建設工程內部承包責任書(適用于天地建設與項目經(jīng)理簽訂的合同，附件19)、清工班組工程承包責任書(適用于項目部與清工班組承包人簽訂的承包責任書，附件20) 設計類合同：景觀設計合同(附件21)、內裝修設計合同(附件22)、弱電設計及施

39、工合同(附件23) 策劃類合同：廣告全案策劃服務合同(附件24)、展位設計制作合同(附件25)、禮品(宣傳冊等)設計制作合同(附件26)、廣告發(fā)布承攬合同(附件27) 銷售類合同：銷售代理合同(附件28)、購房意向書(附件29)、砂石銷售合同(附件30)苗木銷售合同(附件31) 租賃類合同：大型房屋租賃合同(附件32)、基地房屋租賃合同(附件33)第六章 合同注意事項 一、合同用章要求合同主辦部門在將合同文本提交證章管理員加蓋公章之前，必須保證合同文本中所有須填寫的內容已填寫完整，尤其是合同簽訂時間、地點、代表簽字等內容，所有已具備的附件均與合同正文一起交證章管理員蓋章(需雙方蓋章)，對于經(jīng)批

40、準后同意在合同原文本上作修改的，則必須在修改處加蓋雙方修正章或公章。證章管理員在加蓋公章之前必須核對須加蓋公章的合同文本與經(jīng)批準的合同文本是否一致，合同文本中所有須填寫的內容是否已填寫完整，尤其是合同簽訂時間、地點、代表簽字等內容，所有附件是否均已提供，核對無誤后方可加蓋公章；對于合同文本頁數(shù)在兩頁以上的合同，除需在簽署頁上加蓋公章之外，還需加蓋騎縫章；對于合同文本中有涂改之處的，經(jīng)相關流程批準確認是經(jīng)合同雙方認可所做的修改，則必須加蓋雙方修正章(若無修正章，則可以公章代替)，同時提醒主責任人要求合同對方單位加蓋修正章(若無修正章，則可以公章代替)。 二、系統(tǒng)命名規(guī)則為了規(guī)范OA系統(tǒng)中合同簽訂

41、各環(huán)節(jié)流程的命名，以便今后查尋，特明確規(guī)則如下： 1命名必須完整簡要，且能體現(xiàn)整個流程的關鍵性內容，杜絕出現(xiàn)“詞不達意”或“題不對文”等現(xiàn)象。合同簽訂過程中相關環(huán)節(jié)流程的文件標題中必須明確如下幾個要素：(1) 項目名稱 (2) 標的名稱(3) 發(fā)文目的2以11號項目電梯合同為例，各環(huán)節(jié)流程的命名應如下： (1) 招標文件(報價書)批準流程的文件標題：11號項目電梯招標文件審批； (2) 合同批準流程的文件標題應為：11號項目電梯供貨合同審批。第三篇 合同跟蹤管理第一章 合同跟蹤管理一、合同跟蹤內容審批流程為了確保每份合同簽訂后需跟蹤內容的完整性及準確性，特制訂了合同跟蹤內容審批流程。本流程分兩

42、個階段執(zhí)行，首先為書面整理及審批階段，其次為系統(tǒng)錄入及審批階段，適用于各公司、各項目、各部門所有合同跟蹤內容的整理、錄入及審批。 1合同跟蹤內容的書面整理及審批階段(1) 部門行政助理整理合同跟蹤內容合同簽訂后1個工作日內，部門行政助理在部門負責人的指導下根據(jù)合同跟蹤內容表(附表5)要求完成合同跟蹤內容的整理，并通過OA系統(tǒng)的“合同跟蹤內容審批流程”提交審批，要求款項名稱、金額、收付款方式、收支部門和對應的成果驗收內容準確完整。 (2) 部門負責人審核收付款對應的成果驗收 部門負責人在1個工作時內完成合同跟蹤內容的審核，確保每項收付款對應的成果驗收內容完整無遺漏。 (3) 財務部經(jīng)理審核款項金

43、額和對應的收付款方式 財務部經(jīng)理在1個工作時內完成合同跟蹤內容的審核，確保每項款項名稱、金額、收付款方式和收支部門準確無誤。 (4) 法務部主管復核 法務部主管在1個工作時內完成合同跟蹤內容的復核，確保每項款項名稱、金額、收付款方式及對應的成果驗收內容與合同約定相符。 2合同跟蹤內容的系統(tǒng)錄入及審批階段 (1) 部門行政助理在1個工作時內將已經(jīng)最終批準的收付款內容錄入項目管理系統(tǒng)，將每項成果驗收內容作為一項事務錄入項目管理系統(tǒng)，并將每筆收付款與對應的各項成果驗收事務相關聯(lián)，然后分別通知財務部經(jīng)理及法務部主管審核已錄入系統(tǒng)的合同跟蹤內容。 (2) 財務部經(jīng)理及法務部主管在1個工作時內分別核對款項

44、名稱、金額、收付款方式、收支部門等是否與合同約定和最終批準的跟蹤內容相符以及每項收付款是否已與各項成果驗收對應的事務相關聯(lián)，核對無誤后分別點擊“審核”鍵。 注：房屋銷售合同(意向書)的跟蹤在房產(chǎn)銷售軟件系統(tǒng)中實施。 二、合同跟蹤內容錄入注意事項1合同概況中的“合同號”指按本制度匯編第一篇第四章要求編寫的便于公司內部查詢所用的合同編號，若最終合同文本上采用對方單位所提供的編號的，仍須按本制度要求進行內部的合同編號并錄入系統(tǒng)；錄入系統(tǒng)的合同號必須編寫正確，一旦保存即無法更改；“批準流程”指合同的批準流程，明確該流程是為了便于在今后的合同跟蹤過程中查詢合同整體內容；“關聯(lián)項目”指合同所屬的項目及部門

45、，若某份合同同屬于某一項項目和某一個部門，則必須同時關聯(lián)該項目及該部門，以便通過項目及部門均可查詢該合同。2合同收付款項是合同跟蹤內容的關鍵組成部分，即合同跟蹤的核心內容。在錄入時必須遵循以下原則：除預付款、定金等到期即付的款項外，其余每筆收付款均需對應一項或多項成果驗收內容(至少一項)，可通過“添加成果”鍵添加對應的成果內容；成果添加完畢后，還需將該項收付款內容與成果驗收內容對應的目標進行關聯(lián)，以便通過項目管理系統(tǒng)實時反映成果內容完成情況；收付款項的“預計日期”即預計收付款日期，合同跟蹤人必須定期維護，務必使日期合理、準確，如果日期不合理、準確，將影響該項收付款項資金計劃的報批。3如有部分合

46、同義務不屬于任何一項與合同收付款項對應的成果驗收內容，但其對合同的履行起到關鍵作用的，則該類義務需在“主要義務”欄內摘錄，并關聯(lián)與該項義務相對應的事務；“我方聯(lián)系人”即該項義務的主要責任人，由部門(子公司)負責人指定；開始日期及結束日期均應予以明確，以便查閱、跟蹤、預警之用；“說明”欄中須填寫合同主要義務內容及未履行義務的違約責任。第二章 合同履行跟蹤合同跟蹤內容錄入管理系統(tǒng)且經(jīng)批準后，各項收付款及成果驗收的責任人及參與人員可通過項目管理系統(tǒng)查詢自己負責的合同相關工作內容，作為提示做好本項工作及查詢各項工作進展的輔助手段。一、質量控制1合同履行過程中，部門(子公司)負責人及相關責任人必須共同就

47、對方所提供的各項階段性成果或合同履行過程中的各關鍵環(huán)節(jié)進行嚴格的質量把關，并按各類成果驗收單的驗收內容、流程及權限進行驗收，確保對方所提交的最終成果滿足我方要求。同時，所有在合同履行過程中發(fā)生的關鍵性事務(相關事項的請示、內外文書的審批、階段性環(huán)節(jié)論證、成果驗收及存檔等)均應通過管理系統(tǒng)在成果驗收或合同義務相對應的事務項下進行反應，以確保通過管理系統(tǒng)向總公司全面反映合同的具體履行情況。2合同履行過程中，若合同對方到期未履行其應履行的義務(成果)的，則部門(子公司)負責人必須在該項義務(成果)屆期之日啟動催告程序，即向對方送達要求限期履行該項義務并(或)承擔相應違約責任的函告。3合同履行過程中，

48、我方向對方交付的任何成果、資料或函件必須經(jīng)對方書面確認或簽收(具體要求見本篇第三章內容)，以確保證據(jù)效力。二、收款控制1部門(子公司)負責人及相關責任人可以通過管理系統(tǒng)及時查詢每筆收款是否到達應收時間，是否具備收款條件；2對于已經(jīng)達到應收時間、但由于我方義務未履行造成無法收款的，部門(子公司)負責人應督促該項義務的責任人及時履行相應義務，并與對方單位做好溝通工作，情況嚴重的應協(xié)同相關部門共同商議處理方案；3對于收款期限已到、我方相應義務履行完成的，應及時向對方單位收款。對于相應的義務履行完畢必須有相應的書面依據(jù)加以證明的，則部門(子公司)負責人應督促該項義務具體履行責任人在付款期限到達之前取得

49、該項書面依據(jù)，并提交財務責任人處；財務責任人必須于收款期限到達之前向對方送達付款通知單，并將成果的書面依據(jù)作為付款通知單的附件，要求對方在付款期限內付款。具體要求詳見收入流程和環(huán)節(jié)控制辦法。4某項收款已完成或經(jīng)批準不再收取的，則由該項合同主辦部門的行政助理負責在一個工作日內點擊該款項的“完成”或“中止”鍵，以確保準確反映收款狀態(tài)。三、付款控制1合同主責任人、財務責任人及相關人員可以通過管理系統(tǒng)及時查詢每筆付款是否到達應付時間，付款條件是否具備；2對于已經(jīng)達到付款時間，但對方相應的義務仍未履行完畢的，參照本章第一條第2款執(zhí)行。3對于不設條件的付款(即到期即須付款的，如定金、預付款等)，按公司內部

50、付款流程審批同意后可付款；對于設條件的付款，則必須經(jīng)成果驗收程序，確保與該項付款相應的條件已成就后方可付款，保證做到無成果驗收合格證明及付款批準書不予付款。具體要求詳見項目預算、資金計劃與資金使用管理辦法。4某項付款已完成或經(jīng)確認無須再支付的，則由該項合同主辦部門的行政助理負責在一個工作日內點擊該款項的“完成”或“中止”鍵，以確保準確反映付款狀態(tài)。 四、合同履行結果評估 每份合同履行完畢，公司均由兩個職能部門(質量部、財務部)對該份合同的履行結果聯(lián)合作出評估，其中質量部負責評估合同約定的每項成果是否均已驗收合格且達到質量目標要求，財務部負責評估合同的履行結果有無給公司造成經(jīng)濟損失，由法務部統(tǒng)一

51、負責向兩個部門征詢評估結果，并根據(jù)該評估表內容對主責任部門的月度及年度法務目標作出考評。評估表格式見附表6。第三章 對外文書管理本辦法所稱對外文書主要指法務類對外文書，即由公司相應職能部門擬寫或制作的發(fā)往業(yè)務單位(個人)或政府部門的對某項合同的履行或對公司運行產(chǎn)生某種法律后果或影響的文書。為了規(guī)范該類文書的對外發(fā)放行為，防范公司法律風險，特制定本辦法。一、法務類對外文書類型類 型文書及格式適用格式及流程備 注催告型文書1要求履行某項義務的函告，一般采用工作聯(lián)系函格式(附件6)；付款通知采用付款通知單格式(附件7)付款通知適用OA系統(tǒng)中“付款通知批準流程”；其他適用OA系統(tǒng)中“對外文書審批流程”

52、該類文書主要指在在合同約定的條件成就或某項義務即將屆期或已經(jīng)屆期（逾期）的情況下，為了達到以下目的而發(fā)送的文書：明確某項義務的具體履行要求；提醒對方按約定履行某項義務；告知對方已違約并要求限期整改；告知對方已違約并按約終止合同；等等。送達時須有經(jīng)對方簽收的用以證明送達的回執(zhí)。2要求限期整改的函告，采用工作聯(lián)系函格式適用OA系統(tǒng)中“對外文書審批流程”3終止合同的函告，采用工作聯(lián)系函格式適用OA系統(tǒng)中“對外文書審批流程”確認型文書1成果交付確認書適用OA系統(tǒng)中“對外文書審批流程”該類文書指在我方向對方交付某項成果（資產(chǎn)、資料等）或要求對方確認某項事項的情況下，要求對方書面確認以示完成、送達或認可的

53、文書。該類文書必須經(jīng)雙方或多方蓋章確認。2其他內容的確認書適用OA系統(tǒng)中“對外文書審批流程”承諾型文書1承諾書適用OA系統(tǒng)中“對外文書審批流程”該類文書指我方在要求業(yè)務單位行使某項職責的情況下，應業(yè)務單位要求，就對應的某些事項作出承諾的文書。該類文書不以送達回執(zhí)為必要條件。廣告型文書1廣告圖文適用OA系統(tǒng)中“廣告發(fā)布內容審批流程”該類文書在一般情況下為要約邀請，但是若其中就商品房開發(fā)規(guī)劃范圍內的房屋及相關設施作出了明確的說明和允諾，并對商品房買賣合同的訂立以及房屋價格的確定有重大影響的，則視為要約。該說明和允諾即使未載入商品房買賣合同，亦應當視為合同內容，若有違反，應當承擔違約責任。二、非法務

54、類對外文書類型非法務類對外文書類型主要包括行政類文書(因行政職能關系而發(fā)生的向政府部門作出的請示、報告、承諾等、技術類文書等)、技術類文書(工程、設計等方面的純技術內容的文書)及其他普通文書等。三、對外文書審批流程的原則(一) 因非法務類對外文書與法務類對外文書因在實際區(qū)分過程中存在一定困難，所以在實際用章審批過程中大部分非法務類文書也歸屬法務部管轄(即須經(jīng)過法務部審核)，為了便于區(qū)分，現(xiàn)就對外文書按發(fā)文對象進行區(qū)分，可分為發(fā)往政府職能部門的文書和發(fā)往業(yè)務單位的文書兩類，現(xiàn)就該兩類文書的審批流程原則確定如下： 1發(fā)往政府職能部門的文書 發(fā)往政府職能部門的法務類文書(指因合同關系而發(fā)生的對合同的履行結果會產(chǎn)生影響的文書)和行政類文書(因行政職能關系而發(fā)生的向政府部門作出的請示、報告、承諾等)須按OA流程中的“對外文書審批流程”執(zhí)行，即必須通過法務部審核。發(fā)往政府職能部門技術文書、證照年檢申請、財務報表、人事報表(評定)或其他按政府部門固定格式填寫的表單等非法務、行政類文書無須通過法務部審核，適用資產(chǎn)類的“用章審批流程”。 2發(fā)往業(yè)務單位的文書任何