采購作業(yè)標準程序

1、制度名米購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA42頁碼11-1XX公司采購作業(yè)標準程序 第一章請購第一條 請購部門的劃分。1. 常備材料：生產管理部門。2. 預備材料：物料管理部門。3. 非常備材料：(1) 訂貨生產用料：生產管理部門；(2) 其他用料：使用部門或物料管理部門。第二條請購應按照存量管制基準、用料預算,并參考庫存情形開立請購單， 逐項注明材料名稱、規(guī)格、數量、需求日期及注意事項 ，經本單位主管審核后按 規(guī)定逐級呈核并編號，最后送采購部門。第三條 來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請購。第四條特殊情況需按緊急請購辦理時，可在請購單”備注”欄注明原因， 以急件遞送。第五條

2、 庶務用品由物管部門按月實際耗用狀況，并考慮庫存條件，填具 請 購單”辦理請購。第六條 以下總務性物品可免開清單，而以總務用品申請單”委托總務部門 辦理,例如：招待用品、書報、名片、文具、報表等，以及小額采購的材料。第七條請購權限。1 內購(1)原料：請購金額預估在1萬元以下者，由科長核決。請購金額預估在1萬元至5萬元者,由經理核決。簽發(fā)人責任人簽名制度名米購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA42頁碼11-2請購金額預估在5萬元以上者，由總經理核決。(2) 財產支出：請購金額預估在2,000兀以下者，由主管核決。請購金額預估在2,000元至2萬元者,由經理核決。請購金額預估在2萬元以上者，由總經

3、理核決。(3) 總務性用品：請購金額預估在1,000兀以下者，由主管核決。請購金額預估在1,000元至1萬元者,由經理核決。請購金額預估在1萬元以上者，由總經理核決。2.外購：(1) 請購金額預估在10萬元(含)以下者，由經理核決。(2) 請購金額預估在10萬元以上者，由總經理核決。第八條請購案件的撤銷1請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知采購部門停止采購 ，同時于 請 購單(內購)”或 請購單(外購)”第一、二聯(lián)加蓋紅色 撤銷”的戳記及注明撤銷原 因。2.米購部門辦妥撤銷后，依卜列規(guī)定辦理：(1) 采購部門于原請購單加蓋 撤銷”章后,送回原請購部門。(2) 原請購單”已送物料管理部門待辦收料

4、時，采購部門應通知撤銷，并由物 料管理部門據以將原請購單退回原請購部門。(3) 原請購單未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門。第二早米購購疋第九條 采購部門的劃分。1. 內購：由國內采購部門負責辦理。2. 外購：由國外采購部門負責辦理，其進口庶務由業(yè)務部門辦理。3. 總經理或經理對于重要材料的采購，可直接與供應商或代理簽發(fā)人責任人簽名制度名米購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA42頁碼11-3商議價。專案用料，必要時由經理或總經理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作 業(yè)。第十條 米購部門應按材料使用及米購特性,選擇最有利的方式進行米購。 比如：1. 集中計劃米購：對具有共同性的材料，應集中計劃辦理米

5、購。經核定材料 項目，通知各請購部門提出請購計劃，報采購部門定期集中辦理。2. 長期報價采購：凡經常使用，且使用量較大的材料，采購部門應事先選定廠 商,議定長期供應價格，報批后通知各請購部門按需提出請購。3. 采購部門應按采購地區(qū)、材料特性及市場供需狀況，分類劃定材料采購作 業(yè)期限,并通知各有關部門。第十一條 采購作業(yè)處理期限。采購部門應依采購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業(yè)處理 期限,通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。第三章國內采購第十二條價格。1. 米購人員接 請購單（內購）”后應按請購事項的緩急，并參考市場行情、過 去米購記錄或廠方提供的報價，精選三家以上供應

6、商進行價格對比。2. 如果報價規(guī)格與請購單位的要求略有不同或屬代用品，采購人員應檢附有 關資料并于 請購單”上予以注明，報經主管核發(fā)，并轉使用部門或請購部門簽注 意見。3. 屬于慣例超交者（比如最低采購量超過請購量）,采購人員應在議價后，在 請購單 詢價記錄欄”中注明，報主管核簽。4. 對于廠商報價資料，經辦人員應深入整理分析，并以電話等簽發(fā)人責任人簽名制度名采購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA42頁碼11-4方式向廠方議價。5.采購部門接到請購部門緊急采購口頭要求，主管應即指定經辦人員先做詢 價、議價,待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。第十三條呈批手續(xù)。1. 采購經辦人員詢價完成后，于

7、 請購單”詳填詢價或議價結果及擬訂訂購廠 商 交貨期限”與 報價有效期限”經主管審核，并依請購核決權限呈核。2. 采購核決權限：采購別核決限額采購核決權限列屬統(tǒng)購項目的原料、物料 （包括燃料）不論金額多寡經理-總經理非屬統(tǒng)購項目的原料、物料 （包括燃料）不論金額多寡經理-總經理3000元以下采購主管財產支出（包括什項購置）的非生產器材3001 兀至 100000元經理直接核決100000元以上經理-總經理財產支出（包括什項購置）的生產器材3000元以下采購主管3001兀至20000兀經理直接檢決20001元以上經理-總經理庶務用品3000元以下采購主管3001兀至50000兀經理直接樓決500

8、01元以上經理-總經理責任人簽名： 第十四條訂購程序。1.采購經辦人員接到已經審批的 請購單”后應向廠方寄發(fā) 訂購單”并以電話確定交貨日期，要求供應方在 送貨單”上注明 請購單編號”及包裝方式”2. 分批交貨時，采購人員應在 請購單”上加蓋 分批交貨”章以利識別。3. 采購人員使用暫借款采購時，應在 請購章”加蓋 暫借款采購”章,以利識 別。簽發(fā)人責任人簽名制度名米購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA42頁碼11-5第十五條進度控制。1. 國內采購部門可分詢價、訂購、交貨三個階段，依靠米購進度控制表”控 制采購作業(yè)進度。2. 采購人員未能按既定進度完成采購時，應填制采購交貨延遲情況表”并 注明異

9、常原因”及 預定完成日期”經主管批示后轉送請購部門，與請購部門共 同擬定處理對策。第十六條采購單據整理及付款。1. 來貨收到以后，物管部門應將 請購單”連同 材料檢驗報告表”其免填“材 料檢驗報告表”部門,應于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章）送采購部門與發(fā) 票核對。確認無誤后，送會計部門。會計部門應于結賬前，辦妥付款手續(xù)。如為分 批收料，請購單（內購）”中的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門。2. 內購材料須待試車檢驗者,如其訂有合約部門,按合約規(guī)定辦理付款；未訂 合約部門，按采購部門報批的付款條件整理付款。3. 短交待補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。4. 超交應經主管批示方可

10、按照實收數量進行整理付款，否則仍按原訂貨數付 款。第四章國外采購第十七條價格。1.外購部門按照 請購單（外購）”需求急緩加以整理,依據供應商報價,并參 考市場行情及過去詢價記錄，以電話（傳真）方式向三家以上供應商詢價。特殊情 形下除外，但應于 請購單（外購）”上注明。在此基礎上進行比價、分析、議價。2請購材料規(guī)范較復雜時，外購部門應附上各供應商所報的材料主要規(guī)范并 簽注意見,再轉請購部門確認。第十八條呈批手續(xù)。1.比、議價完成后,由外購部門填具 請購單”擬定 訂購廠商”簽發(fā)人責任人簽名制度名米購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA42頁碼11-6預定裝運日期”等連同廠方報價，送請購部門按采購審批程

11、序報批。2. 核決權限采購金額在8,000元以下者由經理核決。米購金額超過8,000元者由總經理核決。3. 采購項目經審批后又發(fā)生采購數量、金額等變更 ，請購部門須按新的情況 所要求程序重新報批。但若更改后的審批權限低于原審批權限時仍按原程序報批。第十九條訂購程序。1. 請購單”經報批轉回外購部門后，即向供應商訂購并辦理各項手續(xù)。2. 如需與供應商簽訂長期合約，外購部門應將簽呈和代擬的長期合約書，按 采購審批程序報批后辦理。第二十條進度控制。1. 外購部門依照 請購單（外購）”及 采購控制表”控制外購作業(yè)進度。2. 外購部門在每一作業(yè)進度延遲時，應主動開具 進度異常反應單”記明異常 原因及處理

12、對策，憑以修訂進度并通知請購部門。3. 外購部門一旦發(fā)現外購 裝船日期”有延誤時，即應主動與供應商聯(lián)系催交,并開立 進度異常反應單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并按請購 部門意見辦理。第二一條 進口簽證前請購單（外購）核準后的專案申請。1. 專案進口機器設備的申請專案進口機器設備時，外購部門應準備全部文件申請核發(fā) 輸入許可證”申 請函中并應請求 國貿局”在輸入許可證”上加蓋 國內尚無產制”的戳記及核準 章,以便進口單位憑以向海關申請專案進口及分期繳稅。2. 進口度量衡器具及管理物品時，外購部門應于申請 輸入許簽發(fā)人責任人簽名制度名米購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA42頁碼11-7可

13、證”之前準備 報價單”及其他有關資料送進口單位向政府機關申請核準進口。第二十二條 進口簽證。外購材料訂購后，外購部門應即檢具 請購單（外購）”及有關申請文件，以申 請外匯處理單”送進口單位辦理簽證。進口單位應依預定日期向 國貿局”辦理簽證,并于 輸入許可證”核準時通知外購部門。第二十三條 進口保險。1. 以FOB FAS C&!條件的進口案件，進口單位應依 請購單（外購）”外購部門 指示的保險范圍辦理進口保險。2. 進口單位應將承保公司指定的公證行在 請購單（外購）”上標示，以便貨品 進口必須公證時，進口單位憑以聯(lián)絡該指定的公證行辦理公證。第二十四條進口船務。1. FOB FAS勺進口案件,進

14、口單位（船務經辦人員）于接獲 請購單（外購）”時, 應視其 裝運口岸”及 裝船期限”并參照航運資料，原則上選定三家以上船運公司 或承攬商，以便進口貨品可機動選擇船只裝運。2. 進口單位（船務經辦人員）應將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供給進 口結匯經辦人員，于 信用證開發(fā)申請書”列明,作為信用證條款，向發(fā)貨人指示裝 船。3. 如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購部門應于 請 購單（外購）”上注明,避免在信用證指定船公司而委由發(fā)貨人代為安排裝船。第二十五條 進口結匯。進口單位應依 請購單（外購）”標示的 間發(fā)信用證日期”辦理結匯，并于信用 證（L/C）開出后以 開發(fā)L/C快報

15、”通知外購部門聯(lián)絡供應廠商。簽發(fā)人責任人簽名制度名米購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA42頁碼11-8第二十六條稅務。1. 免貨物稅及 工業(yè)用證明”的申請進口的貨品可申請免貨物稅者，外購部門應于 輸入許可證”核準后,檢具必 需文件，向稅捐處申請，經取得核準函后向海關申請免貨物稅。2. 專案進口稅則預估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應于進口前,檢具有關文件，憑以向海關申請稅則預估，等核準后一并辦理分期繳稅 及保證手續(xù)。第二十七條輸入許可證、信用狀的修改。供應商成本公司要求修改 輸入許可證”或 信用證”時，外購部門應開立 信 用證、輸入許可證修改申請書 經呈核后,檢具修改申請文件送進口事務科辦理。

16、第二十八條裝船通知及提貨文件的提供。1. 外購部門接到供應商通知有關船名及裝船日期時，應立即填制 裝船通知 單”分別通知請購部門、物料管理部門及有關部門。2. 外購部門收到供應商的裝船及提貨文件時，應出具 輸入許可證”及有關文 件,以裝運文件外購單”先送進口單位辦理提貨背書。3. 提貨背書辦妥后，外購部門應檢具輸入許可證”及提貨等有關文件，以裝 運文件處理單”辦理報關提貨。4. 管理進口物品放行證的申請進口管理物品時，外購部門應在收到裝運文件后，檢具必需文件送政府主管 機關申請 進口放行證”或 進口護照”以便據此報關提貨。第二十九條 進口報關。1.關務部門收到 請購單（外購）”及報關文件時，應

17、視買賣、保險及稅率等條 件填制 進口報關處理單”連同報關文件，委托報關行辦理報關手續(xù)，同時開立 外 購到貨通知單（含外購收料單）送材料簽發(fā)人責任人簽名制度名米購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA42頁碼11-9庫辦理收料。2. 不結匯進口物品，進口單位（郵寄包裹則為總務部門）應在接獲到貨通知 時,查明品名、數量等資料，并會同外購部門確認需要提貨者再行辦理報關提貨。如系無價進口的材料、補運賠償及退貨換料等，報關時關務部門應開立外購到貨 通知單（含外購收料單）”通知收貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件 部門于聯(lián)絡單簽收后，送處理部門處理。3. 關稅繳納前進口單位應確實核對稅則、稅率后申請暫借

18、款繳納。4. 海關估稅的稅率如與進口單位估列者不符時，進口單位應立即通知外購部 門提供有關資料，在海關核稅后14天內以書面向海關提出異議，申請復查,并申請 暫借款辦理押款提貸。押款提貨的案件，進口單位應在 進口報關追蹤表”上記錄， 以便督促銷案。5. 稅捐記賬的進口案件，進口單位應依 請購單（外購），在報關時檢具必需 文件辦理具結記賬，并將紀賬情況記入稅捐記賬額度記錄表”及稅捐記賬額度 控制表” 06. 船邊提貨的進口材料，進口單位應在貨物抵港前辦妥繳稅或記賬手續(xù)，以 便船只抵港時，即時辦理提貨。第三十條報關進度控制。關務部門應分報關、驗關、估稅、繳稅、放行五階段 ，以進口報關追蹤表” 控制通關進度。第三一條公證。1. 各公司事務部應依材料進口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目，通知進口單位在材料進港時，會同公證行前往公證。2. 外購材料于驗關或到廠后發(fā)現短損而合于索賠條件者 ，進口單位應在接獲 報關行或材料庫通知時，聯(lián)絡公證行辦理公證。3. 進口貨品辦理公證時，進口單位應于公證后配合索賠經辦時效，索取公證 報告分送有關部門。簽發(fā)人責任人簽名制度名米購作業(yè)標準程序電子文件編碼GLWA42頁碼11-10第三十二條