機關事業(yè)單位檔案分類方案(WORD12頁)

1、市機關、事業(yè)單位檔案分類方案(示范本)市局檔案分類方案為加強本單位檔案管理，實現(xiàn)檔案分類、整理、編目、檢索的標準化和規(guī)范化，便于檔案信息資源的開發(fā)利用，更好地為領導決策和各項工作服務，根據(jù)國家檔案局機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定和深圳市檔案局深圳市檔案分類方案編制規(guī)則的規(guī)定，結合本單位職能，特制定本方案。第一條 本方案規(guī)定了本單位檔案分類的原則和方法、檔號標識及歸檔范圍和保管期限。第二條 檔案分類原則是以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結合檔案內(nèi)容和載體形式特點，進行科學分類。本方案適用于本單位檔案實體的分類、整理和排架管理。第三條 本方案共設置

2、9個一級類目，并以兩位阿拉伯數(shù)字作為一級類目代碼。1、黨群工作（代碼：01）2、行政管理（代碼：02）3、業(yè)務管理（代碼：03）4、基本建設（代碼：04）5、設備儀器（代碼：05）6、會計檔案（代碼：06）7、人事檔案（代碼：07）8、聲像檔案（代碼：08）9、實物檔案（代碼：09）第四條 二級類目的設置方法如下：1、黨群工作、行政管理、業(yè)務管理類的二級類目，按工作職能設置；2、基本建設類的二級類目，按基建項目設置；3、設備儀器類的二級類目，按設備種類或型號設置；4、會計檔案類的二級類目，按會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他設置；5、人事檔案類的二級類目，按人名設置；6、聲像檔案類的二級類目，

3、按照片、底片、錄音帶/錄像帶、光盤/磁盤等載體特征設置，照片類的三級類目按領導類、榮譽類、業(yè)務活動類、文體活動類設置； 7、實物檔案類的二級類目，按榮譽品、紀念品、其他設置；8、專業(yè)檔案類的二級類目根據(jù)實際情況進行設置。附件：、深圳市局檔案分類體系表； 、深圳市局檔案排列編號方法和檔號結構說明；、深圳市局檔案分類、歸檔范圍和保管期限表。附件1：深圳市局檔案分類體系表04工青婦01行政綜合03紀檢監(jiān)察02人事管理01按基建項目設置04磁盤/光盤03錄音帶/錄像 帶01照片02紀念品03其他01榮譽品01黨務綜合02組織宣傳02會計帳薄02會計帳薄01會計憑證03財務報告02會計賬簿04其他01業(yè)

4、務綜合02行政管理04基本建設06會計檔案01黨群工作03業(yè)務管理05設備儀器07人事檔案08聲像檔案09實物檔案01按設備型號或種類設置01按人名設置 03文秘檔案04財務審計05后勤管理0202底片01領導類02榮譽類03業(yè)務活動類04文體活動類附件2：深圳局檔案排列編號方法和檔號、目錄號結構說明一、黨群工作、行政管理和業(yè)務管理檔案1、排列編號方法：三類檔案合并整理，分年度、按保管期限（永久、30年、10年）分別排列編件號，不編目錄號。2、檔號由全宗號、年度、保管期限件號組成，用“-”連接。其中，保管期限為永久、30年、10年。例如：C1 - 1999 - 30年 - 18件號（第18件）

5、保管期限（30年）年度（1999）全宗號（市政府辦公廳）二、基本建設和設備儀器檔案1、排列編號方法：按基建項目或設備種類（型號）分別排列編案卷號，不編目錄號。2、檔號由全宗號、類別號、案卷號組成，用“-”連接。其中，類別號由一級類目號和二級類目號（基建項目代號或設備代號）組成，中間用“ ”隔開。例如： C1-04.01- 01 案卷號（第1卷）類別號（基建檔案類第1個工程項目）全宗號（市政府辦公廳）三、會計檔案 1、排列編號方法：按二級類目分年度排列編案卷號和目錄號。2、檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成，用“-”連接。目錄號由目錄代碼、類別代號、目錄順序號組成。其中目錄代碼為D，類別代號分別為

6、：會計憑證為1、會計賬簿為2、財務報告為3、其他為4。例如： 檔號：C1 - D1.1- 1 案卷號(第1卷) 目錄號(會計憑證類第1本目錄) 全宗號（市政府辦公廳）目錄號：D 1 . 1 目錄順序號（第1本目錄 ） 類別代號（會計憑證類） 目錄代碼（會計檔案類）四、人事檔案本單位人事檔案由人事檔案室統(tǒng)一管理，其編號方法按照人事檔案管理有關規(guī)定執(zhí)行。五、聲像檔案（一）照片1、排列編號方法：按照三級類目結合形成時間分別排列裝冊，分冊編照片號。2、檔號由全宗號、目錄號、冊號、照片號組成，用“-”連接。目錄號由目錄代碼、二級類目代號、三級類目代號、目錄順序號組成，其中目錄代碼為F，二級類目代號為1（

7、照片），三級類目代號為：領導類為1、榮譽類為2、業(yè)務活動類為3、文體活動類為4。例如:檔號： C1 - F1.1.1- 1 - 1 照片號（第1張） 冊號（第1冊） 目錄號(領導類照片第1本目錄) 全宗號（市政府辦公廳） 目錄號：F 1. 1. 1 目錄順序號（第1本目錄） 三級類目代號（領導類） 二級類目代號(照片檔案類) 目錄代碼（聲像檔案類）（二）底片1、排列編號方法：不分類，按形成時間順序大流水排列裝冊，分冊編底片號。2、檔號由全宗號、目錄號、冊號、底片號組成，用“-”連接。目錄號由目錄代碼、類別代號、目錄順序號組成，其中目錄代碼為F，類別代號為2（底片）。例如:檔號：C1 - F2

8、.1 - 1 - 1 底片號（第1張）冊號（第一冊）目錄號(底片類第1本目錄) 全宗號（市政府辦公廳） 目錄號：F 2 1 目錄順序號（第1本目錄）一級類目代號（底片類）目錄代碼（聲像檔案類）（二）錄音帶錄像帶1、排列編號方法：錄音帶和錄像帶合并整理，按形成時間順序大流水排列編盤號。2、檔號由全宗號、目錄號、盤號組成，用“-”連接。目錄號由目錄代碼、類別代號、目錄順序號組成，其中目錄代碼為F，類別代號為3（錄音帶/錄像帶）。例如：檔號：C1 - F3 .1 - 1盤號（第1盤錄音帶錄像帶）目錄號(錄音帶錄像帶類第1本目錄) 全宗號（市政府辦公廳）目錄號：F 3 . 1 目錄順序號（第1本目錄）

9、 類別代號(錄音帶錄像帶類) 目錄代碼(聲像檔案類)（三）光盤磁盤1、排列編號方法：光盤和磁盤合并整理，按形成時間順序大流水排列編張?zhí)枴?、檔號由全宗號、目錄號、張?zhí)柦M成，用“-”連接。目錄號由目錄代碼、類別代號、目錄順序號組成，其中目錄代碼為F，類別代號為4（光盤/磁盤）。例如：檔號：C1- F4 .1 - 1張?zhí)枺ǖ?張光盤磁盤）目錄號(光盤磁盤類第1本目錄) 全宗號（市政府辦公廳） 目錄號： F 4 .1 目錄順序號（第一本目錄） 類別代號(光盤磁盤類） 目錄代碼(聲像檔案類)五、實物檔案、排列編號方法：本單位實物檔案按照二級類目結合形成時間分別排列編件號。2、檔號由全宗號、目錄號、件號

10、組成，用“-”連接。目錄號由目錄代碼、類別代號、目錄順序號組成，其中目錄代碼為G，類別代號為：榮譽品為1、紀念品為2、其他為3。例如：檔號：C1 - G1 .1 - 1件號（第件）目錄號(榮譽品類第1本目錄) 全宗號(市政府辦公廳)目錄號：G 1 . 1目錄順序號（第1本目錄） 類別代號(榮譽品類） 目錄代碼(實物檔案類)附件：深圳市局檔案分類、歸檔范圍和保管期限表一級類目二級類目序號歸檔范圍保管期限黨群工作（01）黨務綜合（0101）01本局黨組會議記錄、紀要、決議永久02本局黨委工作計劃、總結（1）年度以上永久（2）半年、季度年.組織宣傳（0102）01.紀檢監(jiān)察（0103）01.工青婦（

11、0104）01.行政管理（02）行政綜合（0201）01本局局長辦公會議、局務會議記錄、紀要永久02本局大事記、年鑒、志書永久.人事管理（0202）01.文秘檔案(0203)01.財務審計(0204)01.后勤管理(0205)01.業(yè)務管理（03）業(yè)務綜合（0301）01本局召開全市性重要業(yè)務會議的文件材料(1)通知、名單、日程、報告、講話、決議、決定、紀要永久(2)典型材料、代表發(fā)言、簡報(3)小組會議材料、參考材料年.基本建設（04）按基建項目設置01可行性研究、任務書長期02.設備儀器(05）按設備型號或種類設置01設備儀器購置前期材料.02.一級類目二級類目序號歸檔范圍保管期限會計檔案

12、（06）會計憑證（0601）01原始憑證15年.會計賬簿（0602）01.財務報告（0603）01.其 他（0604）01.人事檔案（07）按人名設置（0701）01履歷材料.02.03.02.03.04.05.06.07.08.09.10.聲像檔案（08）照 片（0801）底 片（0802）01本單位歷屆領導的照片、底片永久02.03.04. 錄音帶錄像帶（0802）01.02.光盤磁盤（0803）01.02.實物檔案（09）榮譽品（0901）01市級以上黨委、政府頒發(fā)給本單位的獎牌、獎杯、獎狀、錦旗、證書永久02.紀念品（0902）01.02.其 他（0903）01.02.深圳市機關、事業(yè)

13、單位檔案分類方案(示范本)使用說明1、各單位的檔案分類方案至少應設置9個一級類目。部分單位沒有基本建設、設備儀器、會計檔案類檔案，也應設置空類。部分單位在履行具體業(yè)務職能時形成的專業(yè)檔案，可視情況在第9類之后增加相應類別，如市勞動局在辦理招調(diào)工中形成的審批表及有關材料可單獨設類，作為第10類“招調(diào)工檔案”；在職業(yè)技能培訓方面形成的文件材料，可作為第11類“職業(yè)技能培訓檔案”，以此類推。2、黨群工作、行政管理、業(yè)務管理類檔案是指各單位在工作活動中形成的管理性文件材料，其二級類目的劃分可根據(jù)本單位的實際情況而定；錄音帶、錄像帶、光盤和磁盤數(shù)量大的單位，也可以不將錄音帶/錄像帶、光盤/磁盤合并設為兩

14、類，而分開設為4個二級類目，整理時分別按形成時間順序排列編盤號或張?zhí)?，目錄號中的類別代號則作相應變動；其他類別檔案的二級類目應按照“示范本”劃分。3、業(yè)務管理類檔案是指各單位在履行專業(yè)職能活動中形成的綜合性、管理性文件材料。如：市勞動局形成的關于招調(diào)工、職業(yè)技能培訓等方面的政策法規(guī)、規(guī)章制度、計劃、總結、報告、調(diào)研材料、會議材料，可分別設置招調(diào)工、職業(yè)技能培訓等二級類目。業(yè)務管理類檔案與專業(yè)檔案的區(qū)別，類似于：關于人事工作方面的規(guī)章制度、計劃總結等歸入行政管理類，而關于干部職工個人的履歷材料、自傳材料、入黨入團、獎勵處分材料等歸入人事檔案；會計工作中形成的規(guī)章制度、計劃總結等歸入行政管理類，而會計憑證、會計賬簿、財務報告等歸入會計檔案。4、各單位可根據(jù)本單位的實際情況來劃分照片類檔案的三級類目，其中“示范本”中榮譽類照片是指:為了便于利用實物檔案,將本單位獲得的獎牌、獎杯、獎狀、錦旗、證書等拍攝并整理而成的照片。照片數(shù)量少的單