秘書工作交流PPT培訓(xùn)資料

1、1,文秘工作交流,Shirley2005.3.9,2,讓我們更加勝任所在的崗位,題綱,會議組織 日程安排 時間管理 在時間管理之外繼續(xù)找效率 工作簡報 人際溝通,3,會議組織（內(nèi)部,會前準(zhǔn)備,會中協(xié)調(diào),會后整理,會中協(xié)調(diào),會后整理,4,會議組織（外部,會議前 明確會議起止時間、地點(diǎn)、參加人數(shù)、預(yù)算 明確召集人、主題、議程 獲取會議資料 安排會議期間工作交接 會議預(yù)算、確認(rèn)付款方式、預(yù)借現(xiàn)金、支票 會議準(zhǔn)備（食、住、行） 通知與會人員。在會議前一天特別通知重要人員，以確保他們到會（可請相關(guān)人員的秘書協(xié)助） 會務(wù)人員分工 會前踩點(diǎn) 會場布置，會務(wù)任務(wù)進(jìn)度跟蹤（參考會務(wù)執(zhí)行表,5,會議組織（外部,會

2、議前（當(dāng)日） 檢查你的計劃 確保早到，有足夠時間處理現(xiàn)場 提供會議流程手冊 實(shí)時跟蹤程序 不輕易改變計劃 隨時可以取用必要的工具 了解設(shè)施在何處 有所有人員的通訊錄 與后勤支持人員保持即時聯(lián)絡(luò),6,會議組織（外部,會議中 簽到登記 強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律 明確會議議程 明確會務(wù)人員 會議記錄 有效利用會議場所附帶的資源 協(xié)助演示ppt 控制會議進(jìn)度 警惕意外事件 會議后 滿意度調(diào)查 清理會場，回收保密會議資料 會議費(fèi)用結(jié)算 發(fā)布會議紀(jì)要 會務(wù)總結(jié) 跟蹤決議的執(zhí)行結(jié)果,完美的計劃能夠防止粗劣的效果,7,組織外部會議常用表單,會議需求表 會議預(yù)算表 與會人員聯(lián)絡(luò)信息表 會務(wù)工作物品清單 住房登記表* 會議簽

3、到表 車輛調(diào)度表* 會務(wù)執(zhí)行表 會議費(fèi)用結(jié)算表（結(jié)合預(yù)算表,8,組織會議必須掌握的知識,公司對于差旅、會議的相關(guān)財務(wù)規(guī)定 會議議程的擬定方法 會議設(shè)備的使用 獲取內(nèi)部、外部資源的渠道與流程 會議準(zhǔn)備不充分的后果 會議資源的安全與保密措施 會議記錄的技巧 食宿、交通的安排技巧 費(fèi)用借支、結(jié)算的流程 會議文件歸檔的方法,9,避免失敗的會務(wù)組織,會前頭腦風(fēng)暴，充分假想 會中察覺隱患，迅速行動 會后自我檢討，吸取經(jīng)驗(yàn) Say sorry,10,練習(xí),頭腦風(fēng)暴： 外部會議可能出現(xiàn)的意外有哪些,11,日程安排技巧（1,了解上司的作息習(xí)慣和身體狀況，適應(yīng)其工作節(jié)拍安排日程； 了解上司日常工作習(xí)慣、近期工作的

4、重點(diǎn)和公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，觀察他們的工作重心與興奮點(diǎn)； 多與上司溝通交流，第一時間掌握他們的新安排，保證自己記錄的日程表與上司的實(shí)際日程一致； 日程安排有張有弛，不應(yīng)太緊，也不宜太松； 計劃好的事情立即寫入上司日程，更新日程表，以免安排沖突； 明確日程的優(yōu)先級，在協(xié)調(diào)時根據(jù)輕重緩急酌情安排； 多與上司溝通，尤其是以前沒有接觸過的日程安排，了解需求，加強(qiáng)回訪，對于處理事情的原則達(dá)成共識，以利工作開展,12,日程安排技巧（2,周一多為例會時間，通常不安排過多事務(wù)； 出差前后的工作日盡量不安排太多事務(wù)； 在兩個約會間留出機(jī)動時間，防止約會延長引起日程沖突，給上司留出整理思路和調(diào)整狀態(tài)的時間，也為處理日

5、常事務(wù)預(yù)留一些時間； 如有公司同事邀請上司參加會議或活動，總裁辦秘書可以主動幫助公司同事與上司確認(rèn)是否參加； 如遇沖突的日程，應(yīng)該基于上司對多個相沖突的日程的重要緩急程度的判斷和當(dāng)前日程情況給出差旅安排的建議，由上司確認(rèn)后作出相應(yīng)安排； 對于差旅和重要的會議安排，應(yīng)提前一天對參加者給出提醒。對于普通的會議，應(yīng)提前30-60分鐘給予提醒； 控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響后面的日程； 記住近期需要回避的人物，妥善應(yīng)對,13,時間管理：老王的故事,老王是某公司的行銷部經(jīng)理，為人勤奮，經(jīng)常加班，在別人眼里，他是好上司，好雇員，他在同一崗位上忙了15年，卻覺得一事無成，經(jīng)常感慨；“沒有時間啊

6、！”這是他的錯嗎？一天，總經(jīng)理叫他作一份準(zhǔn)備在董事局會議上報告的來年計劃，老王興奮，結(jié)果呢？ 認(rèn)為還有時間，須在絕對安靜的環(huán)境下才能構(gòu)思和準(zhǔn)備，拖到了最后一天； 打算作報告的當(dāng)天上午下屬生病，代出席會議；下午上司緊急命令，速查員工投訴問題；下午6點(diǎn)有一些打擾的電話；7點(diǎn)回家交通堵塞；8點(diǎn)看電視轉(zhuǎn)播的球賽；11點(diǎn)放棄工作睡覺；第二天早上4點(diǎn)賴床，等到5點(diǎn)起床，發(fā)現(xiàn)沒有帶一些文件回家，所以匆忙只作了一部分；8點(diǎn)趕到辦公室忙了一個多小時，老王終于完成了報告，這一份前后只花了3個小時本想“一鳴驚人”的報告，結(jié)果是倉促完工。結(jié)果怎樣，可想而知,14,拖延，沒有界定緩急先后,突發(fā)事件 緊急事件 被打擾,交

7、通堵塞,不能自我約束,不能自我約束,不能自我約束,健忘,交通堵塞,15,時間管理的主要概念,養(yǎng)成習(xí)慣比任何技巧都重要 主動而非被動 在別人管你前先自己動手 控制那些“可控因素” 用“腦”優(yōu)于用“力” 能掌控才能減輕壓力,16,時間管理方法,排定工作的優(yōu)先順序 訂定每日工作計劃 挑戰(zhàn)效率最高點(diǎn) 學(xué)習(xí)授權(quán)與分配工作 今日事今日畢 避免分散注意力 將阻礙降到最低 學(xué)習(xí)說“不” 應(yīng)付突發(fā)事件 隨時檢視,17,依工作的輕重緩急來安排優(yōu)先順序。先做緊迫而重要的事，再做不緊迫而重要的事，其次才是緊迫而不重要的事，不緊迫而不重要的事擺在最后,先按重要性 再按緊迫性 決定順序,排定工作的優(yōu)先順序,18,4D原則

8、,Diarize（定出做的時間） 變?yōu)?Do it later（呆會做,Do it now！ （馬上就做,Dont do it. （別去做了,重 要,緊 迫,Delegate （授權(quán)別人去做,19,管理時間的要領(lǐng),建立目標(biāo) 每天做時間計劃 編排優(yōu)先次序，定下期限 運(yùn)用時間管理原則（找出最重要之事并先完成它） 改善技巧，排除打擾 憑借組織安排打電話 利用“Quiet an hour” (清靜一小時），學(xué)習(xí)說“不” 一次性時間處理文件 跟隨會議議程，控制會議時間 請別人幫忙，和學(xué)習(xí)說“不” 克服人性弱點(diǎn)，走出時間陷阱,20,積極主動在時間管理之外繼續(xù)找效率,21,麥當(dāng)勞的店鋪檢查表,A、行政事務(wù)：

9、 （1）閱讀經(jīng)理留言本 （2）閱讀營運(yùn)報告。 （特別留意營業(yè)額趨勢，推廣活動等） （3）瀏覽當(dāng)日的經(jīng)理及員工崗位班表。 （注意人員數(shù)量是否與營業(yè)額相符） （4）根據(jù)班表去安排員工的工作崗位、休息時 間、訓(xùn)練檢查及其它日常的保養(yǎng)維修工作。 （5）制訂員工工作崗位安排表，確保員工明確 主要工作、責(zé)任及其他的附屬工作。 （6）檢查員工衣著、外貌及雙手清潔消毒情況。 意見及行動：_ _,B、店面外貌 （1）檢查店面四周的清潔狀況。 （查看店面附近建筑物外圍的清潔情況） （2）查看招牌、指示牌等。 （是否有定期維護(hù)保養(yǎng)？ 是否所有照明的燈箱，射燈都正常？ 是否清潔？） （3）檢查街外垃圾桶。 （是否有定

10、期維修保養(yǎng)？是否需要維修？ 是否滿溢？ 是否內(nèi)外清潔？有否異味？ 是否每星期清潔消毒一次？） （4）檢查門窗、玻璃。 （是否操作正常？是否需要維修？ 是否清潔？是否根據(jù)正確步驟使用正確 配比的清潔劑溶液清洗玻璃？） （5）巡視兒童游樂場。 （游樂設(shè)備是否運(yùn)作正常？是否安全？ 是否清潔？） 意見及行動：_,22,C、大堂 （l）檢查餐牌及食品燈箱。 （是否清潔？是否所有照明都亮著？ 產(chǎn)品價錢是否正確？） （2）檢查所有購物指引牌。 （是否配合推廣活動？ 是否清潔？是否需要維修保養(yǎng)） （3）檢查紙巾及吸管箱。 （是否內(nèi)外清潔？是否需要維修保養(yǎng)？ 是否有足夠供應(yīng)？） （4）檢查大堂地下。 （有否垃圾

11、？ 是否清潔？是否定時用地板保養(yǎng)劑溶液 及熱水拖地？ 是否每星期最少刷地一次？ 樓梯臺級是否清潔？是否需要維修保養(yǎng)？ 墻腳是否清潔？是否需要維修保養(yǎng),5）檢查桌椅，包括兒童椅。 （是否底面清潔？請多留意縫隙、桌腳、凳 腳等，是否需要保養(yǎng)？ 桌椅是否用不同抹布清理？ 抹布是否整潔地放在不顯眼處？ 清理食物后，是否用消毒液（兩加侖 半用水配一包專用消毒粉，噴射處理桌面？） （6）查看客人的食物盤，煙灰缸。 （是否清潔？有無損壞？ 客人的食物品質(zhì)是否合乎標(biāo)準(zhǔn)，有無 剩余棄置的食物和飲料？） （7）檢查垃圾桶。 （是否內(nèi)外清潔？有否異味？是否維修？是否滿袋？） （8）留意盆栽。 （花草是否茂盛？花草是

12、否清潔？ 花盆是否清潔？有否損壞？） （9）檢查鏡子、妝臺及其它布置。 （是否清潔？是否需要維修保養(yǎng)？） （10）檢查布告板。 （是否清潔？布置是否恰當(dāng)？ 資料有否通知？是否維修,麥當(dāng)勞的店鋪檢查表,23,11）檢查天花板。 （是否清潔？有錯位或下墜現(xiàn)象？ 是否需要更換？） （l2）檢查燈格、燈片。 （是否所有照明及燈都亮著？ 是否內(nèi)外清潔？） （13）檢查風(fēng)口。 （是否清潔？） （14）感受大堂氣溫及氣氛。 （大堂溫度是否過高或過低？ 冬天：68華氏度 夏天：78華氏度 是否播放輕音樂？ 員工及公關(guān)是否積極、親切地招呼客人？） （15）檢查工具間。 （是否清潔？有否有異味？ 是否組織妥當(dāng)？工

13、具是否齊全？是否清潔？ 是否合乎規(guī)格？員工是否懂得使用不同清潔工具去 清洗大堂、廁所及廚房？） 意見及行動：_ _,麥當(dāng)勞的店鋪檢查表,24,重視方法在時間管理之外繼續(xù)找效率,單獨(dú)工作 與 團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn),25,例行工作明確化、流程化在時間管理之外繼續(xù)找效率,琢磨例行事務(wù)的規(guī)律 梳理例行事務(wù)的工作流程與標(biāo)準(zhǔn),26,工作簡報,涵蓋所有該說的話 而非只有想說和會說的話,27,工作簡報,28,工作簡報,背景資料,概述范圍,問題需要,看法辦法,證據(jù)依據(jù),效益利益,行動方案,總結(jié)提問,70%-80,5%-10,15%-20,具有說服力的簡報八大架構(gòu),29,練習(xí),1）看圖作簡報 （2）一分鐘電梯事件,30,人際溝通,微笑是最好的化妝品 禮貌是最好的介紹信 尊重他人，成為辦公室里最受歡迎的人,31,與同事共事須知,了解他的風(fēng)格 了解他的工作方式 了解他的人際網(wǎng)絡(luò) 理解他的工作壓力 了解他的底線,32,保證我們良好溝通的幾句話,我建議 能不能？ 這樣如何？ 我可以嗎,33,使我們溝通變糟的幾句話,為什么不？ 還不如 別人做完了