五金制品廠內(nèi)外部溝通控制程序

1、XX五金制品廠內(nèi)外部溝通控制程序制定部門(mén)：PMC生產(chǎn)計(jì)劃）編號(hào)：COP04日期：2001418版次：0頁(yè)數(shù)：1/21. 目的建立適宜的溝通程序，確保質(zhì)量管理體系實(shí)施的有效性和持續(xù)改善.2. 范圍本程序適用于公司內(nèi)部門(mén)與部門(mén)之間部門(mén)層次之間公司與供應(yīng)商公司與顧客 之間的溝通.3. 職責(zé)3.1各部門(mén)主管：負(fù)責(zé)部門(mén)層次之間及與其它部門(mén)之間的溝通程序監(jiān)控3.2有關(guān)部門(mén)主管：負(fù)責(zé)部門(mén)與供應(yīng)商.顧客的溝通程序監(jiān)控及實(shí)施.3.3 管理者代表：負(fù)責(zé)監(jiān)督和跟進(jìn)此程序的有效實(shí)施.4. 運(yùn)作程序4.1客戶之產(chǎn)品更改溝通及處理4.1.1 計(jì)劃部收到客戶之產(chǎn)品更改對(duì)當(dāng)時(shí)生產(chǎn)有影響時(shí)，需即刻電話通知生產(chǎn)部門(mén)停止生產(chǎn)，并根

2、據(jù)更改信息類(lèi)別，要求品檢部回復(fù)相關(guān)之產(chǎn)品現(xiàn) 狀或數(shù)量.4.1.2 客戶更改已投入生產(chǎn)的產(chǎn)品時(shí)，計(jì)劃部有關(guān)人員須匯報(bào)香港公司（客戶），并與客戶重新商討有關(guān)付款事宜，變更后的付款事宜需通知會(huì)計(jì) 部,并匯報(bào)總經(jīng)理.4.1.3 計(jì)劃部負(fù)責(zé)將客戶產(chǎn)品更改以：電話.FAX.書(shū)面資料等形式通知相關(guān)部 門(mén):4.1.3.1 計(jì)劃部負(fù)責(zé)修正大陸訂單相關(guān)之生產(chǎn)資料（生產(chǎn)單.打板單等）；香港公司（客戶）負(fù)責(zé)修正香港訂單相關(guān)之生產(chǎn)資料（生產(chǎn)單.打 板單等）.4.1.3.2 品檢部負(fù)責(zé)修訂相關(guān)之工序.品檢指引控制文件內(nèi)容：指導(dǎo)有關(guān) 人員更改后之作業(yè)方法，更改相關(guān)之檢測(cè)工具或儀器等.4.1.3.3 文控部負(fù)責(zé)：按生產(chǎn)文控工

3、作指引控制發(fā)放修正之有關(guān)生產(chǎn) 資料.4.1.3.4 計(jì)劃部/經(jīng)理負(fù)責(zé)更改生產(chǎn)計(jì)劃,更改或停止產(chǎn)品之付運(yùn),對(duì)更 改后之新物料.設(shè)備進(jìn)行籌備及調(diào)配，提出倉(cāng)存之更改前產(chǎn)品專 用物料處理建議等到.4.1.3.5 米購(gòu)部負(fù)責(zé)：更改或取消相關(guān)產(chǎn)品原副料米購(gòu)訂單.4.1.3.6 貨倉(cāng)部負(fù)責(zé)：清點(diǎn)相關(guān)產(chǎn)品更改之專用物料余數(shù)，并標(biāo)識(shí)隔離存 放.4.1.4若因本之原因需要更改顧客的產(chǎn)品時(shí)，應(yīng)先知會(huì)顧客，獲得顧客的同意 后,按上述之相關(guān)程序要求予以控制.4.2顧客投訴處理：4.2.1 收到顧客關(guān)于產(chǎn)品的所有投訴信息，接收投訴信息，接收投訴者需把投訴內(nèi)容摘要記錄在客戶投訴臨時(shí)記錄簿上 .4.2.2 計(jì)劃部/經(jīng)理與顧客

4、聯(lián)絡(luò)，了解和確認(rèn)客戶投訴之內(nèi)容.4.2.3 經(jīng)確認(rèn)之客戶投訴，由計(jì)劃部提出顧客投訴/退貨報(bào)告，并取編號(hào)記入客戶投訴/退貨一覽表表.XX五金制品廠內(nèi)外部溝通控制程序制定部門(mén)：PMC生產(chǎn)計(jì)劃）編號(hào)：COP04日期：2001418版次：0頁(yè)數(shù)：2/2424品檢部主管負(fù)責(zé)召集相關(guān)部門(mén)人員翻查產(chǎn)品記錄.分析投訴原因提出糾正預(yù)防措施，并將投訴成因改善措施等內(nèi)容記錄在顧客投訴/退 貨報(bào)告上4.2.5顧客投訴/退貨報(bào)告交經(jīng)理審批后，分發(fā)相關(guān)部門(mén)執(zhí)行糾正預(yù)防措施426 品檢部主管負(fù)責(zé)監(jiān)查改善之績(jī)效，當(dāng)糾正預(yù)防措施有效實(shí)施后，品檢部 主管負(fù)責(zé)將結(jié)果填寫(xiě)在顧客投訴/退貨報(bào)告上，以完結(jié)此次投訴427 計(jì)劃部/經(jīng)理負(fù)責(zé)

5、與顧客聯(lián)絡(luò)，回復(fù)投訴處理之有關(guān)情況.4.3顧客滿意度：4.3.1 本廠各職能部門(mén)在與客戶的日常聯(lián)絡(luò)中，應(yīng)主動(dòng)與顧客溝通產(chǎn)品服務(wù)相關(guān)的各方面信息，以了解客戶需求，提供更好的服務(wù)4.3.2 計(jì)劃部負(fù)責(zé)每半年向本廠客戶發(fā)放一次客戶滿意度調(diào)查表，以了解客戶對(duì)本廠產(chǎn)品及服務(wù)的整體滿意程度，并負(fù)責(zé)對(duì)不滿意項(xiàng)目予以具體了解后，提出糾正預(yù)防措施要求報(bào)告，跟進(jìn)改善成效.4.4 本廠與供應(yīng)商之溝通按供應(yīng)商評(píng)審控制程序和采購(gòu)信息控制程序之 要求實(shí)施.4.5 內(nèi)部溝通：4.5.1 本廠內(nèi)部部門(mén)與部門(mén)之間.部門(mén)內(nèi)各層次之間關(guān)于產(chǎn)品.資源等信息溝通，按質(zhì)量管理體系相關(guān)文件之程序及職責(zé)要求聯(lián)絡(luò).確認(rèn).處理；特殊情況時(shí)，可在產(chǎn)品或資源處理進(jìn)行中完成后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)，但必須是部門(mén)最高負(fù)責(zé)人或授權(quán)人通知或要求.4.5.2 組織內(nèi)部部門(mén)與部門(mén)之間,部門(mén)內(nèi)各層次之間的其它信息溝通,除以下固定要求形式外,以書(shū)面報(bào)告（電話.EMAIL）形式溝通.4.5.2.1 部門(mén)工作交接記錄.4.5.2.2 每日生產(chǎn)計(jì)劃例會(huì)（晚課）.4.5.2.3 每周二品質(zhì)例會(huì).4.5.2.4 每年至少兩次審核公司內(nèi)部質(zhì)量管理體系，控制程序見(jiàn)內(nèi)部評(píng) 審控制程序.4.5.2.5 每年至少召開(kāi)兩次管理評(píng)審會(huì)議，程序控制見(jiàn)管理評(píng)審控制 程序.5. 記錄5.1客戶投訴臨時(shí)